👆🏿 🤸🏿 🌴 Lista de verificação de adaptação como uma ferramenta de entrada suave 🕔 🔅 ➿

Um novo funcionário em uma empresa é estressante tanto para um novato quanto para uma empresa. Para ele, tudo ao seu redor não é familiar: escritório, produto, equipe, pilha tecnológica, processos. Tudo isso precisa ser adaptado e resolvido rapidamente, para não torturar os outros.

O processo de adaptação pode ser deixado ao acaso. Dados os custos do departamento de RH, chefe de departamento, líder de equipe e outros funcionários para encontrar pessoal adequado, essa é uma abordagem ineficaz. Quando um iniciante entende que ninguém o ajuda a se juntar à equipe, ele simplesmente sai em um período de teste. Se permanecer, a adaptação levará muito tempo; ninguém a controla.

Portanto, o processo de adaptação é importante para configurar. Um sistema que funciona bem economiza tempo e recursos da empresa e dos funcionários, permite que você introduza um recém-chegado ao curso das coisas o mais rápido possível e comece a obter resultados dele.

Uma lista de verificação adaptável ajudará você a configurar o sistema. Ele contém os principais aspectos da adaptação em diferentes estágios da introdução ao post: zonas de adaptação, quais habilidades e em que sequência um iniciante deve aprender, um sistema de orientação, certificação e feedback. Para saber mais sobre o que é uma lista de verificação e como ela funciona, conte para Alexey Petrov (pifagor_mc)

Alexey - Chefe do departamento de controle de qualidade FunCorp, palestrante, autor de cursos de testes. Em TI desde 2005, ele gerencia desde 2010. Ele passou de testador júnior para diretor de qualidade.

E novamente ele, onboarding

Como chefe do departamento de controle de qualidade, contrato pessoas regularmente, e a questão de adaptá-las regularmente também surge. Mas essa pergunta está sendo feita não apenas por mim, mas também por outras empresas quando é necessário mover um novo funcionário para a realidade atual. A questão da integração está agora na esteira da popularidade.

Por que isso acontece?

Encontrar profissionais de TI é difícil.

Isso se deve à situação demográfica, grande concorrência, alta demanda por especialistas e seus custos, com a saída de pessoas para outros países.

Todos esses motivos atrasam a busca por especialistas. Um recrutador ou RH passa vários meses contratando : revisando HeadHunter, LinkedIn, My Circle, convites e entrevistas. Mas essa situação não é catastrófica. Uma catástrofe é perder uma pessoa quando finalmente a encontraram: ele foi trabalhar e depois de duas semanas partiu devido ao estresse.

Estive repetidamente participando de diferentes empresas. Uma vez ele chegou a um cargo de diretor na holding Mail.ru. Como parte da integração, por algum motivo, fui apresentado a dois desenvolvedores comuns e, um mês depois, ambos deixaram a empresa. Então eles tiveram medo de me apresentar a outra pessoa.

Em grandes empresas, a adaptação geralmente é realizada por uma unidade inteira na estrutura de RH e em empresas menores, chefes de unidade e líderes de equipe. Como líder, eu também participei disso, mas o processo não me agradou. Comecei a me perguntar: "Como estruturar e organizar a adaptação de um funcionário?"

O que geralmente é adaptado? Em coisas básicas: pessoas, questões domésticas, um produto e seu mercado, processos, arquitetura, empresa, regulamentos, tradições, ferramentas. Mas um novato raramente é adaptado em todos os aspectos e, na maioria das vezes, tudo acontece de acordo com um dos quatro cenários clássicos.

Adaptação típica

Documento ou pasta ilegível enorme . Trata-se de um longo calçado monolítico, no qual são coletados todos os documentos desde o início dos tempos até o momento atual. Outra opção é uma pasta FTP com uma base de conhecimento. Tudo isso é dado com palavras de despedida: "Leia!"

Por onde começar, por onde terminar, como navegar por isso? Uma pessoa está perdida em uma base de conhecimento fragmentada e desmotivada ainda mais. Deixe-me lembrá-lo de que contratamos um especialista de alta classe a um preço de seis dígitos , que consiste em seu salário e horas de RH e outros colegas gastos na contratação. Como resultado, o especialista repousa em um calçado. Você está falando sério?

Lista de documentos dispersos "sob solicitação" . Esta situação é ainda pior. Por exemplo, um funcionário tem uma pergunta:

- Qual é o ciclo de vida das tarefas em nosso rastreador?
- Vá para Peta, ele lhe mostrará a documentação. Ela está deitada em algum lugar, você simplesmente não encontra!
- Como reservar uma sala de reuniões?
- Vá para Dasha
- ...?

Um novo funcionário precisa fazer uma pergunta, tentar resolvê-lo, encontrar uma pessoa que saiba como resolver e somente depois disso eles darão algum tipo de resposta. Ou talvez não.

Reunião de boas-vindas . Este procedimento de várias formas é implementado em muitas empresas. Ela estava em todas as segundas empresas onde trabalhei por 15 anos. Com o que se parece? O RH chega, às vezes um supervisor direto, e em meia hora informa como a empresa está organizada, onde você pode encerrar suas perguntas básicas, a quem perguntar. Isso é tudo, mais adiante.

De jeito nenhum. Muitas empresas não possuem um procedimento de adaptação. Uma vez, cheguei à empresa como líder, encontrei-me com a equipe e fomos almoçar juntos no primeiro dia útil. Meu supervisor imediato se aproximou de nós e decidiu organizar uma “reunião de boas-vindas”. Ele se senta e diz:

- Lesha, esse é seu time. Você é adulto, então você mesmo descobrirá.

Cinco segundos e ele saiu. Sobre esta adaptação dentro da empresa terminou.

Tudo parece estar ruim. É possível resolver o problema?

Minha receita é uma lista de verificação de adaptação

Eu tenho usado nos últimos quatro anos.

Como ele apareceu? Nós decomposto e modificado o maior footcloth monolítica: dividido em blocos temporários e funcionais, baixado materiais adicionais de aspectos que faltavam, por exemplo, revisão histórias sobre um produto, mercado ou processos dentro de uma empresa. Materiais adicionais foram escritos por eles mesmos dentro da unidade, ou foram para colegas de RH, departamento de mercearia, desenvolvedores, para preencherem nichos. Portanto, essa lista de verificação foi formada.

Nós solicitou a todos os documentos de antecedênciae coloque-os em um só lugar - em uma lista de verificação com links. É muito conveniente quando a empresa possui uma base de conhecimento. Eu tinha Confluence: permite colocar links, anexar arquivos, vídeos. Sem interrupção da produção, o funcionário pode se familiarizar com a lista completa de conhecimentos.

Transformamos a primeira reunião de boas-vindas em um evento interativo - com feedback regular.

Vamos falar sobre as nuances da lista de verificação com mais detalhes.

Os pilares da lista de verificação

Estes são os momentos que determinam sua estrutura: publicidade, prazos, critérios de desempenho compreensíveis, mentor e feedback.

Mentor

Um mentor é anexado à lista de verificação . Este é o condutor de um novo funcionário da empresa, sem ele em nenhum lugar. Às vezes acontece que o mentor se torna o supervisor imediato. Mas quando 10 a 15 pessoas entram na equipe, o líder gasta uma quantidade excessivamente grande de recursos em orientação.

Um líder não precisa se tornar um mentor iniciante.

A tutoria não requer as competências do líder. Idéias básicas suficientes sobre o que e como a empresa trabalha.

Se você é um líder, delegar orientação . Encontre na equipe pessoas empáticas que estejam interessadas na aparência de pessoas e recursos adicionais e envolva-os. Eles farão melhor que você. Por exemplo, como no grupo Mail.ru. A empresa possui um instituto inteiro de mentores - uma casta separada com seus próprios treinamentos. Lá, o título de "mentor" é honroso.

A lista de verificação é pública . Imagine um infeliz recém-chegado: ele está estressado, tentando entender o que está acontecendo, não entende onde crescer e o que fazer dentro da empresa. Em volta dele, caminha o RH ou o líder da equipe, apertar os olhos e marcar algum tipo de "lista de verificação". Isso é absurdo? Obviamente, é por isso que a lista de verificação está disponível para o mentor e o funcionário. Agora, na FunCorp, usamos a prática quando a lista de verificação é pública e em relação à equipe.

O acesso público aumenta a responsabilidade de um mentor e um novato . Quando toda a equipe vê o progresso de um novo funcionário e seu caminho na lista de verificação, a responsabilidade do mentor cresce em uma ordem de magnitude.

Envolve o mentor e a equipe na passagem. Aqui a equipe não é um superintendente, mas um assistente. Se alguém vê que não há dúvidas sobre tradições na lista de verificação, um de seus colegas pode dizer sobre isso: "Temos uma tradição - toda nova é descartada às sextas-feiras com cerveja!" Talvez isso seja ficção, mas ele participa da adaptação de um novo funcionário.

Isso envolve não apenas um mentor e supervisor imediato, mas toda a equipe. Este é um bom suporte psicológico para um recém-chegado. Ele entende que não são pessoas dispersas que olham desconfiadas e colocam alguns carrapatos, mas uma equipe que o apoia.

Blocos temporários

Decompor e conquistar . A lista de verificação é dividida em blocos: primeira semana, segundo, primeiro mês, segundo e terceiro. Dentro da lista de verificação, essas linhas do tempo permitem dividir o calçado em uma lista de tarefas. Será estranho se uma pessoa, dentro da estrutura da adaptação, na primeira semana tentar entender uma ferramenta complexa que é útil apenas para o terceiro mês de trabalho.

Pelo contrário, também funciona - por que adiar a familiarização com os banheiros do escritório até o terceiro mês? Embora me deparei algumas vezes com uma situação em que era apenas mediante solicitação. A questão do banheiro era um segredo por trás de sete selos: ninguém mostrou ou disse: em casa, você vai ao banheiro antes e depois do trabalho, mas permanece no trabalho ou tenta descobrir de alguém onde fica esse "escritório".

Cronologia clara da adaptação. Um iniciante vai do simples ao complexo: primeiro, tradição e produto, depois ele se familiariza com sua equipe de produtos, depois obtém os acessos necessários. Quando tudo estiver concluído, um funcionário de pleno direito estará pronto para executar uma determinada camada de trabalho.

Definição de done

Critérios óbvios e compreensíveis para concluir uma tarefa . Isso é importante - ajuda a avaliar se o item está realmente concluído e a marca de seleção não está marcada "apenas por uma marca".

Às vezes, entre um mentor e um iniciante, há uma tentação de entrar em uma "conspiração criminosa", para marcar um item na lista de verificação sem verificar.

- Preciso me familiarizar com alguns regulamentos - vi em algum lugar do Confluence uma lista de regulamentos. Eu provavelmente me familiarizei com eles.

O mentor também pensa:

- Bem, me familiarizei, depois me familiarizei.

Não faça isso.

Durante uma reunião individual e coletar feedback, recomendo a triagem diagonal dos itens da lista de verificação. Por exemplo, se um funcionário tiver lidado com tickets no sistema de rastreamento, pergunte a ele sobre os principais status. Se você instalou e configurou a ferramenta para o trabalho, verifique se isso é verdade. Peneirar ajuda a esclarecer a realidade da implementação de itens.

Eu não recomendo organizar cheques como em uma comissão de exame . Você pode alcançar a senilidade: "Vamos nos sentar e você mostrará lentamente como descobriu o ponto de ir ao banheiro". Seja mais suave, lembre-se de que você não tirou um júnior, mas um profissional. Ele está ciente de que a lista de verificação é um "mapa de waypoint". O funcionário entende que seu próprio sucesso na empresa depende da honestidade de execução. Se ele está enganando, ele se enganará, não o empregador.

Feedback individual

No final de cada bloco, realizamos reuniões individuais para obter feedback.

Verifique a lista de verificação - descubra quais pontos foram concluídos . Idealmente, até o final do período do relatório, todos os itens devem ser concluídos. Este é um indicador de que um novo membro da equipe recebeu a bagagem necessária de conhecimentos, habilidades e competências.

Também é uma boa oportunidade para conversar com uma pessoa.sobre o que ele gosta ou não no trabalho, equipe e empresa. Na minha experiência, quando os recém-chegados chegam à empresa, todos dizem que gostam de tudo. Às vezes é euforia, óculos cor de rosa, mas geralmente é um medo do destino futuro deles. Um homem pensa que será demitido se disser que Petya é um mau gerente. Portanto, ele fica calado, sofre, sai durante o período de estágio, e Petya permanece. Somente na entrevista de saída, descobrimos que o recém-chegado não queria trabalhar com o gerente.

Certifique-se de coletar o "negativo". Ao coletar feedback, vá mais fundo e sugira opções: "Talvez você não goste do processo ou de algo no escritório. Talvez nossas ordens e tradições não sejam satisfeitas? São as pessoas "frescas" da empresa que têm uma aparência não fumante. Eles destacam os problemas que você não vê mais, porque já está acostumado a isso "historicamente".

Forneça feedback . Você também deve fazer isso - indique que a pessoa está indo bem e que não é, com que problemas, como ajustar seu comportamento ou qualificações.

Feedback individual sobre blocos de tempo

Vamos considerar com mais detalhes - cada bloco de tempo separadamente.

Primeira semana. Avaliação pessoal e objetivos

Duas classificações . Após a primeira semana de trabalho, forneça duas classificações: pessoal, como supervisor imediato e mentor. Fale sobre tudo o que você gosta e o que não gosta no processo de concluir a lista de verificação e executar o trabalho inicial.

Para todos os recém-chegados que vêm para minhas equipes, eu faço uma instalação simples: um bom recém-chegado “bombardeará” todos com perguntas.

Um novato que não faz perguntas, na melhor das hipóteses, não faz nada, na pior das hipóteses - faz algo errado. Neste momento, digo mais uma vez que ele sempre que possível dirige perguntas ao mentor, líder e colegas, porque isso envolverá ainda mais o processo de adaptação.

Objetivos . Lembre-se dos objetivos que você precisa cumprir para passar com êxito o período de estágio. Se houver metas e critérios claramente definidos para seu cumprimento durante o período de avaliação , o nível de estresse do novo funcionário será de uma ordem de magnitude menor do que em uma situação em que ele não entende até o último dia - ele passou no período de avaliação ou não?

Fale metas e critérios na primeira reunião de instalaçãomas não no primeiro dia de trabalho. No primeiro dia, o iniciante está interessado em perguntas do nível: “Onde é a sala de jantar, onde é o banheiro, como entrar no rastreador?”. Depois que o iniciante recuperar o fôlego por uma semana, defina os objetivos para que ele entenda para onde está indo, quantos "níveis" e "chefes" estão à frente.

Segunda semana. Avaliação da Unidade

Feedback da unidade . Você avalia o funcionário e fornece a ele feedback não apenas pessoalmente, como mentor ou líder, mas também coleta material da unidade em que ele trabalha.

Não se separe do coletivo . Isto é especialmente importante. Como chefe da divisão, relate as notícias exclusivamente na instalação "Acreditamos que você trabalha bem (ou mal)." A abordagem em que o líder dá sua opinião e depois menciona separadamente que a equipe não pensa assim, cria a impressão de que o chefe é bom e que alguém da equipe está planejando.

Quando você coletar feedback de funcionários do departamento, escolha uma das duas opções. Na primeira opção, você fica do lado da equipe - colete críticas negativas junto com argumentos. No segundo, interrompa o negativo se você não concordar com a opinião da equipe e explique o porquê. Mas não separe da equipe, chegue a uma opinião comum.

Primeiro mês. Avaliação de colegas de outros departamentos e movimento em direção a metas

Avaliação de outras unidades . É lógico supor que nas primeiras 2-3 semanas uma pessoa trabalhe mais em sua própria equipe em pequenas operações de rotina que lhe permitam se envolver no trabalho em sua unidade. Até o final do primeiro mês, será mais bem integrado às equipes externas. Nesse momento, outras equipes e unidades formarão uma opinião sobre o novo funcionário, que você poderá coletar.

Proteja os interesses de seu funcionário. Você não pode se contrastar com outras equipes: "Nós, nos testes, pensamos que você é legal, mas o desenvolvimento não é". Isso cria uma atmosfera ruim entre as equipes. A situação é semelhante à coleta de feedback dentro de sua própria unidade: ou concorde com a tese que foi trazida de fora ou discuta-a. A responsabilidade pelo feedback não deve ser dividida e delimitada.

Objetivos . No primeiro mês, você volta às metas do período de estágio e ajuda a definir as próximas etapas concretas para sua implementação. É nesse momento que uma pessoa está o mais pronta possível para dominar as ferramentas básicas, obter acesso, realizar operações padrão, integrar-se em equipes, conhecer as pessoas certas. Ele pode começar a "acender" precisamente na marca mensal.

Segundo mês. Avaliação por Timlid de outros departamentos, primeiro aviso

Feedback dos líderes da equipe das equipes vizinhas . O novato já trabalhou com grupos inteiros. Muito provavelmente, os Timlids formaram uma idéia dele. É importante reunir as opiniões dos líderes de equipe sobre o funcionário e permitir que a pessoa sinta que sua aparência na empresa é perceptível e causa uma reação: positiva ou negativa.

O segundo mês e a reunião com feedback é o momento perfeito para o "último aviso chinês" . Informe o funcionário sobre seus "batentes": "Se você continuar fazendo A, B e C e não começar 1, 2, 3, não passará no período de estágio". Se você falar com ele corretamente, no final do terceiro mês, a pessoa não terá dúvidas se passou ou não no período de estágio.

A transparência, obtida através da lista de verificação, inclusive, permite que o funcionário reduza o estresse no momento da adaptação.

Terceiro mês Os resultados do período experimental e a consecução dos objetivos

Resumindo . Um iniciante passa por um período de teste, você resume, fala sobre objetivos. É ótimo se as metas não forem estereotipadas, mas formuladas de acordo com a SMART: específicas, com tempo limitado, mensuráveis e relevantes.

Conte-nos sobre o bem . Como líder, transmita positivo em nome da empresa. Quando uma pessoa chega ao clímax de um período de estágio, rotule-a de aprovação e positiva. Conte-nos onde a pessoa se mostrou bem-sucedida, quantas e quais tarefas ele fez durante o período de estágio.

Elogio. Depois de concluir o período de estágio, não deixe de elogiar o funcionário. Na cultura russa, esse é um grande problema. Tenho a impressão de que, quando nascemos, três trens de carga de críticas são enviados para nós e elogios são um copo. Portanto, pensamos - para elogiar ou não? Gastar um pouco de elogios hoje ou economizar no próximo ano?

Quão útil é uma lista de verificação?

A questão da adaptação é regulamentada : há uma instrução, você pode acompanhá-la e marcar. A instrução é pública: um novo funcionário, mentor e toda a equipe estão envolvidos nela.

Uma lista de verificação é uma ferramenta escalável e flexível . Estou compartilhando com você, você o compartilhará dentro da empresa e da equipe. A maior parte da lista de verificação é geral: não está ligada a uma unidade funcional específica, não contém nuances relacionadas ao produto, processos, arquitetura, questões domésticas e tradições. Adicione pontos gerais ao modelo e, dependendo da unidade funcional, cujos funcionários pensam em integrar a equipe.

Roteiro de objetivos diante de seus olhos. Com ela, a passagem do período de teste é mais confortável. Essa é uma sequência clara de ações - um conjunto de 30 a 50 pontos que passo a passo o aproximará do objetivo. Passar pontos é como um jogo com diferentes missões que devem ser concluídas para chegar ao Big Boss. Quanto mais realizado, mais próxima a vitória.

A entrada mais rápida de funcionários . Não se esqueça do negócio. Você gastou muito dinheiro e recursos para contratar um especialista de classe, não o perdeu e os levou aos indicadores de operação de produção o mais rápido possível - esse é o objetivo principal, a empresa está satisfeita.

Argumento para liberdade condicional antecipada. Para alguns recém-chegados, uma lista de verificação se torna um desafio. Conheci pessoas que o realizaram antes do previsto e passaram por todos os pontos em 1,5 a 2 meses. Esta é uma boa ajuda para discutir o fechamento antecipado do período de estágio. Você pode ir ao manual com o documento e dizer: “Olha, nós temos um procedimento, um regulamento. Geralmente leva 3 meses, e Dasha passou em 2. Verificamos, está tudo bem, vamos levá-lo. ”

Você pode usar o exemplo de uma lista de verificação de adaptação para um especialista em garantia de qualidade. A estrutura geral e a lógica de compilação são projetadas como em um material. Quanto ao resto, adapte-se às suas próprias necessidades.

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Lista de verificação de adaptação como uma ferramenta de entrada suave