😫 👨🏿‍🤝‍👨🏽 🥟 Classificação de tarefas prioritárias - aplicativo IL TEMPO 👨🏾‍🎨 🔥 👴🏻

Técnicas de gerenciamento de tempo e vários sistemas de contabilidade para tarefas diárias me interessaram desde os primeiros dias de trabalho no escritório. A matriz de Eisenhower tornou-se uma salvação do atoleiro dos assuntos de rotina, e a princípio a salvou do uso ineficiente do tempo de trabalho. Mas, após vários meses, o número de tarefas aumentou tanto que a técnica do quadrante mostrou suas fraquezas. Para melhor considerá-los, lembramos o princípio da construção da matriz Eisenhower. Dois eixos: urgência e importância e 4 quadrantes, respectivamente:

urgente e importante
urgente e não importante
não urgente e importante
não é urgente e não é importante

Supõe-se que a própria pessoa avaliará suas tarefas de acordo com os critérios de urgência e importância e depois colocará os resultados nos quadrantes apropriados.

E então, há uma instrução simples: tarefas urgentes e importantes são executadas de forma independente e imediata, urgentes e sem importância são delegadas a alguém. Tarefas não urgentes, mas importantes podem ser adiadas, mas certamente podem ser realizadas independentemente, mas tarefas urgentes e não importantes geralmente são equiparadas a uma carga sem sentido - recomenda-se que sejam adiadas delegada indefinidamente ou sem piedade, em geral - não lhes dê qualquer valor significativo para o processo de trabalho .

Se a urgência das tarefas não é muito difícil de avaliar - na presença ou na ausência de prazos, como avaliar a importância? Além disso, é tão categórico: é importante e não é importante. Por exemplo, quase nunca tenho tarefas não importantes - simplesmente não as defino inicialmente. Todas as tarefas são importantes em um grau ou outro, e apenas avaliar esse grau é a principal dificuldade no planejamento. E quando essas tarefas são 10 peças em cada quadrante? Onde começar? E aqueles 10 importantes, mas não urgentes, silenciosamente se transformam em 10 não menos importantes, mas já bastante urgentes para 10 já disponíveis! E aqueles 10 urgentes, mas não importantes? O que é delegado com eles? Como se cada pessoa tivesse uma equipe de assistentes e assistentes, pronta para assumir um monte de suas tarefas e atribuições. Geralmente, não se trata de delegação - quando o controle sobre a implementação é transferido para a pessoa autorizada, mas para a definição da tarefa - e,às vezes, requer mais recursos para monitorar a implementação do que para uma decisão independente.

Como mostra a experiência de muitos autores, inclusive no GTD Hub - uma das principais razões para a procrastinação é a presença de tarefas equivalentes. O conflito interno devido à falta de uma classificação clara por prioridade impede o uso eficiente do tempo de trabalho.

Metodologia de avaliação própria

Fiquei intrigado com a busca de um sistema que pudesse definir as prioridades das tarefas em si, e eu só deveria executar tarefas na lista - de cima para baixo. Nem a análise ABC, nem Pareto, nem outros métodos tornaram possível remover essa carga de acordo com a classificação das tarefas - em todo lugar em que uma pessoa era obrigada a escolher independentemente a prioridade de uma tarefa.

E comecei a classificá-los eu mesmo. Por importância, dividi as tarefas em 4 tipos - transparentes e acessíveis. Cada tarefa pode ser facilmente atribuída a uma das quatro categorias. Ao escolher uma categoria, fui guiado pelo princípio pelo contrário: não "o que leva à solução da tarefa", mas "o que acontecerá se a tarefa falhar e não for concluída a tempo?" Então, os graus de importância:

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Esse sistema de classificação de tarefas por importância facilitou significativamente o processo de distribuição de tarefas, mas não contribuiu para a consecução do objetivo principal - atribuir prioridade à execução seqüencial. Entendi que era necessário complicar o processo de cálculo de prioridade e adicionar novos critérios para avaliar tarefas.

Então, há muitos anos, meu primeiro sistema de classificação de tarefas apareceu na forma de um tablet Excel. Os critérios de avaliação foram parâmetros clássicos:

Importância
Urgência

A importância que já consideramos, 4 categorias (de 1 a 4). Na urgência, também identifiquei 4 categorias com a atribuição de cada índice de urgência em ordem crescente:

Tempo para concluir mais de 48 horas
O prazo para a implementação de 8 a 48 horas
Duração 2-8 horas
Tempo para concluir menos de 2 horas

E agora descreverei como tentei calcular esse índice mágico, segundo o qual as próprias tarefas devem ser construídas com a prioridade ideal para execução.

No começo, para obter o índice de prioridade, decidi simplesmente resumir os valores de importância e urgência, mas rapidamente percebi que sua importância não é igual. Uma tarefa menos importante, mas mais urgente, tinha o mesmo índice que uma tarefa mais importante, mas menos urgente (1 + 4 = 4 + 1). Embora, mesmo em termos de quadrantes, isso não esteja correto. Obviamente, a importância tem mais peso do que urgência; portanto, a importância da importância, ao calcular a prioridade, precisava ser multiplicada por um fator crescente.

Tentei esse sistema nos negócios por várias semanas e obtive o seguinte resultado: com um grande número de tarefas, o transportador começou a paralisar - tarefas pequenas, moderadamente importantes e pouco urgentes acumuladas, transformadas em urgentes e com vencimento sistemático, pois estavam permanentemente com uma prioridade mais baixa em comparação com outras. tarefas importantes que estão constantemente chegando. A violação dos termos de tais tarefas deu um efeito negativo muito tangível em todo o processo de trabalho. Por exemplo: 3 horas gastas em um projeto grande não permitiram cinco chamadas de 2 minutos para projetos menos importantes. E essas 5 chamadas perdidas, no final, se tornaram um problema mais sério do que violar o prazo para uma tarefa importante por 10 minutos.

O sistema exigiu uma nova introdução. E eu entrei no parâmetro complexidade. Este é o número de horas necessárias para concluir a tarefa. A complexidade é um parâmetro indispensável para calcular a prioridade.

Diferentemente da importância e da urgência, quanto menor a complexidade, maior a prioridade! Portanto, não adicionei o valor do parâmetro complexidade à soma das duas primeiras variáveis, mas a fração inversa para esse número.

Assim, a introdução do parâmetro complexidade nos permitiu não perder de vista tarefas simples que não exigem muito tempo para serem concluídas. Se demorar alguns minutos para escrever uma carta ou uma ligação telefônica, é mais fácil fazê-lo imediatamente, sem demora, e só então prosseguir com tarefas difíceis e com muitos recursos.

Durante vários anos, a fórmula para calcular a prioridade mudou e modernizou-se muitas vezes, repleta de coeficientes adicionais para otimizar o resultado. Por exemplo, o valor da urgência começou a ser calculado pela fórmula, e não aplicando valores de 1 a 4 de acordo com as condições especificadas.

Automação

Cada empresa possui alguns meios para planejar e controlar as tarefas diárias. Pode ser um CRM, um agendador ou um organizador. Minha esposa, por exemplo, começa o dia útil por muitos anos seguidos escrevendo tarefas em um pedaço de papel. Alguém usa adesivos no monitor, alguns usam sistemas de gerenciamento de projetos comerciais ou proprietários e alguns usam lembretes no Outlook. Tudo isso, em um grau ou outro, é útil e até necessário. Mas, como meu sistema de priorização foi realizado no Excel, tive que usar vários sistemas ao mesmo tempo para trabalhar com tarefas: uma para criar uma lista com classificação de prioridade, a segunda para rastrear o status e o prazo. O Trello, o Megaplan e outros produtos, embora muito funcionais, não se enraizaram no meu smartphone - a interface está muito confusa.Para agendamento, lembretes e rastreamento, usei aplicativos iOS padrão: Lembretes, Alarme / Timer e Calendário. A propósito, o calendário me surpreendeu bastante quando examinado em detalhes. Muitos usuários do iPhone não sabem que também é um planejador diário para o planejamento de eventos. De particular interesse para mim foi a funcionalidade do "Travel Time". Se você estiver planejando uma reunião - o sistema calcula o caminho a pé ou de carro de acordo com as localizações iniciais e finais e, em seguida, reserve esse horário imediatamente antes da reunião. Ele também lembrará quando é hora de começar a reunir ou é hora de avançar para esta reunião.que também é um diário para o planejamento de eventos. De particular interesse para mim foi a funcionalidade do "Travel Time". Se você estiver planejando uma reunião, o sistema calcula o caminho a pé ou de carro de acordo com as localizações iniciais e finais e, em seguida, reserve esse horário imediatamente antes da reunião. Ele também lembrará quando é hora de começar a reunir ou é hora de avançar para esta reunião.que também é um diário para o planejamento de eventos. De particular interesse para mim foi a funcionalidade do "Travel Time". Se você estiver planejando uma reunião - o sistema calcula o caminho a pé ou de carro de acordo com as localizações iniciais e finais e, em seguida, reserve esse horário imediatamente antes da reunião. Ele também lembrará quando é hora de começar a reunir ou é hora de avançar para esta reunião.

Eu pensei que seria ótimo ter um aplicativo que combinasse a capacidade de formular e classificar todas as tarefas, além de planejar reuniões e eventos com referência a um período específico no diário, com o cálculo do tempo de viagem em vários tipos de veículos, levando em consideração os engarrafamentos . A tarefa técnica começou a se formar na minha cabeça.

Desenvolvimento de aplicativos IOS para uso pessoal

Eu queria o aplicativo primeiro para mim. O número de tarefas diárias excedeu 30, os recursos claramente não eram suficientes. Quando você passa a maior parte do dia na estrada, às vezes isso já é um problema - não se esqueça de resolver a tarefa entre conversas telefônicas no caminho de uma reunião para outra. Também é difícil delegar ou definir tarefas para terceiros - houve uma experiência negativa. Quando você transfere não apenas uma, mas um grupo de tarefas para uma tarefa de uma só vez, o novo executor geralmente escolhe as mais simples e com menor prioridade para execução e, como resultado, as mais importantes precisam ser concluídas no próprio "modo de exploração". A configuração do ponto do problema resolve o problema, mas não há tempo ou ferramentas para isso.

Sentei-me e escrevi o que quero desse aplicativo universal:

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Planejamento de eventos no diário . A capacidade de calcular e reservar o tempo de viagem, um sistema de lembrete.

Com esses desejos, foi escrita a primeira versão do aplicativo Il Tempo , que ofereço para testes em condições de combate.

IL TEMPO V1.2

A primeira versão é muito simples, mas executa a função todos os dias. Primeiramente, parei de perder o momento de corrigir a tarefa - leva alguns segundos para iniciar uma tarefa no Tempo. E segundo, o tormento de escolher uma tarefa a ser executada desapareceu - clico na parte superior sem olhar e começo a trabalhar!

A interface do programa é dividida em duas janelas:

Organizador . É o local em que todas as tarefas que não possuem um link claro para o tempo de execução caem. Eles têm uma prioridade de execução calculada pelo programa automaticamente.

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Ao adicionar uma tarefa ao Organizador, você deve especificar o prazo para execução, selecionar o grau de importância da tarefa na lista de opções e determinar o tempo estimado necessário para concluí-la.

A propósito, o parâmetro de complexidade é o único em que você deve pensar. Requer uma avaliação objetiva de seus próprios recursos e recursos disponíveis para realizar a tarefa. Mas mesmo que você perca sistematicamente esse parâmetro, isso não importa, você pode usar o arquivo de tarefas para calibração.

O arquivo mostra o tempo real gasto na execução - para que você possa entender por que está mais inclinado a: superestimar ou menosprezar seus recursos.

As tarefas podem ser executadas, concluídas e editadas. Todos os parâmetros podem ser alterados, incluindo a importância.

No trabalho, você pode executar várias tarefas ao mesmo tempo, se necessário. Todas as tarefas do trabalho estão no topo da lista e são marcadas com um ícone de triângulo.

A adição de um evento ao Diário ocorre da mesma maneira que no calendário regular.

Hora de início, hora de término, hora da viagem, se necessário. Se o tempo de viagem for conhecido (rota comprovada) - selecione um valor digital na lista. Se não for conhecido, será necessário indicar as geolocalizações do início e do fim do caminho para calcular o tempo gasto na estrada a pé ou de carro.

Plano de desenvolvimento funcional na segunda versão do programa

A operação no mundo real ajuda a identificar as necessidades da nova funcionalidade do aplicativo Il Tempo .

No momento, adicionamos um novo parâmetro ao organizador - "Hora de iniciar a execução". Por que é necessário? Exemplo: existe uma tarefa - uma chamada para um cliente levará alguns minutos. Dada a alta importância e a baixa complexidade da tarefa, há todas as chances de entrar nas tarefas de maior prioridade. Mas há uma condição - o cliente pediu para ligar não antes de três dias depois. E todos esses três dias a tarefa ficará no topo da lista, primeiro com um grande número de horas antes do prazo. Concluí-lo não é certo, levá-lo ao trabalho também é impossível. Resta ignorar e aguardar o horário designado, mas isso não é muito conveniente. O parâmetro "Hora de início da execução" permitirá colorir tarefas que não atingiram esse prazo com a cor cinza e as remove da classificação de prioridade da lista exatamente até o horário de início da execução da tarefa.

Também estamos pensando na implementação da funcional "jornada de trabalho". Este parâmetro ajudará a resolver duas idéias ao mesmo tempo:

Leve em consideração o tempo planejado para os eventos do diário, ao calcular o emprego de tarefas do organizador.
Calcule tarefas que estão obviamente fadadas ao fracasso dentro dos prazos.

Como é planejado aplicá-lo?

Você indica nas configurações do aplicativo o período de sua atividade nas tarefas do organizador - digamos 9:00 - 19:00. Assim, o programa sabe que você tem 10 horas por dia para concluir as tarefas do organizador. A partir desse tempo livre, você deve subtrair o tempo gasto nos eventos planejados - obtemos as informações do log diário. Temos uma certa quantidade de horas livres, mas com referência a datas e intervalos de tempo específicos.

Há uma lista de tarefas organizadas por prioridade. Todo mundo conhece a complexidade e a urgência. Adicionando sequencialmente a complexidade de todas as tarefas, o sistema preencherá todo o tempo livre dessa maneira, se você executá-las por sua vez como transportador. Como resultado dos cálculos, uma situação é permitida quando o prazo final de uma tarefa chega mais cedo do que você pode iniciá-la, considerando as tarefas acumuladas, eventos e restrições de dias úteis.

Esses "cadáveres" notórios precisam ser rastreados em tempo real e realçar essas tarefas com cores. Isso permitirá, sem aguardar uma falha, delegar a tarefa em uma data anterior.

A aparência de tais tarefas é inevitável se houver mais trabalho do que você pode fazer. E essa funcionalidade permitirá planejar com mais competência os recursos e prever congestionamentos.

Também planejamos fazer armazenamento de banco de dados na nuvem, sincronização, acesso à web e autorização.

Bem, o passo lógico é lançar a versão para Android .

Em conclusão

Quem fará o download e testará o aplicativo em condições de combate em tarefas reais - envie comentários.

Peço também que você compartilhe sua opinião nos comentários e participe das pesquisas.

Obrigado pela atenção!