🤵🏿 ⬆️ ☢️ Como "remoto" melhora a colaboração 🧑🏼 👲🏻 👩‍🏭

Se você tentar fazer uma lista de tudo o que pode ser dito “melhor, menos é melhor”, é improvável que inclua uma comunicação ativa ao vivo: em muitas empresas, é considerado um componente essencial na organização da troca de idéias, solução de problemas e análise de grupo.

Mas e se a comunicação remota adequadamente aplicada tornar mais proveitosa a troca de idéias, a solução de problemas e a análise de grupos ?

No relatório Buffer de 2019, 99% dos quase 2.500 participantes disseram que gostariam de trabalhar remotamente de tempos em tempos, e isso não é mais sinônimo de trabalhar sozinho - graças à rápida disseminação das ferramentas de colaboração digital.

Ao aprender a usar essas ferramentas, você pode realmente remover alguns dos obstáculos na comunicação (e, portanto, na produtividade) com os quais você precisa lidar no ambiente de escritório habitual.

Traduzido para Alconost

Como a comunicação remota ajuda na colaboração

O incentivo para fofocar e se unir em “gangues” é reduzido

Grupos sociais fechados no escritório - vamos chamá-los de "gangues" - frequentemente repetem uma estrutura social doentia, familiar a muitos da vida escolar. Em uma pesquisa do CareerBuilder, 43% dos entrevistados indicaram que tinham muitos desses grupos opostos cruéis em seus escritórios ou locais de trabalho.

Alguns observaram que, devido a essa dinâmica social do escritório, eles experimentam uma sensação de medo; muitos admitiram que se adaptam a comportamentos incomuns para atender às expectativas da “gangue”. E não é apenas uma questão de fingir que adora golfe ou reality shows: 19% disseram que ridicularizaram os outros ou fingiram que não gostavam de alguém - para se encaixar melhor.

Esses grupos não promovem a inclusão e o comportamento pró-social. Pelo contrário: eles fazem você se sentir deslocado e muitas vezes até causam paranóia. “Gangues” incitam ressentimentos, seus participantes não pensam que a hostilidade pessoal de forma alguma ajude nas reuniões, na avaliação de colegas, processos de trabalho, trabalho em equipe e produtividade geral.

Ao trabalhar remotamente, você não vê quem vai jantar com alguém e quem sai para conversar juntos informalmente em algum lugar. Além disso, você não tem motivos para pensar por que Volodya e Katya passam tanto tempo sozinhos ou por que Dasha tem uma punção em forma de agulha no antebraço, o que significa que não há como compartilhar suas conclusões falsas com os outros e observar como os rumores se espalham.

Sim, tecnicamente, nas condições do trabalho remoto, é possível se envolver em gangues e fofocas, mas os elementos básicos que motivam esse comportamento estão ausentes. E sem a hostilidade que as fofocas e os agrupamentos levam, você pode se concentrar mais na colaboração importante.

Mais fácil priorizar a comunicação

A plataforma da Udemy publicou em 2018 um relatório sobre distrações no local de trabalho , que mostrou que colegas faladores são o maior obstáculo para melhorar a produtividade no trabalho. E isso não é surpreendente - dado que 70% dos escritórios usam plano aberto sem escritórios separados. Além disso, os pesquisadores mostraram que não há evidências empíricas de que os padrões de interação entre as pessoas possam mudar como resultado de mudanças na arquitetura do escritório. O chefe chega e diz: “Isso está na moda - faremos assim” - mas, infelizmente, essas decisões autoritárias não razoáveis não apenas levam a custos impressionantes - devido à falta de confidencialidade e limites pessoais, os funcionários também precisam pagar.

Digamos que não temos conversadores. Mas, ao mesmo tempo, até falar sobre trabalho pode se tornar menos eficaz se os funcionários não tiverem os recursos para estabelecer limites pessoais. Quando outras pessoas interrompem constantemente nossas tarefas e conversas de alta prioridade, isso permite que tarefas com menos prioridade intervenham no fluxo de trabalho. De fato, muitas vezes é um colega que inadvertidamente sentiu nosso favor, vem sem aviso e espera que ele receba imediatamente atenção total.

Como resultado, as discussões mais importantes e urgentes que precisam ser realizadas são adiadas ou mesmo canceladas.

Em um esforço para ser educado e receptivo, preferimos prestar atenção à pessoa que a exige aqui e agora, em vez da tarefa que deve ser abordada.

O trabalho remoto torna possível priorizar e separar discussões urgentes e não urgentes, importantes e sem importância. Uma carta pode esperar algumas horas. Não é necessário atender todas as chamadas. Você pode escrever em resposta: "Não posso falar agora. Vamos ligar às duas horas? Até bate-papos em grupo, como Slack e MS Teams, oferecem uma oportunidade para avaliar a prioridade de várias discussões em grupo e participar delas de acordo. Além disso, se você estiver discutindo um tópico com alta prioridade e isso exigir foco, você poderá definir o status de "ocupado" ou "em uma reunião".

Menos intrigas no local de trabalho

Muitas vezes você conhecia pessoas que mal podiam esperar para arregaçar as mangas e arregaçar as calças para entrar no pântano das intrigas do escritório? Dificilmente. A maioria faz o possível para se livrar dessa confusão, embora muitas vezes pareça inevitável.

A criação de uma atmosfera tensa no escritório é facilitada por fatores como a luta por respeito e poder, a necessidade de obter favores para obter um aumento ou aumento, roubo de idéias, traição de colegas, comportamento com base em "serviço por serviço" e "olho por olho".

Como regra, a concorrência é um incentivo fundamental para intrigas no escritório. Como a professora Kathleen Reardon escreveu na Harvard Business Review : "Onde há concorrência, especialmente por recursos limitados, é provável que surjam intrigas".

O trabalho remoto não é de forma alguma sem concorrência, mas em tais circunstâncias, comportamentos prejudiciais e intrigas não podem ser estimulados como acontece em um ambiente de escritório.

Por exemplo, o trabalho com material digital é, por natureza, bem documentado e rastreável a uma pessoa específica - o que não pode ser dito, por exemplo, sobre trabalho, parte do qual será interação pessoal. Isso facilita a determinação de sua própria contribuição ao projeto e a confirmação de sua autoria nos casos em que os colegas podem exagerar sua participação ou levar diretamente seu merecido reconhecimento.

Nas condições do trabalho remoto, não é fácil fingir que você "trabalha duro e faz sacrifícios sem fim para o bem da equipe" - é muito mais fácil acionar essa finta quando há espectadores. Mas se você está sentado no seu quarto, seus esforços e contribuições naturalmente se tornam mais apegados ao mérito do que à capacidade de se colocar em uma melhor luz.

Comunicação se torna mais focada

Na segunda-feira de manhã, o mais comum é perguntar a todos que se encontram no escritório como foi o fim de semana. Alguns têm algo a dizer e, durante meia hora, derramam revelações a todos que perguntam. Ao trabalhar remotamente, a mesma pergunta pode ser feita por telefone ou via Skype, mas, nesse caso, você provavelmente será respondido de forma muito mais concisa.

Não quero subestimar a necessidade de um espírito de camaradagem, entender os meandros da comunicação ou dizer que você não precisa mergulhar na vida das pessoas com quem trabalha estreitamente todos os dias - acredito que, quanto melhor conhecermos nossos colegas, maior será nossa participação e confiança.

No entanto, quero enfatizar a importância de escolher a hora e o local certos. Tentamos nos concentrar e passar a manhã em um bom uso, mas cada vez que vamos ao banheiro, para tomar um café, por acaso encontrar um amante de bate-papo, nos encontramos envolvidos em uma conversa "vitalícia", e somos completamente incapazes de determinar que tipo de comunicação melhor serve nosso objetivo atual.

Se o objetivo é nos conhecer melhor, tudo está bem. Mas, muitas vezes, o objetivo real é dar uma nova olhada no design, verificar alguns números, preparar a reunião ou algo assim.

Torna-se mais fácil se controlar

A comunicação através de, por exemplo, e-mail, permite pausar e pensar, e só então responder. Acontece, é claro, que pressionamos o botão "enviar" antes de termos tempo para esfriar e reler o que foi escrito em fúria, e depois lamentamos. Mas quando as emoções têm a oportunidade de serem realizadas instantaneamente, temos menos chance de pensar e nos acalmar.

Mesmo em conversas pessoais e em grupo, você pode ponderar e corrigir o que está escrito - e, no final, suavizar sua declaração e mostrar simpatia. Além disso, os bate-papos oferecem a oportunidade de pensar sobre os motivos de sua própria reação a algumas declarações ou a um de seus colegas.
Por exemplo, se alguém fizer um comentário que pareça agressivo, instintivamente, você quer ficar na defensiva. Mas, refletindo, a simpatia pode despertar em você, porque você verá que essa agressão é apenas uma manifestação da dúvida de um colega.

Se todos estiverem na mesma sala e começarem a despejar emoções um no outro, a tensão poderá aumentar muito rapidamente. Mas, de fato, provavelmente, tudo isso acontecerá em uma mesa ou simplesmente não haverá oportunidade de trocar de lugar. Em tal situação, parecerá estranho se você fechar os olhos para restaurar a compostura ou fazer algumas flexões para desabafar - e é completamente impossível sair para respirar ar fresco e continuar a conversa quando todos os outros se juntarem. No entanto, todos esses métodos de pacificar suas emoções podem ser usados quando o meio de comunicação é o telefone.

Freqüentemente, conversas particulares (incluindo bate-papo por vídeo) podem ser a maneira mais eficaz de resolver contradições complexas. Porém, a comunicação remota oferece uma oportunidade única para selecionar palavras com cuidado e aplicar deliberadamente métodos de autocontrole.

O trabalho remoto não é uma panacéia para problemas de comunicação. E se você não abordar a organização dela de maneira ponderada e consciente, tudo se tornará ainda pior.

Quando os gerentes contratam equipes remotas ou oferecem aos funcionários de escritório a oportunidade de trabalhar em casa, a responsabilidade recai sobre todos os membros da equipe: eles devem se esforçar para organizar o trabalho em equipe e contornar as armadilhas conhecidas.

Pontos de dor freqüentes estão relacionados à conferência, que não pode efetivamente impedir o desejo de fazer outra coisa em paralelo. Se alguém não permanecer focado durante a conversa, mas decide verificar seu e-mail ou se preparar para a próxima reunião, isso causará confusão, mal-entendido, prolongamento da conversa e um sentimento de opcionalidade.

Para colaboração remota, é importante ter boas habilidades de comunicação escrita e verbal. No escritório, muitas vezes você não pode tentar se expressar em comunicação digital, porque outros o verão e o ouvirão diretamente. Mas se você precisar conversar em bate-papos, por telefone e e-mail, precisará expressar efetivamente suas emoções e várias tonalidades de significado por meio desses canais. Se você não alcançou o domínio disso, isso é normal - mas você deve definitivamente desenvolver essas habilidades e se tornar melhor.

Falando em canais de comunicação. Muitas equipes remotas exageram: se uma pessoa é constantemente bombardeada com mensagens por e-mail, salas de bate-papo e outros meios de comunicação, seu dia de trabalho pode se transformar em um fluxo interminável de reações mal concebidas, nas quais não há lugar para uma comunicação cuidadosa.

Além disso, ao trabalhar remotamente, os colegas precisam fazer esforços extras para melhor conhecer e entender um ao outro. E se alguém não tiver motivação ou capacidade para fazer isso, a equipe não se sentirá unida.

Aqui estão alguns métodos que podem ajudá-lo a trabalhar juntos e evitar os erros acima:

Estabeleça regras básicas para chamadas em conferência (e elabore medidas para quem não as seguir).
Defina uma estratégia de comunicação e escolha quais ferramentas serão usadas para quais propósitos (por exemplo, email - para comunicação entre equipes, com clientes e prestadores de serviços, Slack - para comunicação dentro de uma equipe e pessoalmente, telefone - para chamadas semanais etc.).
Slack ( MS Teams, ), , . .
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Sobre o tradutor A

tradução do artigo foi feita em Alconost.

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