Get best of the week

5 Jebakan untuk Efektivitas Pribadi

Jika Anda telah belajar mengendalikan semua bidang kehidupan, bacalah artikel lain. Tetapi jika bekerja dari rumah membuat Anda berpikir untuk meningkatkan efektivitas pribadi, analisis ini cocok untuk Anda. Berdasarkan pengalaman pribadi dan komunikasi dengan kolega, Kirill Beloborodko, seorang manajer proyek dan orang-orang di kantor EPAM Kharkiv, mengumpulkan kesalahan tipikal yang dapat mendorong seorang pemula untuk menunda-nunda, daripada membantu melakukan lebih banyak.

Cyril adalah pengikut alat yang lama untuk meningkatkan efektivitas pribadi. Dia secara aktif memperkenalkan mereka tidak hanya dalam pekerjaannya, tetapi juga di hampir semua bidang kehidupan. Musim semi ini, ketika karantina mengharuskan sebagian besar profesional TI untuk bekerja dari jarak jauh, mereka membantunya tetap produktif di rumah dan menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat. Atas permintaan kami, Cyril berbagi pengalaman dan rekomendasinya dengan Anda.



Sedikit teori


Selama bertahun-tahun uji coba dan pengujian, saya membaca banyak buku dan menguji sejumlah alat. Jika Anda baru saja mulai menyelami topik efektivitas pribadi, saya sarankan:

  • David Allen , “Cara Menertibkan. Seni produktivitas tanpa stres . " Ini klasik. Buku-buku berikut ini mengikuti dan mengembangkan praktik-praktik Allen.
  • Gleb Arkhangelsk , "Waktu Berkendara. Bagaimana mengatur hidup dan bekerja . " Buku ini dapat diperlakukan agak kritis, tetapi merupakan salah satu sumber paling komprehensif tentang manajemen waktu.
  • Maxim Dorofeev , Teknik Jedi . Kumpulan teknik kinerja terbukti yang relatif baru dari berbagai penulis.
  • , «7 ». . .
  • , , « ! 1 ». , . , , .

Setelah membaca salah satu dari buku-buku ini, Anda akan memahami bahwa keterampilan dasar pertama yang diperlukan untuk efektivitas pribadi adalah memperbaiki dan menjelaskan kasus yang masuk, dan setelah itu - memasukkannya ke dalam sistem apa pun. David Allen menulis tentang hal-hal analog seperti baki korespondensi. Sekarang, tentu saja, lebih baik menggunakan alat digital. Pada saat yang sama, prinsip dasar tidak berubah: tugas harus diperbaiki, dikelompokkan ke dalam kategori dan diklasifikasikan berdasarkan waktu eksekusi. Pendekatan klasik dari matriks Eisenhower cocok untuk ini.

Nah, kunci setelah berkenalan dengan teori adalah menghubungkan praktik.

Alat untuk Efisiensi


Kiat umum: betapa pun Anda suka buku harian kertas, pikirkan tentang memilih alat digital. Tentu saja, pilihannya sangat besar dan penting untuk menemukan aplikasi yang akan memenuhi kebutuhan Anda. Tetapi Anda tidak harus terus-menerus mentransfer catatan dari notebook ke laptop atau smartphone. Ini, menurut saya, kontraproduktif.

Berikut adalah alat yang saya coba:

  • catatan standar dan daftar periksa di smartphone . Cara yang paling umum, tetapi bagi pemula ini cukup nyaman;
  • papan pribadi di Trello . Pilihan yang bagus, multifungsi dan mudah untuk mengelola proyek-proyek kecil. Karena banyak orang menggunakannya sebagai papan pribadi Kanban. Tetapi bagi saya pribadi, itu agak rumit, dengan detail yang berlebihan. Mempertahankan relevansinya setiap hari membutuhkan upaya.
  • - Pomodoro. . , . – . . , . 2020 30 . , .
  • Toggl. . . .
  • Penganut Todoist . Ini adalah aplikasi yang akhirnya saya gunakan. Saya melakukan pekerjaan dan tugas rumah di dalamnya, membuat daftar literatur dan hubungan. Todoist saya dibagi menjadi 7 kategori besar sesuai dengan prinsip-prinsip Stephen Covey. Beberapa kategori memiliki subbagian internal, dan saya menempatkan tugas di dalamnya, menandai prioritas dengan kode warna. Saya berbagi beberapa dengan istri dan teman-teman saya, sehingga Anda dapat mengoptimalkan keseluruhan pekerjaan pada tugas tertentu.

Jadi, Anda telah memilih alat yang cocok untuk diri Anda dan mulai memompa efektivitas pribadi, seperti yang diajarkan buku dan seperti yang disarankan oleh aplikasi. Di sinilah Anda bisa ...

Perangkap Pemula


Perangkap No. 1 . Habiskan waktu untuk memperbaiki semua hal. Ini saya rasakan pada diri saya sekali. Jika Anda menuliskan semua tugas dengan detail terkecil, tidak akan ada cukup waktu untuk implementasi langsungnya. Tetapkan penghalang tertentu: misalnya, jika dibutuhkan kurang dari lima menit untuk mengimplementasikan, Anda tidak berkomitmen, tetapi lakukan segera. Selain itu, menavigasi daftar tugas sulit dan tidak efisien.

Perangkap No. 2. Seluruh gambar - sapuan lebar. Ekstrem lain juga dimungkinkan: tugas yang Anda perbaiki terlalu umum. Jika Anda beralih ke prioritas lain, maka, kembali setelah seminggu, Anda berisiko tidak mengingat pada tahap apa Anda berhenti dan apa yang perlu Anda lakukan sekarang. Jalan keluarnya adalah mengembangkan format "ukuran bit" yang dapat dicerna dan membagi tugas besar menjadi beberapa bagian yang dapat diselesaikan dalam waktu setengah jam (misalnya, "menyiapkan kerangka presentasi dan mengirimkannya untuk persetujuan"). Anda seharusnya tidak takut untuk tidak menyelesaikan tugas dalam waktu tertentu dan, sebagai akibatnya, keinginan untuk mentransfernya.

Perangkap 3. Kata-kata abstrak. Tugas harus dideskripsikan sedemikian rupa sehingga dapat dipahami, dan keberhasilan penerapannya mudah diukur (misalnya, "Tetapkan serangkaian peneleponan", "Buat peta jalan untuk proyek saat ini", "Bicara dengan sesuatu tentang topik ini dan itu" - sukses Pilihan: "Belajar Bahasa Inggris", "membangun pengetahuan dalam manajemen orang" - tidak benar-benar). Tugas tanpa spesifik bermigrasi setiap hari dan berisiko tetap tidak terpenuhi.

Perangkap 4. Kesulitan dengan prioritas. Ada dua pendekatan kutub, tetapi memilih salah satunya patut dipertahankan. Seseorang mengatakan bahwa lebih baik memulai hari dengan tugas yang paling sulit dengan prioritas tinggi (Brian Tracy menulis tentang hal ini dalam bukunya "Eat a Frog! 21 Ways to Learn to Time"). Lain - menawarkan untuk memulai dengan tugas "overclocking", tetapi pastikan yang penting tidak bermigrasi dari hari ke hari.

Perangkap No. 5. Harapan tinggi. Cobalah untuk menilai secara memadai jumlah kasus yang dapat Anda lakukan dalam sehari. Misalnya, rata-rata Anda melakukan 5 tugas. Jika Anda merencanakan 10, maka akan sulit untuk mengatasi semuanya dan kualitasnya mungkin akan timpang. Selain itu, tinggalkan buffer waktu untuk "OS". Dia akan selalu begitu. Ini juga berguna untuk memilah tugas menjadi taktis dan strategis (yang terakhir, tentu saja, akan membutuhkan lebih banyak waktu. Ini harus diperhitungkan ketika merencanakan).

Beberapa tips yang tidak terlihat


Kebetulan kami bosan dengan aplikasi dan kami berisiko membuang kebiasaan baik yang baru . "Pencegahan" yang baik dipikirkan oleh Todoist dan dalam beberapa alat lain: pengguna aplikasi memiliki karma. Itu naik ketika tidak ada tugas yang terlambat dan Anda menyelesaikan semua yang Anda rencanakan. Itu taji.

Cobalah untuk menambahkan tidak hanya pekerja, tetapi juga tugas-tugas lain ke aplikasi untuk efektivitas pribadi. Buat semacam analog dinamis dari "roda kehidupan" . Ini akan membantu Anda memerhatikan dalam waktu mana bidang kehidupan telah lama membutuhkan perhatian.


Jadikan kalender kerja sebagai teman Anda! Ini terutama berlaku bagi mereka yang secara aktif menggunakannya dan berpartisipasi dalam banyak pertemuan. "Kunci" pada kalender saat Anda harus fokus(atau makan siang. Terkadang sangat penting). Pada saat yang sama, tinggalkan slot gratis sehingga kolega dapat menavigasi jadwal Anda tanpa klarifikasi tambahan.

Kesimpulannya


Anda mungkin bertanya-tanya mengapa semua ini diperlukan? Menurut pendapat saya, teknik efektivitas pribadi, digunakan secara bijak, membantu menutup siklus. David Allen menyatakan dalam bukunya bahwa siklus terbuka (yaitu, hal-hal yang tidak selesai) tidak memungkinkan kita untuk bergerak maju. Bagi saya, pemikiran ini adalah penemuan utama bukunya.

Dan sistem manajemen tugas yang efektif dapat membenamkan diri ke dalam aliran yang digambarkan oleh Mihai Chiksentmihayi dalam buku “Stream. Psikologi pengalaman optimal ”, dan menarik kesimpulan darinya.



Cobalah untuk mencapai keadaan mengalir, mulai di pagi hari untuk melakukan tugas yang tidak terlalu sulit dan terus meningkat. Mungkin pendekatan ini akan lebih dekat dengan Anda daripada tawaran "makan katak dulu" dari Brian Tracy

More articles:


All Articles