Get best of the week

Akuntansi jarak jauh - sebagai manfaat bisnis

Pengenalan rezim isolasi diri, hari tidak bekerja, isolasi diri, dan langkah-langkah restriktif lainnya dalam pandemi mendorong semakin banyak pengusaha untuk memindahkan karyawan ke pekerjaan jarak jauh dari rumah. Pembukuan adalah kegiatan yang dapat dilakukan dari jarak jauh. Hal utama adalah mengatur proses kerja dengan benar dan tidak melanggar persyaratan peraturan.

Akuntansi adalah prosedur di mana organisasi dan peraturan akuntansi suatu perusahaan, organisasi atau lembaga dari jenis apa pun dilakukan. Karena pekerjaan akuntansi berhubungan langsung dengan keuangan organisasi, karyawan yang berpengalaman dan tepercaya harus menanganinya. Namun, perusahaan kecil dan menengah saat ini tidak memerlukan departemen akuntansi mereka sendiri. Tugas yang sama, dan dengan biaya lebih rendah, dapat diselesaikan dengan akuntansi jarak jauh.


Apa itu akuntansi jarak jauh? Agen outsourcing - organisasi pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam hal ini atau freelancer - yaitu, akuntan yang bekerja dari jarak jauh di bawah kontrak, dapat mengambil catatan akuntansi dan pajak perusahaan. Tugasnya adalah mencatat semua transaksi keuangan pelanggan dan dokumentasinya, persiapan laporan, pernyataan, persiapan dokumen pembayaran, akuntansi aset tetap, penyelesaian dengan pemasok, akuntansi penjualan, dll. Oleh karena itu, ia harus berpengalaman dalam bisnis klien, memahami operasi apa yang layak untuk dokumen tertentu.

Manfaat ...


Idealnya, karyawan yang jauh seperti itu harus memberikan pengurangan beban pajak pada bisnis, menawarkan opsi terbaik untuk mendokumentasikan operasi, menghindari hutang kepada pembeli atau kontraktor karena keterlambatan dalam dokumen, memantau akrual dan pembayaran pajak, gaji dan bonus kepada karyawan.

Dengan mempekerjakan spesialis jarak jauh atau perusahaan outsourcing, perusahaan dapat secara signifikan menghemat pembukuan. Selain itu, agen outsourcing tertarik untuk terus meningkatkan keterampilan karyawan mereka, mereka memiliki pengalaman luas dalam berkomunikasi dengan pihak berwenang, dan selalu menyadari perubahan legislatif. Agen outsourcing juga berkomunikasi dengan perwakilan otoritas pengawas. Seorang spesialis yang melakukan akuntansi jarak jauh, menghitung jumlah pajak di muka dan memberi tahu manajemen perusahaan bagaimana mereka diterima, cara menguranginya.

Selain itu, jika pembukuan dipercayakan kepada perusahaan outsourcing, pelanggan tidak diwajibkan untuk membebankan premi asuransi dan memberikan akuntan dengan jaminan sosial lainnya, untuk menangani pelatihan personil dan pelatihan lanjutan. Semua ini dilakukan oleh perusahaan akuntansi khusus. Kontrak dengannya menjelaskan seluruh daftar layanan yang disediakan. Dan jika Anda memerlukan saran profesional, perusahaan jarak jauh akan memberikan layanan serupa dengan biaya tambahan.

... dan risiko


Namun, akuntansi jarak jauh adalah risiko yang lebih tinggi: risiko operasional, personalia, reputasi, risiko keamanan informasi, kebocoran informasi rahasia. Ini juga kurang mampu secara efektif mengontrol pekerjaan spesialis yang terlibat, potensi pelanggaran tenggat waktu untuk pelaporan jika terjadi pemutusan kontrak.

Oleh karena itu, terlepas dari manfaat yang jelas, "akuntan di kejauhan" adalah pilihan dengan ketidaknyamanan tertentu. Perusahaan outsourcing adalah alternatif yang lebih andal untuk uang yang hampir sama. Dia dapat memberikan karyawan lapangan yang paling kompeten dalam bidang tertentu. Beberapa perusahaan outsourcing menyediakan layanan tambahan seperti nasihat hukum, catatan kepegawaian, optimalisasi pajak, akses ke sistem rujukan, pemeriksaan rekanan.

Agen outsourcing dapat dipercayakan dengan akuntansi penuh atau bagian dari pekerjaan, misalnya, pelaporan atau penggajian. Lebih mudah untuk menginstruksikan agen outsourcing untuk menyiapkan dan menyerahkan semua laporan bahwa perusahaan memiliki: melaporkan ke IFTS (laba, PPN, pajak penghasilan pribadi, PFR, FSS, MHIF, pajak transportasi, pajak tanah, pajak properti, pajak cukai dan lain-lain). Perusahaan outsourcing akan mengurus pembuatan tanda tangan elektronik dan menggunakannya dalam persiapan laporan dan pengirimannya melalui Internet.

Kontrak dengan agen outsourcing, sebagai suatu peraturan, menentukan volume dan jadwal pekerjaan, kriteria untuk menilai kualitas layanan, ukuran dan mekanisme pembayaran upah, ketentuan mengenai kerahasiaan informasi, rahasia dagang dan kewajiban para pihak. Penting untuk menyiapkan dokumen dan perjanjian yang diperlukan, menentukan algoritma untuk pekerjaan jarak jauh dari spesialis keuangan. Pelanggan memberi agen outsourcing akses ke dokumen primer dan sistem akuntansi. Ada sejumlah sistem akuntansi - 1C, layanan web Bisnisku, dll. Yang paling umum adalah 1C.

Penting juga untuk menentukan ukuran tanggung jawab agen outsourcing atas kesalahan mereka sendiri. Jika agen outsourcing mengasuransikan kegiatannya terhadap kesalahan akuntansi, maka tidak ada ketakutan bahwa kesalahan dalam akuntansi akan memerlukan denda.

Pembukuan di awan


Ini harus diputuskan pada skema alur kerja yang paling efektif. Sering dipraktikkan mengirim scan dokumen akuntan primer melalui email. Perangkat lunak dan basis data dapat disimpan di server perusahaan, dan akses ke sana diatur melalui Internet, atau di-host di server penyedia hosting atau di cloud. Akuntan telah menghargai manfaat dari komputasi awan.


Biasanya, perusahaan outsourcing memberi pelanggan akses jarak jauh ke akuntansi untuk melihat data. Dan jika perlu, Anda dapat mengambil database dengan data. Perusahaan akuntansi akan memberi Anda pangkalan yang disiapkan, membantu Anda memasangnya di peralatan Anda.

Perhatian khusus harus diberikan pada frekuensi membuat salinan cadangan dari basis data (biasanya penyedia bertanggung jawab untuk ini) dan keamanan transmisi data, karena sekarang jauh lebih sering, misalnya, data pribadi ditransfer, informasi lain yang memerlukan perlindungan terhadap akses yang tidak sah.

Jika program 1C terletak di cloud, maka Anda dapat menggunakannya dari PC atau laptop di rumah. Menyewa cloud 1C, Anda mendapatkan akses sepanjang waktu dari mana saja di dunia. Dan dengan cloud biaya 1C cukup terjangkau untuk perusahaan mana pun.

Sewa atau hosting 1C


Terlepas dari siapa yang bergerak dalam bidang akuntansi, spesialis di negara bagian, freelancer atau agen outsourcing, 1C: Enterprise nyaman untuk digunakan di server virtual (VPS) di pusat data penyedia hosting. Server seperti itu dapat bekerja di bawah Windows dan di Linux. Dalam hal ini, biaya peralatan dan pemeliharaannya tidak akan diperlukan. Semakin banyak perusahaan yang mempertimbangkan untuk menyewa server sebagai alternatif untuk membelinya. 

Sebagian besar administrator sistem dan pengembang 1C menggunakan Microsoft Windows Server dan MS SQL. Biasanya, ini adalah VPS dengan hypervisor virtualisasi KVM atau Hyper-V. Untuk 1C Anda membutuhkan RAM 2 GB dan setidaknya 40 GB pada disk.

Di Rusia , layanan penyewaan server VPS dari 1C(1C: Pembukuan, 1C: Mengelola perusahaan kami, 1C: Perusahaan, 1C: Otomasi Terintegrasi, dll.) Menawarkan sejumlah host. Dalam hal ini, Anda dapat bekerja dengan 1C dari perangkat apa pun dan dari mana saja di dunia. Anda dapat mentransfer basis data Anda ke server virtual atau membuatnya dari awal.

Keuntungan hosting 1C:

  • Menghemat biaya modal, Anda tidak perlu membeli perangkat keras server, Anda tidak perlu membeli lisensi untuk 1C, produk Microsoft.
  • Infomasi 1C di server virtual tersedia sepanjang waktu, kapan saja, di mana saja. 
  • Kemudahan penggunaan, karena 1C pada VPS beroperasi pada perangkat apa pun dengan akses Internet.
  • Tidak perlu menghabiskan waktu untuk pembaruan dan pencadangan, biasanya penyedia melakukannya untuk Anda.
  • Keandalan pusat data yang tinggi.

RUVDS, misalnya, memiliki jaringan luas pusat data yang dapat diandalkan (mereka berlokasi di Moskow, St. Petersburg, Kazan, London, Frankfurt, Zurich, Amsterdam, Yekaterinburg), dan kami bekerja dengan jaringan terbesar dan pusat data independen dengan peringkat keandalan tinggi setidaknya TIER III (SLA 99,998%). Server kami berjalan pada peralatan yang kuat dan baru dari mitra - Huawei.
Selain meningkatkan perlindungan dan cadangan di tingkat pusat data, sertifikasi FSTEC, kami telah menyimpulkan kontrak asuransi dengan perusahaan terbesar di dunia - perusahaan asuransi AIG dan sekarang kami dapat menawarkan kepada klien kami - badan hukum, kondisi yang menarik untuk asuransi individu dari aktivitas mereka dan data di server virtual perusahaan. Asuransi tersebut memberikan kepercayaan kepada pelanggan bahwa jika terjadi insiden mereka akan dapat menerima kerusakan. Selain itu, ini meminimalkan konsekuensi dari krisis yang disebabkan oleh kebocoran data, kompensasi dalam kasus pelanggaran integritas informasi perusahaan.

Jadi, 1C virtual di cloud sesuai dengan model SaaS (Perangkat Lunak sebagai Layanan) akan memungkinkan Anda untuk menggunakan perangkat lunak sebagai layanan pembayaran bulanan, bekerja dengan 1C di cloud dari mana saja. Tidak perlu membeli perangkat lunak, pemeliharaan dan pembaruannya. Biaya 1C di cloud jauh lebih murah daripada membeli infrastruktur TI untuk 1C.

Oleh karena itu, solusi cloud dipilih berdasarkan kriteria kepraktisan dan biaya layanan. Pelanggan menerima solusi berlisensi yang berfungsi tanpa harus menghubungi spesialis untuk memperbarui sistem 1C. Menghemat waktu, uang, serta kemampuan untuk bekerja dengan aplikasi dari PC yang berbeda dapat menjadi faktor penentu dalam memilih suatu produk. Dengan berlangganan, pelanggan dapat mengotomatiskan bisnis inti mereka, menyimpan catatan, menghitung gaji, dan mengirimkan laporan melalui Internet.

Seperti hasil tes menunjukkan , 1C pada VPS / \ VDS adalah solusi menarik yang dapat meringankan sakit kepala banyak perusahaan. Oleh karena itu, perlu memperhatikan layanan “VPS-server dengan 1C yang sudah diinstal”. Tentu saja - dengan mempertimbangkan semua pro dan kontra dari keputusan seperti itu.

More articles:


All Articles