Get best of the week

Produktivitas dan motivasi dari kejauhan: Perusahaan IT Rusia berbagi pengalaman selama 2 bulan dalam isolasi

gambarFoto: Menekankan Staf / Flickr

Banyak perusahaan IT dikarantina pada pertengahan Maret, tanpa menunggu perintah resmi dari pihak berwenang. Menjadi menarik bagi kami bagaimana mereka dapat mengatur pekerjaan jarak jauh, kesulitan apa yang muncul, dan yang paling penting, bagaimana menjaga motivasi karyawan dari jarak jauh. Ternyata semuanya tidak begitu buruk dan beberapa siap untuk terus bekerja dalam mode baru dan aktif.
, . , . , , - .

:
: , AdTech Rambler Group

? ?


Natalya Tanaeva, manajer pengembangan merek pemilik perusahaan VKontakte:

Beberapa tim telah mulai bekerja lebih efisien, beberapa telah mempertahankan kecepatan kerja mereka sebelumnya, untuk beberapa lebih sulit untuk beralih ke format jarak jauh. 

Tetapi secara umum, produktivitas seluruh tim bahkan meningkat. Dengan penguncian, kami memiliki banyak tugas baru - perlu segera menanggapi perubahan di dunia dan menyesuaikan produk dengan format jarak jauh. Kami melakukannya dengan sangat baik.  

Seperti sebelum pindah ke lokasi terpencil, kami tidak melacak jam kerja, tetapi fokus pada jumlah pekerjaan yang dilakukan dan tugas yang dilakukan. Kami memiliki peta jalan, sprint, dan pelacak tugas.

Sergey Luchin, juru bicara Grup Mail.ru:

Dalam pekerjaan, kami paling peduli tentang hasilnya, bukan prosesnya. Setiap karyawan memiliki cara mereka sendiri untuk mencapainya. Menjaga jari Anda pada denyut nadi penting, tetapi ini harus dilakukan dengan hati-hati. Perlu bahwa kontrol tidak mengambil terlalu banyak waktu - jika seseorang menghabiskan satu atau dua jam pada laporan, hari kerja pada dasarnya dikurangi dan digunakan secara tidak efisien. Selain itu, ada tugas-tugas yang kemajuannya hanya dapat dilihat setelah waktu yang lama, dan laporan harian semacam itu tidak masuk akal. Seringkali, satu setengah jam percakapan dengan pemimpin dalam seminggu akan jauh lebih efektif daripada lima "status" harian.
Cukup bagi kita untuk memahami bahwa karyawan itu termasuk dalam proses dan tersedia untuk kolega.

Sepanjang pekerjaan jarak jauh kami, kami melakukan survei rutin untuk mengetahui bagaimana perasaan rekan kerja ketika bekerja dari rumah. Sebagian besar mencatat bahwa dalam mode jarak jauh mereka nyaman, dan mereka bekerja lebih efisien.

Olga Filatova, Wakil Presiden Eksekutif Beeline untuk Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Organisasi:

Wawancara dengan para manajer menunjukkan bahwa kinerja karyawan tidak berubah atau meningkat. Beeline mulai mengimplementasikan proyek kerja jarak jauh BeeFREE pada tahun 2016, dan selama ini kami telah memperoleh pengalaman luas dalam mengatur dan mengelola pekerjaan jarak jauh. Pengalaman ini juga membantu pada bulan April tahun ini untuk dengan cepat mentransfer lebih dari 90% karyawan ke pekerjaan yang sepenuhnya terpencil.

Karyawan dan manajer menggunakan portal perusahaan untuk mengatur dan mengelola pekerjaan jarak jauh. Karyawan mengisi daftar tugas dengan tugas untuk hari itu, dan alat ini membantu memantau keefektifan. Selain itu, kami melakukan survei terhadap para eksekutif.

Layanan Pers Rambler Group:

Setelah tiga minggu pertama udalenka, kami secara selektif mewawancarai kolega dan mengetahui bagaimana perasaan mereka ketika bekerja dari rumah. Sekitar 20% karyawan dari berbagai tingkatan dari berbagai departemen mengambil bagian di dalamnya. Sebagian besar dari mereka telah meningkatkan jumlah pekerjaan (seperti 57% orang di seluruh dunia), sementara banyak yang merasakan mobilisasi dan persatuan universal. Produktivitas juga meningkat - karyawan di situs terpencil mulai bekerja lebih aktif dan lebih banyak. Oleh karena itu, setelah pengumuman hari libur pada bulan April dan Mei, mayoritas karyawan (lebih dari 80%) menyatakan keinginan untuk terus bekerja pada proyek yang mereka lakukan.

Tim SDM “Dodo Pizza”:

Setelah transisi ke pekerjaan jarak jauh, banyak anak memiliki hari kerja yang lebih lama. Saat bekerja dari rumah, Anda tidak perlu menghabiskan waktu di jalan dan sulit untuk melacak waktu. Hari kerja dimulai lebih awal dan berakhir kemudian. Banyak juga yang bekerja di akhir pekan.

Setiap kuartal kami melakukan survei pulsa dan pada bulan April kami menambahkan pertanyaan tentang pekerjaan jarak jauh. Hasilnya menunjukkan bahwa para lelaki merasa nyaman, mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk bekerja. Satu-satunya hal adalah tidak ada komunikasi langsung yang cukup dengan kolega.

Kami terus mengirim furnitur dan peralatan dari kantor jika karyawan membutuhkannya.

Apa kesulitan bekerja dari jarak jauh dalam tim besar? Bagaimana Anda membangun komunikasi? Layanan apa yang Anda gunakan?


Natalya Tanaeva, VKontakte:

Kami terbiasa berbicara banyak: tidak hanya di pertemuan di ruang rapat, tetapi hanya dengan cepat di koridor atau di dapur, tentang masalah bisnis atau informal. Sebelumnya, kami sering pergi makan siang bekerja atau membahas masalah dengan cepat untuk minum kopi. Ini adalah bagian dari budaya kita. Karena itu, ketika semua orang pergi bekerja dari jarak jauh, itu menjadi tidak biasa dan pada awalnya sedikit rumit - tidak ada komunikasi yang cukup.

Tetapi pada saat yang sama, kami sudah memiliki pengalaman dalam komunikasi jarak jauh. VK memiliki kantor di berbagai lokasi dan kota, banyak karyawan terpencil, sehingga bahkan di "masa damai" kami berbicara tidak hanya hidup. Sistem ini dibangun dengan baik melalui platform VKontakte: kami menggunakan ruang obrolan, komunitas kerja, dan antarmuka internal lainnya.

Penting bagi kita untuk berada pada gelombang yang sama dan mengetahui apa yang dilakukan oleh tim tetangga. Oleh karena itu, proses memberi tahu karyawan selalu menjadi prioritas, jauh sebelum isolasi. Namun, dalam kenyataan modern, beberapa format harus sedikit diperbaiki.

Contohnya:

  • Longread tim yang dilaporkan dulunya dirilis setiap dua minggu sekali, sekarang - setiap minggu;
  • pidato tentang berita dalam karya yang digunakan untuk berlangsung dalam format siaran dari Kantor Pusat. Anda bisa datang ke ruang konferensi dan menonton langsung, mengajukan pertanyaan kepada pembicara, pat. Sekarang mereka ditahan dalam format video. Kami merekam video sebelumnya, mengedit dan mempublikasikan pada waktu yang biasa di komunitas untuk seluruh Tim. Rasa hormat dapat diungkapkan dalam komentar;
  • pertemuan dengan manajemen (kami menyebutnya "Jumat"), di mana tingkat-c menjawab pertanyaan Tim dan berbicara tentang acara-acara penting, beralih ke format siaran.

Layanan pers Rambler Group:

Kami dapat dengan cepat beralih ke format kerja jarak jauh - kami butuh sekitar dua hingga tiga hari. Grup Rambler telah lama membentuk proses kerja jarak jauh untuk sebagian besar karyawan grup.

Untuk rapat massal, kami segera menyiapkan Tim untuk semua orang, membeli lisensi Zoom, membantu karyawan untuk mengkonfigurasi layanan dan peralatan komunikasi baru (untuk periode akses penuh ke mode jarak jauh, tim dukungan teknis mengerjakan sekitar 500 tiket). Untuk akses cepat ke layanan internal, kami mengganti router VPN dan menyediakan akses standar untuk lebih dari 1,2 ribu karyawan.

Untuk tetap berada di bidang informasi umum, kami mengadakan pertemuan online mingguan dengan para pemimpin bisnis, CEO bertemu dengan tim setiap dua minggu sekali. Kami tetap berhubungan dengan tim dan pemimpin. Kami bahkan ingin meninggalkan praktik ini di masa depan, hampir seluruh tim dapat menghadiri pertemuan online, minimal melepaskan diri dari tugas pekerjaan.

Olga Filatova, Beeline:

Salah satu tugas terpenting adalah menjaga komunikasi yang konstan dan transparan dengan semua karyawan, baik di dalam departemen maupun dengan manajemen puncak. Agar terus-menerus berada di bidang informasi, manajer melakukan konferensi video berkelanjutan di Zoom, Blue Jeans, Skype for Business, menggunakan grup dalam berbagai pengirim pesan instan untuk bertukar informasi. Peran penting dalam komunikasi dimainkan oleh Space portal perusahaan, di mana kami menerbitkan berita dan pengumuman pertemuan dengan manajemen puncak. Pertemuan semacam itu diadakan secara teratur bersama kami, karena komunikasi terus-menerus dengan para pemimpin perusahaan sekarang merupakan jaminan ketenangan pikiran bagi para karyawan.

Sergey Luchin, Grup Mail.ru:

Kami adalah perusahaan teknologi, dan lebih mudah bagi kami untuk mentransfer pekerjaan ke mode jauh: Mail.ru Group memiliki banyak produk komunikasi yang kuat, termasuk dua jejaring sosial Rusia terkemuka. Kami dulu memecahkan banyak masalah di messenger, mail, dan video, tetapi sekarang kami hanya mentransfer semua komunikasi online, termasuk pertemuan dengan mitra.

Layanan Pers MegaFon:

Perusahaan memberikan kesempatan kepada semua karyawannya untuk menghubungkan Tarif Unite !, yang mencakup Internet di rumah, komunikasi seluler, dan TV, untuk organisasi kerja yang sukses dari rumah selama tiga bulan gratis. Untuk tujuan yang sama, para ahli di MegaFon Corporate University MegaAcademia melakukan webinar untuk karyawan dan kerabat mereka dengan rekomendasi untuk meningkatkan produktivitas, mengatur ruang kerja, dan informasi tentang alat digital untuk komunikasi tanpa gangguan dan penyelesaian masalah yang cepat. Pelatihan dikembangkan untuk para manajer tentang cara mengatur pekerjaan karyawan dari jarak jauh. Secara total, mereka mengadakan lebih dari 20 acara online: lokakarya, webinar, pameran karir, dan lainnya.

Bagaimana Anda memotivasi karyawan? Bagaimana Anda mengimbangi kurangnya acara membangun tim?


Tim SDM “Dodo Pizzas”:

Kami telah diisolasi selama lebih dari sebulan dan kami semua merindukan satu sama lain. Untuk mempertahankan semangat tim, mereka memanggil tim, bermain kuis di akhir pekan dan melakukan pencicipan online. Pada bulan April, kami merayakan ulang tahun perusahaan secara online. Mereka mengatur siaran di saluran YouTube dalam bentuk panduan program dan saluran mereka sendiri “Dodo TV”. Rekan-rekan di udara diajarkan untuk memasak, menggambar, berolahraga di rumah, mengambil foto-foto indah dan memainkan game "Tebak melodi". Tentu saja, ada program berita dari CEO perusahaan dan after party di Google Meet.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Sebelum kami pindah ke tempat kerja yang jauh, kantor kami memiliki banyak hiburan dan kegiatan untuk karyawan: pizza Jumat, permainan di Rumah Pemotongan Otak, kelas master, kejuaraan tenis meja, kunjungan bioskop bersama dan banyak lagi. Ketika menjadi jelas bahwa pekerjaan jarak jauh akan berlangsung lebih dari satu minggu, kami mulai berpikir bahwa dari kegiatan kami adalah mungkin untuk beradaptasi dengan format jarak jauh. Dan segera mereka bertanya kebutuhan apa yang mungkin timbul bagi karyawan ketika bekerja dari rumah, yang dapat kami bantu tutup. Mereka bertanya kepada seluruh tim apa kekurangan mereka dan apa yang mereka inginkan, dan, berdasarkan jawaban, menyiapkan format baru. 

Sebagai hasilnya, kami memformat ulang komunitas internal kami untuk karyawan VK Lectures (di mana kuliah untuk Tim dari Markas Besar disiarkan pada waktu yang biasa) menjadi sebuah komunitas untuk menjaga semangat di tempat yang jauh - VK Isolasi. Dan mereka memindahkan gedung tim di sana dalam format baru.

Kami memformat ulang hiburan lama dan menambahkan hiburan baru yang relevan untuk pekerjaan jarak jauh:

  • Makanan. Kami menerbitkan resep keren dan sederhana dari rekan kerja bagi mereka yang pertama kali sendirian di dapur. Untuk tingkat mahir, mereka mengatur kelas master yang lebih kompleks oleh koki melalui komunikasi video. Kode promo untuk diskon dikirim ke semua karyawan di Klub Pengiriman.
  • . , , - - . , , - VK, . 
  • . «» . : .
  • . Random Coffee , Discord.
  • . , , . , , , . 
  • . .
  • . , , , , , Zoom.

Mereka juga memberikan ceramah tentang sejarah Rumah Penyanyi dan department store "Dekat Jembatan Merah" dengan para sejarawan Rumah Budaya Lev Lurie. 

Olga Filatova, Beeline:

Kami menggunakan keterlibatan online karyawan, yang membantu mereka untuk merasa menjadi bagian dari tim. Misalnya, di portal perusahaan kami mengumpulkan koleksi foto dengan tempat kerja di rumah karyawan, berlatih olahraga online bersama, kuis, turnamen catur online, olahraga elektronik. Untuk pekerjaan yang lebih nyaman di Zoom, buat latar belakang perusahaan yang disesuaikan. Kami mengumpulkan semua acara yang diadakan di perusahaan dalam BeeFREE Digest mingguan yang akan datang. Semua karyawan jarak jauh dibebankan paket tambahan lalu lintas Internet ke nomor layanan mereka, dan telemedicine juga disediakan dalam paket VHI.

Layanan Pers MegaFon:

MegaFon menyelenggarakan acara hiburan online untuk karyawan yang bekerja jarak jauh di platform TV MegaFon. Pada bulan April dan Mei, konser online bintang asing terkenal dan pesta band penutup berlangsung. Pada 7 Mei, sebuah kuis diselenggarakan. Pada hari Jumat, 15 Mei, konser rock akan diadakan. Ada juga rencana untuk mengadakan kelas master kuliner dengan anak-anak karyawan dan kelas master dalam menggambar.

Sergey Luchin, Grup Mail.ru:

Kami telah menerjemahkan hampir semua kegiatan sosial online, bahkan olahraga dan program perusahaan untuk anak-anak karyawan. Mereka meluncurkan proyek tambahan: diskusi film dengan kritikus film Anton Dolin, memasak bersama sarapan bersama koki profesional, dan sebagainya. Juga, ketika beralih ke pekerjaan jarak jauh, kami memberikan diskon tambahan dari Delivery Club untuk semua karyawan kami. Kebijakan kami di bidang pengembangan, pelatihan, kompensasi dan tunjangan tetap tidak berubah.

Layanan Pers Grup Rambler

Kami terus berhubungan, kami dapat mengatakan bahwa kami jarang bertemu sebelumnya. Kami memiliki kuis online, mitaps. Partisipasi dalam acara bersifat eksklusif sukarela, kami memahami bahwa isolasi diri tidak membatalkan urusan pribadi, dan pekerjaan dapat menghabiskan lebih banyak energi. Karena itu, kami hanya berusaha membantu: menyibukkan anak-anak, menjelaskan aturan baru untuk menyendiri, memberikan alat yang efektif.

Banyak kegiatan yang diselenggarakan oleh karyawan itu sendiri. Sebagai contoh, kami memiliki Rambler / bar mingguan, dalam kerangka yang setiap orang tertarik untuk membahas online tidak hanya masalah pekerjaan, tetapi juga beristirahat, berbicara tentang topik abstrak / pribadi.

Apakah ada kasus kejenuhan? Bagaimana Anda bekerja dengan karyawan seperti itu? Apakah Anda memiliki psikolog staf yang siap membantu dalam kasus seperti itu?


Natalya Tanaeva, VKontakte:

Selama lebih dari setahun sekarang, seorang psikolog profesional telah bekerja di Kantor Pusat kami, yang dapat dihubungi oleh semua karyawan. Dengan transisi ke pekerjaan jarak jauh, kesempatan untuk beralih ke psikolog dipertahankan - hanya sekarang sesi-sesi itu melalui komunikasi video. 

Selain itu, kami memiliki mitra bisnis SDM yang dengannya setiap karyawan dapat mendiskusikan masalah apa pun yang menjadi perhatiannya. Kami mendukung pendekatan individual, dan selalu berusaha menemukan solusi optimal untuk masalah spesifik setiap karyawan, termasuk ketika menyangkut masalah burnout. Seseorang membutuhkan waktu untuk bersantai dan sepenuhnya beralih dari tugas pekerjaan, seseorang membutuhkan perubahan aktivitas dalam tim, dan seseorang membutuhkan bantuan untuk membangun garis yang lebih jelas antara pekerjaan dan waktu pribadi. 

Layanan Pers Grup Rambler

Pada awal isolasi kami, kami mengadakan perjanjian dengan Understand Remote Consulting Service, di mana karyawan dari sekelompok perusahaan dapat berkonsultasi dengan psikolog, pengacara, dan konsultan keuangan secara gratis.

Juga, tim pelatihan dan pengembangan kami menawarkan sesi pelatihan online pribadi kepada semua orang. Ini adalah komunikasi dengan spesialis kelas atas tentang berbagai masalah, termasuk kelelahan, kehilangan motivasi. Mereka yang ingin makan, kami tahu pasti. Tapi tentu saja, seluruh proses ini sepenuhnya anonim.

Olga Filatova, Beeline:

Selama lima tahun proyek, kami telah mempelajari secara rinci penyebab ketidaknyamanan staf dan menemukan cara yang efektif untuk bekerja bersama mereka. Dalam kursus pelatihan yang diperlukan tentang pekerjaan jarak jauh, kami memberikan catatan pengantar yang diperlukan tentang perencanaan dan manajemen waktu, berbagi peretasan kehidupan, bagaimana menjaga keseimbangan kehidupan kerja. Selain itu, setelah pandemi dimulai, universitas perusahaan kami mengembangkan webinar "Cara Mengatasi Kecemasan". Untuk mempertahankan status sumber daya karyawan di portal internal, kami menerbitkan koleksi musik, buku, dan film, aplikasi, peretasan kehidupan untuk pekerjaan jarak jauh dan bahan-bahan bermanfaat lainnya.

Sergey Luchin, Grup Mail.ru:

Kami memberi karyawan kami informasi yang berguna tentang topik telecommuting dan membantu kolega beradaptasi dengan mode isolasi diri. Kami membantu dengan masalah yang terkait dengan organisasi tempat kerja, penggunaan alat kerja dan komunikasi.

Selain itu, kami meluncurkan program webinar status stres dan fungsional. Dalam kondisi kerja jarak jauh, kolega mungkin menghadapi sejumlah kesulitan, termasuk dalam membangun keseimbangan istirahat kerja, oleh karena itu baik psikolog kantor kami dan layanan konseling psikologis online pihak ketiga tersedia untuk semua karyawan, yang kami membuat akses perusahaan.

Layanan Pers MegaFon:

Untuk menghindari kejenuhan profesional dan dengan cepat menyelesaikan masalah yang muncul dalam mode isolasi diri yang tidak biasa untuk semua orang, karyawan dapat beralih ke psikolog perusahaan yang siap berkonsultasi, memberikan dukungan dan memberikan rekomendasi tentang cara mengatasi beban tambahan.

Apa yang Anda lakukan jika seorang karyawan merasa tidak nyaman bekerja di situs jarak jauh?


Olga Filatova, Beeline Executive Vice President Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Organisasi:

Untuk mengatur pekerjaan jarak jauh dengan baik, manajer dan karyawan mengambil kursus online yang disiapkan oleh universitas perusahaan. Mereka harus melewati semua karyawan yang bekerja dari jarak jauh. Dari kursus ini, rekan belajar tentang semua tindakan dan algoritma yang diperlukan yang membantu bekerja dengan nyaman dari rumah. Pada saat yang sama, tentu saja, karyawan selalu dapat mendiskusikan masalah tertentu dengan penyelia mereka, dan mengatasi kesulitan yang ditemui pada sesi pelatihan individu.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Kami melakukan survei tentang perasaan karyawan dari jarak jauh dan apakah kami dapat membantu dengan hal lain, membaca jawaban, dan mencoba menyelesaikan masalah yang muncul. Kepada semua orang yang merasa tidak nyaman bekerja di balik layar laptop, kami membawa monitor dari kantor, dan mereka yang menderita di rumah tanpa kursi kantor membawa kursi. Kami mencoba memprediksi kebutuhan yang mungkin muncul untuk karyawan dengan pekerjaan jarak jauh, dan mencari cara untuk memuaskan mereka. 

Setiap karyawan dapat mengatasi masalah dengan atasan langsung mereka dan mitra bisnis SDM atau HRD. Saat ini kami tidak dapat mengizinkan karyawan untuk bekerja dari kantor karena alasan keamanan, tetapi kami mencoba untuk menyelesaikan semua permintaan lainnya.

Layanan Pers Grup Rambler

Kami mencoba untuk memberi tahu karyawan tentang kehidupan perusahaan dan mendukung mereka. Sejak hari pertama pekerjaan jarak jauh, kami mulai melakukan koneksi langsung dengan direktur umum, pemimpin bisnis, dan tim. Selain itu, kami mengatur webinar kami sendiri, di mana kami berbicara tentang bagaimana tetap tenang dalam kenyataan baru untuk spesialis dan manajer. Salah satu webinar pertama tentang keterampilan kerja jarak jauh (termasuk pribadi dan psikologis) dihadiri oleh sekitar 700 karyawan.

Sergey Luchin, Grup Mail.ru:

Jika kesulitan muncul, kolega mana pun dapat meminta pengawas dan mitra bisnis SDM timnya untuk membantu menyelesaikan masalah apa pun.

Berapa lama tim Anda secara teori siap untuk bekerja dalam mode seperti sekarang?


Olga Filatova, Beeline:

Kami telah bekerja dari jarak jauh sejak 2016, jadi kami tidak mengalami kesulitan. Selain itu, kami siap untuk berbagi pengalaman dalam mengatur dan mengelola pekerjaan jarak jauh dengan perusahaan lain dan karyawan mereka. Pada bulan Maret 2020, Beeline membuat situs dengan materi yang relevan : aturan untuk pekerjaan jarak jauh, bahasa dokumen hukum, peretasan kehidupan dari karyawan, entri webinar tentang topik ini, dll. Lebih dari sebulan, lebih dari 100 ribu orang mengunjunginya.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Bekerja dalam format jarak jauh memiliki minus dan plus, dan sejauh ini kami melakukannya dengan sangat baik. Bisakah kita terus seperti ini? Ya, sementara ada kebutuhan seperti itu. Tapi kami, tentu saja, seperti orang lain, sedang menunggu normalisasi situasi dan kesempatan untuk kembali ke ritme yang biasa bekerja di kantor dan bertemu dengan rekan kerja secara langsung. 

Layanan pers Grup Rambler

Dalam beberapa aset medis ("Poster", "Rambler"), rezim shift yang fleksibel telah diperkenalkan sejak lama, dan jadwal mereka tidak berubah secara signifikan. Secara teknis dan operasional, kami siap untuk pindah ke lokasi terpencil dan, menurut para pemimpin aset, kami mempertahankan efektivitas kami. Tetapi ada proyek yang pekerjaannya tidak mungkin dilakukan dalam format jarak jauh. Ini berlaku untuk media kami, studio proyek Okko - sekitar 3% dari total jumlah karyawan.

Kami semua merindukan kantor, kolega, teman, dan manajer, jadi kami ingin segera kembali ke kantor. Kami sendiri merasakan dan melihat / mendengar ini dalam kerangka umpan balik dari rekan kerja.

Tim SDM “Dodo Pizza”:

Setelah melemahkan karantina, kami berencana untuk merekomendasikan bekerja dari rumah untuk menghilangkan risiko infeksi di transportasi umum.

More articles:


All Articles