Get best of the week

Revolusi di departemen TI (departemen). Apakah itu perlu?

Datang ke perusahaan baru sebagai direktur TI, kami, rekan kerja, tanpa sengaja menemukan kesalahan para pendahulu kami.

Tentu saja, dalam masalah perfeksionisme, kami ingin segera memperbaiki semuanya. Nah, bagaimana Anda bisa bekerja seperti itu? Ini salah! Anda tidak bisa melakukannya dengan cara ini! Dan seterusnya ...

Dan di sini banyak dari kita membuat kesalahan besar.

Jangan terburu-buru untuk membuat keputusan yang secara mendasar membalik proses bisnis perusahaan yang sudah mapan.

Bagaimanapun, tidak peduli seberapa buruk sistem itu dibangun, tidak peduli seberapa keras kesalahan yang dibuat; - dalam hal apa pun, sistem bekerja, sistem memungkinkan personel bisnis mendapatkan uang dan sejumlah alasan :)

Di mana saya memulai


Tampak bagi saya bahwa tindakan pertama direktur TI baru di perusahaan baru adalah audit. Dan di sini Anda tidak perlu mendengarkan buku-buku Barat, yang mengatakan sesuatu seperti "Jangan sepenuhnya masuk ke segala sesuatu di gelombang pertama audit." Itu perlu, kawan-kawan, itu perlu! Semakin cepat Anda terjun ke dalam proses, semakin cepat Anda akan dapat memahami mengapa sistem ini bekerja dengan cara ini, mengapa keputusan ini dibuat di sini, mengapa orang bekerja seperti itu ... Dan jutaan lainnya mengapa dan mengapa. Dan ini adalah penyelaman yang lengkap dan cepat yang tidak akan memungkinkan Anda untuk melakukan sejumlah kesalahan yang sangat tidak diinginkan, yang disebut "Zaman Keemasan". (90 hari pertama bekerja di perusahaan baru).

Bagaimana melakukan ini, ketika dalam "periode emas" Anda terkoyak oleh semua orang. Semua orang berusaha menyelesaikan masalah mereka yang tidak dapat diselesaikan dengan panduan TI sebelumnya. Jawabannya sederhana: "berkomunikasi dengan orang-orang, tidak peduli betapa sulitnya bagi Anda. Jangan diam. " Penting untuk memberi tahu orang-orang bahwa tugas Anda di sini dan sekarang adalah membuat pekerjaan semua pengguna sistem TI perusahaan sejelas dan senyaman mungkin. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengambil beberapa nuansa penting, yang, sayangnya, tidak pernah terbaring di permukaan.

Libatkan karyawan perusahaan semacam itu dalam audit Anda. Bahkan jika pada awalnya Anda merasa bahwa mereka adalah “lonceng kosong berkepala kosong” - percayalah, ini tidak benar. Dengan cara ini, karyawan menunjukkan kepada Anda tangisan jiwa mereka. Namun dengan cara yang sering tidak menyenangkan.

Sabar, rekan! Pekerjaan kami tidak mentolerir kesimpulan yang terburu-buru dan impulsif.

Namun, tidak mungkin untuk mengambil dan mempelajari semuanya sekaligus. Tentu tidak mungkin.

Temukan tokoh kunci di perusahaan. Omong-omong, ini dalam banyak kasus bukan TOPs :)

Orang-orang inilah yang akan membantu Anda melihat akar kejahatan. Seringkali, Anda harus belajar secara mendalam dari 3 hingga 4 tugas sekaligus. Setelah menyelesaikannya, Anda dapat mencapai apa yang disebut "stabilisasi primer". Ini akan memberikan kesempatan untuk mengambil napas dan melanjutkan audit.

Selain itu, harus dipahami dengan jelas bahwa kemenangan cepat dalam "stabilisasi primer" adalah pertumbuhan orang Anda di mata majikan.

Saya mengusulkan sedikit lebih banyak diskusi tentang topik "stabilisasi primer".

Stabilisasi primer


Apa yang utama? Apa yang kedua? Apa itu tersier?

Sebenarnya, ini adalah pertanyaan yang sulit dan akut.

Tidak ada jawaban yang benar untuk pertanyaan ini. Jadi apa yang harus dilakukan sekarang? - kamu bilang.

Jangan panik!

Dengarkan pembicaraan rekan kerja Anda. Apa yang mereka bicarakan. Lagipula, dalam pidato-pidato mereka, seluruh garam masalahnya terletak. Tampaknya bagi kita bahwa satu-satunya orang yang mampu berbicara tentang masalah perusahaan secara memadai adalah CEO atau pemilik. Tidak, kolega, tidak.

Manajemen perusahaan selalu melihat gagasannya di sisi lain. Sebagai seorang anak untuk orang tua - tidak peduli bagaimana orang memarahinya, dia adalah yang terbaik dan paling unik. Jadi untuk pengusaha. Bisnisnya unik, unik, satu-satunya, dll. Dan semua masalahnya adalah pekerja yang malas (meskipun ungkapan ini memiliki kebenaran sendiri).

Tapi hanya kisah pekerja biasa atau pembersih kantor adalah gudang.

Dari mereka Anda akan belajar tidak hanya rincian kehidupan pribadi setiap karyawan, tetapi juga tentang masalah bisnis yang tidak dilihat pemilik atau CEO pada jarak dekat (yang omong-omong, benar-benar normal). Carilah ledakan emosional yang berharga dari orang-orang ini. Mereka akan membantu mencari tahu lebih lanjut di mana anjing itu mencari-cari.

Cukup baik tentang spionase.

Jadi, setelah berbicara dengan orang selama beberapa hari, Anda mulai memahami esensi secara bertahap. Namun, jangan menyanjung diri sendiri - masih ada banyak pekerjaan di depan. Anda perlu memproses semua informasi yang Anda kumpulkan. Pisahkan gandum dari sekam.

Anda telah menemukan beberapa kemacetan, secara kasar memahami di mana leher sempit dari sistem (atau situasi) sekarang.

Saat ini, tidak ada yang perlu diperbaiki. Saya tidak mau. Anda tidak bisa melakukan itu.

Analisis dan pelajari lebih lanjut. Menggali lebih dalam. Ajukan pertanyaan langsung dan sugestif kepada peserta dalam proses di mana kegagalan terdeteksi.

Sekarang Anda perlu memahami apa yang gagal. Sistem? Orang-orang? Kurangnya peraturan? Bersama?
Jadi waktu Anda telah datang untuk terjun secara mendalam ke dalam masalah ini.

Segera setelah Anda dengan jelas mengidentifikasi sumber kegagalan, buka manual dan bicarakan tentang hal itu dalam presentasi singkat. Jangan diam tentang detail, harus ada banyak detail yang berlawanan, ini akan menunjukkan kepada majikan bahwa Anda adalah orang yang dalam dan sistemik. Dengan demikian, mereka akan mendengarkan Anda dengan cara yang berbeda.

Pastikan untuk menyarankan bagaimana hal ini dapat diperbaiki. Dan sangat diinginkan untuk menawarkan bukan hanya satu opsi, tetapi beberapa sekaligus.

Dan jika Anda berhasil mengekspresikan opsi-opsi ini dalam bentuk uang (keuntungan finansial apa yang akan didapat oleh kepala perusahaan dan perusahaan secara keseluruhan) - pertimbangkan bahwa Anda mulai mendapatkan reputasi dari ketinggian yang lumayan.

Setelah membenarkan proposal Anda kepada manajemen, segera lanjutkan ke "stabilisasi primer".

Kembangkan rencana terperinci yang tersebar berdasarkan tanggal dan sebagainya.

Bagaimana dan siapa yang akan melakukan ini adalah masalah lain. Ini adalah keahlian Anda sebagai manajer. Tidak punya keterampilan?

Belajar!

Ini adalah bagaimana "stabilisasi primer" dilakukan.

Mengontrol pengukuran


Sejumlah waktu telah berlalu dan Anda telah menyelesaikan "stabilisasi primer".

Apa yang harus dilakukan sekarang? Masuk ke optimasi proses saat ini? Bisakah mengoptimalkan anggaran TI? Dapat mengambil otomatisasi total?

Tidak, kolega!

Tidak heran proses sebelumnya disebut "stabilisasi primer". Dan kemudian ide itu segera muncul - untuk melakukan "optimasi sekunder"!

Dan lagi, tidak.

Sekarang sangat penting untuk melakukan pengukuran kontrol atas apa yang telah Anda implementasikan.

Lakukan dalam bentuk yang nyaman bagi Anda. Piring, gambar, grafik - tidak masalah. Poin pemahaman Anda tentang pengukuran kontrol sangat penting di sini.

Misalnya, saya selalu membuat tabel:



Seperti dapat dilihat dari tabel, di bawah nama "pengukuran kontrol" mengintai tabel perbandingan biasa "sebelum" dan "setelah".

Melihat tabel ini, Anda sudah memahami tindakan mana yang memberikan hasil dan yang belum.
Hal ini memungkinkan direktur TI untuk dengan cepat beradaptasi dengan situasi saat ini di perusahaan.

Secara umum nyaman dan efektif.

Setelah melakukan "pengukuran kontrol", kami dapat melanjutkan ke "stabilisasi sekunder".
Oh ya! Jangan lupa menunjukkan hasil pengukuran kontrol kepada karyawan yang berpartisipasi dalam proses ini dan kepada atasan langsung Anda. Orang-orang ini seharusnya tidak memiliki pendapat bahwa Anda melakukan sesuatu di sana, tidak jelas (untuk mereka) apa, dan apa yang Anda butuhkan untuk menunggu sesuatu, tidak jelas berapa banyak waktu. Sekarang bagi Anda ini adalah pilihan terburuk. Biarkan semua orang diposting. Keahlian komunikasi Anda harus menjadi yang terbaik, terutama selama periode yang sulit ini.

Stabilisasi sekunder


Jadi, di depan Anda adalah sebuah tabel (atau apa yang Anda buat sendiri), di mana kelemahan "stabilisasi primer" ditunjukkan.

Kami bekerja dengan mereka.

Kami mengidentifikasi karyawan yang terkait langsung dengan proses ini, melakukan audit berulang.

Pada tahap ini, kami mencoba mengklarifikasi dengan peserta dalam proses sebanyak mungkin kehalusan dan nuansa, yang tidak dia sebutkan pada komunikasi pertama (atau mungkin Anda sendiri lupa bahwa dia membicarakan hal ini). Selesai? Baik! Ajukan pertanyaan kepada orang ini: “Bagaimana dia melihat proses ini? Apa yang dia lakukan untuk optimasi? Sehingga dia menghapus, menambahkan, mengubah, atau mungkin benar-benar menyingkirkan proses seperti itu? " Percayalah, ketika Anda bertanya pendapat orang tentang pekerjaan mereka - ide-ide tentang pengoptimalan mengalir seperti air. Tentu saja, ini tidak selalu merupakan saran yang tepat. Dalam kebanyakan kasus, ini adalah kebodohan biasa. Namun, cobalah untuk mendengarkan dan menarik kesimpulan dari sisi profesional Anda.

Setelah itu, kami menyusun puzzle dan melakukan kembali jadwal stabilisasi. Jangan lupa untuk memberi tahu para peserta dalam proses dan manajemen ini. Juga, jangan lupa untuk mendebat keputusan Anda (dan disarankan untuk mengungkapkan argumen Anda dalam istilah finansial).

Jadi, "optimasi sekunder" telah berakhir - kami sedang melakukan satu pengukuran kontrol lagi. Kami menganalisis dan menarik kesimpulan.

Cukup waktu telah berlalu sehingga Anda dapat melihat proses utama perusahaan secara memadai. Anda sudah dapat memahami esensi, mengidentifikasi pemilik proses, menganalisis sumber daya proses dan memahami alasan untuk hasil yang salah dari proses-proses ini.
Nah, waktunya telah tiba untuk memberikan manajemen "visi" departemen yang dipercayakan kepada Anda di dalam perusahaan.

Seperti yang Anda lihat, kami dapat menghindari revolusi yang tidak perlu, dan di samping itu, kami berhasil menetapkan diri sebagai manajer yang sangat baik dan pemain yang sangat baik.

More articles:


All Articles