Get best of the week

Metode Kanban: Memahami Proses Anda sebagai Proses Membangun Pengetahuan Kolektif - Bagian 1 (resep)

Dengan posting ini, saya kembali ke topik visualisasi proses dalam layanan profesional. Seperti yang saya tulis sebelumnya, kita dapat menafsirkan proses seperti akumulasi bersama dan pengayaan pengetahuan , dan memberikan beberapa contoh. Bagian utama mereka adalah penekanan pada akumulasi pengetahuan dan mendapatkan informasi melalui serangkaian kegiatan bersama, daripada pusat-pusat produksi, langkah-langkah proses dan delegasi.

Sekarang mari kita beralih ke masalah yang terkait dengan ini: bagaimana memulai dengan proses kehidupan nyata dan membuat refleksi yang benar dalam sistem manajemen visual. Untuk tim dan organisasi yang menggunakan sistem Kanban, visualisasi seperti itu merupakan bagian penting dari sistem mereka. Bagi mereka yang mengembangkan layanan mereka menggunakan metode Kanban, ini adalah bagian penting dari praktik visualisasi, yang merupakan salah satu praktik metode tersebut.

Singkatnya, diagram akumulasi pengetahuan / informasi disajikan seperti ini,


kita bisa membayangkan papan Kanban seperti itu:



Metode pemetaan proses memiliki tiga aspek penting:

  1. Apa yang harus dilakukan, pada kenyataannya, dan bagaimana - resep tertentu.
  2. Pengamatan dilakukan dengan benar-benar bekerja dengan kelompok orang: pro, kontra, kejutan, dan jebakan - kita hanya akan mengetahuinya dalam praktik.
  3. Alasan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu dengan cara tertentu adalah apa yang perlu kita pahami agar menjadi lebih seperti koki, bukan koki.

Sebelum kita melanjutkan, perlu dicatat di sini bahwa kita telah beralih dari anggapan bahwa suatu proses adalah urutan langkah-langkah yang ditentukan. Diagram alir hilang dibangun di Visio dan disimpan di SharePoint. Suatu proses adalah apa yang terjadi dalam kehidupan nyata, dan terjadi terutama melalui segudang keputusan yang dibuat (kebanyakan tidak rasional) oleh orang-orang yang secara alami tidak sempurna. Apa yang terjadi adalah norma yang ingin kita tingkatkan.

Hal-hal sederhana: apa yang harus dilakukan dan bagaimana


Untuk mulai merefleksikan proses kami, kami membutuhkan informasi:

  • : , , ;
  • , ( ), ;
  • .

Sangat penting untuk menggunakan contoh nyata benda kerja . Tanpa mereka, orang hanya akan membahas visi mereka tentang proses yang ideal, merujuk pada dokumentasi yang ada pada proses, atau berdebat tentang bagaimana proses ini seharusnya terjadi. Dengan menggunakan contoh, kita dapat melacak apa yang sebenarnya terjadi: berbagai kegiatan dan keputusan yang dibuat dalam proses kegiatan ini. Tiga hingga enam contoh biasanya cukup untuk setiap jenis item pekerjaan. Pasti ada orang yang langsung mengerjakan item pekerjaan ini. Jangan mengandalkan visi manajer, pemimpin tim, atau pelatih proses.


Benda kerja harus dijajarkan di sisi kanan papan besar yang kosong. Dalam hal ini, kami baru-baru ini menetapkan sepuluh elemen dari empat tipe.

Kemudian setiap orang di ruangan mengambil setumpuk stiker, mencatat kegiatan yang diikutinya, atau keputusan yang diambilnya yang mengarah ke pengiriman masing-masing benda kerja tersebut, dan menempatkan stikernya di papan tulis. Perhatian utama harus diberikan pada pengetahuan atau informasi apa yang diperoleh sebagai hasil dari setiap kegiatan, dan bukan pada fakta prosedur dan pertemuan. Fasilitator meminta para peserta untuk menempel satu stiker pada satu waktu dan mengaturnya dalam urutan kronologis. Kami ingin melacak apa yang sebenarnya terjadi selama proses pengiriman.

Ternyata kegiatan ini kompleks dan sosial. Orang-orang tidak ingat banyak tentang apa yang mereka lakukan, tetapi mereka cenderung merangsang ingatan satu sama lain. Misalnya, pengembang perangkat lunak dapat menulis stiker yang menyatakan bahwa ia menulis kode untuk fungsi yang disediakan. Penguji mungkin ingat bahwa mereka benar-benar menguji fungsi yang belum selesai, menemukan kesalahan di dalamnya, dan memberikan laporan kepada pengembang. Kemudian pengembang dapat mengingat bahwa fungsi ini memang tidak lengkap kemudian, bahwa mereka berkonsultasi dengan kolega mereka dan berencana untuk menambahkan beberapa tes otomatis untuk mencegah terjadinya kesalahan seperti itu, dan, oleh karena itu, perlu untuk mengimplementasikan rencana tersebut. Berkat permainan bersama yang rumit inilah aktivitas dominan dari proses yang ada, titik balik, pola interaksi divisualisasikan, dan aturan eksplisit muncul.


Seiring waktu, grup akan mulai melihat kesamaan di antara mereka (tentu saja, dalam jenis item pekerjaan yang sama). Tuan rumah harus mengklarifikasi dengan peserta urutan pembuatan stiker dengan kegiatan serupa. Kadang-kadang pesanan menjadi cukup cepat, sehingga tidak perlu menuliskan setiap langkah terpisah untuk setiap item pekerjaan pada stiker. Kegiatan utama dan dominan kemudian dapat ditentukan dengan mengaturnya pada garis waktu dan mengelompokkan stiker yang sesuai. Sebagai pengingat ( ini dijelaskan secara rinci dalam posting sebelumnya ), salah satu jenis kegiatan utama mendominasi akumulasi pengetahuan untuk sementara waktu, tetapi akhirnya memudar dan digantikan oleh jenis kegiatan dominan baru.


Dalam contoh ini, grup membuat kembali timeline untuk enam pengiriman jenis pekerjaan tertentu dan mengidentifikasi lima kegiatan dominan.

Kebijakan eksplisit


Hasil dari lokakarya ini dapat dengan mudah dipindahkan ke dewan Kanban yang baru. Setiap kegiatan dominan yang diidentifikasi akan diwakili oleh kolom. Grup harus memutuskan cara memberi nama setiap aktivitas - nama-nama ini menjadi tajuk kolom di papan fisik. Karena ada beberapa jenis item pekerjaan dan masing-masing dari mereka dapat memiliki set kegiatan dominan yang berbeda, papan Kanban umumnya akan memiliki beberapa trek, masing-masing memiliki set kolom yang sedikit berbeda untuk menampilkan perbedaan dalam proses.

Lokakarya ini juga membantu mengidentifikasi aturan yang tersirat tetapi tersirat. Ingatlah bahwa salah satu praktik utama metode Kanban adalah membuat aturan eksplisit. Itu mungkin termasuk:

  •  kriteria kesiapan (Definisi Siap);
  •  kriteria penyelesaian (Definisi Selesai);
  • aturan untuk memesan atau memilih item yang akan dieksekusi (ada yang menyebut prioritas ini);
  • pengisian dan pasokan irama;
  • dll.

Semua ini dapat dideteksi dan diperbaiki pada papan baru.

Lokakarya biasanya memakan waktu dua setengah jam . Dalam pengalaman saya, lebih baik tidak terburu-buru, menjelaskan dengan baik, melanjutkan diskusi dengan pertanyaan-pertanyaan bagus dan memberi orang cukup waktu untuk memahami pikiran satu sama lain dan memahami proses kerja mereka. Hanya dalam kasus-kasus sederhana kami menyelesaikannya dalam waktu kurang dari dua jam, dan tidak pernah ada kasus yang membutuhkan waktu lebih dari tiga jam. Saya percaya bahwa kerumitan proses diimbangi oleh terbatasnya perhatian dan sejauh mana orang perlu menyelami rinciannya.

More articles:


All Articles