Cara membuat laporan singkat yang bagus

Akhir Mei dan awal Juni adalah waktu tradisional untuk perlindungan ijazah di universitas. Selain pekerjaan akhir, siswa perlu menyiapkan presentasi singkat (selama 7-10 menit) sebelum komite ujian, serta membuat presentasi. Dan seringkali bagi seorang siswa untuk mempersiapkan laporan / presentasi yang normal adalah hal yang hampir lebih sulit daripada menulis ijazah itu sendiri. Selain itu, seringkali ternyata bahwa semakin informatif dan menarik pekerjaan, semakin sulit untuk membuat kinerja berkualitas tinggi di atasnya. Dalam artikel ini, kami menawarkan pandangan kami tentang cara mengatasi masalah ini.



Di St. Petersburg HSE, kami biasanya menghabiskan bulan April-Mei untuk bekerja dengan mahasiswa pascasarjana dalam pidato pembelaan mereka (dan enam bulan sebelumnya untuk mendengar laporan lengkap). Dan kami entah bagaimana menerima kenyataan bahwa, meskipun tingkat siswa kami sangat tinggi, beberapa dari mereka berhasil menjalani latihan pertama kali. Sebagai aturan, kita harus mendengarkan laporan 2-3 kali, mengedit presentasi, menambah / memodifikasi / mengoreksi presentasi materi sebelum menyatakan presentasi yang sesuai dan melepaskan siswa untuk perlindungan. Dan tentu saja, dari tahun ke tahun kita harus menjelaskan kepada siswa prinsip-prinsip dasar yang sama dalam membangun laporan, mengatur presentasi, dll. Artikel ini adalah beberapa upaya untuk menyajikan secara tertulis semua poin utama yang secara tradisional kami jelaskan kepada siswa yang keluar sebagai pembelaan.Dan kami akan senang jika pertimbangan yang kami sajikan di sini ternyata bermanfaat tidak hanya untuk siswa kami, tetapi juga untuk semua siswa lainnya - pembaca Habr yang datang tahun ini untuk mempertahankan diploma mereka, serta semua orang yang harus menyiapkan presentasi singkat untuk bekerja sesuai dengan hasil pekerjaan mereka saat ini.

Catatan: ilustrasi lebih lanjut diambil dari presentasi untuk tesis siswa tahun pertama program master kami " Pemrograman Data dan Analisis ", lulusan program sarjana " Matematika Terapan dan Ilmu Komputer " Egor Bogomolov.

1.Pertama-tama, format presentasi 7-10 menit secara signifikan membatasi jumlah slide dalam presentasi. Pengalaman menunjukkan bahwa seharusnya tidak lebih dari 12-15 slide. Mengapa? Jika kita mengambil laporan 7 menit dan membagi 7 dengan jumlah slide, maka rata-rata kita mendapatkan sekitar 30 detik per slide. 30 detik adalah periode yang cukup singkat, sulit untuk mengatakan sesuatu yang berarti selama waktu ini. Jika jumlah slide menjadi lebih besar, maka laporan tersebut berubah menjadi antrian senapan mesin dan tidak ada yang punya waktu untuk memahami apa pun, atau pembicara dijamin tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan untuknya. Berdasarkan ini, mari kita perbaiki jumlah slide (12-15) dan memahami apa yang seharusnya ada pada mereka.



2.Dengan slide pertama, semuanya kurang lebih jelas: judul laporan, penulis, penasihat ilmiah, organisasi ditunjukkan di dalamnya. Juga disarankan untuk menandai kota dan tahun. Satu-satunya titik halus: Saya ingin informasi yang ditempatkan pada slide pertama diformat dengan benar. Slide ini menetapkan gaya seluruh presentasi: gaya dan ukuran pin, warna yang akan digunakan nanti. Sebagai contoh, kami sarankan menggunakan biru dan putih - warna perusahaan Menara.



Saya akan memberi tahu Anda tentang gaya slide yang tersisa. Pada masing-masing dari mereka diinginkan untuk melakukan header dan footer. Diinginkan untuk menunjukkan nama blok presentasi di atas (misalkan tentang blok di bawah), di bawahnya - nama belakang pembicara, nama pendek laporan, dan, yang penting , jumlah slide dalam format x / y , di mana xApakah jumlah slide saat ini, y adalah jumlah total slide. Mengapa ini dilakukan? Pendengar, sebagai suatu peraturan, ingin memahami pada titik apa dalam laporan mereka dan berapa banyak slide yang ada di depan. Jika informasi ini tidak tersedia, maka kesan dibuat bahwa laporan dapat bertahan selamanya, atau dapat berakhir kapan saja. Ini menyebalkan.

3. Sekarang mari kita beralih ke konten slide. Seluruh laporan dapat dibagi secara kondisional menjadi dua bagian: bagian pengantar (sebelum merumuskan tujuan dan sasaran pekerjaan) dan bagian substantif (setelah tujuan dan sasaran). Penting : dalam laporan yang baik, bagian pengantar memakan waktu setengah (!)seluruh presentasi, dan inilah alasannya. Jika pembicara tidak membuat pengantar yang normal, tidak membuat semua orang hadir untuk memahami topik pekerjaan, pernyataan masalah, dll., Maka tidak ada yang akan mendengarkan bagian substantif - audiens tidak akan mengerti apa yang dibicarakan. Oleh karena itu, kesuksesan 50% adalah bagian pengantar yang dibangun dengan baik.



Penting : dari sudut pandang kami, bagian pengantar harus terdiri dari tiga blok. Blok pertama- pernyataan masalah, di dalamnya pembicara memberi tahu apa tugasnya, bidang studi apa yang dimilikinya, memperkenalkan konsep dan definisi dasar, menunjukkan mengapa solusi untuk masalah ini penting. Dan blok ini, dengan pengecualian langka, jangan lupa sertakan semuanya dalam laporan Anda. Namun, tidak semua orang, sayangnya, tahu bagaimana cara memberitahunya dengan benar. Kesalahpahaman khas pembicara adalah bahwa hampir semua orang tahu tentang tugas ini, kecuali untuk detail kecil. Dan alih-alih menjelaskan dengan jari apa tugasnya, pembicara mulai dengan bebas menggunakan istilah, definisi, dan fakta, yang dikenal, sebagai aturan, hanya untuknya dan sekelompok kecil rekan-rekannya, tanpa menjelaskannya dengan cara apa pun.

Saya bisa mengatakan hal yang agak menghasut, tetapi pernyataan masalah tersebut harus sedikit banyak mirip dengan jawaban orang tua / teman / kenalan di bar dengan pertanyaan "Apa yang Anda lakukan di universitas / pekerjaan Anda?" Dan tidak mungkin bahwa duduk di bar atau di dapur bersama orang tua Anda, Anda akan menuangkan dalam istilah yang tidak dikenal dan membangun diri Anda menjadi spesialis keren. Kemungkinan besar Anda akan mencoba menjelaskan dengan jari-jari Anda setidaknya bidang subjek tempat Anda melakukan penelitian. Dan sebagai aturan, saat duduk di bar / di dapur, Anda berhasil melakukan ini, tetapi selama laporan - untuk beberapa alasan, tidak. Anda harus mengerti: semakin sederhana, lebih jelas, dan lebih mudah dipahami tentang bidang subjek Anda, semakin banyak orang akan mendengarkan laporan Anda sampai selesai.



Mari kita lanjutkan ke blok kedua- Ulasan hasil yang tersedia di area ini. Sebagian besar pembicara bermasalah dengannya. Untuk beberapa alasan, diyakini dapat dibuang dengan aman, terutama dalam kasus laporan singkat. Sementara itu, ini adalah kekeliruan kolosal, blok ini sangat diperlukan. Jika tidak ada dalam laporan, maka ini biasanya berarti dua opsi.

Opsi pertama - pembicara sama sekali tidak mengerti bahwa, selain dia, ada ratusan, jika tidak ribuan, peneliti yang bekerja dan menerima hasil di bidang ini. Akibatnya, sangat mungkin bahwa segala sesuatu yang akan dibicarakan oleh pembicara telah dilakukan oleh seseorang di suatu tempat sejak lama, dan dia baru saja menemukan kembali kemudinya.

Opsi kedua- bahwa tugas itu sangat tidak menarik dan tidak perlu bagi siapa pun sehingga tidak ada yang melakukannya. Oleh karena itu, relevansi tugas ini mendekati nol, dan mendengarkan karya ini juga tidak masuk akal. Ini, tentu saja, adalah kasus ekstrim, ada yang menengah. Sebagai contoh, beberapa referensi ke 1994 karya. Dan jika hanya itu - sekali lagi masalah, lihat dua opsi yang dibahas di atas.

Kolega yang terhormat, tanpa meninjau hasil dari peneliti lain, semua pekerjaan Anda sama sekali tidak ada artinya! Di dalamnya, Anda harus meyakinkan pendengar bahwa Anda mengetahui semua penelitian terbaru di bidang ini, sepenuhnya memiliki materi, tahu siapa, apa, dan kapan dilakukan selama 4-5 tahun terakhir . Jika ini bukan masalahnya, Anda tidak dapat lagi mendengarkan laporan.



Tampaknya dalam ulasan literatur Anda dapat menyelesaikan bagian pengantar dan melanjutkan ke perumusan tujuan dan sasaran penelitian. Sebenarnya, sebagian besar pembicara yang tidak berpengalaman mencoba untuk melakukannya. Dan ini adalah kesalahan yang sangat besar: dalam presentasi apa pun, harus ada satu lagi blok yang sangat penting, yaitu, sebuah blok dengan nama kode "Big BUT". Dalam blok ini Anda harus mengatakan sesuatu seperti ini: ya, banyak yang telah dilakukan di daerah saya (lihat bagian wajib 1) (lihat bagian ke-2 wajib), tetapi: ada kelemahan ini dan itu dalam pekerjaan ini dan itu, sedemikian ini-dan-dan-itu belum dilakukan untuk pekerjaan ini, tetapi ini-dan-dan-itu tetap tidak bisa dipahami dari pekerjaan ini. Dan dalam pekerjaan saya, saya akan menghilangkan poin-poin ini / untuk menyelesaikan tugas-tugas yang belum selesai ini / untuk menawarkan solusi saya sendiri yang lebih sukses. Dan hanya setelah itu Anda dapat beralih ke bagian tengah laporan - perumusan tujuan dan sasaran pekerjaan .



4. Tujuan dari setiap pekerjaan harus menjadi satu. Berbagai tujuan tidak dibolehkan. Jika ada beberapa dari mereka, itu, lebih tepatnya, di tempat yang salah dan dalam bentuk yang salah yang dirumuskan tujuan penelitian. tujuan- ini adalah sesuatu yang secara integral ingin Anda capai dengan pekerjaan Anda: membuat produk perangkat lunak, menyusun dataset, membuat model, melakukan analisis, dll. Pikirkan tentang apa yang ingin Anda capai dengan pekerjaan Anda. Sebagai aturan, ini akan menjadi tujuan Anda.

Penting: dalam banyak karya, kesalahan yang agak signifikan terjadi di tempat ini - tujuannya dirumuskan terlalu umum, misalnya, "menciptakan sistem penyaringan spam" atau "mendeteksi bot di jejaring sosial". Kolega, ini adalah tugas yang selama beberapa tahun telah diselesaikan oleh perusahaan IT besar seperti Google atau Facebook. Dan akan sangat lucu jika tiba-tiba ternyata ada dalam pekerjaan Anda bahwa tugas global ini akhirnya akan diselesaikan. Dengan probabilitas yang sangat rendah, pendengar akan percaya pada skenario optimis seperti itu. Kemungkinan besar, tujuan yang dirumuskan secara luas yang sama masih, sebagai suatu peraturan, suatu pertanda dari pengalaman dan / atau ketidakmampuan. Tolong jangan membuat kesalahan semacam ini - sebutkan tujuan Anda dengan sangat spesifik.

Mari kita beralih ke tugas. Tugas- Ini, pada dasarnya, rencana singkat pekerjaan Anda, deskripsi singkat tentang bagaimana Anda akan mencapai tujuan yang ditetapkan di atas. Misalnya, "Anda perlu membuat model": 1) buat alat ini dan itu; 2) untuk mengumpulkan dataset ini dan itu; 3) membangun model prototipe; 4) menguji prototipe ini pada data ini dan itu. Seringkali, untuk merumuskan tugas dengan benar, Anda hanya perlu melihat pekerjaan Anda sekali lagi, memecahnya menjadi 3-4 blok besar dan entah bagaimana memanggil blok ini. Sebenarnya, ini akan menjadi tugas Anda.

Penting : tidak boleh ada istilah baru dalam tujuan atau tugas. Jika tiba-tiba muncul, ini berarti bahwa Anda belum menyelesaikan pernyataan masalah, belum sepenuhnya menjelaskan semua istilah, alat, mekanisme yang biasanya digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut, dll. Selanjutnya, seharusnya tidak ada banyak masalah. Sebagai aturan, ini adalah 3-4 tugas global. Jangan hancurkan mereka, jangan lakukan 7–8 tugas. Akhirnya, tugas harus cukup singkat dan ringkas . Idealnya, masing-masing tugas ini harus ditempatkan di footer pada slide berikutnya.



5.Kita sekarang beralih ke bagian kedua, substantif dari laporan. Konstruksinya sangat sederhana. Anda memiliki sekitar 7 slide yang tersisa. Anda harus meninggalkan slide terakhir untuk kesimpulan, 6 slide tetap. Slide ini dibagi menjadi beberapa blok sesuai dengan jumlah tugas. Dan untuk setiap tugas dalam laporan singkat Anda, Anda meninggalkan 1-2 slide. Sayangnya, ini adalah maksimum yang Anda mampu karena batas waktu. Apa yang harus dibawa sudah ada pertanyaan yang agak spesifik, semua orang harus menyelesaikan masalah ini untuk dirinya sendiri. Penting di sini untuk memilih poin yang benar-benar penting dalam setiap tugas dan mencoba untuk membicarakannya secara singkat. Tidak ada resep umum yang cukup untuk bagian ini, dan pengalaman sangat penting di sini: milik Anda, penyelia Anda dan kolega Anda.





Seringkali di tempat ini, para siswa mengajukan pertanyaan: well, well, entah bagaimana secara skematis, di jari saya, ada waktu untuk menunjukkan sesuatu di sana pada 1-2 slide; tetapi ada banyak detail penting, banyak detail penting, dan tidak seorang profesional pun yang mendengarkan laporan akan dapat mengevaluasi pekerjaan tanpa informasi tambahan ini. Apa yang harus dilakukan dalam kasus ini?

Di sini Anda harus memahami yang berikut ini. Sebagai aturan, hanya ada 2-3 orang di antara hadirin yang benar-benar mengerti tentang apa laporan Anda. Kemungkinan besar, mereka benar-benar akan tertarik untuk belajar tentang rincian penelitian ini. Selebihnya, detailnya tidak penting, mereka butuh ide umum. Jelaskan dengan jari Anda, dan untuk para profesional sempit, siapkan dari setiap blok beberapa slide tambahan di luar presentasi. Misalnya, laporan Anda memiliki 15 slide. Biarkan penomoran sebagai x / 15, di mana x adalah jumlah slide ini. Di belakang slide ke-15, buat slide 16-17 tambahan dalam format x / 15, x = 16,17, dan seterusnya, di mana informasi yang tidak cocok dengan blok utama dapat dikeluarkan.



Jika tiba-tiba (yang bukan fakta) setelah laporan Anda, salah satu pendengar memutuskan untuk mengajukan pertanyaan spesifik kepada Anda, Anda akan membuka slide ini dan menjawab pertanyaan ini secara terperinci. Pada saat yang sama, menjawab pertanyaan, Anda tidak lagi terbatas pada 7-10 menit yang diberikan kepada Anda untuk laporan. Oleh karena itu, Anda dapat menambahkan informasi yang secara fisik tidak masuk ke dalam laporan utama, tetapi tentang yang ingin Anda sampaikan.



6.Pergi ke slide terakhir. Pada slide ini, Anda menyatakan kesimpulan atau hasil penelitian Anda. Bahkan, di sini Anda hanya perlu menggandakan tugas yang dirumuskan di tengah laporan Anda. Namun, muncul pertanyaan: mengapa slide ini diperlukan? Bukankah lebih mudah untuk hanya menunjukkan tugas lagi dan mengatakan bahwa semuanya sudah selesai? Tidak, ada perbedaan penting. Faktanya adalah bahwa, ketika merumuskan tujuan penelitian, Anda masih tidak dapat menarik informasi yang akan Anda miliki dalam isi laporan Anda. Anda belum mengungkapkan dengan bantuan ide, metode, dan pendekatan mana yang telah Anda capai tujuan Anda, seberapa sukses pendekatan Anda, seberapa baik pengujian telah dilakukan, dll. Namun, pada akhir laporan Anda, audiens sudah terbenam dalam topik, mereka tahu terminologi,solusi yang Anda usulkan diketahui, dan Anda dapat dengan aman mengungkapkan tugas yang dirumuskan di atas dalam kesimpulan dan menjelaskan secara singkat bagaimana tepatnya Anda memecahkan masalah ini.

Nah, ceri pada kue di bagian pekerjaan ini akan, misalnya, tautan ke artikel yang Anda tulis berdasarkan hasil penelitian, laporan yang Anda buat di konferensi tertentu, produk perangkat lunak yang mulai menggunakan kode yang Anda tulis, dll. .

catatan kecil: slide akhir terpisah "Terima kasih" tidak perlu - frase ini dengan sempurna satu tenang dapat mengatakan pada akhir kata. Slide seperti "Pertanyaan Anda?" Juga tidak pantas. Frasa ini harus diucapkan oleh orang yang memimpin pertemuan ini, jangan mengambil rotinya.

7. Yah, sebagai kesimpulan, beberapa kata tentang apa yang harus dilakukan jika Anda tidak memiliki laporan singkat, 7-10 menit, tetapi besar, 30-40 menit. Penting:seluruh struktur yang dijelaskan di atas secara kategoris tetap tidak berubah. Masih ada blok “pernyataan masalah”, “review hasil yang tersedia”, blok “tetapi”, slide “tujuan dan sasaran”, slide “kesimpulan”. Apa yang berubah? Jumlah slide berubah, terutama di bagian konten: sekarang alih-alih 1-2 slide, Anda akhirnya bisa memasukkan 5-7 slide terperinci untuk setiap tugas.

Tapi ini tidak semua: memperluas bagian konten, Anda tidak boleh melupakan bagian pengantar. Ini juga harus diperluas: perlu untuk memberitahukan secara lebih rinci tentang pernyataan masalah, untuk memberikan gambaran yang lebih rinci dari hasil yang tersedia. Ingatlah bahwa bagian pengantar tetap setidaknya, jika tidak lebih, bagian penting dari laporan Anda. Lakukan dengan buruk - dan tidak ada yang akan memahami semua informasi yang tersisa, atau tidak ada yang akan mendengarkan.

Itu semua secara umum. Kami berharap bahwa catatan ini akan bermanfaat bagi semua orang yang sedang mempersiapkan laporan mereka, dan terutama bagi para siswa yang sedang mempersiapkan presentasi karya kelulusan mereka sekarang.

PS Di sini Anda dapat melihat diploma dan presentasi lulusan program sarjana kami " Matematika Terapan dan Ilmu Komputer " untuk 2019. Tentu saja, mereka jauh dari ideal, dan mereka dapat (dan harus) ditingkatkan, tetapi mereka dapat memberikan gambaran tentang beberapa bagian terakhir dari pekerjaan hebat dalam mempersiapkan siswa kita untuk pertahanan.