🐢 🔵 🤞🏾 Trello - sistem manajemen pengetahuan yang efektif untuk tim TI kecil 👩🏻‍🏭 🛄 🌩️

Ketika kita berbicara tentang basis pengetahuan, kita biasanya mewakili sistem yang kompleks di perusahaan atau perusahaan IT besar. Mereka menggunakan database untuk menyimpan instruksi, dokumentasi, kursus, dan kartu keterampilan. Tetapi bahkan tim kecil membutuhkan basis pengetahuan. Misalnya, desainer menyimpan tautan ke situs untuk inspirasi, contoh untuk pelanggan, layanan online untuk pekerjaan, dan artikel.

Menggunakan produk besar seperti Confluence tidak nyaman untuk ini, tim kecil lebih baik dengan Trello. Alat sederhana dan praktis ini memungkinkan Anda untuk mengatur repositori pengetahuan yang nyaman dalam satu malam, yang mudah dipertahankan dan diperbarui. Itulah yang dilakukan dan disenangi tim desain web Atman Digital. Bagaimana mereka menggunakan basis pengetahuan di Trello, apa kelebihan dari pendekatan ini dan siapa yang cocok, Roman Khorin akan memberi tahu - CEO Atman Digital.

Mengapa memilih Trello

Ketika seorang desainer melakukan proyek komersial, ia memiliki dua pertanyaan: "Di mana saya melihat ini?" dan "Bagaimana ini bisa dilakukan?" Seorang spesialis berpengalaman memiliki memori visual dan visual dari proyek dan layanan yang ia kembangkan. Menemukan referensi (contoh) dan memahami bagaimana menerapkan proyek adalah tugas yang sederhana baginya. Tetapi para pemula tidak memiliki ingatan seperti itu - mereka harus secara konstan mempelajari desain situs dan layanan baru.

Atman Digital memiliki tim desain muda. Setelah menyelesaikan beberapa pesanan, muncul pertanyaan: "Bagaimana cara mengatur pertukaran pengalaman dalam tim?" Untuk tumbuh dan berkembang. Ini membutuhkan menemukan cara untuk bertukar layanan yang bermanfaat dan set referensi - basis pengetahuan.

Kami tidak punya waktu untuk membangun landasan yang kokoh. Karena proyek pertama di Trello, tim sudah terbiasa dengan alat ini. Dia dipilih untuk mengatur basis pengetahuan.

Struktur Trello sederhana dan intuitif: daftar, kartu, daftar periksa. Kami dengan mudah dan cepat mengatur basis dan menyesuaikannya berkat antarmuka yang sudah dikenal. Di Trello, mudah untuk mengatur tautan eksternal yang membentuk basis desainer. Menambahkan sesuatu yang baru ke dalam basis data juga mudah dan dapat dimengerti oleh seluruh tim.

Bagaimana Basis Pengetahuan Atman Bekerja

Basisnya hirarkis: dibagi menjadi beberapa kategori yang berbeda, masing-masing memiliki kartu dengan sublevel tambahan dalam bentuk daftar periksa.

Papan kartu di basis pengetahuan.

Level pertama dari hierarki adalah pemisahan alur kerja . Semua proyek dimulai dengan analitik dan dilanjutkan dengan pembuatan prototipe. Referensi dan papan luncur adalah gaya visual yang dapat ditawarkan kepada klien untuk mewujudkan keseluruhan proyek dengan gaya ini. Render desain lebih lanjut dan beberapa langkah yang tidak ada dalam gambar.

Ketika seorang desainer memiliki masalah, dia ingin mengingat apa yang dilihatnya, atau menggunakan pengalaman masa lalu. Masalah muncul bukan hanya seperti itu, tetapi dalam kaitannya dengan alur kerja, misalnya, perlihatkan contoh situs pelanggan atau tambahkan elemen baru ke tata letak. Oleh karena itu, level pertama adalah pemisahan tugas.

Tingkat kedua adalah jenis bahan . Ini adalah kartu dalam bagian yang dapat disusun.

Pada tingkat di bawah ini - dalam kartu - daftar bahan yang kami gunakan dalam pekerjaan. Dalam hal ini, ini adalah situs dari mana kami mendapat inspirasi. Ini adalah "pengetahuan dasar" yang tidak lagi dapat dibagi menjadi beberapa komponen.

Fitur Basis Pengetahuan Atman

Itu dibangun di atas tautan ke situs lain dan layanan online. Pertama-tama, pengalaman visual yang online penting bagi perancang. Menggunakan tautan, kami mendigitalkan semua informasi yang kami butuhkan sebagai pengetahuan: contoh pekerjaan, layanan, artikel, video, dokumen internal di Google Documents. Digitasi, terstruktur, dan dirakit di satu tempat.

Basis berantakan jika Anda tidak mengikutinya. Oleh karena itu, kami memiliki peran terpisah sebagai moderator yang secara teratur membersihkan database dan menambahkan sesuatu yang baru ke dalamnya.

Bagaimana pengetahuan masuk ke dalam basis data? Setiap orang dapat menambah pengetahuan, tetapi pertama-tama mereka pergi melalui "Distributor". Ini adalah filter yang menyaring bodoh dari berguna.

Ketika seorang anggota tim melihat sesuatu yang menarik, ia meletakkannya di "Dispenser" di salah satu kartu: "Ini benar-benar berguna!" atau "Semoga bermanfaat." Bahan-bahan dari kartu kedua dibahas oleh tim untuk kegunaan.

Moderator secara teratur memasuki database dan memeriksa semua tautan yang terakumulasi dalam "Distributor". Lalu ia memutuskan apa yang harus dilakukan dengan mereka - menghapus atau mentransfer ke kategori lain dan menambahkan deskripsi jika perlu.

Sistem pengingat dan pemberitahuan . Dalam beberapa minggu pertama kehidupan, pangkalan itu dipenuhi dengan emosi. Kemudian, popularitas mulai turun dan hanya ada satu moderator di dalamnya - saya. Untuk mengatasi masalah tersebut, saya memperkenalkan sistem pengingat dan pemberitahuan.

Saluran komunikasi utama adalah Slack. Ini memiliki integrasi dengan Trello. Kami mengatur semuanya sehingga ketika Anda menambahkan materi baru ke obrolan tim Slack, pemberitahuan datang. Awalnya, pemberitahuan dikirim ke perancang yang sedang mengobrol. Ketika mereka mulai mengeluh bahwa notifikasi mengganggu, kami membuat saluran terpisah di Slack untuk notifikasi dan menambahkan mereka yang menginginkannya.

Setiap minggu dalam menelepon, kami berbagi pengalaman, kesan, evaluasi pekerjaan. Di awal setiap pertemuan, saya mengingatkan Anda tentang pangkalan - saya bertanya tentang siapa yang menambahkan apa, apa yang baru saya pelajari, apa yang bisa saya tawarkan. Selama alur kerja, saya juga memberikan referensi ke database.

Apa yang terjadi dengan baik

Struktur . Hirarki dari proses produksi ke "pengetahuan dasar" telah menunjukkan dirinya dengan baik. Bahannya terstruktur dengan jelas dan mudah menemukan tautan yang Anda butuhkan.

Editing . Basis di Trello mudah diedit: mengubah teks, menambahkan bagian baru, daftar, tautan. Bahkan jika seseorang melakukan kesalahan, semuanya bisa diperbaiki.

Petunjuk . Kami menulis instruksi terpisah yang membantu pemula memahami cara kerja database dan tidak merusaknya.

Sistem pengingat mendorong tim untuk menggunakan database, dan " Distributor " membantu menyaring materi yang tidak berguna dan tidak membuang sampah ke database.

Pekerjaan umum. Adalah nyaman ketika setiap anggota tim dapat berpartisipasi dalam proses. Tidak ada satu orang pun yang terlibat dalam manajemen pengetahuan - semua orang membantu.

Apa yang terjadi sangat buruk

Deskripsi singkat . Tidak ada masalah dengan pengetahuan sederhana yang dapat dijelaskan dalam satu kalimat. Tetapi ini tidak selalu terjadi.

Misalnya, dalam daftar periksa tiga tautan pertama disebut "Situs terbaik di dunia berdasarkan kategori." Mengapa namanya sama? Kategori apa? Apa yang terkait dengan hierarki nomor 1, nomor 2 dan nomor 3? Jika Anda menjelaskan apa yang dimaksud oleh pembuat kartu, itu akan memakan terlalu banyak ruang, dan format daftar periksa tidak nyaman untuk deskripsi besar-besaran.

Kruk untuk file besar . Basis tidak nyaman untuk memposting video, foto atau bahan teks. Masalahnya terpecahkan jika file diunggah ke cloud dan meninggalkan tautan di Trello. Tapi, sekali lagi, ini adalah "tongkat penyangga".

Basis pengetahuan terbuka . Ada risiko bahwa anggota tim akan menghapus materi dari database atau menambahkan yang ekstra, melewati “Distributor”.

Tautan rusak . Semakin besar basis, semakin banyak tautan. Beberapa dari mereka akhirnya menjadi tidak aktif - rusak. Kami tidak memiliki pemeriksaan otomatis untuk sumber daya dan situs yang tidak aktif.

Artikel agregator . Hierarki markas mengasumsikan bahwa kita bergerak dari pengetahuan umum ke "dasar" - ke tautan ke sumber daya tertentu. Artikel agregator adalah materi seperti "12 layanan terbaik untuk seorang desainer" atau "999 situs yang berguna untuk inspirasi".

Tim memiliki kecenderungan untuk menambahkan artikel agregator ke dalam database, tetapi mereka tidak berguna, mereka merusak hierarki dan merusak logika. Dari pengetahuan "dasar" kita menemukan diri kita di gado-gado ini, di mana kita lagi harus mencari tahu di mana, apa dan mengapa.

Tanpa akses ke pangkalan internet tidak tersedia. Trello sendiri dan semua tautan tidak berfungsi tanpa internet. Anda bahkan tidak dapat mengunduhnya terlebih dahulu.

Cara meningkatkan sistem

Tim kami memiliki akses untuk mengedit, karena sejauh ini tidak ada insiden dengan penghapusan sesuatu yang penting. Tetapi jika Anda mau, Anda dapat membatasi akses tim untuk mengedit materi. Untuk melakukan ini, buat dua papan: alas dan "Distributor". Karyawan akan menambahkan bahan ke papan terpisah, dari mana moderator memindahkan mereka ke pangkalan utama. Di database utama, batasi hak karyawan untuk mengedit.

Gunakan sistem tag di Trello . Tag adalah blok berwarna dengan nama. Misalnya, merah berarti buku, biru berarti tautan, dan hijau berarti video. Anda dapat melihat kartu itu dan segera mengerti dengan warna apa yang ada di dalamnya. Tag membantu menambah tingkat penataan ekstra ke basis data.

Gunakan lebih banyak fitur plugin. Alat ini berkembang pesat dan pasti ada alat di dalamnya yang akan membantu Anda secara pribadi.

Kesimpulan dan rekomendasi

Trello membantu mengatur basis pengetahuan dengan cepat . Yang tersisa hanyalah mengumpulkan semua tautan dari bookmark.

Basis pengetahuan dalam bentuk tautan nyaman untuk tim desain - materi ada dalam tiga klik. Juga nyaman untuk digunakan sebagai gudang ide. Tidak hanya untuk desainer, tetapi, misalnya, untuk pengembangan front-end, seperti yang kami ketahui.

Semakin berpengalaman para spesialis, semakin jarang mereka menggunakan basis pengetahuan . Ketika seseorang sudah penuh dan memperoleh pengalaman, maka dia menggunakan pengamatannya sendiri. Tetapi basis ini digunakan secara aktif oleh pemula dan belajar lebih cepat.

Tanpa sistem notifikasi, aktivitas berkurang . Jika Anda tidak mengingatkan, jangan membuat latar belakang informasi, maka database semakin jarang digunakan.

Juga, aktivitas turun karena kami bermigrasi dari Trello ke PlanFix. Ruang kerja terputus - lebih sulit untuk kembali ke Trello: Anda harus membuka tab dan mencari. Jika ruang kerja di database tidak terhubung dengan yang lain, maka aktivitas dalam database memudar.

KnowledgeConf 2020 Online , : , , ( ). : , , , , lightning talks. .

- , . 2 , — 4. : , . , .

Trello - sistem manajemen pengetahuan yang efektif untuk tim TI kecil