Get best of the week

Rapat itu mudah. Tiga tips latihan harian



Menurut PMI , manajer proyek menghabiskan 90% waktunya untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan. Tujuan dari komunikasi tersebut adalah untuk mendiskusikan dan memutuskan sejumlah masalah. Rapat yang didedikasikan untuk membahas masalah apa pun adalah definisi rapat.

Melanjutkan rantai logis, saya berasumsi bahwa penyelenggaraan rapat yang efektif adalah keterampilan utama bagi pemimpin mana pun, setidaknya dalam hal frekuensi penggunaan.

Pada bulan Desember tahun lalu (2019), Klub Komedi dirilis dengan produksi "Pertemuan yang Sangat Penting di Perusahaan yang Sangat Besar" . Rekaman Facebook saya penuh dengan repost video ini dengan kata-kata "terlihat seperti milik kita", "yang utama adalah bahwa itu tidak berhasil seperti itu lagi" atau "tidak menyerupai apa pun?". Sebuah artikel muncul di habr dengan analisis produksi .

Jauh sebelum klub Komedi, pertemuan menjadi salah satu tema utama strip komik populer Scott Adams . Ini hanya kasus ketika keduanya lucu dan sedih pada saat bersamaan.

Saya pikir tidak hanya pada waktu itu saya memiliki pertanyaan retoris "Jika semua orang menyadari masalah ini dan menjelaskan banyak cara untuk menyelesaikannya, maka mengapa itu masih sangat relevan?"

Buku favorit saya tentang topik ini adalah "Kematian karena Pertemuan," oleh Patrick Lensioni . Ketika saya membacanya beberapa tahun yang lalu, saya memutuskan bahwa saya pasti akan mencoba untuk menuliskannya kata demi kata.

Enam bulan lalu, saya memiliki kesempatan seperti itu, tetapi saya tidak bisa melakukannya tanpa penyimpangan dari aslinya.

Saat ini, saya dapat mengatakan bahwa saya puas dengan hasilnya, jadi saya memutuskan untuk berbagi beberapa tips dari pengalaman saya. Saya harap hal ini berguna untuk anda.

Jadi, adaptasi dalam 3 poin untuk setiap hari:

Klasifikasi


Lihat kalender Anda dan cobalah untuk menetapkan masing-masing pertemuan Anda ke salah satu grup:

  • status
  • taktis
  • strategis

Masalah muncul ketika kami mencoba menggabungkan 2 jenis rapat menjadi satu.

Sebagai contoh: manajer disinkronkan dengan status seminggu sekali, dan kemudian melanjutkan untuk membahas masalah yang telah terakumulasi. Dalam kasus saya, ini mengarah pada fakta bahwa agenda berjalan dari minggu ke minggu dan tidak ada kemajuan nyata dalam masalah-masalah penting.

Visualisasi


Temukan alat untuk menghasilkan agenda secara dinamis untuk rapat taktis. Ini bisa berupa alat apa pun di mana dimungkinkan untuk membuat papan kanban (misalnya, Mirro, Trello, Asana, JIRA) akan lebih mudah bagi Anda jika pertanyaan diberi peringkat berdasarkan kepentingan, dan perjanjian serta langkah selanjutnya akan diperbaiki di satu tempat. Juga jangan lupa untuk menambah agenda masalah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
Contohnya:Saya membuat sendiri papan kanban sederhana di Trello dan meminta semua peserta untuk menuliskan semua pertanyaan di kolom “Tunggakan”. Ini mengarah pada fakta bahwa bahkan sebelum pertemuan, mereka dapat melihat topik yang mungkin dan bersiap untuk diskusi. Awalnya, saya meminta orang-orang untuk menunjukkan dengan warna di kartu kepuasan mereka dengan kemajuan masalah ini, untuk memahami yang mana dari mereka yang paling menyakitkan. Seiring waktu, kami beralih ke klasifikasi berdasarkan urgensi dan kepentingan (rendah / sedang / tinggi) menggunakan warna label yang sama.

Kontrol


Bagilah pertemuan taktis menjadi 2 jenis: pertemuan mingguan untuk membahas masalah dan pertemuan khusus yang didedikasikan untuk masalah tertentu. Jika pertanyaannya tampak sederhana untuk semua orang, maka kesepakatan tentang algoritma untuk menyelesaikannya dan langkah-langkah selanjutnya tidak memakan waktu lebih dari lima menit. Jika menjadi jelas bahwa penyelesaian masalah memerlukan tambahan elaborasi dan pengumpulan informasi, maka orang yang bertanggung jawab atas pertanyaan tersebut diangkat dan perkiraan waktu untuk langkah selanjutnya diperbaiki. Dengan pendekatan ini, menjadi mungkin untuk membahas semua masalah dari agenda, serta mengidentifikasi semua poin masalah. Hal utama adalah bahwa setiap pertanyaan akan memiliki pemilik yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaan langkah-langkah yang direncanakan dan akan membuat para pemangku kepentingan mendapat informasi tentang perubahan selama pertemuan dengan jenis "status".

Contohnya:untuk pertanyaan yang "jelas apa yang harus dilakukan", saya memulai kolom "status" di papan yang sama. Saya menggunakannya untuk mempersiapkan pertemuan singkat tentang sinkronisasi, agar tidak ketinggalan berita tentang langkah-langkah yang direncanakan akan diambil dalam interval dari pertemuan terakhir.

Beberapa tips pengaturan waktu:


Status - setidaknya setiap 2 hari dari 5 hingga 15 menit.
Taktik mingguan dari 45 hingga 90 menit.
Spesial taktis dari 30 hingga 90 menit.

Pertemuan strategis memerlukan persiapan dan waktu. Lebih baik untuk membawa mereka keluar dari kantor sehingga karyawan tidak memiliki kesempatan untuk terganggu oleh tugas sehari-hari. Saya menghabiskan sekali dalam seperempat dan saya meminta Anda untuk melepaskannya sepanjang hari untuk acara ini.

Saya mencoba membuat artikel yang ringkas dan bermanfaat. Saya membawa sejumlah publikasi dari Habr sebagai tambahan yang, menurut pendapat saya, membantu membuka topik:


Saya akan senang dengan pertanyaan dan komentar Anda.

Rapat yang produktif dan semoga harimu menyenangkan :)

More articles:


All Articles