👩🏽‍🤝‍👩🏼 🆖 🏐 Jangan buru-buru beralih ke EDI dan EDS hari ini: jebakan yang mungkin tidak Anda ketahui 🦔 🌶️ 🗡️

Situasi bisnis di Rusia sebelum karantina tidak ideal. Tetapi pada musim semi tahun 2020, keadaan eksternal mencoret rencana yang telah disusun sebelumnya dan memaksa perusahaan untuk beradaptasi secara tajam dengan kenyataan baru. Transisi karyawan ke mode operasi jarak jauh menimbulkan masalah yang sebelumnya belum terselesaikan. Misalnya, bagaimana mengatur pencetakan dan transfer dokumen?

Banyak yang berpikir tentang transisi ke manajemen dokumen elektronik (selanjutnya EDI) dan penggunaan tanda tangan digital elektronik (selanjutnya EDS). Perusahaan yang menyediakan layanan ini dengan cepat menyiapkan stok dan menerapkan posisi EDI dan EDS sebagai alternatif yang menguntungkan untuk pencetakan dan pemindaian dokumen jarak jauh. Tetapi apakah ini dalam praktiknya?

Mari kita pertimbangkan secara terpisah dua komponen, - volume cetak dan biaya pencetakan - pada contoh nyata perusahaan yang telah mencoba EDI dan EDS sebelum tahun 2020. Tambahkan informasi hukum dan analisis sisi teknis dari masalah ini.

Volume cetak berkurang: hasil beragam

Perusahaan yang memperkenalkan EDI dan EDS beberapa tahun yang lalu telah berhasil mengumpulkan statistik tentang dampak teknologi baru pada volume cetak. Hasilnya beragam.

Bagi sebagian orang, total volume cetak telah menurun, tetapi tidak cukup untuk pengembalian investasi, bagi seseorang yang jatuh di satu departemen, tetapi telah tumbuh di yang lain. Mari kita lihat mengapa ini terjadi.

Pengurangan volume cetak tidak memadai

EDO hanya mencakup sebagian kecil dari cetakan yang diproduksi di kantor. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dokumen kantor rata-rata "hidup" dari beberapa jam hingga 1 hari kerja. Saat menerapkan EDI dan EDS, salah satu karyawan berhak untuk menandatangani dokumen dalam bentuk elektronik dan mengunggahnya ke arsip online. Tetapi dari mana datangnya data untuk menyusun dokumen ini?

Misalnya, seorang manajer menandatangani perjanjian dengan tanda tangan digital elektronik dan mengunggahnya ke EDI. Tetapi dia menerima data untuk menyusun kontrak dalam bentuk kertas: dari kontraktor atau dari karyawan yang tidak memiliki EDS. Kisah yang sama dengan laporan akuntansi. Bahkan jika dokumen akhir diunggah ke EDI dan tanda tangan digital ditandatangani, akuntan mengambilnya berdasarkan dokumen yang dicetak dan ditandatangani dari karyawan yang tidak memiliki tanda tangan elektronik. Jika semua karyawan berkewajiban untuk mengirim dokumen kepada orang yang membuat kontrak atau melaporkan secara elektronik, mereka juga akan mencetak dan menandatangani dokumen dengan tangan, dan kemudian memindai. Dengan demikian, pengenalan EDS dan EDI tidak akan mempengaruhi sebagian besar volume cetak di perusahaan.

Volume cetak turun di satu departemen tetapi tumbuh di departemen lain

Perusahaan memperkenalkan EDS dan EDI agar tidak mencetak dokumen tentang transaksi dengan rekanan. Volume cetak di departemen penjualan atau pembelian telah menurun. Tapi dia tumbuh dalam akuntansi. Mengapa?
Pertama, karena akuntansi (benar) tidak mempercayai keamanan dokumen di EDI. Meskipun tidak mungkin untuk mengecualikan sistem crash, kehilangan atau kerusakan data, setiap dokumen elektronik harus memiliki salinan.

Kedua, karena departemen akuntansi mengetahui bahwa selama audit pajak untuk mengkonfirmasi transaksi, Layanan Pajak Federal meminta dokumen kertas: dokumen asli, dokumentasi utama. Oleh karena itu, akuntan akan mencetak dan pergi ke folder penutupan dokumen yang sesuai untuk setiap transaksi. Volume cetak dari satu departemen hanya ditransfer ke departemen lain.

Dan bahkan menghemat salinan untuk rekanan tidak selalu jelas. Karena setiap rekanan dengan EDS dan EDI juga mentransfer kewajiban pers kepada mereka yang berinteraksi dengannya.

Kebetulan pengenalan EDI meningkatkan (!) Volume pencetakan. Satu perusahaan telah memperkenalkan transfer elektronik dari versi perantara dokumen dalam persiapan untuk final. Sebelumnya, 6 karyawan membaca dan menandatangani lembar persetujuan cetak: masing-masing melakukan koreksi, dan kemudian mentransfernya ke yang lain. Versi terakhir dokumen dipindai. Sekarang, penandatangan menerima versi dokumen elektronik. Namun, kebiasaan bekerja dengan kertas tetap: masing-masing dari 6 karyawan mencetak dokumen, membuat koreksi dengan pena, menyalinnya secara elektronik dan mengirimkannya ke yang berikutnya dalam rantai. Kesimpulan: alih-alih 1 dokumen, mereka mulai mencetak 6. Volume cetak meningkat 6 kali!

Volume cetak berkurang: kesimpulan

Sebelum memperkenalkan EDI dan EDS, pelajari dengan cermat proses bisnis di dalam perusahaan. Teknologi ini hanya efektif bila implementasinya secara signifikan akan mengurangi volume dan biaya cetak. Dan ingat bahwa Anda masih tidak akan lolos dari mencetak laporan untuk pihak berwenang dan sebagai asuransi jika terjadi kegagalan arsip dan kehilangan atau distorsi data.

gambar

Pengurangan biaya: hasil yang berlawanan

Pengenalan EDI dan EDS dapat memberikan penghematan dalam lembaran cetak. Tapi bagaimana dengan uangnya?

Misalkan perusahaan banyak mencetak dan ingin menghilangkan biaya printer, persediaan dan layanan. Satu EDS berharga 1.000 hingga 6.000 rubel per tahun, tergantung pada ruang lingkup perusahaan. Penerapan biaya EDI sekitar 3.000 rubel per bulan (sistem 1C, mengirim 100 set sudah termasuk dalam harga, masing-masing tambahan 10 rubel).

Jika Anda menempatkan EDS untuk 1 karyawan, maka dengan jumlah dokumen yang sesuai, ia tidak akan dapat menyelesaikan tugas lain. Hanya memeriksa dan menandatangani faktur, kontrak, faktur, tindakan, dan sebagainya. Oleh karena itu, gaji tahunan penandatangan akan ditambahkan ke biaya EDS dan EDI. Dan tidak mungkin bahwa penandatanganan dokumen apa pun, termasuk laporan keuangan, akan dipercayakan kepada seseorang di posisi rendah dengan gaji kecil. Itu tidak aman. Ada masalah lain: apa yang akan terjadi jika satu-satunya karyawan EDS sakit, pergi berlibur atau berhenti?

Anda dapat mengeluarkan EDS untuk 10 karyawan, tetapi biayanya 10 hingga 60 ribu rubel per tahun. Dan setidaknya 36 ribu rubel ke operator EDI.

Jika Anda menerapkan perangkat lunak, lisensi API tahunan untuk menggunakan EDI (komputer Diadoc) akan dikenakan biaya 18 ribu rubel. Perusahaan yang sama menawarkan layanan perantara: dari 4200 rubel per bulan untuk transfer 600 dokumen menjadi 68,4 ribu rubel per bulan untuk transfer 12 ribu dokumen.

Dan perlu menambahkan biaya mencetak dokumen ke pengeluaran untuk EDS dan EDI, karena perusahaan tidak dapat sepenuhnya mengecualikannya.

Pengurangan biaya: transisi sementara ke EDS dan EDI

Beberapa perusahaan menyadari perangkap yang disebutkan di atas, sehingga mereka tidak mempertimbangkan transisi konstan ke EDI dan EDS. Tetapi dalam karantina, mereka terburu-buru untuk sementara waktu memperkenalkan teknologi ini untuk menghemat organisasi pencetakan jarak jauh.

Paket minimum untuk 1 biaya karyawan dari 3 ribu hingga 5 ribu rubel per bulan. Pada saat yang sama, karyawan yang sama mencetak sekitar 300-500 lembar sebulan. Biaya pencetakan 300-500 lembar, termasuk peralatan, layanan, dan persediaan, membebani perusahaan dari 500 hingga 2 ribu rubel (angka akhir tergantung pada format dan pengaturan cetak, serta peralatan). Oleh karena itu, sebelum memperkenalkan EDI dan EDS untuk sementara, bandingkan biaya pemeliharaan infrastruktur kantor di lokasi terpencil dengan biaya beralih ke teknologi lain. Dan ingat biaya tersembunyi.

Pengurangan Biaya: Kesimpulan

Implementasi EDS dan EDI sementara atau permanen hanya optimal bila biaya transisi dan biaya pencetakan residual tidak melebihi biaya pencetakan saat ini. Karena itu, pada tahap awal, tentukan dengan jelas volume cetak yang tidak dapat Anda tolak.

Pengalaman perusahaan yang telah mencoba EDS dan EDI menunjukkan bahwa dalam kebanyakan kasus hasilnya tidak sesuai harapan. Sebagai contoh, proses penandatanganan, pengiriman dan penerimaan dokumen dalam akuntansi telah dipercepat secara signifikan, tetapi total biaya telah meningkat.

Untuk mengurangi biaya karantina, telusuri semua cara yang tersedia untuk mengoptimalkan biaya pencetakan Anda. Mungkin Anda akan menghemat diagnostik peralatan jarak jauh atau menemukan barang habis pakai pada tingkat lama. Dan jika Anda sangat yakin bahwa perlu untuk beralih ke EDS dan EDI, kemudian buat rencana implementasi dan kriteria yang jelas untuk memilih penyedia. Dan pra-menghitung volume cetak, yang tidak bisa ditinggalkan.

gambar

Pemberitahuan hukum

Ada beberapa aspek hukum untuk menggunakan EDI dan EDS. Menurut para ahli hukum, pengadilan skeptis terhadap dokumen elektronik dan enggan menerima data dalam formulir ini.

Pertanyaan kedua: umur simpan dokumen. Tidak seperti kertas, dalam data EDI tidak dapat dibuang setelah 3-5 tahun. Dan dalam beberapa situasi ini sangat membantu. Namun, tahun lalu, Mahkamah Agung hampir mencabut undang-undang pembatasan untuk pelanggaran pajak. Situasi yang berbeda terjadi dalam kehidupan perusahaan, oleh karena itu perlu berkonsultasi dengan pengacara mengenai dampak EDI dan EDS pada sifat permintaan dari pihak berwenang.

Sisi teknis dari masalah ini

Mari kita mulai dengan keamanan. Jika pemasok EDI adalah perusahaan pihak ketiga, maka keamanan dokumen tergantung pada sistem keamanan mereka. Apa yang akan terjadi pada arsip jika pelanggan berhenti menggunakan EDI atau memutuskan untuk mengganti operator?

Ada juga masalah ketergantungan pada agen outsourcing. Satu perusahaan tidak berhasil mengirimkan dokumen tentang pembaruan EDS pada waktunya ke Sberbank dan tidak dapat menggunakan Sberbank online selama dua minggu. Karena koneksi dibuat oleh spesialis IT orang lain, dan tidak mungkin untuk mempengaruhi kecepatan pekerjaannya.

Kegagalan teknis sederhana juga terjadi: seorang akuntan atau manajer tidak dapat menandatangani dan mengirim dokumen karena program tidak bekerja. Seorang spesialis IT dari perusahaan terhubung dan melakukan negosiasi dengan spesialis TI pihak ketiga. Mereka mencari penyebab kegagalan dan cara untuk memperbaikinya. Dan pada saat ini, kegiatan organisasi dibekukan. Mitra tidak menerima kontrak dan faktur yang telah ditandatangani untuk pembayaran atau tagihan yang dibayar, karyawan tidak menerima gaji, lembaga pemerintah tidak memerlukan dokumen.

Jika perusahaan mengimplementasikan EDI dan EDS secara komprehensif, lalu siapa yang bertanggung jawab untuk menjaga arsip di dalamnya? Entah layanan TI akan memiliki kewajiban tambahan, atau mereka akan mempekerjakan karyawan khusus. Mungkin melatih kembali seseorang dari negara. Ini adalah biaya tambahan, tetapi pertanyaan utamanya adalah: perusahaan mana yang akan mendapatkan akses ke arsip, dan bagaimana seharusnya struktur protokol keamanan untuk mencegah kebocoran informasi atau korupsi data yang disengaja?

Masalah tambahan: bagaimana jika tidak ada organisasi yang berinteraksi dengan perusahaan menggunakan EDI? Akuntan dari satu perusahaan mengatakan bahwa mereka dipaksa untuk melakukan dua alur kerja: kertas untuk mitra dan elektronik untuk penggunaan internal. Menurut mereka, di bidang tanggung jawab maksimum, mereka juga mencetak dokumentasi internal. Karena tidak semua karyawan sama-sama mahir dalam menangani EDI. Dan jika para ahli karena satu dan lain alasan tidak ada di kantor, lebih mudah bagi mereka untuk meminta rekan mereka untuk mengambil arsip kertas daripada menjelaskan melalui telepon bagaimana sistem bekerja. Risiko kehilangan data terlalu tinggi.

temuan

Ada perusahaan yang memperkenalkan EDI dan EDS sebagai optimalisasi terbaik dari proses internal dan interaksi dengan kontraktor. Tetapi untuk organisasi lain, tanda tangan elektronik dan manajemen dokumen elektronik tidak akan membawa manfaat nyata. Untuk memahami jenis perusahaan Anda, bandingkan biaya pencetakan dengan biaya pencetakan yang dioptimalkan dan biaya transisi sementara / permanen ke EDS dan EDI.

Jangan buru-buru beralih ke EDI dan EDS hari ini: jebakan yang mungkin tidak Anda ketahui