⌛️ 🐪 👩🏽‍🏫 Hore (Oh tidak) - udalenka 👨🏾‍🚒 🎚️ 🤢

Transisi tiba-tiba ke pekerjaan jarak jauh bagi banyak orang telah menjadi tantangan nyata. Sebagian besar karyawan Lokalisasi dan Dukungan - departemen studio Plarium Krasnodar - telah bekerja dari jarak jauh selama sekitar lima tahun, tetapi selama sebulan terakhir mereka juga harus mengatasi beberapa kesulitan. Kami meminta teman-teman untuk memberikan beberapa tips tentang cara mengatur pekerjaan jarak jauh secara efektif dan apa yang penting untuk dipertimbangkan.

Latihan

Pada tahap persiapan, banyak keputusan penting dibuat, bagian hukum diperhitungkan, penambahan kontrak kerja ditandatangani ... Tapi saya ingin fokus pada apa yang akan memengaruhi seluruh proses kerja selanjutnya.

Penting untuk memikirkan keadaan psikologis karyawan yang pekerjaannya baru adalah pekerjaan jarak jauh. Biarkan mereka tahu: manajemen tahu apa yang mereka lakukan, semuanya sudah direncanakan, mereka ada di tangan yang baik. Di sini kepercayaan diri pemimpin memainkan peran penting. Penting juga untuk mempertimbangkan bahwa tidak ada yang lebih menenangkan daripada proses kerja yang sudah mapan: setiap karyawan harus memahami bagaimana bertindak dalam kondisi baru, dan tidak boleh merasakan kesulitan.

Berbicara tentang proses, jika Anda tidak memiliki alat pengaturan tugas sebelumnya, sekarang Anda benar-benar membutuhkannya: Anda tidak akan melangkah jauh dengan perjanjian verbal dan email. Apa yang akan menjadi pelacak tugas - tergantung pada kebutuhan perusahaan. Kami memiliki pengalaman dengan banyak alat, dan di antaranya:

Jira - dapat digunakan sebagai task manager utama untuk semua departemen yang terlibat dalam pekerjaan pada produk;
Hansoft adalah sistem fleksibel yang memungkinkan Anda memantau dengan cermat proses kerja dan waktu yang dihabiskan;
Asana - alat sederhana dengan antarmuka yang intuitif, nyaman untuk tim kecil;
Trello - pilihan yang lebih sederhana, "papan" tua yang baik untuk melakukan tugas;
Google Sheets adalah pemimpin dari daftar kami dalam hal kesederhanaan dan aksesibilitas, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan sendiri proses pelacakan tugas, menggunakan berbagai formula dan diagram, memformat dokumen untuk persepsi informasi yang lebih nyaman.

Tetap berhubungan

Bidang Info Tim dan Dukungan Saling

Setelah duduk di komputer rumah, karyawan Anda perlahan akan mulai lupa bahwa mereka adalah sebuah tim. Sekarang Anda tidak dapat mendekati seorang kolega, tidak bertemu siapa pun selama istirahat, sehingga seseorang akan merasa kekurangan informasi. Di situs terpencil, sangat penting untuk memberikan tugas tim yang mendorong mereka untuk berkomunikasi satu sama lain. Kita harus mencoba mengatur bidang informasi umum sehingga semua orang dapat berpartisipasi dalam diskusi tentang masalah pekerjaan. Konferensi video sangat cocok untuk ini, yang berkontribusi pada keterlibatan yang lebih besar, komunikasi yang produktif dan mudah.

Tidak melihat seseorang, mencari tahu tentang kondisinya cukup sulit. Jika karyawan tidak terbiasa melaporkan kesulitannya sendiri, maka manajer dapat tetap berada dalam kegelapan dan gagal mencegah kejengkelan situasi. Atur bawahan Anda ke keterbukaan maksimum, beri tahu tentang kesiapan Anda untuk membantu jika perlu. Berpartisipasilah dalam kehidupan tim, tetapkan panggilan pribadi dan umum. Semakin jelas kehadiran Anda, semakin baik karyawan akan merasakan dukungan (tapi jangan melangkah terlalu jauh!).

Anda tidak boleh membiarkan isolasi emosional dan pelepasan karyawan, karena Anda berisiko mengambil alih tim, sekelompok orang terasing yang tidak tertarik dengan kualitas pekerjaan yang dilakukan. Atur ruang untuk komunikasi informal dalam tim - ruang obrolan untuk membanjiri kurir, grup di jejaring sosial dengan berita perusahaan atau departemen - dan beri tahu mereka, misalnya, apa yang dilakukan minggu lalu atau akan dilakukan di meme pertukaran berikutnya. Jika Anda menyukai solusi khusus, Anda dapat melangkah lebih jauh - teknologi modern bahkan memungkinkan Anda untuk mengatur radio Internet perusahaan.

Aturan Komunikasi Online

Dalam pekerjaan jarak jauh, pentingnya komunikasi Internet meningkat pada waktu-waktu tertentu. Penting untuk berdiskusi dengan tim, untuk mengatur bentuk interaksi yang paling beragam, yang akan memungkinkan setiap orang untuk tetap berada di bidang informasi yang sama, dilibatkan - dan tidak mengganggu pekerjaan masing-masing. Berikut adalah beberapa aturan yang menurut Anda berguna.

Pertahankan pesanan dalam obrolan, temukan dan gunakan messenger yang tepat untuk Anda, konfigurasikan daftar percakapan dan kontak agar tidak tersesat dalam peningkatan jumlah saluran.
Pikirkan tentang komunikasi alternatif dan kapan menggunakannya. Karyawan harus dapat menghubungi kolega melalui ponsel atau telepon rumah jika mereka tidak menjawab pesan atau jika lebih mudah untuk membahas masalah tersebut secara lisan.
Pastikan setiap karyawan memiliki semua yang diperlukan untuk panggilan video (headphone, kamera). Jangan meremehkan format komunikasi ini: ini sangat cocok untuk kurangnya sinyal non-verbal - gerakan, ekspresi wajah - dan mengurangi kemungkinan interpretasi multi-nilai, yang sering terjadi selama korespondensi.
Dengan terus-menerus mengetuk seorang kolega dalam obrolan atau mencoba untuk segera menghubunginya, kita mungkin tidak melihat bagaimana beberapa orang lagi mengetuknya pada saat yang sama, menuntut perhatian, dan kolega itu sendiri sangat sibuk. Gunakan status dalam pesan instan, misalnya, atau Kalender Google - alat apa pun yang memungkinkan Anda untuk memperhitungkan pekerjaan satu sama lain.

Kami menggunakan beberapa alat komunikasi:

Google Hangouts - Untuk panggilan video dengan karyawan di berbagai departemen. Sangat nyaman, karena ada sinkronisasi dengan Kalender Google, yang memungkinkan semua orang untuk melihat kapan rapat dijadwalkan;
Slack - untuk panggilan cepat yang tidak direncanakan;
Perselisihan - untuk interaksi berkelanjutan dengan tim. Duduk di "kamar", Anda dapat menghubungi rekan kerja kapan saja. Format ini menciptakan efek kehadiran dan membangkitkan semangat tim.

Kontrol kualitas

Format udalenka mau tidak mau menimbulkan pertanyaan tentang pemantauan produktivitas karyawan dan kualitas pekerjaan mereka. Manajer menemukan dirinya dalam situasi di mana dia tidak bisa hanya melihat-lihat kantor dan memeriksa kesibukan bawahannya - yang bekerja dan yang menghilang di suatu tempat. Dia memiliki keinginan yang sepenuhnya dapat dipahami untuk memperketat kontrol, tetapi keinginan ini harus ditahan, karena dapat mencegah bawahan bekerja.

Ada program yang mengumpulkan analitik dari desktop di komputer karyawan di siang hari, misalnya Screenshot Monitor. Mereka dapat bermanfaat jika upahnya per jam dan penting bagi manajer untuk mengetahui apakah seseorang menghabiskan waktunya atau berolahraga. Selain itu, dengan menggunakan alat-alat seperti itu, Anda dapat merespons secara tepat waktu ketika seorang karyawan melakukan kesalahan serius atau kinerjanya menurun - secara umum, ketika bantuan diperlukan.

Namun, dalam pengalaman kami, efektivitas alat-alat tersebut bersifat ambigu: terkadang mendemotivasi, terutama perwakilan dari profesi kreatif. Kami tidak menyarankan memperkenalkan jenis pelaporan tambahan atau mengharuskan orang untuk terus-menerus mengkonfirmasi keberadaan mereka di tempat kerja. Lebih baik mulai dari pemikiran berikut: jika kualitas hasilnya tidak menimbulkan pertanyaan, maka kita dapat mengasumsikan bahwa kewajiban kepada majikan terpenuhi.

Ringkasan

Bagaimana tidak ketinggalan sesuatu yang penting? Kami menawarkan daftar periksa kecil.

Tim berada di bidang informasi yang sama - terima kasih untuk panggilan telepon biasa, surat umum, dan obrolan dalam pesan.
Semua orang muncul di tempat kerja tanpa penundaan - ini dapat dilacak berdasarkan aktivitas dalam obrolan umum atau selama panggilan pagi setiap hari.
, . -, , . .
-. , , , .
. , , . .

Tetapi tanda paling penting yang akan membantu Anda memahami bahwa transisi ke situs jarak jauh berhasil adalah ini: proses utama terus dilakukan dan efektivitas tim tidak berkurang. Sangat menarik untuk dicatat bahwa banyak karyawan, yang bekerja di rumah, menunjukkan produktivitas yang lebih besar daripada di kantor. Jelas, udalenka memiliki pro dan kontra, tetapi tidak ada yang harus ditangani. Semoga berhasil