🧑 🍲 🍙 Bagaimana kami secara teknis mendukung operasi kantor ABBYY selama karantina 🕜 💰 🤱🏿

Habr, halo! Nama saya Oleg, dan saya bertanggung jawab atas layanan TI di grup perusahaan ABBYY. Lebih dari sebulan yang lalu, karyawan ABBYY di seluruh dunia mulai bekerja ~~dan hidup~~ hanya di rumah. Tidak ada lagi ruang terbuka dan perjalanan bisnis. Apakah pekerjaan saya berubah? Tidak. Meski sebenarnya iya, tetapi sudah berubah 2-3 tahun yang lalu. Dan sekarang kami secara teknis menyediakan pekerjaan kantor di 13 negara dengan cara yang sama seperti sebelumnya. Hanya saja sekarang kita melakukannya di rumah - di dapur, di sofa atau di balkon, dan di kantor hanya ada satu orang yang bertugas. Ngomong-ngomong, ini dia:

Hari ini saya akan berbicara tentang tugas apa yang harus diselesaikan layanan ABBYY IT, bagaimana petugas jaga di kantor menyelamatkan kita, mengapa MS Tim dan Zoom sekarang adalah segalanya bagi kita, dan banyak lagi. Selamat datang di kucing.

Sekali waktu, sebelum karantina ...

5-7 tahun yang lalu, ABBYY adalah perusahaan yang berfokus pada pengembangan infrastruktur internal. Kami menggunakan produk cloud sedikit - kami mencoba untuk menyebarkan aplikasi di dalam diri kami, dan karena itu akses ke mereka dari luar sulit. Tetapi zaman telah berubah ...

Produk cloud berkembang lebih cepat, mereka menawarkan lebih banyak fleksibilitas dan variasi dalam fungsionalitas. Dan sekarang seringkali tidak mungkin menemukan analog dengan kemampuan di tempat.

Karyawan membutuhkan mobilitas. Penjualan dan pemasaran terus-menerus dalam perjalanan bisnis, berkeliling dunia, pergi ke pertemuan - mereka hanya perlu akses ke sistem perusahaan kapan saja, di mana saja.

Generasi manusia juga telah berubah. Karyawan muda baru lebih suka bekerja di tempat kerja, kafe, dari rumah. Mobilitas penting bagi mereka. Oleh karena itu, kami secara teknis menciptakan lingkungan kerja yang mirip dengan yang ada dalam kehidupan sehari-hari. Kolega merasa jauh lebih nyaman ketika mereka tidak perlu berganti antara kantor dan tempat lain di mana mereka dapat bekerja.

Sekarang kantor internasional ABBYY terbuka di 13 negara dari Amerika Serikat ke Australia. Dan jauh lebih nyaman untuk memiliki infrastruktur cloud yang sama daripada untuk "terikat" ke lokasi tertentu oleh layanan internal.

Beberapa tahun yang lalu, kami merevisi strategi kami dan mulai secara aktif menggunakan aplikasi cloud untuk bekerja. Misalnya, kami sangat menyukai Office 365 - Tim MS, OneDrive, SharePoint, dan lainnya.

Ini tidak berarti bahwa semua karyawan bergantung pada solusi cloud. ABBYY memiliki infrastruktur internal yang kaya, misalnya, pengembang menggunakan fasilitas lokal untuk pelatihan jaringan saraf. Saya akan mengatakan bahwa kami menggunakan produk cloud dan infrastruktur internal kami sendiri sekitar 50 hingga 50.

Tentang popularitas RDP

Kami selalu diizinkan untuk bekerja dengan jaringan internal jarak jauh, dan semua orang memilih metode yang nyaman baginya. Mereka yang lebih cenderung berada di kantor lebih memilih RDP (Remote Desktop). Biasanya, setiap orang memiliki peralatan sendiri di rumah: itu tidak selalu kuat, dan seluruh keluarga dapat menggunakannya. Dan di tempat kerja - komputer modern yang dikonfigurasi dan terhubung ke semuanya. Oleh karena itu, dari rumah lebih mudah untuk terhubung ke RDP dan bekerja, tidak memperhatikan apa yang Anda miliki di komputer pribadi.

Untuk kantor, yang berlokasi di Moskow (pusat R&D, kantor ABBYY Russia dan ABBYY Emerging Markets berlokasi di sini), kami biasanya selalu memiliki dua RD Gateways untuk koneksi jarak jauh, mereka mengatasinya. Tetapi sekarang metode koneksi ini menjadi sangat populer. Untuk menyeimbangkan beban, layanan TI mengerahkan dua gateway tambahan. Ini mungkin satu-satunya perubahan infrastruktur yang kami lakukan sejak Maret.

Selanjutnya, saya akan memberikan statistik di kantor ABBYY Moskow, karena lebih dari 800 orang bekerja di sini dan datanya paling indikatif.

VPN

Ada kolega yang terbiasa bekerja dengan VPN. Sekarang banyak yang membawa pulang peralatan perusahaan. Kebanyakan mereka membawa laptop dan monitor. Ketika Anda terus-menerus bekerja dari jarak jauh, maka monitor besar lainnya jauh lebih nyaman. Kami tidak membeli peralatan tambahan untuk karyawan.

Petugas

Bahkan karantina tidak mungkin dilakukan tanpa orang di kantor. Kami menunjuk dua administrator sistem tugas - Yura dan Stas. Masing-masing dari mereka bekerja selama seminggu di kantor, satu minggu - dari rumah. Mereka memiliki jadwal reguler - mulai dari 10 hingga 19.

Mereka membantu menghilangkan masalah teknis yang dihadapi karyawan. Kami memiliki banyak peralatan, dan terkadang rusak. Paling sering, seseorang memiliki komputer yang membeku. Hard drive mogok beberapa kali seminggu, ada sesuatu yang terbakar, Anda perlu mengubahnya, memperbaikinya.

Ada beberapa kasus pemadaman listrik, yang berarti bahwa seseorang perlu me-restart komputer karena karyawan tidak dapat melakukan ini dari jarak jauh. Secara umum, 90% dari waktu mereka dihabiskan untuk memelihara peralatan kantor.

Ada beberapa tugas yang tidak biasa yang mulai dilakukan petugas jaga selama karantina.

Masukkan kertas ke dalam printer dan keluarkan dokumen cetak. Ini diperlukan bagi karyawan yang memproses dokumen yang masuk dan mencetaknya dari komputer di rumah ke printer yang berfungsi. Ketika mereka kembali ke kantor, mereka akan segera mengambil semua dokumen, dan tidak akan mencetak 100500 halaman. Tentu saja, itu mungkin dilakukan nanti, tetapi kami membantu rekan kerja untuk tidak mengubah proses yang biasa - sekarang ada begitu banyak hal yang tidak biasa.
Kami mengemas dan membawa pemindai dan printer ke rekan-rekan yang membutuhkannya di tempat kerja. Salah satu karyawan yang pensiun ke pondok dibantu untuk menghubungkan kabel sehingga ia memiliki internet yang stabil.

Omong-omong, aplikasi seluler ABBYY FineScanner AI juga membantu memindai dokumen, serta mengenali teks di dalamnya, memasukkan tanda tangan, mengonversi file ke 12 format populer, dan banyak lagi. Hingga 31 Juli, inklusif, kami memberikan akses premium ke ABBYY FineScanner AI.

Dan di akhir pekan?

Di akhir pekan, tidak ada karyawan di kantor. Kami sepakat dengan administrator sistem kami yang tinggal di Otradnoye (di mana kantor kami berada), dalam hal ini ia akan datang dan membantu. Dan bantuannya sangat berguna: ada beberapa kasus pemadaman listrik pada akhir pekan, itu perlu untuk mengembalikan pengoperasian peralatan.

Lulus

Untuk semua karyawan yang perlu datang ke kantor untuk karantina, pada bulan Maret kami mengeluarkan tiket untuk mos.ru. Sekarang, jika Anda perlu bekerja, karyawan itu juga mengambil pass dengan kode QR. Tetapi kesempatan untuk datang ke kantor tidak berarti kolega pergi ke sana setiap hari. Biasanya di gedung hanya ada satu petugas. Sisanya diizinkan datang hanya dalam keadaan darurat.

Di kantor di negara lain

Situasi di kantor ABBYY lainnya umumnya sama - mereka ditutup, dan karyawan bekerja dari rumah dan menggunakan alat yang sama. Misalnya, di kantor Amerika bahkan tidak ada petugas jaga. Administrator sistem lokal, bahkan sebelum karantina, mengambil bagian dari peralatan dari gudang, dan ketika seorang karyawan baru keluar, ia hanya mengirim laptop yang telah dikonfigurasi melalui pos.

Bagaimana cara berhubungan

Sekarang beban pada saluran komunikasi bahkan menurun dibandingkan dengan waktu ketika orang bekerja di kantor. Lalu lintas utama - mengunduh file dan menonton video - sekarang ada di penyedia rumah. Perluasan saluran tidak diperlukan, meskipun kami merencanakannya tahun ini.

Dalam karantina, hal pertama yang kami teliti dengan hati-hati adalah aturan untuk memulihkan komunikasi - kami menambahkan beberapa tes pemantauan, menyusun skema untuk beralih ke saluran cadangan, dan melihat aturan keseimbangan beban.

Bagaimana cara memastikan keamanan di situs jarak jauh?

Tidak diragukan lagi, yang paling penting adalah keamanan. Tapi kami juga bersiap untuk ini. Setahun yang lalu, otentikasi dua faktor diperkenalkan. Saya pikir ini adalah salah satu hal yang diperlukan ketika orang banyak bekerja di luar lingkungan perusahaan. Dan ini adalah hal yang tidak bisa Anda letakkan dengan cepat. Sekarang akses ke sumber daya perusahaan memerlukan dua faktor. Jika seseorang berencana untuk beralih ke mode kerja jarak jauh, maka ini harus dimiliki dalam hal keamanan informasi.

Kami melihat bagaimana penipu berusaha mendapatkan kredensial. Ini terutama serangan phishing. Meskipun email dilindungi, phishing tidak dapat dicegah secara teknis sepenuhnya. Penting bagi karyawan untuk memahami bahwa mereka tidak perlu mengklik tautan yang mencurigakan, membuka file dari pesan yang tidak mereka harapkan. Untuk melakukan ini, kami melakukan webinar untuk karyawan dan mengingatkan kami apa yang harus dilakukan dalam situasi seperti itu. Sekarang adalah waktu yang sangat baik untuk webinar semacam itu, karena orang-orang, berada dalam situasi yang tidak biasa, dikumpulkan, fokus, lebih terbuka terhadap informasi dan melihatnya dengan lebih baik.

Kami juga memperhatikan aturan sederhana untuk bekerja dari rumah, misalnya, kebutuhan untuk mematikan sesi kerja, mengunci komputer saat Anda pergi, memisahkan akun: Anda bekerja di bawah satu, anak bermain di bawah yang lain. Ini sangat penting, karena anak melihat bagaimana ayah atau ibu mengetuk keyboard, dan dia juga ingin melakukannya. Dia akan datang, mengetuk, tetapi kita tidak tahu apa yang akan dia ketuk dan di program mana dia akan menghapus atau mengganti data.

Kami juga meminta rekan kerja untuk memeriksa bagaimana mereka telah mengkonfigurasi Internet di rumah mereka, apa kata sandinya, dan apakah itu ada sama sekali. Tentu saja, mereka membuat reservasi: jika seseorang tidak mengerti apa yang harus dilakukan, maka lebih baik tidak melakukannya. Tetap berhubungan jauh lebih penting. Mereka juga meminta staf untuk memeriksa router Wi-Fi di rumah. Beberapa bahkan direkomendasikan untuk membeli sesuatu yang lain, karena mereka memiliki peralatan kuno yang tidak memungkinkan bekerja dengan kecepatan penyedia saat ini.

Tentang aplikasi paling populer di kendali jarak jauh

Anda mungkin sudah menebak bahwa ini adalah alat untuk komunikasi. Karena kami menggunakan Office 365, karyawan berkomunikasi melalui messenger Tim baik satu sama lain maupun dengan orang eksternal. Dia telah membuktikan dirinya dengan sempurna.

Jumlah pesan grup yang dikirim ke Tim oleh karyawan di semua kantor telah meningkat:

Dari 21 Februari hingga 20 Maret, kami mengirim> 689 ribu pesan.
Dari 21 Maret hingga 19 April, kami mengirim> 1 juta pesan.

Jumlah panggilan meningkat (satu lawan satu):

Dari 21 Februari hingga 20 Maret ada 11,5 ribu.
Dari 21 Maret hingga 19 April -> 16 ribu.

Selain Tim, kami juga menggunakan Zoom, karena kualitas audio dan video dalam layanan ini adalah salah satu yang terbaik di pasar. Selain itu, Zoom memberi Anda kesempatan untuk "menelepon" konferensi dan terhubung melalui telepon.

Hingga 15 Maret, jumlah rapat di Zoom hampir tidak melebihi 100 per hari, dan sejak paruh kedua bulan kami di ABBYY mulai menggunakan layanan ini lebih aktif:

gambar

Pada bulan April, hampir setiap hari kerja rapat di Zoom adalah dari 100 dan lebih banyak:

gambar

Sekarang ada banyak pesan yang tidak dapat diandalkan di Internet. Perbesar Sama sekali tidak mengherankan bahwa perhatian seperti itu sekarang diberikan kepada instrumen yang paling populer. Kami menghubungi perwakilan kami dari Zoom dan melihat seberapa serius perusahaan menangani semua penemuan. Kami juga mengambil beberapa langkah. Yang paling sederhana dan paling efektif di antara mereka adalah larangan menyimpan rekaman rapat ke penyimpanan cloud.

Keamanan Internet adalah, pertama-tama, perhatian karyawan. Kami percaya bahwa Zoom akan mengatasi, dan situasi ini akan membuat layanan ini lebih kuat.

Grafik menunjukkan bagaimana pada paruh kedua Maret jumlah peserta dalam rapat di Zoom mulai bertambah. Seperti jumlah menit.

gambar

Pada bulan April, tren berlanjut, dengan lebih banyak karyawan bergabung dengan Zoom webinar dan rapat.

gambar

Bagi kami, Zoom dan Tim adalah layanan duplikat. Tetapi kehadiran dua alat untuk komunikasi mungkin diperlukan sekarang, karena beban pada telekomunikasi sangat besar. Ada kasus ketika salah satu layanan mulai gagal pada saat yang paling tidak tepat, maka karyawan dengan cepat memanggil layanan lain dan terus bekerja.

Selain itu, ini juga merupakan alat untuk komunikasi. Penting bagi orang-orang sekarang untuk tetap berkomunikasi. Sebagian besar panggilan ke ABBYY dilakukan dengan kamera dihidupkan. Ketika saya bekerja di kantor, sepertinya saya tidak menyalakan kamera. Sekarang, dalam bentuk apa pun Anda berada, Anda selalu menyalakannya. Hampir selalu.

Alih-alih sebuah kesimpulan

Persiapan teknis perusahaan untuk bekerja di lokasi terpencil bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan dalam beberapa hari. Ini lebih baik disiapkan terlebih dahulu. Kami memulai transisi ke layanan cloud sejak lama karena kami ingin membantu karyawan kami menjadi lebih mobile. Tetapi, ternyata, mobilitas ini juga berguna dalam situasi di mana karantina diumumkan.

Mungkin, sekarang kami telah menutup semua biaya tenaga kerja kami untuk transisi dan perubahan infrastruktur dari internal ke yang lebih eksternal, karena orang mengambil peralatan mereka, meninggalkan kantor, pergi ke rumah dan pondok mereka ... dan tidak ada yang berubah.

Terima kasih atas foto-foto untuk kiriman ke administrator sistem kami Yura Anikeev.

Bagaimana kami secara teknis mendukung operasi kantor ABBYY selama karantina