Berbagi Folder dalam Zimbra Open-Source Edition

Folder email bersama adalah salah satu fitur email bisnis yang paling dicari. Fungsi ini memungkinkan beberapa orang untuk membaca surat yang masuk ke kotak surat yang sama sekaligus, dan karena itu banyak digunakan dalam mengatur pekerjaan di bagian penjualan dan dukungan teknis. Atas permintaan pembaca kami, kami berbicara tentang bagaimana fungsi folder surat bersama di Zimbra OSE bekerja dan dalam kasus apa itu harus digunakan.


1. Skenario paling sederhana dan paling umum untuk menggunakan folder surat bersama di Zimbra OSE adalah kotak surat bersama untuk seluruh departemen. Ambil contoh, perusahaan yang memiliki departemen penjualan yang terdiri dari lima orang dan satu kotak surat sales@zimbra.cloud.loc, yang menerima permintaan dan pertanyaan dari pelanggan. Tugasnya adalah memastikan bahwa semua karyawan departemen memiliki akses ke surat masuk di kotak surat ini. Diasumsikan bahwa selanjutnya karyawan akan melakukan korespondensi dengan pelanggan dari kotak surat pribadi mereka.



Untuk mencapai hal ini, cukup dengan memberi setiap karyawan akses umum ke folder Kotak Masuk di kotak surat sales@zimbra.cloud.loc. Ini dilakukan sebagai berikut. Di klien web, Anda harus masuk dengan akun sales@zimbra.cloud.loc dan secara bergantian memberikan akses ke folder Kotak Masuk ke setiap karyawan di departemen penjualan. Saat memberikan akses, Anda dapat memilih hak yang akan dimiliki pengguna pada folder ini. Adalah masuk akal bagi karyawan biasa untuk memberikan akses hanya untuk membaca data dari folder, dan kepada kepala departemen untuk administrasi penuhnya.



Ketika hak akses untuk karyawan dikeluarkan, masing-masing dari mereka akan menerima surat dalam surat dengan proposal untuk menambahkan folder bersama ke daftar folder di kotak surat mereka. Setelah tawaran diterima, karyawan akan memiliki folder bersama di sisi kiri klien web. Setelah melewatinya, karyawan akan dapat melihat surat masuk di kotak surat sales@zimbra.cloud.loc dan bekerja dengan surat-surat ini seolah-olah mereka telah tiba di kotak suratnya sendiri.



Pembaca yang penuh perhatian mungkin memperhatikan bahwa pendekatan ini tidak jauh berbeda dari milis biasa, tetapi pada kenyataannya masih ada perbedaan. Yang utama adalah bahwa, tidak seperti milis, pengguna melihat apakah setiap email yang diterima dijawab. Ini meminimalkan kemungkinan bahwa pengguna akan menerima dua atau lebih tanggapan dari manajer yang berbeda pada satu pesan terkirim.

2.Kasus penggunaan umum lainnya untuk menggunakan kotak surat bersama adalah dukungan teknis internal. Misalnya, dukungan teknis perusahaan dengan banyak departemen memiliki satu alamat email TechSupport@zimbra.cloud.loc, tempat karyawan mengirim aplikasi mereka. Tentu saja, mengumpulkan semua aplikasi yang masuk dalam satu kotak dan memberikan akses ke semua karyawan dukungan teknis bukanlah suatu pilihan, karena ada risiko yang meningkat bahwa spesialis yang tepat akan kehilangan aplikasi yang ditujukan kepadanya dalam alur umum.



Filter email Zimbra OSE dapat membantu Anda menghindari hal ini. Mereka memeriksa surat masuk untuk kepatuhan dengan kondisi apa pun dan, tergantung pada hasil pemeriksaan, melakukan atau tidak melakukan beberapa tindakan. Karena kenyataan bahwa aplikasi ke spesialis berasal dari lingkaran orang terbatas, Anda dapat mengonfigurasi filter surat sehingga secara otomatis mengirim aplikasi yang masuk ke folder spesialis yang sesuai berdasarkan nama pengirim. Dengan demikian, setelah itu, semua aplikasi yang diterima dari karyawan akan secara otomatis didistribusikan di folder yang berbeda dan administrator hanya perlu menyediakan spesialis dengan akses umum ke folder yang sesuai.



Hal yang sama dapat dilakukan dari baris perintah. Seperti halnya klien web, pertama-tama kita perlu memberikan hak akses pengguna ke folder, dan kemudian memasangnya di kotak surat yang ingin kita akses. Untuk memberikan akses ke folder, gunakan perintah zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc mfg "/ TechSupport1" akun TechSupport1@zimbra.cloud.loc r . Atribut terakhir dalam perintah berarti hak yang kami berikan kepada pengguna. Selain membaca izin ®, Anda dapat memberikan akses tulis (w), membuat subfolder (i), menerima undangan (x), menghapus item (d), dan mengelola (a). Anda dapat memasang folder menggunakan perintahzmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc cm "/ TechSupport1" TechSupport1@zimbra.cloud.loc "/ TechSupport1" .





Nilai tambah besar dari opsi ini untuk mengatur aplikasi untuk dukungan teknis adalah ia dapat menskala dengan sangat baik dan kompatibel dengan semua klien email. Misalnya, melihat folder publik dapat dikonfigurasikan di Thunderbird. Agar folder bersama muncul di klien email ini, Anda harus masuk ke akun Anda di dalamnya dan mengkonfigurasinya untuk menerima email melalui IMAP. Selanjutnya, Anda perlu berlangganan folder bersama dalam pengaturan akun, setelah itu folder bersama akan ditampilkan dalam daftar umum folder surat. Demikian pula, melihat folder publik dikonfigurasikan di MS Outlook.





3.Selain itu, folder publik dapat digunakan untuk mendelegasikan email saat seorang karyawan pergi. Jadi, misalnya, jika seorang karyawan pergi berlibur, ia dapat memberikan akses ke folder suratnya kepada rekannya, yang dapat melihat surat masuk. Biasanya, pendelegasian kotak surat semacam itu disertai dengan pemberian hak untuk mengirim email atas nama pengguna yang telah memberikan akses ke folder surat mereka.

Ini dilakukan dalam pengaturan akun karyawan yang pergi berlibur dan dapat dilakukan dengan dua cara. Dalam kasus pertama, ini tepatnya "Mengirim atas nama", di mana penerima surat akan melihat bahwa orang lain berkomunikasi dengannya dari surat orang yang ia tulis semula. Dalam kasus kedua, itu adalah "Kirim sebagai," di mana penerima surat akan menerima surat dari orang yang ia ajak bicara tanpa menyebutkan apa yang sebenarnya dijawab orang lain.



Hal yang sama dapat dilakukan pada baris perintah. Jadi, dengan menggunakan perintah zmprov akun grr TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendAs kami memberi pengguna TechSupport1 hak untuk membalas surat sebagai pengguna TechSupport2. Begitu pula dengan perintahnyazmprov akun grr TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendOnBehalf. Jika alih-alih hak untuk mengirim email sebagai pengguna, kami memberikan pengguna TechSupport1 hak untuk menanggapi surat atas nama pengguna TechSupport2.

Dengan demikian, bahkan jika seorang karyawan berhenti atau pergi berlibur, kotak suratnya akan terus berfungsi, yang berarti bahwa sebagian dari proses bisnis yang terkait dengan karyawan dan emailnya tidak akan terganggu.

Untuk semua pertanyaan yang terkait dengan Zextras Suite, Anda dapat menghubungi perwakilan perusahaan "Zextras" Ekaterina Triandafilidi melalui email katerina@zextras.com