👩🏻‍🍳 📹 🧔🏽 Alat Jarak Jauh: bagaimana penyalahgunaan aplikasi hampir menghabiskan biaya $ 50.000 🌾 👨🏽‍🍳 🗂️

Kami telah bekerja dari jarak jauh sejak 2013 dan kami tahu di tempat-tempat mana para pekerja baru yang jauh terpukul. Artikel 5 dari kesalahan bodoh yang kami buat saat mencari set aplikasi yang sempurna untuk kantor online.

Bonus di akhir: tautan ke direktori aplikasi untuk pekerjaan jarak jauh.

gambar

Perusahaan kami disebut Rasio, kami bergerak dalam pengembangan web kustom. Hingga 2018, kami bekerja dalam format "kantor di Moskow + karyawan jarak jauh di wilayah". Sekarang tidak ada kantor sama sekali, tetapi ada tim 20+ karyawan yang terdistribusi penuh.

Di sini kita akan berbicara tentang kesalahan kita dalam mengatur kantor jarak jauh. Yakinlah, dalam bulan-bulan mendatang banyak pemimpin akan tersandung di tempat yang sama seperti yang kita tujuh tahun lalu.

Omong-omong, kami baru-baru ini meluncurkan katalog online aplikasi untuk jarak jauh. Ada tautan di akhir artikel: Anda dapat mengevaluasi sendiri proyek tersebut dan membagikan kesan Anda dalam komentar.

Kesalahan 1: dokumen bukan basis pengetahuan

Google Drive adalah tentang tablet sekali pakai dan potongan kertas resmi. Jika Anda berencana untuk menyimpan formulir dan peraturan di sana, di mana Anda akan kembali lagi dan lagi - lebih baik untuk melihat langsung ke basis pengetahuan: Notion , Coda , Confluence , Yandex.Wiki .

Dalam kehidupan setiap bisnis, ada saatnya ketika saatnya untuk menangkap pengalaman dan proses - jika tidak, pendatang baru akan menjadi gila masuk ke tim Anda. Tetapi ketika peraturan menjadi 30-40, mereka harus terstruktur entah bagaimana, jika tidak, Anda tidak akan dapat dengan cepat menemukan yang tepat.

Pernah manajer kami menghabiskan setengah jam untuk menemukan file di Google Drive. Kemudian kami memutuskan untuk mentransfer semua dokumentasi proyek ke Notion. Perselingkuhan yang tampaknya sederhana ini menghabiskan biaya 20 jam kerja bagi perusahaan. 20 jam dibayar hanya untuk mengatur dokumen dengan cara baru.

Menyadari kesalahan tersebut, kami telah mengumpulkan berdasarkan Notion seluruh infrastruktur manajemen - proyek, manajemen SDM, sistem CRM, dan jejaring sosial perusahaan. Di Google Documents, kami tentu tidak akan melakukannya.

Kesalahan 2: manajer dikendalikan sebagai pemain

Bulan-bulan pertama setelah transisi lengkap ke situs jarak jauh, kami mencoba menghitung biaya tugas manajerial secara akurat. Ha! YouTrack

bersarang persegi dengan TK yang jelas, tenggat waktu, dan perkiraan sangat bagus untuk pengembang. Menggunakan alat yang sama untuk manajer, kami dengan cepat mengalami masalah - tugas diperkirakan dari bulldozer, tenggat waktu terus-menerus dilanggar dan orang-orang menderita. Neraka perfeksionis: tidak ada rasa penyelesaian, tidak ada yang berhasil sebagaimana mestinya.

Jelas bahwa kontrol seperti itu tidak berguna. Tugas yang dilakukan diakumulasikan, dan kemudian ditandai sekaligus - manajer tidak menggunakan YouTrack untuk mengatur hari kerja. Kehilangan produktivitas sebenarnya sulit diukur, tetapi jelas bahwa mereka sangat besar.

Dalam situasi seperti itu, masuk akal untuk memindahkan manajer ke situs terpisah, di mana ada lebih sedikit bidang untuk diisi dan lebih banyak kebebasan. Biasanya situs ini lebih seperti daftar tugas yang harus dilakukan daripada pelacak.

Awalnya kami menusuk Asana , tetapi kemudian memutuskan untuk meninggalkan aplikasi duplikat dan beralih ke Notion . Tidak ada template yang jelas sama sekali: setiap manajer memperbaiki tugas dengan cara yang cocok untuknya dengan nyaman. Juga, kami segera mengintegrasikan Notion dengan Slack - ini menyelamatkan kami dari komunikasi yang tidak perlu, laporan tentang tugas yang diselesaikan sekarang datang secara otomatis.

Kesalahan 3: berbagi bukan penyimpanan perusahaan

Pada awalnya, kami berbagi file seperlunya: di telegram kami saling membuang atau mengunggah ke drive disk pribadi. Desainer belum menggunakan Figma, semua pekerjaan masuk ke Photoshop - file sering ditransfer, tetapi lebih sering hilang.

Tiga atau empat kali kami kehilangan waktu operasi pada proyek, kami harus menggambar antarmuka lagi. Jangan ulangi kesalahan kami dan segera gunakan Google Drive , Box , Dropbox , atau Yandex perusahaan .

Kesalahan 4: kata sandi dalam deskripsi tugas

Pada awalnya, masalah keamanan siber tidak mengganggu kami. Kata sandi disimpan di tempat biasanya diperlukan - dalam tugas dan kartu proyek. Pendekatan itu hampir menelan biaya $ 50.000.

Itu seperti ini: kami hampir mendapatkan NDA, karena YouTrack macet dan memungkinkan mesin pencari untuk mengindeks bagian dalamnya. Kami memiliki semuanya di sana: info masuk, kata sandi, semua data sensitif. Pelanggan melihat ada kebocoran dan memberi kami topi.

Pengembang YouTrack memperbaiki kesalahan, kami berhasil setuju dengan pelanggan, tetapi setelah cerita ini kami tidak mempercayai kata sandi untuk layanan yang tidak berspesialisasi dalam keamanan siber. Sekarang perusahaan memiliki sirkuit informasi tertutup dan aturan yang membingungkan: semua nama pengguna / kata sandi ada dalam 1 kata sandi , kami tidak bertukar akses dalam obrolan, kami tidak menyimpannya dalam aplikasi produksi .

Kesalahan 5: open-source gratis

Selama beberapa tahun kami membayar Slack untuk seluruh tim. Panggilan grup nyaman di sana, berbagi layar berfungsi - keren ketika mereka menambahkan fitur dengan menggambar di atas layar lawan bicara. Tetapi pada tahun 2017, anchor client kami (sepertiga dari pendapatan) mengurangi volume pesanan karena masalah bisnis. Kami harus memotong tulang, termasuk kantor.

Di sini kami menemukan dunia perangkat lunak fitur lengkap gratis. Kami berhenti di sekelompok Rocket.Chat + Jitsi Meet sebagai dialer - kedua produk dipasang di server mereka sendiri, yang sepenuhnya cocok untuk kami. Antarmuka bengkok, tetapi kami adalah pembuat enkode yang keras - fungsi yang paling penting. Jadi sepertinya bagi kami, setidaknya.

Kami menghabiskan waktu untuk penerapan, pengujian dan implementasi aplikasi baru 20 jam manajemen dan 20 jam pengembangan, dan kemudian kami mulai meludah secara alami. Rocket. Itu buggy, notifikasi tidak datang tepat waktu, dan secara keseluruhan ada perasaan tidak menyenangkan: untuk bekerja, kami harus benar-benar mengarungi antarmuka yang tidak nyaman.

Akibatnya, kami beralih ke versi gratis Slack tanpa riwayat obrolan lengkap dan Google Meet untuk menelepon. Namun, versi awal dari produk berbayar ternyata lebih baik daripada solusi yang sepenuhnya gratis. Sejarah pesan yang terpotong bahkan menjadi kesempatan untuk meningkatkan disiplin dalam tim - semua informasi proyek penting harus disimpan di Notion, bukan di ruang obrolan.

Pilih alat dengan bijak

Hal yang paling penting dalam tim terdistribusi adalah tidak dalam aplikasi, tetapi dalam ritual dan orang - tidak semua orang cocok untuk situs yang jauh, dan yang tersisa perlu saling menempel secara berkala. Aplikasi bersifat sekunder, tetapi tanpa itu Anda tidak akan mengatur alur kerja yang baik.

Kami baru-baru ini meluncurkan Remote, direktori aplikasi gratis untuk pekerjaan jarak jauh. Mampir untuk menemukan layanan yang tepat untuk kantor Anda. Pilih dengan bijak dan jangan ulangi kesalahan di belakang kami.

remote.ratio.digital

Kami juga membuat paket stiker untuk komunikasi dalam tim jarak jauh:
https://t.me/addstickers/Cat_Remote