🧑🏻‍🤝‍🧑🏻 🐖 🧗 Kesalahan yang akan merusak proyek dari segala kompleksitas. Pengalaman Manajer Redmadrobot 👩🏾‍🎨 👃🏾 👩🏼‍🎨

Kami, tukang listrik, telah meluncurkan proyek sejak 2008, dan lebih dari 11 tahun kami telah membentuk tim perampok yang kuat. Memompa besi membantu misi pertempuran dan salah satu yang paling sulit adalah mengelola proyek. Situasi di mana menjadi perlu untuk memikul tanggung jawab PM (manajer proyek) berbeda: dalam pemasaran - ketika membuat situs, dalam SDM - ketika mengatur acara. Kami mengingat lusinan kasus semacam itu.

Kami telah menyiapkan daftar kesalahan yang dibuat oleh manajer proyek baru dan melengkapi mereka dengan rekomendasi kami. Artikel ini memiliki dua opsi untuk rekomendasi: sederhana dan bagi mereka yang ingin bingung - dengan referensi dan tautan ke sumber daya yang bermanfaat. Jadi Anda tidak akan memiliki kesempatan untuk mengulanginya dengan perhatian yang tepat. Kami berharap ini akan membuat proyek Anda lebih mudah, lebih baik dan akan membawa kepastian untuk proses penciptaannya.

Pada awalnya

Awal yang sukses adalah setengah dari kesuksesan. Berikut adalah beberapa kesalahan yang dapat berdampak negatif pada pengembangan proyek lebih lanjut.

Kesalahan # 1: kurangnya memperbaiki perjanjian dengan para pemangku kepentingan

Suatu momen yang tidak boleh diabaikan di awal adalah diskusi tentang harapan produk dengan para pemangku kepentingan - orang atau organisasi yang dapat mempengaruhi pengembangan proyek.

Kiat: di awal, tentukan dan koordinasikan dengan semua pemangku kepentingan tujuan dan hasil yang direncanakan .

Harapan dari produk menetapkan persyaratan untuk hasil dan secara signifikan mempengaruhi pekerjaan lebih lanjut dari seluruh tim. Koordinasi membantu menghindari kemungkinan kesalahpahaman dan ketidaksepakatan tentang pengembangan proyek.

Solusi sederhana : buat dokumen teks atau tabel di mana harapan pemangku kepentingan akan dikumpulkan. Untuk menyederhanakan hidup Anda, Anda dapat menggunakan bantuan kami pada konten terstruktur .

Dalam dokumen itu penting untuk tidak hanya memperbaiki harapan semua orang dan semua orang, tetapi juga untuk membawa harapan ke penyebut yang sama. Tujuannya harus disatukan, dimengerti dan disetujui oleh semua peserta. Setelah pembentukan dokumen, sinkronkan dengan tim (Anda mungkin akan mendapatkan beberapa ide lagi) dan merasa bebas untuk mengirimkannya ke pemangku kepentingan untuk menyelesaikan semua poin.

Opsi yang lebih rumit :Tim analis dan perancang besi Redmadrobot pada tahap peluncuran proyek selalu mengumpulkan paspor produk - dokumen yang menggambarkan karakteristik dan tujuan utama. Ini berisi indikator utama dan bertindak sebagai pedoman untuk pengembangan lebih lanjut dari suatu proyek atau kelompok proyek. Jika Anda ingin menghindari masalah, maka Anda perlu mengatasinya, menyinkronkannya dengan tim (mengumpulkan semua jenis ide) dan mengoordinasinya dengan para pemangku kepentingan. Setelah itu, hasil koordinasi harus diperbaiki untuk semua orang - mengirim surat, meletakkan dokumen di cloud atau membuat papan di Miro .

Untuk menggunakan templat paspor untuk keperluan Anda, tambahkan dengan pertanyaan yang diperlukan berdasarkan spesifikasi Anda

Kesalahan nomor 2: perumusan tujuan dan sasaran dalam suatu tim tanpa pertimbangan

Salah satu alasan mengapa ide-ide tidak bertahan dalam ujian waktu adalah kurangnya “jembatan kelayakan”. Manajer dapat memahami tujuan para pemangku kepentingan dan cara mencapainya, tetapi tidak mewakili visi hasilnya. Atau, masih melihat hasil yang diinginkan, tetapi jangan memperhitungkan semua kesulitan yang mungkin timbul di masa depan. Di pintu keluar, kita memiliki "apa-apa" tua yang baik, tetapi kita bersembunyi di balik "faktor eksternal", "kegiatan yang tidak direncanakan" dan "seseorang yang harus disalahkan, tetapi kita tidak curiga".

Kiat: langkah demi langkah, jelaskan secara terperinci bagaimana Anda berencana untuk mengimplementasikan rencana .

Solusi sederhana : opsi untuk penggunaan independen - gunakan salah satu metodologi yang telah teruji waktu untuk menetapkan tujuan, misalnya, SMART. Kami sering menggunakan pendekatan dalam pekerjaan kami.DoD dan DoR .

Tetapi proyek ini adalah masalah tim, oleh karena itu, jika ada kesempatan untuk merencanakan dan memikirkan implementasi bersama-sama, itu harus digunakan.

Opsi ini lebih rumit : belajar dengan rekan kerja salah satu metodologi untuk menetapkan tujuan dan mengimplementasikannya dengan benar. Untuk melakukan ini, bagi perencanaan hasil menjadi beberapa iterasi, dan kemudian membuat menyelam dalam (perendaman dalam proyek) dari seluruh tim sesuai dengan metodologi untuk menetapkan tujuan. Putuskan bagaimana cara melibatkan semua kolega Anda dalam proses perencanaan dan pencapaian, dan, yang paling penting, pastikan itu bekerja untuk hasil yang Anda butuhkan .

Kesalahan # 3: mengalihkan tanggung jawab

Semuanya sederhana di sini: tanggung jawab dan distribusi peran dalam tim harus jelas bagi semua peserta. Pada titik tertentu (dan itu pasti bisa datang, percayalah) Anda harus mencari tahu mengapa ada yang salah dan seseorang tidak memenuhi tugas penting.

Kiat: agar hal ini jarang terjadi (atau lebih baik tidak terjadi sama sekali), buat pembagian tanggung jawab dalam tim transparan. Maka semua orang akan dapat memahami tugas mereka dan bagaimana nasib proyek tergantung pada pekerjaannya .

Dan jika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana dalam proyek, manajer harus memahami dengan jelas di bagian mana dari kegagalan itu terjadi. Jika tidak, PM berisiko membahayakan hasil kerja dan melemahkan semangat seluruh tim. Salah satu solusi terbaik untuk menciptakan transparansi adalah dengan menggunakan matrikstanggung jawab. Ini dapat dipilih berdasarkan kompleksitas proyek, ukuran tim, dan preferensi.

Solusi sederhana jika Anda tidak ingin repot dan Anda memiliki proyek kecil:

Berkumpul bersama kolega dan mengidentifikasi peran apa yang mungkin ada dalam tim. Misalnya, manajer membuat catatan selama rapat, dan perancang kemudian mengoordinasikannya dengan pemangku kepentingan - perannya bisa apa saja, pikirkan sendiri.
Perkirakan peran apa yang dapat diambil oleh setiap anggota tim.
. , , , , ; ( , ) - ; «», ).

Hal utama adalah menyetujui bagaimana Anda berencana untuk berinteraksi dalam tim dan memperbaikinya dengan cara apa pun yang nyaman: dengan teks, di Miro, atau, misalnya, membuat sketsa peta pikiran - yang cocok untuk Anda.

Opsi ini lebih rumit : untuk proyek-proyek besar, Anda dapat membuat model peran proyek dalam bentuk peta dan menambahkan deskripsi fungsi masing-masing peran (ini dapat dilakukan, misalnya, di Miro) .

Tetapi matriks itu sendiri tidak akan banyak membantu. Agar sistem tanggung jawab yang dibangun membuahkan hasil, perlu untuk terus memantau implementasinya. Misalnya, untuk menyelesaikan konsekuensi yang mungkin terjadi dari distribusinya: singkirkan yang tidak perlu, perbaiki arus dan tambahkan yang baru.

Dalam proses implementasi: tentang implementasi

Tugas utama manajer selama pelaksanaan proyek adalah menyelesaikan tugas yang direncanakan yang akan menuntunnya dan seluruh tim ke hasil yang diinginkan. Ini dapat dicapai jika perubahan dikelola secara kompeten, peningkatan kualitas diperkenalkan dalam proses, singkirkan kelebihan dan secara konstan mendapatkan hasil antara. Dan berikut adalah daftar singkat dari apa yang dapat menghalangi Anda di jalan yang sulit ini.

Kesalahan # 4: kurangnya alat kerja tim

Pekerjaan apa pun membutuhkan alat, tetapi penting untuk menerapkan hanya pekerjaan yang akan berkontribusi pada pengembangan proyek. Sayangnya, kebalikannya sering terjadi ketika peluang baru menambah birokrasi yang tidak perlu, peraturan berbahaya, dan hal-hal tidak menyenangkan lainnya bagi kehidupan tim.

Kiat: hanya gunakan alat-alat yang penting untuk implementasi proyek. Cantumkan dalam proses Anda dan beri tahu tim cara menggunakannya .

Kemudian identifikasi mereka yang bertanggung jawab atas dukungan teknis dan relevansi alat. Semua informasi di dalamnya harus diperbarui secara berkala, dipesan sesuai dengan aturan yang mungkin dan dapat diakses oleh tim.

Solusi sederhana :Jangan mengejar mode - gunakan alat yang dapat diakses dan universal, seperti Trello atau Google spreadsheet .

Berkat sistem kartunya, Trello sangat cocok untuk mendistribusikan tugas. Di dalamnya Anda dapat memperbaiki bagian penting dari proyek: proses melakukan pekerjaan, melakukan transaksi dan aplikasi, mengatur alur kerja dan hal - hal lain . Ya, spreadsheet Google bagus untuk multitasking mereka. Di Redmadrobot, tim sering menggunakannya dalam berbagai cara:

Merencanakan dan mengelola anggaran proyek.
Bentuk dan kontrol rencana, dan kemajuan proyek sederhana.
Bagikan tugas.
Catat hasil retrospektif.
Tumpukan produk terbentuk.
Mereka merencanakan pemuatan sumber daya semua karyawan dan setiap proyek secara terpisah.
Pasang monitor produk dan cacat sistem, dan sebagainya.

Tugas alat yang efektif adalah menyederhanakan kehidupan tim. Trello dan Google spreadsheet melakukan pekerjaan ini dengan baik. Tetapi terlepas dari preferensi Anda, ada jenis alat yang akan Anda butuhkan dalam proyek apa pun: delegasi, rapat atau sinkronisasi, manajemen risiko, saluran komunikasi dan interaksi.

Opsi ini lebih rumit : selama bertahun-tahun kerusakan yang tidak dapat diperbaiki untuk pelanggan kami, kami telah menciptakan sistem alat. Setiap tim yang bekerja dalam proyek dengan level dan kompleksitas yang berbeda dapat menggunakannya. Anda dapat menggunakannya sebagai basis saat membuat daftar layanan yang diperlukan sendiri .

Kesalahan # 5: kurangnya prioritas yang jelas

Dalam situasi di mana semuanya adalah prioritas - pada kenyataannya, tidak ada prioritas. Jika pekerjaan berjalan lancar dan proyek berkembang, maka ini tidak berarti bahwa tim bergerak ke hasil yang diinginkan.

Kiat: memprioritaskan setiap tugas dengan tepat sehingga tim memahami apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu .

Jadi, Anda akan tahu bagaimana upaya didistribusikan antara kolega dan memastikan bahwa tujuan dan sasaran di kepala Anda sesuai dengan prioritas mereka.

Solusi sederhana : jika Anda memiliki proyek kecil, maka gunakan metodologi MoSCoW - sangat cocok untuk menentukan prioritas. Juga membayar perhatian pada RICE dan ICE metodologi .

Opsi ini lebih rumit : dalam proyek besar, pembentukan sistem kita sendiri untuk memprioritaskan tugas yang masuk akan membantu. Itu dapat dibangun berdasarkan Google spreadsheet atau Trello .

Menggunakan Google spreadsheet atau Trello, Anda dapat membangun sistem dengan penekanan pada kebutuhan tim. Misalnya, Google spreadsheet memungkinkan Anda mengonfigurasi filter dan rumus yang mengotomatiskan akuntansi. Berdasarkan poin yang ditetapkan untuk parameter tertentu, filter dan formula dapat secara otomatis membuat daftar akhir dengan prioritas, yang menghemat waktu.

Kesalahan nomor 6: kurangnya titik kontrol dan evaluasi hasilnya

Jika jalurnya panjang, maka harus dibagi menjadi beberapa segmen. Teknik seperti itu membantu manajer untuk lebih mengontrol proses kerja, dan tim melihat hasilnya dan termotivasi untuk bekerja tanpa memperlambat.

Kiat: bagi setiap tugas menjadi mikrotasks dan tentukan kerangka waktu untuk implementasinya. Semakin banyak perhatian yang Anda berikan pada "pos-pos pemeriksaan", semakin kecil kemungkinannya bahwa sebagian pekerjaan akan ditinggalkan tanpa pengawasan .

Solusi :

Identifikasi tonggak penting untuk penyelesaian proyek.
Untuk setiap pos pemeriksaan, tentukan hasil yang diinginkan.
Pindah ke setiap titik kontrol dalam iterasi kecil, sesuaikan hasilnya seperlunya.
Jangan ragu untuk menghapus yang tidak perlu.

Proyek ini tentang manajemen perubahan, jadi jangan takut mengambil risiko. Yang utama adalah memastikan bahwa hasil yang direncanakan itu sepadan dan tim menyetujui ide Anda. Dan jangan berlebihan dengan tanggung jawab. Kontrol total adalah musuh mutlak Anda, yang mengarah pada ketidakpercayaan kolega yang kronis dan menciptakan suasana yang bermusuhan dalam tim.

Dalam proses implementasi: tentang interaksi

Proyek dilaksanakan oleh orang-orang yang secara konstan berinteraksi satu sama lain. Tugas Anda sebagai seorang manajer adalah untuk memahami bagaimana meratakan bagian "manusia" yang bermasalah - komunikasi dan interaksi. Jangan membuat kesalahan berikut.

Kesalahan nomor 7: kegagalan untuk memberi tahu tim

Untuk mendefinisikan dengan jelas vektor pengembangan proyek, eskalasi, penyelesaian masalah dan permintaan, penting untuk memberi tahu tim tentang semua perubahan yang terjadi. Ini tidak hanya berlaku untuk kolega, tetapi juga untuk para pemangku kepentingan.

Saran: jika Anda mengetahui tentang perubahan dalam proyek, maka jangan terlalu malas untuk memberi tahu tim tentang hal itu, untuk ini, atur informasi terus-menerus dari semua pesertanya .

Solusi :

Pastikan untuk mengirim surat ke semua peserta dengan status proyek. Diungkapkan: status terkini, tugas utama apa yang sedang dikerjakan tim saat ini, di mana ada masalah dan penghalang (di mana perhatian pemangku kepentingan diperlukan) dan hasil apa yang telah dicapai tim.
Tentukan frekuensi surat-surat tersebut.
. , , , , .
, . , , .

№8:

Masalahnya sendiri tidak hilang atau mereda, tetapi sebagai aturan mereka menumpuk dan menciptakan efek bom waktu. Adalah naif untuk percaya bahwa jika suatu masalah atau konflik tidak terprovokasi, maka itu akan hilang. Oleh karena itu, setiap tim membutuhkan mekanisme yang jelas untuk mengeskalasi masalah dan konflik. Manajer proyek harus dapat membuat keputusan yang tepat dalam situasi kritis dan tidak terencana, dan menemukan jalan keluar dari "stagnasi" (dalam situasi yang memerlukan peninjauan).

Kiat: Buat mekanisme eskalasi yang dapat dipahami untuk masalah dan konflik dalam tim. Jadi kolega akan memahami bahwa dalam situasi apa pun mereka akan didengar dan sudut pandang mereka penting bagi orang lain .

Solusi sederhana :Beri tahu tim tentang aturan dasar untuk eskalasi. Untuk melakukan ini, rumuskan, seperti yang Anda lihat, proses eskalasi idealnya, perbaiki dalam bentuk abstrak sederhana. Tempatkan informasi di "ruang bersama" sehingga pada waktu yang tepat setiap orang memiliki akses ke dokumen .

Opsinya lebih rumit : buat sistem eskalasi Anda sendiri. Untuk melakukan ini, buat daftar kolega yang akan membantu Anda dalam menyelesaikan situasi dan konflik masalah, serta dalam menentukan tindakan strategis. Banyak artikel telah ditulis tentang kemampuan alat eskalasi dan cara mengaturnya, jadi jika Anda tertarik dengan topik ini, cukup google saja .

Ingatlah bahwa keberhasilan produk tergantung pada keputusan Anda. Pencegahan konflik adalah sinyal bahwa tim siap untuk berbicara secara terbuka tentang masalah mereka.

Dan pada akhirnya

Sebuah proyek selalu memiliki titik akhir dan akhir. Kumpulkan kekuatan Anda dan jangan membuat dua kesalahan terakhir di dalamnya.

Kesalahan No. 9 dan No. 10: kurangnya refleksi dan tanya jawab

Dalam kondisi proyek, kurangnya analisis sering menyebabkan kesalahan: tindakan yang diambil, pendekatan dan praktik yang diterapkan, serta proses yang baru dibangun. Anda, sebagai manajer, perlu mendengarkan dan mendengar apa yang terjadi di tim Anda dalam periode waktu yang berbeda, dan membuat perubahan kualitatif yang tepat waktu untuk pekerjaannya. Dalam kasus seperti itu, refleksi membantu, yang memungkinkan Anda untuk memahami jalan yang ditempuh.

Sebuah solusi sederhana : kontrol latar belakang emosional tim, ambil persediaan secara berulang dan konstan. Misalnya, habiskan blues mingguan atau dua mingguan. Ketika meringkas, jangan lupa untuk memotong tugas yang sudah selesai dan direncanakan. Selalu rayakan keberhasilan tim dan jangan takut untuk membicarakan kegagalan. Dan berbicara masalah, tidak hanya saat ini, tetapi sudah diselesaikanPastikan untuk mencatat hasil dari pertemuan tersebut dan mengubahnya menjadi tugas pengembangan.

Pastikan untuk mencatat hasil dari pertemuan tersebut dan mengubahnya menjadi tugas pengembangan.

Opsi ini lebih rumit : kami di Redmadrobot menggunakan dua alat: retrospektif dari proyek tim dan refleksi individu untuk pemimpin. Retrospektif membantu mengatur latar belakang emosional tim, menghilangkan umpan balik pada periode terakhir dan, yang terpenting, saling berterima kasih .

Refleksi individu adalah alat manajer yang membantu menganalisis tindakannya dalam proyek selama periode terakhir. Penting untuk menganalisis apa yang Anda rencanakan untuk dilakukan, apa yang Anda dapatkan pada akhirnya dan bagaimana Anda akan bertindak lain kali. Formula kesuksesan yang cukup sederhana, jika Anda menggunakannya tepat waktu dan dengan pengertian.

Masalah refleksi disesuaikan tergantung pada situasinya, tetapi hanya ada satu standar saat menyusunnya. Cobalah untuk menemukan jawaban untuk masing-masing:

dimana saya?
Apa yang saya rencanakan?
Apa yang Anda dapatkan pada akhirnya?
Apa yang terjadi dan gagal?
Apa yang akan saya lakukan selanjutnya?

Kami tidak mendapatkan daftar kesalahan yang paling lengkap, tetapi jika Anda bahkan tidak bisa membuatnya, maka Anda akan membuat proyek lebih mudah dan lebih efisien. Kami, robot, yakin bahwa membuat kesalahan adalah jalan menuju keunggulan, karena kami terus belajar dari mereka. Karena itu, kami menyarankan Anda untuk tidak takut mengambil risiko. Dan juga, jangan lupa untuk mendengarkan tidak hanya untuk rekan kerja, tetapi juga untuk diri sendiri. Apa kamu setuju?

Kristina Borisova, manajer proyek di Redmadrobot, berbagi pengalaman ironisnya.

Kesalahan yang akan merusak proyek dari segala kompleksitas. Pengalaman Manajer Redmadrobot