Get best of the week

Antara rumah dan kantor. Bagaimana mengatur kerja tim yang terdistribusi

Habr, halo!

Banyak perusahaan saat ini menawarkan karyawan mereka untuk bekerja dari rumah. Namun, tidak semua orang memiliki kesempatan untuk bekerja dari jarak jauh. Beberapa spesialis tidak meninggalkan pos tempur mereka di ruang kantor.

Tim Artezio memutuskan untuk mencari cara membangun pekerjaan di tim "campuran", yang secara bersamaan bekerja baik di rumah maupun di kantor. Kami menulis teks ini pada contoh bagaimana proses serupa dibangun dalam perusahaan kami. Mereka juga berbicara tentang urgensi tentang yang sebenarnya: apa pro dan kontra dalam pekerjaan jarak jauh. 

Sumber

Perusahaan kami menggunakan prinsip: tidak masalah apakah mereka atau karyawan lain bekerja dari jarak jauh atau duduk di kantor, kami memperlakukan seluruh tim seolah-olah mereka akan bekerja di rumah dengan kekuatan penuh.

Sederhananya, kami tidak membagi tim kami menjadi mereka yang "duduk" di rumah atau bekerja di kantor. Ini diperlukan untuk menyelaraskan kemampuan semua anggota tim dan memberi semua orang alat kerja yang sama.

Bagaimana pekerjaan itu dibangun


Semuanya dimulai dengan perencanaan. Ini akan memungkinkan kita untuk secara jelas mewakili kerangka waktu ketika kita akan mendapatkan hasil yang spesifik. Pada prinsipnya, selalu perlu untuk merencanakan, tetapi selama pekerjaan tim terdistribusi, setiap orang perlu memahami dengan jelas kapan dan apa hasil dari pekerjaan itu seharusnya.

Untuk merencanakan semuanya dengan benar, kita perlu mengingat beberapa poin.

  • . , , , . . , , , .
  • . , .
  • . , . .

Jadi, kami punya rencana, bisa dalam bentuk apa pun: file MPP atau teks biasa. Tetapi harus merinci urutan pekerjaan, sumber daya yang ditugaskan dan tanggal jatuh tempo.

Setelah perencanaan, kami merefleksikan tugas dalam sistem kolaborasi tim. Untuk perusahaan kami, ini Jira. Bunyinya seperti ini: 

  • tugas ditugaskan di Jira (atau menggunakan alat kolaborasi lain) untuk pelaksana;
  • kontraktor diambil untuk menyelesaikan tugas, mencatat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah;
  • ketika kami membuat tugas berdasarkan rencana kami, kami juga menunjukkan ketergantungan antara tugas di Jira; kita juga dapat membuat tugas baru, misalnya, jika kita melihat bahwa kita perlu mengubah sesuatu atau memperbaiki cacat yang ditemukan selama fase pengujian.

Setiap tugas memiliki siklus hidupnya sendiri. Biasanya, kami menggunakan status berikut:

  • “Tugas baru / terbuka” - untuk tugas baru yang belum ditugaskan kepada siapa pun;
  • "Di tempat kerja" - tugas diberikan kepada pelaksana khusus, tugas sedang diselesaikan, ada kemajuan pada penyelesaian dan jam sedang dihapuskan untuk tugas ini;
  • “Dipecahkan / diserahkan untuk verifikasi” - tugas telah diselesaikan oleh kontraktor dan sedang diverifikasi;
  • "Ditemukan kembali" - sesuai dengan hasil audit, tugas itu dibuka kembali.
  • "Ditutup / dicentang" - tugas tertutup, mungkin karena fakta bahwa itu diperiksa.

Sumber

Untuk memahami bagaimana tugas dilakukan dan bagaimana harapan kami terhadap hasil antara sesuai dengan hasil yang diperoleh setelah menyelesaikan tugas, kami mengontrol pekerjaan ini:

  • kami mengikuti kode sumber melalui permintaan-tarik dan melakukan pemeriksaan kode - setelah pengembang menyelesaikan tugas, kode akan diperiksa oleh ketua tim atau arsitek;
  • kami melakukan pengujian - ini adalah tahap yang tidak berubah yang telah lama menjadi standar, juga berlaku untuk kontrol;
  • demonstrasi reguler hasil iterasi - dilakukan untuk pemilik produk, pelanggan, mereka diperlukan pertama-tama untuk menyelaraskan harapan tim dan semua orang yang tertarik pada produk.

Hal utama ketika bekerja dengan tim terdistribusi adalah komunikasi. Setiap orang berada di tempat yang berbeda, dan tidak ada cara untuk dengan cepat mendiskusikan atau segera menyampaikan sesuatu kepada semua orang, sehingga komunikasi harus direncanakan terlebih dahulu, dipikirkan dan menggunakan sarana teknis yang akan memungkinkan mereka untuk diimplementasikan dengan andal.

Inilah yang digunakan dalam latihan kami.

  • - ( ) — - . , , , .
  • . . , , , — , , . — Word Google Docs. Google , . Microsoft. 
  • — , .
  • — , . Jira, . Skype, Hangout, Telegram Viber. Zoom, . , …



  • — , , , .

Panggilan harus direncanakan terlebih dahulu. Dalam kasus yang mendesak, tentu saja, Anda bahkan dapat menelepon sekarang, tetapi karyawan mungkin tidak siap. Keteraturan panggilan juga penting, sehingga semua anggota tim merasakan ritme, bersiap untuk berdialog. Sangat penting bahwa ada kemampuan untuk mendemonstrasikan layar dan pastikan untuk mengirimkan suara. Aliran video sepenuhnya opsional. Partisipasi suara lebih penting. Hal utama - jangan lupa untuk menghidupkan dan mematikan mikrofon Anda tepat waktu. Ya, jangan lupa - agar komunikasi menjadi efektif, panggilan harus direkam dan direkam.

Untuk komunikasi, kami paling sering menggunakan Skype dan Telegram, yaitu obrolan grup untuk komunikasi operasional tentang masalah kerja dan non-kerja.

Platform web yang berguna yang digunakan pada acara offline (untuk melibatkan peserta, menunjukkan presentasi). MyOwnConference atau iSpring Learn baik-baik saja. Platform semacam itu juga cocok untuk pelatihan karyawan online. Pengeras suara berbicara dan mengganti slide dari ponsel atau terhubung melalui video terintegrasi.

Dan ide bagus lainnya adalah mengadakan konferensi video bersama setiap hari di pagi hari selama 10-15 menit. Untuk karyawan yang berada di lokasi terpencil, ini akan memungkinkan mereka mendengarkan pekerjaan, berfungsi sebagai semacam penghubung antara rumah dan kantor.

Dengan manajemen yang tepat, model campuran bisa sangat efektif. Misalnya, ini memungkinkan Anda untuk menarik spesialis yang tepat di mana pun mereka berada. Ini akan menghemat uang perusahaan untuk menemukan karyawan di kota-kota dengan persaingan personel yang tinggi. 

Selain itu, kemampuan untuk bekerja dalam kondisi nyaman dari rumah dapat menjadi cara bagi perusahaan untuk menarik pekerja yang berkualitas, yang berarti itu akan membuat perusahaan ini lebih ahli dan kompetitif di pasar.  

Pro dan kontra karena tidak berada di kantor


Salah satu gambar pertama dari Google untuk kantor rumahan yang sempurna . Sumber 

Setidaknya, di perusahaan IT, sebagian besar spesialis (ada perasaan seperti itu) sekarang bekerja dari rumah. 

Seperti dalam pendekatan lain terhadap organisasi buruh, "jarak jauh" memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Beberapa dari mereka mungkin berubah menjadi hambatan yang signifikan bagi sejumlah manajer untuk memindahkan karyawan mereka ke mode kerja jarak jauh. Bagi yang lain, ini akan membuka peluang bisnis baru dan meningkatkan produktivitas tenaga kerja.

Di antara minusnya adalah sebagai berikut (jika kami lupa sesuatu, tolong beri tahu kami tentang hal itu di komentar).

  • Disiplin dan motivasi

Lebih sulit untuk memotivasi karyawan di 'remote', dan yang paling penting untuk dikendalikan, daripada langsung di kantor. Banyak karyawan mungkin mengalami masalah disiplin karena kurangnya manajer di dekatnya.

  • Kontrol

Diasumsikan bahwa memantau kinerja karyawan dari tugasnya sangat rumit dengan mode operasi jarak jauh. Akibatnya, batas waktu tenggat waktu asli dapat diubah atau direvisi. 

  • perabot rumah tangga

Diyakini bahwa lingkungan rumah kurang disiplin daripada lingkungan kantor. Selain jadwal anggota keluarga lainnya, karyawan akan sering teralihkan dari tugas yang diberikan kepadanya atau tidak bekerja sama sekali.

  • Kurangnya kontak mata

Hambatan psikologis karena ketidakmampuan untuk menatap mata karyawan, untuk menyampaikan informasi yang diperlukan secara langsung. Ketidakmampuan untuk mendekati karyawan secara pribadi dan membahas masalah yang diperlukan dapat memperburuk situasi.

Selain daftar di atas, ada sejumlah kesulitan yang dapat mencegah manajer dari sepenuhnya mentransfer karyawan ke pekerjaan jarak jauh:

  • Fitur bisnis

Beberapa perusahaan secara fisik tidak dapat mentransfer bahkan sebagian karyawan mereka ke pekerjaan jarak jauh. Sebagai aturan, ini disebabkan oleh spesifikasi bisnis atau fitur teknologinya. Di antara faktor-faktor tambahan, seseorang dapat mencatat persyaratan banyak klien perusahaan tentang kontak pribadi dan komunikasi langsung dengannya.

  • Tingkat spesialis

Untuk profesional pemula, pelatihan dan implementasi mereka mungkin kurang efektif dalam kerangka kerja sama jarak jauh. Pengusaha lebih suka pencelupan "pemula" yang cepat dan efektif langsung di tempat dengan kurator berpengalaman tetap. Budaya perusahaan suatu perusahaan juga dapat memberlakukan batasan tambahan.

  • Keamanan data pribadi dan perusahaan

Masalah keamanan data perusahaan dan karyawannya dalam mode kerja jarak jauh menjadi sangat penting. Risiko phishing dan serangan virus, serta spionase industri dan pencurian data, meningkat secara signifikan.

  • Hubungan pribadi dan komunikasi

Pekerjaan kantor klasik telah membentuk kebiasaan alami untuk mendekati seorang karyawan kapan saja di hari kerja, berkonsultasi, menjelaskan sesuatu dengan jari, mengklarifikasi dan menyelesaikan masalah dengan benar dalam proses kerja.

  • Mode kerja jarak jauh memaksakan aturannya pada komunikasi. Prinsip bantuan timbal balik sangat banyak hadir di lingkungan kerja yang jauh, tetapi Anda harus terbiasa dengan fitur-fiturnya. Misalnya, alih-alih komunikasi langsung di kantor, terkadang Anda perlu meminta izin dari lawan bicara untuk membuat panggilan telepon atau mengobrol.

Tetapi ada plus untuk pekerjaan jarak jauh karyawan (kami sangat menantikan penambahan Anda di komentar):

  • Pengalihan mode operasi

Bagi banyak psikotipe kepribadian karyawan, kemampuan untuk mengganti mode kerja (atau kombinasi mode kerja kantor dan jarak jauh) meningkatkan produktivitas dan tanggung jawab pribadi mereka.  

  • Berdasarkan hasil

Meningkatkan peran tanggung jawab untuk hasil kerja, dan bukan untuk proses itu sendiri. Transparansi hasilnya. Kesadaran akan apa yang diharapkan dari Anda "di pintu keluar."

  • Motivasi non-finansial

Peluang tambahan bagi majikan untuk memotivasi atau memberi penghargaan kepada karyawan.

  • Disiplin

Mengurangi risiko terlambat, force majeure terkait dengan situasi lalu lintas atau cuaca.

  • Kenyamanan di tempat kerja

Tidak adanya suara asing, kemampuan untuk menyesuaikan iklim mikro dan sekitarnya agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

  • Biaya operasi lebih rendah

Misalnya, penyewaan tempat dan pengeluaran untuk kebutuhan rumah tangga kantor.

Kemungkinan besar tidak ada pendekatan yang benar dan tunggal untuk mengatur pekerjaan jarak jauh atau men-debug proses kerja dengan tim yang didistribusikan. 

Setiap pemimpin atau pemilik bisnis pada mulanya benar-benar menerapkan pendekatan ini atau itu dalam kasus khususnya. Di mana dimungkinkan untuk lebih fleksibel, tanpa kehilangan pada saat yang sama dalam indikator saat ini, dan di mana layak menunjukkan pengendalian dan daya tahan. 

Bagaimana cara perusahaan Anda bekerja dengan tim yang didistribusikan dan memindahkan karyawan ke lokasi yang jauh?

More articles:


All Articles