Cara mengatur proses perencanaan di SAP Analytics Cloud

Sistem perencanaan dan penganggaran telah ada selama beberapa dekade, dan salah satu masalah utama dari kelas sistem ini masih kurang fleksibel. Hampir setiap orang menghadapi tugas yang menghabiskan waktu menghitung ulang dan mengkonsolidasikan data. Dan ketika datang untuk mengubah model bisnis dan model data, yang menurutnya perhitungan kembali indikator yang direncanakan berlangsung, hampir tidak ada yang bisa mengatasinya. Misalnya, ketika melakukan reorganisasi atau memutuskan outsourcing proses produksi individu, sistem perencanaan harus beradaptasi dan memungkinkan untuk perubahan yang sangat cepat untuk semua dokumen penyelesaian terkait dengan pembentukan biaya dan hasil keuangan. Pertimbangan persyaratan ini seharusnya tidak mengarah pada pembentukan sistem di mana biaya perencanaan akan melebihi efek yang diperoleh dari implementasi.

Perencanaan adalah pengaturan tujuan bisnis strategis, dan kemudian menentukan cara mencapainya dengan membuat anggaran tahunan, melacak kemajuan dalam perkiraan dan skenario pemodelan untuk menemukan peluang baru. Semua rencana dibentuk dengan memproyeksikan data historis untuk masa depan, mengumpulkan informasi dari berbagai bidang fungsional dan dengan mempertimbangkan tren, risiko, dan peluang pasar potensial. Misalnya, manajemen eksekutif produsen sepeda mencatat permintaan yang meningkat untuk sepeda listrik dan memutuskan untuk meningkatkan penjualan produk jenis ini sebesar 20% selama tiga tahun ke depan. Dalam anggaran untuk tahun depan, departemen keuangan menentukan total biaya dan pendapatan yang dihasilkan dari implementasi rencana ini.

Namun, perencanaan kegiatan tidak terbatas pada eksekutif dan analis keuangan. Ada kolaborasi departemen di seluruh organisasi:

• Manajer penjualan menetapkan kuota baru dan menentukan daerah mana dan sejauh mana akan meningkatkan penjualan. Mereka mendorong penjualan e-sepeda dengan komisi lebih tinggi.
• Departemen pemasaran sedang merencanakan promosi dan kampanye untuk meningkatkan penjualan e-sepeda.
• Departemen operasi memastikan ketersediaan rantai pasokan dan kapasitas produksi untuk meningkatkan inventaris untuk jenis produk ini.
• Departemen sumber daya manusia berencana untuk mempekerjakan spesialis teknis yang memiliki pengalaman bekerja dengan motor listrik dan menciptakan sumber daya pelatihan baru untuk staf yang ada.

Setiap tindakan ini dikaitkan dengan rencana keuangan pusat dan tujuan bersama yang ditetapkan oleh manajemen. Karena rencana apa pun rumit dan dibentuk dengan partisipasi semua departemen perusahaan, bekerja dengan spreadsheet otonom atau dalam sistem perencanaan terpisah dapat memperlambat proses, menimbulkan kesalahan dan ketidakpastian. Ini juga membuat sulit untuk beradaptasi dengan pasar yang berubah dengan cepat.

Dalam situasi ini, SAP Analytics Cloud sangat membantu karena berbagai fungsi perencanaan, intelijen bisnis, peramalan, dan kolaborasi yang membuat proses perencanaan lebih mudah dan lebih cepat. Kesederhanaan dan kecepatan dalam alat ini adalah karena fleksibilitasnya. Pada setiap tahap, perubahan dapat dilakukan, dan tahap berikutnya dan sebelumnya akan mencerminkan perubahan yang dilakukan.

Secara umum, proses perencanaan di SAP Analytics Cloud terlihat seperti ini (Gbr. 1)


Gambar 1.

Siapkan. Pertama, kami menyiapkan data untuk pekerjaan: kami terhubung ke sumber, membuat model perencanaan berdasarkan pada mereka. Selanjutnya, itu akan secara otomatis diperkaya dengan data baru dari sumber sumber sesuai dengan jadwal yang khusus dikonfigurasi oleh kami.

Susunan acara Selanjutnya, proses pembentukan kalender tugas berlangsung, yang memungkinkan Anda untuk mengatur banyak alur kerja paralel, menunjuk pelaksana dan pengulas, dan menetapkan tenggat waktu. Kalender melacak kemajuan tugas dan proses dan beban kerja karyawan (Gbr. 2).


Gambar 2.

Prediksi.Tentu saja, ketika menyusun rencana, data historis, atau ramalan berdasarkan mereka, selalu selalu menjadi dasar. Dengan menggunakan fungsi peramalan prediktif, pada klik tombol, Anda bisa mendapatkan prakiraan otomatis dan menampilkannya pada grafik dinamika deret waktu atau meletakkannya langsung di tabel utama dengan rencana (Gbr. 3).


Gambar 3.

Rencana. Selanjutnya, kita langsung menuju perencanaan. Dengan menggunakan fitur-fitur ini di SAP Analytics Cloud Anda dapat menerapkan:

• Membangun rencana strategis.
• Analisis anggaran dan distribusi artikelnya.
• Perbandingan anggaran dan perkiraan dengan fakta.

Salah satu masalah perencanaan terbesar dalam suatu organisasi adalah kebutuhan untuk membangun banyak rencana: penjualan, produksi, keuangan dan SDM. Dan masalah terpisah adalah penciptaan atas dasar satu konsolidasi.

Misalnya, ketika seorang analis menyelesaikan perencanaan penjualan, ia dapat mentransfer pendapatan yang dihasilkan ke perencanaan P&L. Demikian pula, rencana SDM dan penjualan, penjualan, dan keuangan saling terkait. Pada saat yang sama, data keuangan langsung berasal dari SAP S / 4HANA, data SDM dari SAP SuccessFactors, dan data penjualan dari SAP IBP (Gbr. 4).


Gambar 4.

Misalnya, kita perlu memperbarui perkiraan penjualan untuk jenis produk tertentu. Untuk melakukan ini, kita cukup memilih sel yang diinginkan dan memasukkan persentase pertumbuhan yang diinginkan. Setelah melakukan perubahan, sistem akan menghitung ulang semua indikator dependen dan menyorotnya dalam warna. Selain itu, tabel di SAP Analytics Cloud dapat berfungsi sebagai lembar Excel, yaitu, kita dapat dengan bebas melakukan beberapa perhitungan perantara langsung di halaman laporan (Gbr. 5).


Gambar 5.

Alat ini juga memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses alokasi.

Mendistribusikan Dengan menggunakan fungsi ini, pengguna dapat memindahkan nilai dari satu sel ke sel lainnya pada tingkat hierarki yang sama dalam dimensi yang tersedia. Misalkan kita ingin mendistribusikan kembali nilai-nilai biaya operasional yang direncanakan antar kategori barang (Gbr. 6).


Gambar 6.

Setelah memilih sel sumber yang diinginkan dan memanggil fungsi "Mendistribusikan", kotak dialog muncul yang memungkinkan Anda untuk mensimulasikan berbagai opsi untuk mendistribusikan nilai yang ada. Kita dapat memilih analitik dan tingkat hierarki yang diperlukan di mana nilai dapat dipindahkan. Pada contoh di atas, 50 juta didistribusikan kembali dari kategori produk Pakaian ke Alas Kaki.

Menyebar Dengan menggunakan fungsi ini, Anda dapat mengimplementasikan proses mendistribusikan nilai dari sel di bagian atas hierarki ke bawah. Ini dapat dilakukan secara otomatis atau dengan penyesuaian.

Jika nilai baru dimasukkan ke dalam sel kosong, maka untuk level yang lebih rendah dari hierarki dimensi yang sama, nilai ini didistribusikan di semua artikel dalam bagian yang sama.

Tetapi ada juga opsi untuk mendistribusikan secara manual. Misalnya, kami ingin mendistribusikan biaya upah berdasarkan wilayah. Setelah memilih sel yang diinginkan dan memanggil fungsi Penyebaran, kita melihat kotak dialog. Di dalamnya, Anda dapat menentukan distribusi yang diinginkan dari jenis biaya ini secara manual, menggunakan fungsi salin dari sel yang dipilih dalam tabel, atau memilih salah satu skrip pengisian otomatis yang tersedia (Gbr. 7).


Gambar 7.

Tetapkan.Fungsi alokasi lain memungkinkan Anda untuk mendistribusikan nilai di beberapa sel pada tingkat tertentu dalam hierarki analitik apa pun. Berbeda dengan fungsi Mendistribusikan dan Menyebar, sel sumber tertentu tidak diperlukan di sini. Misalkan kita ingin menambahkan 50 juta ke dalam rencana biaya untuk penjualan dan pemasaran untuk jenis produk tertentu. Menggunakan fungsi Assign, kita dapat menambahkan nilai pada item biaya tertentu dan mendistribusikannya (Gbr. 8).


Angka 8

Alat ini juga memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan alur kerja perencanaan dengan membuat Tindakan Data. Ini adalah proses yang menyertakan fungsi salin dan tempel, serta rumus rumit menggunakan skrip. Dengan bantuan mereka, dimungkinkan untuk mensimulasikan proses seperti perencanaan arus kas, depresiasi, dan operasi transfer. Proses tingkat kesulitan yang berbeda dikembangkan oleh pengguna dalam mode simulasi yang nyaman, dapat dibangun menjadi pelaporan dan diluncurkan dengan mengklik tombol. Dengan kata lain, ini adalah analog dari makro di Excel, tetapi berfungsi dalam mode kode rendah.

Operasi penyalinan memudahkan untuk memindahkan data di antara berbagai model. Misalnya, jika kita memiliki model terpisah untuk perencanaan jumlah karyawan dan pengeluaran, kita dapat menggunakan Tindakan Data untuk menyalin data dari model ini ke model keuangan pusat.

Misalkan kita ingin membuat proses otomatis mentransfer nilai keseimbangan ke akhir periode sebelumnya dalam sel dari keseimbangan hingga awal saat ini (Gbr. 9).


Gambar 9. Anda dapat

membangun proses seperti itu menggunakan editor visual sederhana atau dengan menulis skrip dalam bahasa logika BPC, yang mungkin akrab bagi konsultan SAP BPC. Penting untuk dicatat di sini bahwa sistem membantu pengguna membuat kode dengan menawarkan opsi yang memungkinkan untuk berbagai fungsi.

Ini adalah proses yang dibangun dalam editor visual (Gbr. 10).


Gambar 10.

Membuat Data Tindakan terjadi dalam beberapa tahap. Pertama kita "menggambar" struktur konten:

• pertama-tama, kami memberlakukan persyaratan untuk pengalihan hanya aset dan kewajiban, akun dan ekuitas,
• lalu kami memodelkan rumus untuk mentransfer saldo penutupan bulan sebelumnya ke saldo awal bulan berjalan,
• rumus kedua akan berisi perhitungan saldo penutupan bulan berjalan,
• kami menempatkan semua formula dalam siklus sehingga tindakan yang telah kami tentukan akan diulang untuk setiap bulan tahun berjalan (Gbr. 11).

Gambar 11.

Setelah membangun struktur konten, kami memilih irisan data tertentu, menerapkan filter, dan mulai mengisi formula dengan konteks: elemen dan indikator pengukuran spesifik, dengan kata lain, kami menjelaskan kepada sistem persisnya rumus apa yang perlu diterapkan.

Kemudian kami menambahkan tombol yang meluncurkan Aksi Data yang dibuat langsung ke laporan analitis, dan kami mendapatkan hasil yang diperlukan ketika diklik (Gbr. 12).


Gambar 12.

Pemblokiran data. Fungsionalitas ini akan memungkinkan Anda untuk memberlakukan batasan pada pengeditan bagian data tertentu untuk pengguna tertentu atau grup mereka. Jika diperlukan perubahan lebih lanjut pada pengaturan pemblokiran data, Anda dapat menjadwalkannya dalam kalender tugas, yang disebutkan di awal artikel (Gbr. 13).


Gambar 13.

Versi. Selain itu, pengguna dapat melihat bagaimana berbagai paket berhubungan satu sama lain dan dengan data aktual. Analisis penyimpangan harus dibuat dan rencana harus disimpan sesuai anggaran. Semua ini dimungkinkan karena versi, yang memungkinkan Anda untuk secara bersamaan membangun skenario perencanaan alternatif dan membaginya dalam sistem, tanpa membuat kebingungan dan menjaganya agar tidak berubah (Gbr. 14). dataset asli.


Gambar 14.

Visualisasi.Tahap akhir dari proses perencanaan dalam SAP Analytics Cloud akan menjadi refleksi dari hasil dengan cara yang nyaman untuk persepsi visual. Untuk setiap versi anggaran dan perkiraan, objek visualisasi dapat dibangun yang secara jelas mencerminkan perbedaan di antara mereka (Gbr. 15).


Gambar 15.

Komunikasi. Selain semua tahapan ini, seluruh proses perencanaan disertai dengan komunikasi yang konstan antara pengguna sistem. Karyawan dapat meninggalkan komentar pada setiap jadwal atau sel tertentu dari tabel, menandai setiap pengguna sistem dan melakukan diskusi dalam obrolan khusus (Gbr. 16a, b).


Gambar 16 a.


Gambar 16 b.

Dengan demikian, metodologi perencanaan di SAP Analytics Cloud adalah siklus yang memungkinkan Anda untuk menempatkan semua proses "pada aliran", sambil meninggalkan kemungkinan perubahan yang fleksibel.

SAP Analytics Cloud cocok untuk membangun sistem perencanaan perusahaan untuk perusahaan, serta untuk rencana poin dari masing-masing departemen.

Alat ini adalah solusi yang berdiri sendiri dan dapat menjadi bagian dari arsitektur multi-vendor. Integrasi SAP Analytics Cloud dengan solusi SAP adalah asli, di samping itu, ada konten bisnis standar untuk berbagai industri dan lini bisnis. Banyak laporan yang telah ditentukan dari daftar ini termasuk skenario perencanaan untuk alat-alat seperti S / 4HANA, IBP, Ariba, Faktor Sukses, dan banyak solusi SAP lainnya. Kami akan berbicara tentang skenario perencanaan bersama dengan SAP Analytics Cloud di artikel berikut.

Selain itu, dalam artikel selanjutnya kita akan berbicara tentang AutoML dan kapabilitasnya, serta bagaimana menggunakan SAP Cloud Platform untuk membuat ekstensibilitas untuk sistem-ERP.

Diposting oleh Anastasia Nikolaevich, Arsitek Solusi Bisnis SAP CIS