Mengotomatiskan proses SDM menggunakan Tim Microsoft, PowerApps dan Power Automate. Permintaan penarikan karyawan

Hari baik untuk semua! Hari ini saya ingin membagikan contoh kecil otomatisasi proses pembuatan aplikasi untuk karyawan baru menggunakan Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate, dan Tim. Saat menerapkan proses ini, Anda tidak perlu membeli paket pengguna PowerApps dan Power Automate individual; langganan Office365 E1 / E3 / E5 sudah cukup. Kami akan membuat daftar dan kolom di situs SharePoint, PowerApps akan membantu Anda membuat formulir, dan Power Automate akan memberikan kemampuan untuk menyesuaikan logika proses bisnis. Proses terakhir terhubung ke tim MS Tim. Jangan buang waktu dan lihat apa yang terjadi.



Pada tahap pertama, kami membuat daftar dan detail. Kami akan membutuhkan daftar:

1. Permintaan penarikan karyawan
2. Divisi
3. SDM menurut unit
4. Administrator

Setiap daftar akan memainkan peran di masa depan, dan kita akan melihat yang mana. Kami membuat detail dan mengonfigurasi menu navigasi:

Powerapps

Sekarang, mari kita buat formulir untuk daftar Aplikasi Penarikan Karyawan menggunakan PowerApps. Dalam bentuk akhir, akan terlihat seperti ini:



Di bidang "Karyawan", pengguna Office 365 dipilih dari daftar pengguna, "Tanggal Rilis" ditunjukkan dari kalender, "Departemen" ditunjukkan dari direktori departemen, dan "SDM" dipilih dari direktori "HR oleh departemen" :



Tetapi Anda perlu memastikan bahwa daftar SDM yang tersedia untuk seleksi difilter oleh unit yang ditunjukkan pada formulir. Gunakan rumus untuk memfilter data di PowerApps. Untuk properti "Item" dari bidang "HR", kami menulis:



Selain itu, pada formulir, Anda dapat membuat pengaturan kecil untuk nilai default untuk bidang Status. Untuk properti "Default" dari bidang "Status", tulis:



Jika formulir untuk membuat item dibuka, maka nilai "Baru" akan ditulis di bidang "Status", jika tidak, di bidang status pada formulir, nilai dari kolom SharePoint untuk elemen saat ini akan diganti.

Salah satu masalah dengan PowerApps adalah ketidakmampuan untuk dengan mudah mengambil data dari grup SharePoint. Dalam hal ini, tidak mungkin untuk dengan mudah mengkonfigurasi visibilitas / ketersediaan bidang atau objek pada formulir jika Anda ingin mendengarkan pengguna yang bergabung dengan grup SharePoint. Tetapi Anda dapat membuat solusi. Khusus untuk ini, kami telah membuat daftar Administrator sebelumnya:



Daftar ini berisi bidang "Karyawan" dengan jenis "Pengguna atau grup" ditampilkan hanya pada formulir dan bidang "Nama", di mana nama karyawan yang dipilih ditulis, hanya ditampilkan dalam tampilan daftar. Sekarang, mari kita lakukan sedikit trik di PowerApps. Misalnya, Anda dapat mengonfigurasi ketersediaan bidang apa pun dengan ketentuan bahwa pengguna saat ini ada di daftar Administrator. Kami menemukan properti "Mode Tampilan" dari bidang "Tanggal Rilis" dan menulis:



Menurut rumus ini, jika ada setidaknya satu karyawan dalam daftar Administrator yang loginnya cocok dengan login pengguna saat ini, bidang tersebut akan tersedia untuk diedit, jika tidak, untuk dilihat. Untuk keandalan yang lebih besar, kami membawa masuk ke huruf kecil, jika tidak, ada berbagai macam kasus.

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa ada tombol "Tindakan pada aplikasi" pada judul formulir:



Tombol ini akan menuju ke layar lain, di mana, untuk kenyamanan, semua tindakan yang mungkin pada aplikasi dikumpulkan:



Setelah mengklik pada setiap tombol, jendela tindakan tambahan dibuka, misalnya, jika tindakan "Batalkan permintaan" dipilih, jendela tambahan terbuka dengan kemampuan untuk memasukkan komentar:



Setelah mengklik tombol "Konfirmasi", status aplikasi berubah, dan ini dapat dilakukan bahkan tanpa memulai aliran Daya Otomatis. Kami menggunakan fungsi "Patch" untuk properti "OnSelect" tombol:



Menggunakan fungsi Patch, kami memperbarui item daftar aplikasi dengan memfilternya dengan pengidentifikasi item saat ini. Kami mengubah nilai bidang "Status" dan pergi ke layar utama. Untuk tombol aksi yang tersisa, logikanya mirip.

Masih untuk mengkonfigurasi alur negosiasi. Mari kita membuatnya dalam bentuk yang paling sederhana.

Otomatisasi daya

Alur persetujuan kami akan mulai secara otomatis ketika Anda membuat aplikasi. Selama implementasi, status aplikasi akan diubah, kepala divisi akan diterima dan pemberitahuan aplikasi baru akan dikirim ke kepala. Untuk menentukan pemimpin, kami memiliki direktori "Departemen":



Kami membuat aliran Power Automate:



Selama pelaksanaan aliran ini, kepala divisi menerima pemberitahuan email tentang pembuatan aplikasi baru dan dapat mengklik tautan untuk membuat keputusan dengan mengklik tombol:



Mengklik tombol "Setuju" atau "Tolak" juga memulai utas Otomatis Otomatis, yang mengubah status aplikasi dan mengirim email pemberitahuan ke spesialis SDM:



Prosesnya sudah siap.

Tim

Dan sentuhan terakhir adalah organisasi kolaborasi dengan proses ini. Untuk melakukan ini, kami menghubungkan proses ke tim Tim MS:



Sekarang, semua anggota tim Tim MS memiliki akses ke proses keluar karyawan baru pada tab terpisah.

Tentu saja, dalam logika alur dimungkinkan untuk menyediakan koordinasi multi-tahap, ditambah ada kemungkinan untuk menggunakan komponen Persetujuan untuk menetapkan tugas ke Power Automate. Anda juga dapat mengatur laporan dan menghasilkan pemberitahuan yang akan dikirim ke chatbot Tim Microsoft. Tetapi lebih lanjut tentang itu di artikel berikut. Terima kasih atas perhatian Anda dan semoga harimu menyenangkan!