Get best of the week

Lifehacks untuk mengatur acara online

Saya telah menyelenggarakan konferensi IT secara offline selama bertahun-tahun. Namun kenyataan baru memaksa tim kami untuk mengeksplorasi kemungkinan online. Dalam artikel ini, saya mengumpulkan informasi dan peretasan kehidupan dari artikel rekan asing. Banyak kiat akan relevan untuk penyelenggara acara offline.

Format Acara Online


  1. Hidup


    Pilihannya adalah yang paling dekat dengan format acara offline, hanya tanpa berbicara sambil minum kopi. Pembicara dan pendengar pada saat yang sama terhubung ke platform, laporan disampaikan "langsung", peserta berkomunikasi dalam obrolan dan mengajukan pertanyaan.

    Keuntungan: format yang jelas dan sederhana, speaker tidak perlu membuat rekaman awal.
    Kekurangan: banyak risiko dan situasi yang tidak terkendali untuk penyelenggara: pembicara memiliki masalah dengan bagian teknis / pembicara tidak muncul pada waktu yang tepat, platform memiliki masalah teknis.

  2. Hidup selama berhari-hari atau berminggu-minggu


    Format ini menjadikan acara ini sebagai festival mini. Ini dapat mencakup berbagai sesi tambahan, diskusi dan diskusi, beberapa jejaring, selain memperluas interaksi secara signifikan selama acara.

  3. Dalam rekaman


    Semua sesi direkam sebelumnya dan ditampilkan pada hari yang ditentukan acara.

    Keuntungan: lebih sedikit risiko untuk penyelenggara.
    Kekurangan: persiapan lebih awal dan tidak ada rasa "peristiwa", karena semuanya sudah direkam sebelumnya.

  4. Dalam rekaman yang melibatkan


    Dalam format ini, pidato itu sendiri direkam, tetapi pembicara hadir online selama kuliah dan dapat menjawab pertanyaan dan melakukan kegiatan lainnya.

    Manfaat: Pembicara dapat fokus pada komunikasi dengan pendengar. Dalam format ini, obrolan langsung dan rekaman lebih seimbang.
    Kekurangan: membutuhkan pengaturan rekaman video


Informasi lebih lanjut tentang format dapat ditemukan di artikel ini .

" "
Contoh pidato langsung pembicara di konferensi offline

Terlepas dari format apa yang Anda pilih, ada sejumlah tips dan trik umum yang ditulis sumber asing. Jadi, Anda memutuskan untuk mengatur acara online Anda.

Peretasan seumur hidup


1. Temukan "ide besar" untuk acara Anda


Relatif mudah mengumpulkan pembicara, menjadwalkan beberapa hari webinar, dan menyebut semuanya sebagai konferensi online. Masalah dengan pendekatan ini adalah bahwa sebagai hasil dari sesi, sebagai aturan, mereka longgar digabungkan, peserta hanya menerima fakta selektif dan sangat sedikit pelatihan nyata yang terjadi.

Temukan "ide besar" yang menyatukan acara Anda. Ide ini harus menjadi satu baris di mana Anda dapat membangun semua laporan dan menghubungkannya bersama.

Untuk menyoroti koneksi-koneksi ini untuk para peserta, Anda dapat mengatur sesi-sesi “persiapan” dan akhir “merangkum” pada setiap hari konferensi.

Gunakan sesi persiapan (sekitar 30 menit) untuk menyoroti salah satu topik utama atau ide konferensi, ceritakan bagaimana laporan hari berikutnya terkait dengan itu, dan apa yang menyatukan laporan di antara mereka sendiri.

Dalam meringkas sesi, undanglah peserta untuk mencatat hari itu, pikirkan apa yang telah mereka alami, dan beri tahu mereka bagaimana mereka berencana untuk bertindak.

2. Buat tempat bagi peserta untuk berinteraksi


Salah satu kelemahan utama dari peristiwa virtual biasanya disebut ketidakmampuan untuk mencapai tingkat komunikasi yang sama seperti pada acara offline. Meskipun komunikasi tatap muka memang memiliki kualitas yang tidak dapat diterjemahkan ke dalam lingkungan virtual, tingkat interaksi yang dapat Anda buat di jaringan cukup tinggi - jika Anda berusaha.

Sebagai platform webinar, Anda dapat menggunakan layanan yang memiliki opsi melakukan sesi langsung. Misalnya, Zoom memungkinkan Anda menghubungkan obrolan selain fitur Tanya Jawab selama webinar.

Temukan moderator obrolan yang terpisah. Persiapkan pertanyaan awal yang cocok, yang akan dapat dia kirim ke obrolan dan mulai diskusi. Minta moderator untuk terus mendorong pendengar untuk ikut serta dalam percakapan.

Setelah sesi online, sediakan tempat di mana diskusi dapat dilanjutkan antara presentasi dan setelahnya. Misalnya, grup pribadi Facebook dan LinkedIn cocok. Dan layanan khusus akan membantu mengintegrasikan dinding diskusi dan fitur media sosial dengan WordPress.

Ingatlah bahwa diskusi tidak pernah dimulai begitu saja. Perlu mengingatkan orang untuk berpartisipasi. Secara konstan mengundang peserta untuk mengobrol selama sesi langsung. Setelah acara, sertakan dalam buletin e-mail yang menyebutkan tentang diskusi paling aktif dalam kelompok dan berikan tautan kepada mereka.

" "
Gunakan grup pribadi di jejaring sosial atau kurir instan sebagai platform untuk diskusi

3. Gunakan setidaknya beberapa video langsung


Bahkan jika acara Anda sepenuhnya dijadwalkan dalam rekaman, gunakan setidaknya beberapa video langsung. Misalnya, seorang moderator dapat mewakili pembicara di awal laporan. Tujuannya adalah untuk menunjukkan bahwa sementara lingkungan belajar bisa “virtual,” dipenuhi dengan orang-orang nyata - orang-orang yang ada untuk belajar dan berdiskusi.

Harap dicatat bahwa peserta akan melihat pembicara sendiri dan presentasinya. Ini berlaku untuk acara yang sedang berlangsung online, serta dalam rekaman. "Bingkai" dari pembicara dan presentasi dapat menggantikan satu sama lain pada waktu yang tepat, atau digabungkan dalam satu jendela.

Misalnya, di konferensi offline kami, sukarelawan Stas Fomin merekam pertunjukan untuk perpustakaan 0x1.tv- nya , dan kemudian menambahkan presentasi ke video.

" "
Tambahkan presentasi ke video pembicara

4. Berikan dukungan pelanggan yang sangat baik


Pastikan bahwa semua peserta memahami laporan apa, kapan dan di mana mereka akan ditahan, bagaimana mendapatkan akses, kapan catatan akan tersedia, dll. Pastikan bahwa tautan navigasi ke informasi utama terletak di area yang jelas dari situs konferensi dan mengirim pengingat ke milis terdaftar beberapa kali dengan semua informasi yang diperlukan.

Tempatkan alamat email Anda dan nomor telepon dukungan di bagian bawah situs, buat halaman kontak dan ingatkan ke mana harus mencari bantuan dalam buletin.

5. Bicaralah dengan pembicara terlebih dahulu


"Bicara dengan suara" dengan speaker Anda sebelum mereka berbicara. Ceritakan lebih banyak tentang audiens Anda, harapan dari laporan, yang biasanya lebih baik dirasakan oleh audiens. Cari tahu pertanyaan apa yang rencananya akan didiskusikan oleh pembicara dan bahas bagaimana Anda dapat membantu membuat sesi sesukses mungkin.

Jadwalkan waktu "uji coba" untuk setiap laporan. Buat mereka terlebih dahulu untuk menyisakan waktu bagi pembicara untuk menyelesaikan materi dan mendengarkan kembali jika perlu. Perkenalkan pembicara ke semua nuansa teknis layanan untuk konferensi online di mana Anda memutuskan untuk mengadakan acara.

" "
Bicaralah dengan presenter Anda sebelum acara.

6. Alamat peserta sebagai penulis bersama


Minta peserta untuk beberapa kasus spesifik untuk presentasi. Misalnya, pendaftar dapat memberikan deskripsi tugas proyek mereka atau sepotong kode untuk diuraikan pada presentasi.

Lakukan sesi “Tindak Lanjut” umum untuk membahas masalah dan konten apa pun yang dicakup dalam acara tersebut. Undang pendengar untuk berpartisipasi dalam diskusi dan bergabung dalam video.

7. Menarik sponsor dan mitra


Jika Anda menyelenggarakan acara dari perusahaan - temukan orang-orang yang bukan pesaing langsung Anda, tetapi idealnya layanan mereka melengkapi produk Anda.

Jangan khawatir jika Anda tidak memiliki audiens yang besar. Sebagian besar perusahaan ingin menemukan audiens yang berkualitas. Jika Anda dapat memberikan kesempatan untuk berbicara di depan kelompok seperti itu, ini sangat berharga.

Ada berbagai opsi yang dapat Anda tawarkan kepada sponsor: mulai dari menyebutkan perusahaan mereka (misalnya, dengan menampilkan logo mereka di halaman situs Anda atau tautan ke mereka di buletin) hingga memberikan kesempatan untuk mengelola sesi atau berbicara dengan audiens Anda selama acara berlangsung. Berbagai pendekatan yang berbeda ini tentu saja harus memiliki harga yang berbeda pula.

Sponsor dapat menawarkan hadiah atau diskon kepada anggota Anda - ini adalah pendekatan hebat yang menarik perhatian sponsor. Akhirnya, merek sponsor dapat berguna untuk mendukung merek Anda sendiri dan meningkatkan kepercayaan diri dalam acara tersebut, yang, sekali lagi, membantu menarik pengunjung.

Di bawah ini adalah beberapa kiat utama untuk menemukan sponsor jika Anda belum pernah bekerja dengan tugas ini sebelumnya.

  • Identifikasi manfaat yang dapat Anda tawarkan kepada sponsor potensial dan jelaskan mereka.
  • Jelajahi acara lain di daerah Anda untuk mengetahui siapa yang mensponsori acara tersebut. Pada saat yang sama, cari juga informasi tentang harga paket sponsor.
  • , . - , Facebook LinkedIn.
  • , - , , .
  • , . , , .

8. -


Acara virtual dapat berlangsung untuk waktu yang lama, dengan sesi yang lebih pendek dijadwalkan selama 1-2 jam beberapa hari seminggu.

Dengan mendapatkan pengetahuan dalam periode yang lebih lama, peserta Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk menggali, menganalisis, dan menerapkan apa yang telah mereka pelajari. Dan Anda akan mendapatkan istirahat dalam perencanaan, menyesuaikan selama acara dan mengurangi beban kerja Anda.

Ini akan meningkatkan kemungkinan bahwa pendengar akan menggunakan ruang obrolan untuk diskusi. Pertama, mereka hanya punya lebih banyak waktu. Kedua, mereka hampir pasti akan mendapatkan lebih banyak pertanyaan dan komentar terkait dengan konten.

Manfaat utama lainnya adalah kemampuan untuk merekam pertunjukan sebelumnya. Anda dapat merekam sesi sepenuhnya sebelum konferensi atau membuat rekaman untuk kasus darurat, jika, misalnya, pembicara tidak akan dapat berbicara online.

9. Jangan menyimpan pengingat


Salah satu fitur dari konferensi virtual adalah kemampuan untuk menunda nanti atau tidak datang sama sekali.Selain itu, rekaman laporan - yang ditawarkan oleh sebagian besar konferensi virtual - membuat alasan "Aku akan melihatnya nanti" (dan, tentu saja, mereka jarang menontonnya nanti).

Tidak ada cara untuk sepenuhnya mengatasi masalah ini, tetapi salah satu metode yang paling efektif adalah mengirim pengingat yang sering. Ini termasuk pengingat email untuk laporan yang akan datang, pengingat untuk partisipasi dalam diskusi, pengingat bahwa posting diposting - semua yang membantu Anda mendapatkan informasi terbaru dan membuat peserta terlibat.

Tentu saja, penting untuk tidak berlebihan dan tidak mengganggu peserta dengan terlalu banyak pemberitahuan, tetapi lebih baik salah daripada acara Anda tidak akan diingat sebelum dimulai.

10. Temukan waktu untuk semua hal di atas.


Jika Anda ingin menambahkan tip ke daftar di atas, itu akan "mulai dari awal!"

Segala sesuatu yang dijelaskan di sini layak, bahkan sendiri atau oleh perusahaan yang sangat kecil, tetapi Anda perlu merencanakan ke depan agar semua bagiannya sejajar.

" " Artikel
terperinci tentang peretasan kehidupan ini (dalam bahasa Inggris).

Dan akhirnya, beberapa tips lagi


  • Ingat tentang zona waktu (terutama jika Anda berencana untuk partisipasi penutur asing);
  • gunakan pembicara dan peserta Anda untuk mempromosikan - tawarkan teks dan gambar siap pakai tentang acara Anda, yang dapat mereka bagikan di jejaring sosial, minta pembicara untuk memberi tahu di halaman mereka tentang menyiapkan pidato;
  • tulis skenario terperinci dari konferensi dan pra-tulis semua risiko dan solusi yang mungkin;
  • pelajari dan konfigurasikan platform cadangan terlebih dahulu untuk menghindari masalah teknis, ajarkan speaker dan moderator Anda untuk menggunakannya juga;
  • buat pengatur obrolan selama acara untuk membahas masalah mendesak.

Sudahkah Anda memiliki acara online? Bagikan kiat dan hack kehidupan dengan pemula. :)

More articles:


All Articles