Mengatur Pekerjaan Jarak Jauh dengan Pekerjaan Digital Zextras

Sehubungan dengan pandemi coronavirus, banyak perusahaan dihadapkan dengan kebutuhan untuk memindahkan seluruh atau sebagian karyawan mereka ke operasi jarak jauh. Masalah utama dengan mode operasi ini adalah organisasi interaksi sehingga karyawan masih dapat berkomunikasi dengan nyaman, bekerja bersama pada dokumen saat berada di luar kantor.

Saat ini, ada banyak solusi perangkat lunak untuk mengimplementasikan fungsi tersebut di dalam perusahaan. Namun, karena sejumlah alasan, jauh dari semuanya dapat digunakan. Sebagai contoh, beberapa perusahaan tertarik pada layanan cloud yang hanya akan berfungsi, sementara bagian lain dari perusahaan mencari sistem kolaborasi yang dapat diandalkan untuk hosting di server mereka sendiri. Solusi universal yang cocok untuk semua orang adalah platform workstation digital Zextras berdasarkan Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.

Solusi ini didasarkan pada produk-produk sumber terbuka dan sekarang memiliki lebih dari 15 juta pengguna di seluruh dunia. Stasiun kerja digital Zextras dipilih karena bernilai baik. Selain fungsi dasar untuk sistem kolaborasi seperti email, buku harian, buku alamat, dan daftar tugas, platform Zextras untuk membuat workstation digital dapat menawarkan obrolan korporat berfitur lengkap, pengeditan dokumen bersama, tabel dan presentasi, serta dukungan untuk perangkat seluler. Mereka yang ingin menggunakan platform Zextras di server mereka sendiri pasti akan menghargai sistem cadangan transaksional yang andal dan kemampuan untuk mengelola penyimpanan data secara hierarkis.

Misalnya, bawa perusahaan yang bergerak dalam penyediaan kemasan industri. Karena ancaman infeksi coronavirus, kepala perusahaan menganggap perlu memindahkan departemen penjualan, departemen hukum, dan manajemennya ke pekerjaan jarak jauh, hanya menyisakan pekerja gudang dan pengemudi "di lapangan", yang memberi mereka peralatan pelindung yang diperlukan. Seiring dengan keputusan itu, sejumlah masalah muncul, terkait dengan bagaimana tepatnya tugas saat ini akan diselesaikan.



Jadi, departemen penjualan, selain membuat panggilan dan menerima pesanan, harus terus-menerus berkoordinasi dengan manajer jumlah diskon untuk klien tertentu, perlu untuk mengoordinasikan penawaran komersial yang dikirim, serta melakukan pertemuan harian dan pertemuan. Departemen hukum juga terus-menerus perlu menyusun dan menyetujui perjanjian, berkonsultasi tentang berbagai masalah, dan manajemen perlu memantau apa yang terjadi di perusahaan dan memberikan instruksi berharga tepat waktu.

Untuk pekerjaan jarak jauh, perusahaan memilih layanan Zextras Cloud.dari penyedia layanan cloud MerlionCloud, yang memungkinkan Anda membuat lingkungan cloud untuk mengatur layanan email, obrolan, kolaborasi dokumen, cadangan dan penyimpanan data, dukungan untuk perangkat seluler, penyimpanan pribadi. Platform ini dibedakan dengan tingkat kenyamanan, keandalan, dan keamanan pengguna yang tinggi dengan harga yang kompetitif.

Jaminan keandalan layanan adalah sesuai dengan standar modern GDPR, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 dan ISO 27018, yang menjamin kontrol dan kualitas proses bisnis, keamanan dan perlindungan data, serta kerahasiaan. Selain itu, berkat pemantauan 24/7, serta penggunaan sistem perlindungan anti-spam dan virus canggih, pengguna email, dan oleh karena itu perusahaan itu sendiri, akan dilindungi dari serangan cyber. Layanan Zextras Cloud sendiri terletak di Pusat Data Eropa.



Dengan demikian, perusahaan menerima email pribadi, aman dan berfitur lengkap dengan dukungan untuk klien email populer seperti Microsoft Outlook dan Mozilla Thunderbird, serta perangkat seluler dan banyak fungsi modern lainnya. Selain itu, semua manajer yang sebelumnya menggunakan email publik dalam pekerjaan mereka dengan mudah bermigrasi ke layanan baru.



Obrolan korporat dalam solusi dari Zextras dirancang sedemikian rupa agar seramah mungkin. Untuk melakukan ini, ia menggunakan rincian ke Interkom, Grup dan Saluran. Mereka memungkinkan Anda untuk menggabungkan seluruh perusahaan menjadi satu Ruang Rapat besar, di mana masalah yang terkait dengan masing-masing karyawan akan dibahas, dan kemudian membuat saluran terpisah untuk setiap departemen perusahaan sehingga karyawan mendiskusikan masalah internal mereka di sana. Dengan bantuan grup, Anda dapat mengatur interaksi antara berbagai departemen. Misalnya, direktur perusahaan dapat membuat grup sementara, mengundang desainer produk, pemasar, dan manajer produksi untuk bergabung sehingga mereka bersama-sama mengembangkan desain baru untuk pengemasan, dengan mempertimbangkan semua nuansa yang mungkin.



Jangan ketinggalan pesan yang ditujukan kepada mereka, karyawan dibantu oleh aplikasi mobile Tim Zextras untuk sistem operasi iOS dan Android , yang terus-menerus mengirimkan pemberitahuan kepada karyawan tentang pesan dan panggilan video baru.

USB flash drive untuk pertukaran file biasa telah digantikan oleh penyimpanan cloud pribadi pribadi Zextras Drive. Di dalamnya, karyawan perusahaan dapat menyimpan file yang diperlukan untuk bekerja dan, jika perlu, memberikan akses kepada mereka untuk karyawan lain. Dalam hal ini, file tidak akan disimpan dalam satu folder, dan setiap karyawan akan memiliki disk pribadi di mana ia dapat mengatur file sesuai keinginannya. Misalnya, seorang karyawan dapat menyimpan berbagai jenis dokumen dalam folder yang berbeda.



Zextras Drive juga memungkinkan Anda untuk memberikan akses berbasis peran ke dokumen untuk karyawan. Jadi, misalnya, seorang karyawan dapat memberikan akses ke kolega sedemikian rupa sehingga ia hanya dapat melihat dokumen, dan ia dapat memberikan akses kepada manajernya ke dokumen tersebut sehingga ia dapat membuat berbagai perubahan terhadapnya. Selain itu, Anda dapat berbagi dokumen dari Zextras Drive dengan orang-orang yang tidak bekerja di perusahaan, misalnya, dengan pelanggan atau kontraktor. Oleh karena itu, banyak karyawan dengan cepat menguasai berbagi file secara langsung di Tim Zextras, yang secara signifikan meningkatkan kecepatan kolaborasi.



Manfaat penuh dari Zextras Docs dievaluasi oleh departemen hukum. Keputusan ini memungkinkan Anda untuk menyusun kontrak bersama. Berkat penggunaan alat ini, departemen bahkan berhasil mengurangi waktu untuk persetujuan dokumen dibandingkan dengan berapa banyak waktu yang dibutuhkan dalam kondisi kantor biasa. Juga sekarang, karyawan perusahaan memiliki kesempatan untuk menarik pekerja dari departemen lain untuk menyusun dokumen. Berkat ini, kecepatan penyusunan laporan, kontrak dan penawaran komersial telah meningkat secara signifikan.

Selain laptop di rumah, karyawan dapat menghubungkan workstation digital Zextras mereka ke perangkat mobile mereka. Untuk menghilangkan risiko yang timbul dari ini untuk keamanan informasi, administrator sistem dari perusahaan memungkinkan fungsi untuk mengelola perangkat seluler. Ini memungkinkan Anda untuk menghapus data pada perangkat, memblokir atau bahkan memutuskan koneksi dari server jika terjadi kompromi pada smartphone atau tablet. Ini juga memungkinkan Anda untuk menonaktifkan fungsi kamera, kartu memori, koneksi nirkabel dan sejumlah fungsi lainnya, yang penggunaannya dikaitkan dengan risiko keamanan informasi.

Selain itu, Zextras Mobile memungkinkan Anda untuk menambahkan kata sandi seluler tambahan untuk setiap perangkat. Kata sandi ini tidak cocok dengan kata sandi akun sebenarnya, tetapi dapat digunakan untuk menyinkronkan perangkat seluler dengan server dan diperlukan agar penyerang yang mencuri atau meretas perangkat tidak dapat masuk ke server bahkan setelah mengekstrak kata sandi akun.

Selain opsi cloud, dimungkinkan untuk menggunakan Platform untuk workstation digital Zextras di server perusahaan. Karena platform tidak menuntut sumber daya sistem, Anda tidak perlu membeli server yang kuat untuk itu. Baca tentang cara menginstal Platform Zextras untuk Workstation Digital di server Anda sendiri di artikel kami .

Dengan opsi penyebaran ini, fitur cadangan yang disediakan oleh Zextras Backup menjadi sangat penting. Reservasi bersifat transaksional, yaitu, sistem secara otomatis mencadangkan setiap tindakan yang dilakukan oleh pengguna. Pendekatan cadangan ini memungkinkan Anda untuk melindungi server secara andal dari virus enkripsi dan selalu memiliki cadangan data terbaru di server.



Fungsi manajemen penyimpanan hierarkis yang disediakan oleh Zextras Powerstore memungkinkan mengoptimalkan biaya kepemilikan infrastruktur server dengan mengurangi biaya penyimpanan informasi. Jadi, misalnya, data terbaru dan terbaru yang sering diakses oleh pengguna dapat disimpan pada SSD yang cepat namun mahal, dan data lama yang tidak diakses oleh pengguna sering kali dapat disimpan pada HDD yang lambat namun murah, atau bahkan mengirimkannya ke penyimpanan objek yang kompatibel dengan cloud S3.



Selain itu, ketika menginstal Platform untuk membuat workstation digital Zextras di server perusahaan, menjadi mungkin untuk mencapai kerahasiaan data yang lengkap dalam obrolan perusahaan, yang pada prinsipnya tidak dapat dicapai ketika menggunakan layanan publik dan pesan instan.

Dimungkinkan juga untuk menambahkan fungsi obrolan video lengkap, yang memungkinkan karyawan untuk mengadakan rapat penuh dalam format video. Berkat ini, karyawan akan dapat mengatur pertemuan yang akrab tanpa risiko tertular virus corona.



Dan dengan fitur Rapat Instan, mereka dapat melakukan panggilan video dengan pelanggan. Untuk melakukan ini, cukup buat tautan dan kirimkan ke teman bicara. Setelah mengklik tautan, jendela obrolan video akan muncul langsung di browser klien, dan karyawan akan dapat bernegosiasi atau menyajikan produk dengan cara yang sepenuhnya non-kontak, tanpa harus meninggalkan tempat. Keuntungan lain dari obrolan korporat Zextras adalah ketersediaan aplikasi seluler, berkat karyawan yang dapat terus berkomunikasi dengan tim dari ponsel mereka tanpa mengorbankan keamanan informasi perusahaan.

Dengan demikian, menggunakan platform Zextras, dimungkinkan untuk membuat workstation digital pribadi, aman dan efisien yang tidak hanya mempercepat proses kerja di dalam kantor, tetapi juga, jika perlu, mentransfer sejumlah karyawan ke pekerjaan jarak jauh tanpa kehilangan produktivitas mereka.

Untuk semua pertanyaan, Anda dapat menghubungi perwakilan perusahaan "Zextras" Ekaterina Triandafilidi melalui email katerina@zextras.com