Get best of the week

Berapa besar perusahaan IT memindahkan staf mereka ke pekerjaan jarak jauh

gambar

Sebulan yang lalu, hanya beberapa perusahaan mulai dengan hati-hati dan secara bertahap memindahkan karyawan ke pekerjaan jarak jauh dari rumah. Setelah pidato presiden pada 25 Maret, hampir semua stafnya harus dikirim pulang ke semua orang, termasuk perusahaan besar yang mempekerjakan ribuan orang. Ini adalah tugas logistik yang sulit, karena banyak karyawan membutuhkan VPN, alat komunikasi, dan beberapa komputer yang berfungsi dan alat lainnya. Kami menghubungi perusahaan IT besar dan bertanya bagaimana mereka mengatasinya.

Yang dipindahkan ke kantor dari rumah


Kontak dengan


Sejak 16 Maret, seluruh tim VKontakte beralih ke mode operasi jarak jauh. Sejumlah kecil spesialis yang mendukung infrastruktur VKontakte dan harus berada di tempat kerja mendapatkan taksi gratis.

Grup Mail.ru


Sebagian besar karyawan kami beralih ke udalenka mulai Selasa dan akan kembali ke kantor selambat-lambatnya 10 April. Untuk membantu kolega agar tidak terganggu oleh rutinitas sehari-hari, kami memberikan kode promosi individual kepada semua orang di Klub Pengiriman.

Hanya mereka yang tugas pekerjaannya tidak dapat diselesaikan dari jarak jauh datang ke kantor sekarang. Pada saat yang sama, ruang makan, restoran, gym, salon kecantikan, kedai kopi, dry cleaning, bar segar, serta kantor tukang pijat dan psikolog ditutup. Karyawan yang perlu pergi kerja dibawa dan didorong oleh CityMobile secara gratis. Pada saat yang sama, langkah-langkah keamanan diperkuat di kantor - imager termal memeriksa semua pesan yang masuk, pembersih dipasang di setiap lantai. Di mana-mana ada antiseptik kulit individu untuk tangan, kami terus-menerus mengisi kit pertolongan pertama dengan obat antivirus, gel antibakteri dan masker, dan layar sentuh lift dan semua pegangan pintu diperlakukan secara teratur dengan larutan desinfektan.

Pizza Dodo


Kami memiliki empat kantor (dua di Moskow, di Syktyvkar dan di Nizhny Novgorod). Sekarang kami telah benar-benar menutup satu kantor di Moskow dan sebuah kantor di Nizhny Novgorod. Hanya karyawan tim pengembangan produk, lab foto dan pembukuan yang datang ke kantor lain untuk menerima dokumen. Secara total, di kantor tidak lebih dari 15 orang sehari.

Tinkoff


Dari sepucuk surat dari Oliver Hughes pada tanggal 23 Maret:

“Kami memindahkan lebih dari 75% dari semua orang yang duduk di kantor kami di seluruh Rusia ke rumah mereka. Proses ini berlanjut dan, jika perlu, kami dapat dengan cepat mentransfer bahkan lebih dari 20%. Akan ada kurang dari 5% karyawan yang diharuskan memiliki kehadiran fisik di kantor (misalnya, dukungan teknis, pengumpulan, keamanan). Bagi mereka, kami akan sepenuhnya memastikan kondisi kerja yang aman sesuai dengan semua persyaratan kebersihan. Hari ini saya akan pergi ke cloud sendiri dan bekerja dari rumah. Sekarang - apa yang harus dilakukan selanjutnya? "

Sekarang sekitar 95% berada di kejauhan: [karyawan] dari kantor pusat, kantor Moskow dan pusat perbelanjaan, 12 pusat pengembangan Tinkoff di wilayah tersebut.

Pengembara


Sebagian besar tim Rambler Group saat ini bekerja dari jarak jauh, di kantor hanya sekitar 2% dari karyawan. Ini adalah kolega dari aset media yang pekerjaannya karena fitur teknis tidak dimungkinkan dari rumah: karyawan yang bertanggung jawab atas berita, departemen video, serta kolega dari studio Okko. Pada saat yang sama, kelompok ini mengambil semua langkah yang diperlukan untuk menangkal penyebaran virus corona bagi mereka yang perlu hadir di tempat kerja.

Megafon


Megaphone adalah salah satu yang pertama kali mulai memindahkan karyawan ke lokasi terpencil, namun, mentransfer semua 100% tidak mungkin karena spesifik dari proses. Semua upaya kami ditujukan untuk menjaga komunikasi berkualitas tinggi, terutama dalam kondisi saat ini yang meningkatkan beban jaringan. Sekarang sebagian besar karyawan bekerja dari rumah.

Langsung menuju


Beeline telah mengimplementasikan proyek kerja jarak jauh sejak 2016. Di perusahaan itu disebut BeeFREE. Sebelum pengenalan langkah-langkah yang terkait dengan menangkal penyebaran coronavirus, 65% karyawan kantor administrasi dari berbagai departemen menggunakan kesempatan ini: keuangan, pemasaran, SDM, TI dan lain-lain. Fungsi yang berbeda di departemen yang berbeda dapat dilakukan di luar kantor - dan itu akan menjadi khayalan untuk percaya bahwa hanya dukungan bisnis yang bisa seperti itu. Sehubungan dengan infeksi coronavirus, kami melakukan analisis terbalik: siapa sebenarnya yang harus bekerja di kantor? Dan pertama-tama kita dapat mengatakan: hampir sebagian besar fungsi dapat dilakukan dari rumah, jika sistem TI memiliki kesempatan seperti itu. Ada karyawan yang, karena spesifik fungsi mereka, tidak dapat pergi ke situs jarak jauh. Perusahaan kami memiliki sejumlah posisi teknis yang memastikan kelancaran operasi jaringan,mereka berlokasi di fasilitas kami dan tidak dapat bekerja dari rumah. Kami memahami bahwa menyediakan komunikasi yang stabil dan layanan berkualitas sangat penting dan penting bagi pelanggan kami.

Selain itu, karyawan toko kami tidak dapat bekerja dari jarak jauh. Sekarang untuk karyawan seperti itu disediakan untuk melengkapi toko dan kantor administrasi dengan ionizers, antiseptik dan termometer.

Bagaimana mengatasi masalah teknis


Megafon


Pada saat pemindahan ke lokasi terpencil, dukungan teknis perusahaan dan layanan komunikasi internal terus berdialog dengan karyawan, mereka bekerja dalam mode pemuatan yang meningkat, yang membuat transisi secepat mungkin. Layanan dukungan teknis internal dapat mentransfer sebagian permintaan ke layanan asisten suara, serta ke bot obrolan.

Tinkoff


Kesulitan dihubungkan hanya dengan apa yang perlu dilakukan dengan sangat cepat, tetapi kami mengatasinya. Untuk waktu yang lama, setiap karyawan memiliki Slack, Zoom, dan sebagian besar dari mereka sudah memiliki akses jarak jauh.

Pizza Dodo


Dalam situasi saat ini, kami mulai memindahkan karyawan ke situs terpencil tiga minggu lalu. Untuk memastikan pekerjaan yang nyaman dan produktif di rumah, kami memberikan kesempatan untuk mengambil meja dan kursi dari kantor. Taksi perusahaan dan berbagi mobil terhubung ke semua karyawan jika perlu mengambil monitor dari kantor atau datang untuk menguji peralatan kasir.

Bagian tersulit adalah menebus kurangnya komunikasi. Kami mencari berbagai opsi.

  • Kami memiliki makan malam acak. Setiap minggu, bot Slack menghubungkan dua orang yang perlu minum kopi atau makan siang bersama. Ini mungkin seorang kolega dari kantor Anda atau dari negara lain.
  • Kami sudah mengadakan satu makan siang bersama untuk semua orang. Di kantor, banyak yang makan siang bersama pada saat yang sama dan ini sudah menjadi tradisi kecil mereka.
  • . meet - . . .
  • - meet . , .
  • .
  • Slack — , , . .
  • dodopizzaoffice. - , .
  • -, .

Mail.ru Group


Kami adalah perusahaan teknologi, dan lebih mudah bagi kami untuk mentransfer pekerjaan ke mode jauh: Mail.ru Group memiliki banyak produk komunikasi yang kuat, termasuk dua jejaring sosial, kami biasa memecahkan banyak masalah dalam pesan instan, surat, dan video. Sekarang kami baru saja mentransfer semua komunikasi online, termasuk pertemuan dengan mitra.

Kontak dengan


Tim kami berbasis di kota-kota yang berbeda, dan sebelum isolasi diri, kami sering mengadakan pertemuan online, jadi kami tidak mengalami kesulitan teknis apa pun pada remote. VK memiliki banyak alat untuk pekerjaan jarak jauh: obrolan, panggilan video, komunitas, siaran video, dan layanan lainnya. Kami menggunakannya setiap hari, dan tidak hanya selama pekerjaan jarak jauh seluruh perusahaan.

Agar karyawan memiliki akses ke semua layanan kerja yang diperlukan, kami memberikan token VPN seluruh tim untuk akses jarak jauh. Selain itu, Anda dapat mengambil monitor dari kantor untuk pengoperasian yang nyaman. Kami juga mencoba membuat hidup lebih mudah bagi tim kami, dan untuk periode pemindahan kami memberi diskon kepada karyawan tentang pengiriman makanan dari Delivery Club.

Kami juga memiliki komunitas VK Isolasi internal tempat kami, bersama dengan kolega kami, berlatih yoga online, memasak sesuai resep, berbagi konser online, dan melakukan lebih banyak hal bersama. Kami beradaptasi dengan realitas baru dan berusaha untuk tidak bosan.

Pengembara


Grup Rambler, banyak dari asetnya yang telah lama beroperasi pada jadwal yang fleksibel, secara teknis dan operasional siap untuk pekerjaan jarak jauh. Transisi penuh ke format pekerjaan jarak jauh membutuhkan waktu sekitar dua hari. Kami menyiapkan Tim untuk semua orang, membeli lisensi Zoom. Selama minggu pertama, kami melakukan beberapa webinar di situs terpencil, di mana karyawan dari berbagai departemen di Grup Rambler berbicara tentang bagaimana tetap tenang dalam kenyataan baru untuk spesialis dan manajer. Kami mengeluarkan peralatan untuk bekerja dari rumah ke unit keuangan, departemen akuntansi, dan departemen SDM.

VPN telah lama digunakan oleh staf editorial dan pakar teknis - kami mengganti router dan menambah beban menjadi 2,5 ribu koneksi. Dan tujuan utama adalah untuk menyediakan akses standar kepada lebih dari 1,2 ribu karyawan. Kami mengirim surat dengan instruksi terperinci, tetapi menerima sekitar 600 tanggapan yang meminta bantuan untuk menghubungkan. Ini secara signifikan melebihi jumlah standar permintaan ke layanan dukungan teknis (sekitar 80 tiket per hari kerja) dan disebabkan oleh kenyataan bahwa banyak karyawan terus-menerus bekerja dari kantor, dan dalam beberapa kasus bekerja dari rumah tidak menggunakan layanan korporat.

Tugas kedua (itu juga yang paling padat karya) adalah penerbitan langsung akses (dipersonifikasikan atau kelompok). Selama beberapa hari berturut-turut, kami mengerjakan ratusan tiket untuk persediaan mereka.

Kami dihadapkan pada kenyataan bahwa beberapa karyawan tidak dapat dengan jelas mengartikulasikan kebutuhan mereka akan akses ke sumber daya tertentu dan meminta lebih banyak hak daripada yang mereka butuhkan, dan dalam situasi darurat Anda mungkin tidak melihat ketidakkonsistenan semacam itu. Kami juga menemukan bahwa beberapa VPN grup tidak memiliki pemilik yang dapat mengoordinasikan penyertaan pengguna atau menyesuaikan konten grup, yang memperlambat proses penyediaan akses.

Kami tidak harus memperkenalkan langkah-langkah keamanan tambahan, karena proses kerja jarak jauh di Rambler Group telah ada sejak lama dan kami mengizinkan karyawan kami untuk bekerja dari komputer di rumah. Namun, kami sangat sadar bahwa menghubungkan pengguna dari perangkat pribadi membawa risiko tambahan, untuk meminimalkan yang kami publikasikan di portal perusahaan pada hari kedua dengan langkah-langkah untuk bekerja dengan aman dari rumah. Untuk mencegah serangan phishing, departemen keamanan siber telah melakukan dua gelombang kejahatan dunia maya tambahan.

Megafon


MegaFon menggunakan mode HomeOffice untuk menggunakan solusi untuk desktop virtual jarak jauh (VDI, layanan ini tersedia untuk hampir semua karyawan perusahaan bahkan dari komputer di rumah mereka) dan solusi teknologi lainnya (VPN) yang memungkinkan akses jarak jauh ke sumber daya perusahaan untuk karyawan, kontraktor, dan mitra. Diputuskan untuk secara bertahap mentransfer ke HomeOffice berdasarkan wilayah, yang memungkinkan beban meningkat dengan lancar. Karena pemuatan pada layanan utama (VDI, VPN, AD, Exchange, SfB) meningkat 2-5 kali, semua solusi ini memerlukan peralatan yang sebelumnya tidak direncanakan yang direncanakan sebelumnya (dengan mempertimbangkan kebutuhan untuk melestarikan cadangan geo). Ini terwujud dalam dua hari. Untuk memantau dan mendistribusikan muatan, dasbor dengan cepat diperbarui, yang memungkinkan untuk membuat keputusan manajemen yang tepat.

Kami terus menggunakan layanan Exchange mail yang digunakan secara lokal oleh Skype4Biz sebagai alat komunikasi. Ada kebutuhan untuk secara cepat menyediakan laptop pra-konfigurasi kepada sebagian karyawan sebelum beralih ke mode jarak jauh.

Langsung menuju


Bagian penting dari transisi ke pekerjaan jarak jauh adalah penciptaan infrastruktur TI yang diperlukan dan dukungannya. Karyawan kami menggunakan VDI untuk akses jarak jauh ke sumber daya perusahaan, Skype for Business dan Zoom untuk konferensi video, Jira, Trello dan alat perusahaan untuk perencanaan dan pemantauan tugas.

Anda harus siap dengan kenyataan bahwa tanpa bekerja alat IT, kerja jarak jauh tidak efektif. Kami mengatur dukungan berkualitas tinggi untuk alat-alat TI, kami bekerja dengan umpan balik pengguna secara online dan melatih karyawan untuk bekerja dengan alat-alat TI baru

Menyambungkan karyawan baru dan instruksi untuk yang lama


Pengembara


Pada hari karyawan baru dipekerjakan, perekrut tiba di kantor untuk bertemu dan memberinya paket selamat datang dan peralatan yang diperlukan, berbicara tentang situasi saat ini dan membantu dengan akses tambahan. Kemudian kami melepaskan karyawan baru itu di rumah, dan kemudian mentransfernya ke atasan langsung, yang memperkenalkan karyawan baru itu ke tim dan terhubung ke rapat harian.

Kontak dengan


Kami telah menyiapkan bahan tambahan untuk pemula dan manajer yang mempekerjakan mereka. Mereka juga menambahkan pertemuan tambahan dengan adaptor dan manajer ke proses orientasi, dan, tentu saja, mengubah proses adaptasi untuk interaksi jarak jauh.

Tetapi bagian informal dari adaptasi juga penting. Misalnya, obrolan banjir. Ini adalah dapur kantor virtual yang sama di mana Anda bisa bercanda, bergosip, bermain-main - merasa seperti orang yang hidup, bukan avatar obrolan. Baru-baru ini, kolega kami merayakan ulang tahun, dan ia "meletakkan" dalam foto obrolan pizza dan jus, menjanjikan makanan nyata setelah akhir isolasi diri. Saat-saat seperti itu membantu kita santai dan merasa seperti tim.

Langsung menuju


Proses bekerja di BeeFREE in Beeline diatur berdasarkan aturan tertentu. Penting untuk menandatangani perjanjian tambahan untuk kontrak kerja, yang mengatur aspek-aspek utama pekerjaan jarak jauh dari sudut pandang hukum. Setiap minggu, Anda perlu menyusun dan mengoordinasikan jadwal kerja jarak jauh dengan kepala terlebih dahulu, serta membuat daftar tugas untuk setiap hari. Penting juga untuk memberi tahu kolega tentang kapan Anda bekerja dari jarak jauh. Karyawan jarak jauh harus berhubungan selama hari kerja. Untuk melakukan rapat dan rapat kerja, Anda dapat menggunakan kemampuan konferensi audio dan video - sementara terlambat untuk rapat "virtual" seperti itu juga tidak sepadan. Untuk memastikan keamanan informasi dari proses, tempat kerja virtual individu diselenggarakan untuk setiap karyawan.

Rekomendasi kepada orang lain


Kontak dengan


Jangan panik! Dengan kepala dingin, periksa proses manajemen, tempatkan diri Anda pada posisi yang baru, pahami apa yang hilang, lakukan survei perusahaan untuk mengetahui "suhu rata-rata di rumah sakit" dan, tergantung pada hasilnya, atur kekurangan yang dimiliki karyawan.

Jangan kehilangan kontak dengan karyawan Anda: dorong, jangan lupa untuk memuji, di saat yang tidak stabil ini, komunikasi antara orang-orang sangat penting. Perhatikan kebutuhan dan keinginan rekan kerja. Pertahankan semangat tim - meskipun melalui siaran video, dan tidak selama pertemuan pribadi. 

Mungkin juga layak untuk didiskusikan dengan kerja tim dalam realitas baru. Apalagi jika Anda dan kolega Anda tidak harus bekerja dari jarak jauh sebelumnya. Ketika Anda memulai dan mengakhiri hari kerja, bagaimana Anda akan mendistribusikan tugas, melaporkan pekerjaan yang dilakukan, seberapa sering Anda membutuhkan panggilan telepon, atau bahkan bagaimana membangun komunikasi dalam obrolan yang berfungsi. 

Pengembara


Sulit untuk memberikan rekomendasi umum, karena masing-masing bisnis memiliki spesifiknya sendiri. Sebagian besar, kami menyarankan semua orang untuk meninggalkan komputer desktop yang mendukung laptop - sehingga karyawan dapat bekerja dari jarak jauh dari mana saja, jika perlu. Penting juga untuk menerjemahkan semua pekerjaan kertas ke dalam bentuk elektronik - menerapkan manajemen dokumen elektronik: itu dapat secara signifikan meningkatkan kecepatan proses bisnis di perusahaan.

Segera gunakan solusi kontrol akses terpusat, jika tidak, Anda mungkin memiliki kebun binatang akses ke jaringan perusahaan melalui saluran yang tidak konsisten. Penting juga untuk menyediakan alat kolaborasi bagi karyawan. Pada saat yang sama, pastikan untuk mengingatkan mereka tentang aturan untuk bekerja dengan informasi rahasia saat menggunakan platform kolaborasi online.

Pastikan untuk memberi tahu kami tentang langkah-langkah untuk bekerja dengan aman dari rumah, karena karyawan Anda dan perangkat pribadi mereka paling rentan di luar kantor. Anda dapat memanfaatkan rekomendasi yang sudah jadi dari vendor dan perusahaan besar. Perhatikan cara teknis perlindungan - mulai menerapkan (atau setidaknya melihat) NAC (Network Access Control). Pastikan untuk menggunakan metode 2FA untuk akses jarak jauh ke jaringan.

Dan, tentu saja, pada saat-saat seperti itu, motivasi sangat penting bagi karyawan untuk merasakan dukungan dan keamanan. Dari hari pertama kerja jarak jauh, kami mengerjakan ini: koneksi langsung dengan CEO, pemimpin bisnis, dan tim. Sesi individual untuk karyawan yang tidak memiliki alat manajemen di lingkungan saat ini, atau untuk manajer baru / muda. Dalam siaran langsung, kami berbicara tentang cara mengatasi tekanan psikologis yang meningkat: bekerja di lingkungan anak-anak, kehidupan sehari-hari, pengaturan nutrisi dan aktivitas fisik. Kami tidak melupakan bagaimana kami semua bekerja bersama di kantor: di portal perusahaan kami terus menghadapi tantangan (kami mengumpulkan foto-foto kantor pusat karyawan, plus pekerjaan jarak jauh, dll.), Kami mengembangkan paket stiker untuk Telegram dan kami melakukan banyak kegiatan lainnya ,yang membantu kami memperkuat semangat tim!

Langsung menuju


Beeline siap berbagi pengalaman dan berbagi praktik terbaik. Berikut ini beberapa tautan ke informasi tentang proyek kerja jarak jauh BeeFREE:

More articles:


All Articles