🤰🏻 🔋 🤦🏻 Aturan Obrolan 🐽 🔎 👩‍👧‍👦

Kami menyetujui komunikasi yang efektif dan nyaman dengan pekerjaan jarak jauh (dan tidak hanya)

Baru-baru ini saya berbicara dengan seorang teman yang memindahkan perusahaan ke pekerjaan jarak jauh, berbicara tentang pengalaman kami dalam menjaga komunikasi yang efektif dalam sebuah tim. Kemudian saya membaca kembali dan menyadari bahwa saya memiliki daftar rekomendasi yang dapat bermanfaat tidak hanya untuk teman saya. Dan jika demikian, ada baiknya membagikannya.

Kami di Setronica secara keseluruhan perusahaan benar-benar beralih bekerja dari rumah dua minggu lalu. Namun demikian, perusahaan ini memiliki pengalaman online bertahun-tahun. Kami selalu bekerja dengan pelanggan dan mitra jarak jauh, dan pekerjaan berkala dari rumah atau dari lokasi terpencil dianjurkan. Jadi transisi itu hampir tidak menyakitkan bagi kita.

Artikel tersebut menjelaskan pengalaman saya sendiri dan aturan yang saya coba pertahankan dalam tim saya.

Kami menggunakan Slack untuk sebagian besar komunikasi teks dan panggilan ad hoc. Anda dapat menggunakan pesan instan lainnya, yang lebih akrab dan nyaman bagi Anda. Saya menemukan solusi khusus untuk pekerjaan yang lebih nyaman, tetapi saya tahu tim yang menggunakan, misalnya, Telegram. Secara pribadi, saya memilih untuk tidak menggunakan kurir yang sama yang digunakan untuk komunikasi pribadi dengan keluarga dan teman, jadi bagi saya itu tidak nyaman. Beberapa tips khusus untuk Slack, di sistem lain dapat diterapkan dengan cara lain, tetapi sebagian besar bagi saya cukup universal.

Aturan 1: mengobrol selama jam kerja

Kehadiran dalam obrolan selama jam kerja harus bersifat wajib. Apalagi, jika sebelum ini tidak ada aturan seperti itu, penting untuk menjelaskan mengapa itu muncul. Jika tidak, pengenalan aturan dapat dianggap sebagai upaya kontrol mikro, yang tidak akan memiliki efek terbaik pada semangat tim.

Ini penting karena tenggelam dalam konteks umum, menggantikan kehadiran nyata di kantor:

Analog "datang untuk bekerja / bekerja kiri". Tidak ada kolega di obrolan, kami percaya bahwa mereka tidak di tempat kerja, kami berusaha untuk tidak menarik tanpa kebutuhan khusus.
Tidak perlu berkeliaran dan mencari cara untuk menghubungi kolega jika Anda perlu mengobrol.
Kesempatan untuk bertanya "ke udara" seolah-olah mereka duduk di ruangan yang sama dan mendapatkan jawaban dari siapa yang tersedia.
Peluang bagi kolega untuk mengikuti perkembangan diskusi, menawarkan saran atau bantuan mereka, jika perlu.

Aturan 2: Katakan Kapan Anda Pergi dan Datang

Lebih mudah untuk setuju mengumumkan bahwa Anda tidak hadir untuk sementara waktu atau telah selesai bekerja. Terkadang masuk akal untuk memulai obrolan khusus untuk ini, sehingga pesan seperti itu tidak hilang dalam arus umum diskusi kerja.

Tanpa aturan ini, jika mereka menulis kepada Anda, tetapi Anda tidak menjawab, tidak jelas apa yang harus dilakukan. Jika Anda menulis sebelum Anda pergi selama setengah jam, semua orang tenang, semua orang mengerti bahwa Anda akan kembali - Anda akan menjawab. Ada masalah dengan aturan ini: kolega memperingatkan bahwa mereka tidak ada, tetapi lupa memberi tahu Anda bahwa mereka kembali, segera mulai bekerja. Setidaknya saya perhatikan ini untuk diri saya sendiri. Di Slack, Anda dapat mengatur status teks dan segera mengatur berapa lama akan diatur ulang secara otomatis. Saya mulai menggunakannya baru-baru ini, sementara tampaknya nyaman.

Aturan 3: periksa apakah ada saluran yang tepat

Layak memulai obrolan "segala macam hal" (nama kondisional) untuk komunikasi yang mudah. Lagi pula, "bukan pekerjaan tunggal." Biarkan lelucon dikirim ke sana, meme, foto Anda, tautan menarik, dll. Selain itu, jika tim tidak mulai melakukan ini sendiri, saya akan mencoba memberikan contoh. Kami masih memiliki satu set obrolan tematik lengkap, tentang konferensi dan pertemuan, misalnya.

Masih perlu obrolan "pengumuman", di mana, sebaliknya, sangat disarankan untuk tidak menulis tanpa alasan penting. Obrolan ini hanya memiliki pengumuman penting yang berlaku untuk semua orang. Setiap orang berlangganan tanpa gagal dan harus dibaca setidaknya beberapa kali sehari.

Sekarang kami telah membuka saluran terpisah untuk kasus yang hampir viral dan rumahan. Karena itu "sakit" dan sebaliknya, percakapan tentang itu menyebar ke semua obrolan dan mengalihkan perhatian dari pekerjaan. Ini tidak nyaman, seseorang mungkin gugup. Jadi di sini ada gambar-gambar lucu, dan kiat-kiat bagus mengatur rumah kantor dan sejenisnya. Mereka yang tidak suka ini tidak masuk ke obrolan ini dan merasa lebih tenang.

Omong-omong, ini adalah aturan umum, ada saluran di mana kehadiran wajib - pengumuman, tim (atau beberapa, seperti yang kita miliki, untuk topik yang berbeda), proyek, jika beberapa tim mengerjakannya, tetapi ada yang murni sukarela. Jika ingin, berhenti berlangganan sepenuhnya, jika mau, telusuri seminggu sekali.

Aturan 4: mengatur waktu respons yang nyaman

Masuk akal untuk segera menyetujui aturan komunikasi dan waktu respons yang diharapkan. Jelas bahwa ini bukan SLA, untuk pelanggaran yang mereka kehilangan premium, tetapi tolok ukur untuk kecepatan komunikasi yang nyaman untuk semua orang. Misalnya, pesan umum dapat dilihat dalam mode kenyamanan, tetapi setidaknya sekali atau dua kali sehari. Pada saat yang sama, banding pribadi ( @usernamedi Slack) dan banding khusus ( @heredan @channeldi Slack) memerlukan respons yang lebih cepat. Di sini Anda perlu menemukan keseimbangan yang nyaman bagi Anda antara mengalihkan perhatian orang dari pekerjaan dan efisiensi komunikasi mereka.

Aturan 5: Suasana Pemberitahuan

Penting untuk membantu semua orang mengatur notifikasi sehingga pesan dalam obrolan umum tidak tiba dengan notifikasi konstan di layar dan headphone, mengganggu pekerjaan setiap beberapa menit, tetapi yang khusus menarik perhatian. Di Slack, ini mudah dilakukan. Di sana Anda juga dapat mengonfigurasi pemberitahuan untuk kata kunci. Saya telah mengaturnya ke "gagal" :) Jika perlu, Anda dapat menyetujui "periode hening" ketika seorang karyawan dapat mematikan semua pemberitahuan. Akan lebih mudah jika status ini ditampilkan dalam status. Ini membantu untuk tidak menjadi gugup saat menunggu jawaban atau segera pergi ke telepon jika pertanyaannya mendesak. Slack memiliki fungsi snooze di mana pengirim, jika diinginkan, dapat menerobos jika memang ada kebutuhan seperti itu.

Aturan 6: panggil kalau itu

Jika jawabannya tidak lebih dari waktu yang disepakati, Anda selalu dapat menelepon. Saya akan mengatakan Anda perlu menelepon jika masalah ini sangat mendesak dan penting.

Untuk kenyamanan, kami meminta semua orang untuk mengisi nomor telepon di profil Slack dan, jika diinginkan, pembawa pesan alternatif. Sekarang Anda tidak perlu mencari kontak di tempat lain.

Aturan 7: Biarkan saya tahu Anda akan menjawab nanti

Tidak selalu mudah untuk menjawab dengan segera, bahkan jika Anda membaca pesannya. Mungkin karena untuk menjawab Anda perlu mengumpulkan informasi, mungkin lebih penting untuk menyelesaikan tugas saat ini, atau mungkin tidak nyaman saat ini. Tetapi saya meminta semua orang untuk bersikap sopan dan mencatat, "Saya mengerti, saya akan menjawab nanti." Di Slack, nyaman untuk menggunakan reaksi emoji untuk ini.

Aturan 8: tidak ingat - tulis

Ada risiko kemudian masih lupa untuk menjawab, jadi dalam kasus seperti itu saya segera mengingatkan pesan saya. Ini membantu ketika "oh, tidak ada waktu untuk membalas pesan, lalu," dan kemudian "melanjutkan. Benar, itu mungkin terjadi bahwa pengingat kemudian menyiksamu :) Tapi itu lebih baik daripada meninggalkan pertanyaan yang sama sekali tidak terjawab atau lupa untuk membuat janji. Saya merasa bermanfaat bagi semua orang untuk mempelajari cara menggunakan pengingat di Slack, ini adalah alat yang hebat.

Aturan 9: bahas pekerjaan di chat, bukan di PM

Saya memohon kolega saya untuk membahas semua masalah kerja dalam obrolan umum, bukan untuk bersembunyi di korespondensi pribadi. Kebiasaan ini perlahan ditanamkan, tetapi saya tidak menyerah dan perlahan-lahan semua orang memahami manfaatnya. Pertama, mudah untuk mengundang kolega lain untuk terhubung. Kedua, tidak ada perasaan "keheningan di dalam ruangan", jelas bahwa beberapa jenis gerakan terjadi. Yah, tentu saja, ini membantu saya, sebagai manajer, untuk tidak terlibat dalam manajemen mikro dan tidak terus-menerus bertanya "apa kabar?", Untuk mengikuti masalah dan keputusan yang diambil.

UPD:AlexP11223di komentar memberi tautan di mana dijelaskan lebih rinci mengapa komunikasi di saluran publik lebih disukai dan bagaimana berhenti takut padanya.

Aturan 10: Gunakan Cabang Tematik

Salah satu fitur hebat dari Slack dan groupware serupa adalah dukungannya untuk utas .

Saya menganggap bermanfaat untuk mengembangkan kebiasaan memberikan jawaban terhadap suatu pesan, bukan pada pesan berikutnya, tetapi pada lampirannya. Kami mendapatkan dua keuntungan sekaligus:

Diskusi paralel tidak saling mengganggu. Sedikit lebih menyebalkan daripada mencoba memilah beberapa percakapan yang campur aduk.
Di Slack, utas diskusi sangat cerdas - pesan dalam topik tidak ditampilkan dalam status saluran sebagai “tidak dibaca”, kecuali jika Anda secara khusus berlangganan atau Anda tidak secara otomatis berlangganan di sana. Yang terakhir akan terjadi jika Anda memulai diskusi atau berpartisipasi di dalamnya, atau Anda disebutkan di sana. Anda dapat berhenti berlangganan kapan saja. Dengan demikian, Anda hanya dapat melacak topik-topik yang penting atau menarik bagi Anda.

11:

Baru-baru ini, saya telah mendengar rekomendasi untuk ruang suara virtual, di mana semua orang dengan mikrofon dimatikan, tetapi suara dihidupkan. Seperti, itu memberi ilusi berada di ruangan yang sama dan kemampuan untuk berbicara dengan rekan kerja dengan suara. Dan kadang-kadang rekomendasi untuk tidak hanya mengaktifkan suara, tetapi juga kamera dihidupkan. Menurut saya, invasi privasi sama sekali tidak perlu dan tidak perlu. Tetap saja, kita tidak di kantor, tetapi di rumah. Tidak semua orang memiliki kantor terpisah yang nyaman.

Kadang-kadang ketika memecahkan masalah bersama itu bisa nyaman, dan kami menggunakan opsi ini. Ketika tugas yang sulit muncul, pengembang menghabiskan beberapa jam di konferensi Zoom. Mereka bekerja dengan lingkungan pengembangan pada layar umum, mendiskusikan detail, beralih antara pekerjaan individu dan layar umum. Jadi selama beberapa jam, tetap berkomunikasi.

Yang penting adalah tim itu sendiri memilih format ini, tidak dipaksakan oleh manajer.

Aturan 12: jangan menunggu pengembalian instan

Baik dan aturan terpenting - tanpa fanatisme. Ini tidak akan berfungsi segera dan kepatuhan 100% pada aturan tidak akan pernah terjadi. Namun lambat laun semua orang memahami kenyamanan dan mengobrol menjadi lebih nyaman. Aturan dikembangkan dan ditanamkan secara bertahap dan tidak ada yang perlu dikhawatirkan jika kadang-kadang dilanggar. Kata kunci terkadang. Pertama, Anda harus meminta dan mengingatkan.

Aturan 13: Meningkatkan Secara Evolusioner

Mungkin tidak semua aturan ini akan membantu Anda. Di suatu tempat, spesifik instrumen yang dipilih secara historis kuat. Di suatu tempat, proses dikembangkan dengan cara khusus.
Tetapi yang saya yakin pasti akan berhasil: untuk bernegosiasi dengan kolega. Jangan menerima ketidaknyamanan begitu saja. Bersama-sama mencari peluang untuk perbaikan. Dan bersiaplah untuk saling membantu. Jadi kita akan membuat efektif jarak jauh atau apa pun yang akan dilemparkan oleh alam semesta kepada kita.

Dan apa aturan tim Anda untuk komunikasi yang efektif?

Tambahan dari Habrovsk

Jangan ajukan pertanyaan meta.

terima kasih AlexP11223
Sebuah pertanyaan-meta adalah pertanyaan yang menyiratkan pertanyaan lain, misalnya:

Bisakah saya mengajukan pertanyaan?
Apakah ada orang yang mengerti N?
Apakah ada orang di sini yang mengambil kursus dari Yandex dengan kursor? Ada pertanyaan tentang analisis teks ...
Guys, ada pertanyaan tentang% framework_name%

Aturan Obrolan