Pengalaman kerja jarak jauh kami dalam menciptakan toko online



Saat ini, kenyataannya adalah karena karantina dan coronavirus, banyak perusahaan harus memikirkan cara menyediakan pekerjaan jarak jauh bagi karyawan mereka. Hampir setiap hari, artikel muncul yang mengungkapkan aspek teknis dan psikologis dari transisi ke pekerjaan jarak jauh. Pada saat yang sama, pengalaman luas telah terakumulasi dalam pekerjaan seperti itu, misalnya, oleh freelancer atau perusahaan IT yang telah lama bekerja dengan karyawan dan pelanggan yang tinggal di seluruh dunia.

Memindahkan perusahaan IT besar ke pekerjaan jarak jauh mungkin tidak mudah. Namun, dalam banyak kasus, Anda dapat melakukannya dengan alat dan teknik terkenal. Pada artikel ini, kami akan mengulas pengalaman jarak jauh kami dari sisi teknis. Kami berharap informasi ini akan membantu perusahaan beradaptasi dengan kondisi baru. Saya akan berterima kasih atas komentar, saran dan tambahan.

Akses jarak jauh ke sumber daya perusahaan


Jika sebuah perusahaan IT bekerja di kantor, maka, sebagai aturan, ada unit sistem, laptop, server, printer dan pemindai, serta telepon. Semua ini terhubung ke Internet melalui router. Perusahaan kami di tahun-tahun awal keberadaannya hanya menyimpan peralatan seperti itu di kantor.

Sekarang bayangkan bahwa Anda perlu cepat, dalam 1-2 hari, mengirim semua karyawan pulang, dan bahkan agar proyek tidak berhenti. Apa yang harus dilakukan dalam kasus ini?

Dengan laptop, semuanya jelas - karyawan dapat membawanya. Unit sistem dan monitor lebih sulit untuk diangkut, tetapi masih bisa dilakukan.

Tetapi apa yang harus dilakukan dengan server, printer dan telepon?

Memecahkan masalah akses ke server di kantor


Ketika karyawan pindah rumah, dan server tetap berada di kantor dan ada seseorang yang harus dijaga, itu hanya untuk menyelesaikan masalah pengorganisasian akses jarak jauh yang aman bagi karyawan ke server perusahaan Anda. Ini adalah pekerjaan administrator sistem.

Jika Microsoft Windows Server diinstal pada server kantor (seperti yang kami alami di tahun-tahun awal kami), maka segera setelah administrator mengatur akses terminal menggunakan protokol RDP, karyawan akan dapat bekerja dengan server dari rumah. Mungkin saja Anda harus membeli lisensi tambahan untuk akses terminal. Bagaimanapun, karyawan akan membutuhkan komputer dengan Microsoft Windows di rumah.

Server dengan OS Linux akan dapat diakses dari rumah dan tanpa membeli lisensi apa pun. Administrator perusahaan Anda akan cukup untuk mengkonfigurasi akses melalui protokol seperti SSH, POP3, IMAP dan SMTP.

Jika ini belum dilakukan, maka untuk melindungi server dari akses tidak sah ke administrator, masuk akal untuk setidaknya menginstal firewall (firewall) di server kantor, serta mengkonfigurasi akses jarak jauh untuk karyawan Anda menggunakan VPN. Kami menggunakan perangkat lunak OpenVPN, yang tersedia untuk hampir semua platform dan sistem operasi.

Tetapi bagaimana jika kantor ditutup sepenuhnya dengan semua server dimatikan? Ada empat opsi yang tersisa:

  • jika memungkinkan, beralih sepenuhnya ke teknologi cloud - gunakan sistem cloud CRM, simpan dokumen umum di Google Documents, dll.;
  • membawa pulang server ke administrator sistem (dia akan senang ...);
  • pindahkan server ke beberapa pusat data yang setuju untuk menerimanya;
  • menyewa kapasitas server di pusat data atau di cloud

Opsi pertama adalah baik karena Anda tidak perlu mentransfer dan menginstal server apa pun. Hasil transisi ke teknologi cloud akan bermanfaat bagi Anda lebih lanjut, mereka akan menghemat uang dan upaya pemeliharaan dan pemeliharaan.

Pilihan kedua menciptakan masalah di rumah dengan administrator sistem, karena server akan ada sepanjang waktu dan cukup banyak suara. Dan jika perusahaan tidak memiliki satu server di kantor, tetapi seluruh rak?



Mengangkut server ke pusat data juga tidak mudah. Sebagai aturan, hanya server yang cocok untuk instalasi di rak yang dapat ditempatkan di pusat data. Pada saat yang sama, kantor sering menggunakan server di kandang tipe Menara Besar atau bahkan komputer desktop biasa. Akan sulit bagi Anda untuk menemukan pusat data yang setuju untuk meng-host peralatan serupa di rumah Anda (meskipun ada pusat data seperti itu, misalnya, kami menempatkannya di pusat data PlanetaHost). Anda dapat, tentu saja, menyewa jumlah rak yang tepat dan memasang peralatan Anda di sana.

Masalah lain dengan memindahkan server ke pusat data adalah kemungkinan besar Anda perlu mengubah alamat IP server. Ini, pada gilirannya, mungkin memerlukan konfigurasi ulang perangkat lunak server atau membuat perubahan pada beberapa lisensi perangkat lunak jika mereka terikat dengan alamat IP.

Opsi untuk menyewa kapasitas server di pusat data lebih mudah dalam hal kurangnya kebutuhan untuk mengangkut server di suatu tempat. Tetapi administrator sistem Anda harus menginstal ulang semua perangkat lunak dan menyalin data yang diperlukan dari server yang diinstal di kantor.

Jika teknologi kantor Anda didasarkan pada penggunaan Microsoft Windows, Anda dapat menyewa server Microsoft Windows di pusat data dengan jumlah lisensi terminal yang diperlukan. Ambil satu lisensi untuk setiap karyawan Anda yang bekerja dengan server dari jarak jauh.

Menyewa server fisik dapat menghabiskan biaya 2-3 kali lebih murah daripada menyewa server virtual di cloud. Tetapi jika Anda membutuhkan kapasitas yang sangat kecil, dan bukan seluruh server, maka opsi dengan cloud mungkin lebih murah.

Peningkatan harga sumber daya cloud adalah konsekuensi dari reservasi sumber daya perangkat keras di cloud. Akibatnya, cloud mungkin akan lebih andal daripada server fisik sewaan. Tapi di sini sudah perlu untuk menilai risiko dan menghitung uang.

Adapun perusahaan kami, yang bergerak dalam pembuatan toko online, maka semua sumber daya yang diperlukan bersama kami telah lama berada di pusat data dan tersedia dari jarak jauh. Ini adalah server fisik yang dipatenkan dan disewa yang digunakan untuk hosting toko, serta mesin virtual untuk pengembang perangkat lunak, perancang tata letak, dan penguji.

Transfer pekerjaan dari kantor ke rumah


Seperti yang sudah kami katakan, karyawan dapat membawa komputer kerja mereka - laptop atau unit sistem dengan monitor. Jika perlu, Anda dapat membeli laptop baru untuk karyawan dengan memesan pengiriman ke rumah mereka. Tentu saja, komputer baru harus menginstal perangkat lunak yang diperlukan, yang akan menyebabkan biaya waktu tambahan.

Jika karyawan sudah memiliki komputer rumah dengan Microsoft Windows, maka mereka dapat menggunakannya sebagai terminal Microsoft Windows Server atau untuk mengakses server Linux. Ini akan cukup untuk mengkonfigurasi akses VPN.

Karyawan kami bekerja di Windows dan Linux. Kami memiliki sangat sedikit server Microsoft Windows, jadi tidak perlu membeli lisensi terminal untuk OS ini. Adapun akses ke sumber daya yang terletak di pusat data, itu diatur menggunakan VPN dan juga dibatasi oleh firewall yang diinstal pada setiap server.

Jangan lupa untuk memberi karyawan headset yang bekerja di rumah (headphone dengan mikrofon) dan kamera video. Ini akan memungkinkan Anda untuk berkomunikasi jarak jauh dengan efisiensi tinggi, hampir seperti di kantor.

Banyak orang mencoba mengendalikan apa yang dilakukan karyawan selama jam kerja di rumah dengan memasang berbagai monitor khusus pada komputer mereka. Kami tidak pernah melakukan ini, kami hanya mengontrol hasil pekerjaan. Biasanya, ini sudah cukup.

Apa yang harus dilakukan dengan printer dan pemindai


Pengembang perangkat lunak situs web jarang membutuhkan printer dan pemindai. Namun, jika peralatan tersebut diperlukan untuk karyawan, akan ada masalah saat beralih ke pekerjaan jarak jauh.


Biasanya, MFP kantor diinstal, kecepatan tinggi, besar dan berat. Ya, Anda dapat mengirimnya pulang ke karyawan seperti itu yang paling sering perlu mencetak dan memindai. Kecuali, tentu saja, karyawan ini memiliki kesempatan untuk menjamunya.

Tetapi jika banyak karyawan Anda sering memindai dan mencetak dokumen, Anda harus membeli MFP dan menginstalnya di rumah, atau mengubah proses bisnis perusahaan.

Sebagai alternatif untuk transportasi dan akuisisi MFP baru - transisi yang dipercepat ke manajemen dokumen elektronik sedapat mungkin.

Bekerja dengan kertas dan dokumen elektronik


Yang terbaik jika Anda berhasil menerjemahkan seluruh aliran dokumen ke dalam bentuk elektronik sebelum beralih ke pekerjaan jarak jauh. Misalnya, kami menggunakan DIADOK untuk pertukaran dokumen akuntansi, dan kami membayar tagihan melalui bank klien.

Ketika memperkenalkan sistem seperti itu, perlu untuk menyediakan semua karyawan yang terlibat dalam manajemen dokumen elektronik (misalnya, akuntan) dengan gantungan kunci dengan tanda tangan elektronik berkualitas yang ditingkatkan. Mungkin butuh waktu untuk mendapatkan pernak-pernik seperti itu, jadi lebih baik bingung dengan pertanyaan ini sebelumnya.

Di DIADOK (seperti pada layanan serupa), Anda dapat mengonfigurasi roaming dengan operator manajemen dokumen elektronik lainnya. Ini akan diperlukan jika kontraktor menggunakan sistem alur kerja lain dari Anda.

Jika Anda atau beberapa kontraktor Anda bekerja dengan dokumen dengan cara lama, Anda harus mengirim dan menerima surat kertas biasa dengan mengunjungi kantor pos atau memanggil kurir. Dalam hal karantina, operasi semacam itu harus diminimalkan.

Apa yang harus dilakukan dengan telepon


Pada tahun-tahun pertama bekerja, perusahaan kami menggunakan telepon rumah dan ponsel. Namun, kami segera menyadari bahwa dengan sejumlah besar karyawan dan pelanggan kami membutuhkan solusi yang lebih memadai.

Yang paling nyaman bagi kami adalah PBX virtual dari MangoTelecom. Dengan bantuannya, kami menyingkirkan pengikatan ke nomor telepon kota (dan karenanya lokasi fisik kantor). Kami juga mendapat kesempatan untuk mengintegrasikan PBX dengan CRM kami, merekam percakapan layanan pelanggan, mengatur penerusan panggilan, dll.

Selanjutnya, Anda dapat menginstal aplikasi PBX virtual di smartphone, laptop atau komputer desktop. Ini memungkinkan Anda melakukan panggilan ke nomor Rusia atau menerima panggilan dengan tarif domestik bahkan dari luar negeri.

Dengan demikian, PBX virtual memungkinkan Anda untuk memindahkan karyawan dari kantor ke rumah hampir tidak terlihat dalam hal kelangsungan bisnis.

Jika Anda menggunakan PBX kantor, dan ketika dimatikan, tidak dapat dihindari bahwa itu akan dimatikan, pertimbangkan untuk beralih ke PBX virtual. Cari tahu dari penyedia telepon Anda jika dimungkinkan untuk mengaktifkan penerusan panggilan dari nomor kota PBX kantor ke nomor yang masuk dari PBX virtual. Dalam hal ini, saat beralih ke PBX virtual, Anda tidak akan kehilangan panggilan masuk.

Adapun panggilan antar karyawan, ketika bekerja dengan pertukaran telepon virtual, panggilan tersebut, sebagai suatu peraturan, tidak dikenakan biaya.

Seleksi jarak jauh dan pelatihan karyawan


Mengisi kembali staf, di tahun-tahun awal perusahaan kami, kami selalu mengundang kandidat ke kantor, melakukan wawancara klasik dan memberikan tugas. Selanjutnya, kami terlibat dalam kantor pelatihan individu untuk pemula di kantor.

Namun, seiring waktu, kami beralih sepenuhnya ke pemilihan personel jarak jauh.

Seleksi awal dapat dilakukan dengan menggunakan tes yang dilampirkan pada lowongan di situs web HH atau layanan perekrutan lainnya. Saya harus mengatakan bahwa, dengan persiapan yang tepat, tes ini memungkinkan Anda untuk menyaring sejumlah besar kandidat yang tidak memenuhi persyaratan.

Dan kemudian semuanya sederhana - kita menggunakan Skype. Menggunakan Skype dan selalu dengan camcorder dihidupkan, Anda dapat melakukan wawancara tidak kurang efektif daripada jika kandidat duduk di sebelah meja.



Jika ada kerugian tertentu, Skype memiliki keunggulan yang sangat penting dibandingkan sistem serupa. Pertama-tama, melalui Skype Anda dapat mengatur demonstrasi desktop komputer Anda, dan ini sangat diperlukan saat melatih dan mendiskusikan masalah kerja. Lebih lanjut, Skype gratis, tersedia di semua platform utama, dan mudah dipasang di komputer atau smartphone.

Jika Anda perlu mengatur pertemuan atau melatih beberapa karyawan, cukup buat grup di Skype. Dengan menggunakan peragaan desktopnya, pembicara atau guru dapat membawa kepada semua peserta pertemuan semua materi yang diperlukan. Pada saat yang sama, di jendela obrolan, Anda dapat mempublikasikan tautan, pesan teks, bertukar file atau melakukan dialog.

Selain kelas-kelas di Skype, kami sedang menyiapkan film pelatihan (menggunakan program Camtasia Studio, tetapi Anda dapat menggunakan apa yang Anda terbiasa). Jika film-film ini hanya untuk penggunaan internal, maka kami mempostingnya di server kami, dan jika untuk semua, maka di YouTube.

Dalam kebanyakan kasus, kombinasi film pendidikan ini, kelas grup Skype dengan dialog dan demonstrasi desktop, serta komunikasi individu antara guru dan siswa memungkinkan kita untuk melakukan pelatihan dari jarak jauh.

Ya, ada layanan yang dirancang untuk menunjukkan desktop kepada sekelompok pengguna, untuk melakukan webinar, dan bahkan platform pelatihan (termasuk yang gratis). Tetapi untuk semua ini, Anda perlu membayar dengan uang atau dengan waktu yang dihabiskan mempelajari metode bekerja dengan platform. Pada saat yang sama, platform gratis dapat dibayar. Pada saat yang sama, kemampuan Skype akan mencukupi dalam banyak kasus.

Kolaborasi Proyek


Dalam rangka kerja sama proyek, kami mengadakan pertemuan harian dan mingguan, menggunakan pemrograman pasangan dan ulasan kode. Grup Skype telah dibuat untuk rapat dan melihat kode, jika perlu, demo desktop digunakan. Adapun kode, disimpan di server GitLab kami, yang terletak di pusat data.

Kami akan mengatur kolaborasi pada dokumen menggunakan Google Documents.

Selain semua ini, kami memiliki basis pengetahuan internal Klondike yang terintegrasi dengan pemrosesan aplikasi dan sistem perencanaan sumber daya (CRM dan ERP kami). Alat-alat ini, terletak di server di pusat data, kami telah membuat dan meningkatkan selama bertahun-tahun. Mereka memungkinkan kami untuk secara efisien memproses berbagai aplikasi dari pelanggan kami, menunjuk pelaku, melakukan diskusi tentang aplikasi, memperhitungkan jam kerja dan melakukan lebih banyak lagi.

Kemungkinan besar, perusahaan Anda sudah menggunakan sesuatu yang serupa, dan ketika beralih ke pekerja jarak jauh, itu akan cukup untuk menyediakan akses jarak jauh ke sumber daya yang relevan.

Dukungan pengguna jarak jauh


Pengguna kami adalah pemilik dan pengelola toko online yang beroperasi di hampir semua wilayah Rusia. Tentu saja, kami mendukung mereka dari jarak jauh.

Layanan dukungan kami bekerja melalui sistem tiket, menjawab pertanyaan melalui e-mail dan telepon, mengobrol melalui situs administrasi toko online dan situs web perusahaan kami.

Pada tahap mendiskusikan tugas, kami menggunakan pesan yang tersedia untuk klien, misalnya, Telegram, WhatsApp, Skype.

Terkadang menjadi perlu untuk melihat apa yang dilakukan klien di komputernya. Ini dapat dilakukan melalui Skype dalam mode demo desktop.

Jika perlu, Anda dapat bekerja dari jarak jauh di komputer pengguna menggunakan alat-alat seperti TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, dll. Untuk menggunakan alat ini, klien harus menginstal perangkat lunak yang sesuai di komputer mereka.

Pengaturan Akses VPN


Kami memiliki server OpenVPN yang diinstal pada mesin virtual yang terletak di pusat data yang berbeda (menggunakan Debian 10 OS). Klien OpenVPN diinstal pada komputer yang berfungsi dari karyawan kami di lingkungan Debian, Ubuntu, MacOS dan Microsoft Windows.

Di Internet Anda dapat menemukan banyak instruksi untuk menginstal server dan klien OpenVPN. Anda juga dapat menggunakan Panduan Instalasi dan Konfigurasi OpenVPN saya .

Saya harus mengatakan bahwa prosedur manual untuk membuat kunci untuk karyawan sangat melelahkan. Untuk menghubungkan pengguna baru dalam waktu tidak lebih dari sepuluh detik, kami menggunakan skrip yang mirip dengan yang di bawah ini di bawah spoiler.

Script untuk membuat kunci
#!/bin/bash

if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage:  bash gen.sh username"
exit
fi

echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="

ADMIN_EMAIL="admin@mycompany.ru"
USER=$1

RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"

# If user key does not exists, create it

if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
  echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
  cd "$RSA"
  ./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi

# Removing user folder, if exists

if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi

# Create user folder for key and other files

mkdir $USR_CRT/$USER/

# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder

cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"

cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"

# Copy Manual files

cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"

# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER

cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1

sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1

# Create tar.gz and send it to administrator e-mail

tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"

echo "--------->  DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"


Script ini meneruskan pengidentifikasi pengguna (menggunakan huruf Latin) sebagai parameter saat startup.

Script meminta kata sandi Certificate Authority, yang dibuat ketika server OpenVPN diinstal. Lebih jauh, skrip ini membentuk direktori dengan semua sertifikat dan file konfigurasi yang diperlukan untuk klien OpenVPN, serta file dokumentasi untuk menginstal klien OpenVPN.

Saat membuat file konfigurasi dan dokumentasi, ID pengguna diganti untuk change_me.

Selanjutnya, direktori dengan semua file yang diperlukan dikemas dan dikirim ke administrator (alamat tersebut ditentukan secara langsung dalam skrip). Tetap hanya meneruskan arsip yang dihasilkan kepada pengguna di alamat emailnya.

Kami berharap Anda dapat menghabiskan masa tahanan rumah Anda secara menguntungkan. Setelah mengetahui metode bekerja tanpa kantor, mungkin Anda akan terus aktif menggunakan pekerjaan karyawan jarak jauh.

Semoga berhasil dalam pekerjaan bergerak dan berbuah di rumah!

All Articles