👫 🦂 🍊 Bagaimana mendelegasikan pekerjaan jarak jauh - panduan untuk memimpin tim dan banyak lagi ⤵️ 🙍🏼 👨🏿‍🏭

Pandemi. Dunia secara masif beralih ke mode jarak jauh. Dan jika beberapa bulan yang lalu, udalenka adalah tipikal terutama untuk freelancer, atau untuk perusahaan yang paling progresif, hari ini bagi banyak perusahaan format ini telah menjadi satu-satunya cara untuk melanjutkan bisnis. Dan sebagian besar manajer dan karyawan baru yang tiba di jajaran ini tidak siap untuk pengembangan seperti itu. Jadi apa masalahnya?

Mari kita lihat persyaratan apa yang harus dipenuhi untuk tautan "karyawan jarak jauh - pengawas" untuk bekerja:

peralatan teknis (internet, laptop, akses terhubung)
sistem komunikasi (layanan online dan seluler untuk berkomunikasi dengan tim, untuk manajemen proyek, pelaporan, pelacakan waktu, kontrol versi, dll.)
sistem pendelegasian yang jelas (mencapai tujuan unit dengan penggunaan sumber daya tim terbaik).

Dan jika dengan dua poin pertama itu lebih atau kurang jelas atau dapat dimengerti ke arah mana bergerak, maka poin ketiga - tentang delegasi - tidak begitu jelas. Di sini hubungan manusia mulai berlaku, yang secara tradisional merupakan salah satu bidang paling sulit dalam pekerjaan seorang pemimpin - dan yang utama.

Dalam artikel ini, saya merangkum pengalaman kepemimpinan saya sendiri dan pengetahuan serta keterampilan yang saya peroleh saat bekerja dalam pengembangan soft skill untuk para pemimpin dan tim mereka. Saat ini, saya berkembang sebagai pengembang iOS, dan saya memiliki kesempatan untuk melihat masalah atas nama anggota komunitas TI.
gambar

Terus terang, udalenka tidak jauh berbeda dari pekerjaan kantor.
Tetapi bagi pemimpin ini adalah sebuah tantangan - bagaimana rasanya mengevaluasi pekerjaan karyawan semata-mata oleh hasilnya, dan bukan dengan jumlah jam yang dihabiskan di belakang layar monitor (seperti yang masih praktik di sebagian besar perusahaan)? Dan ini adalah tanggung jawab besar - bagaimana memastikan bahwa karyawan Anda dalam realitas baru dengan jelas memahami apa yang perlu dilakukan (tidak dapat menyentuh bahu Anda untuk klarifikasi kapan saja), dan memberikan hasil yang persis Anda butuhkan pada tanggal tertentu.

Pada titik ini, saya ingin tinggal lebih detail. Dalam transfer darurat ke format pekerjaan jarak jauh, tugasnya bukan untuk melatih dan memperluas kompetensi tim, karena tugas ini dirancang untuk cakrawala perencanaan yang lebih jauh. Namun, ada beberapa poin yang harus diperhitungkan ketika menetapkan tugas untuk karyawan Anda, dan saat ini mereka dapat menghemat banyak waktu dan saraf baik untuk Anda dan tim Anda.

Ada aturan formal yang penting untuk diperhatikan ketika mendelegasikan tugas, dan yang informal adalah yang meningkatkan motivasi dalam tim dan menciptakan suasana kepercayaan dan kohesi (yang sangat penting untuk diperhatikan ketika tim didistribusikan).

Aturan delegasi formal:

Inti dari tugas. Deskripsi tertulis tentang masalah dengan semua nuansa esensial. Jika Anda memperkirakan di mana masalah mungkin muncul, sebutkan ini terlebih dahulu agar tidak kehilangan waktu potensial bagi karyawan untuk menyelesaikannya. Jika ada persyaratan khusus untuk hasil, maka mereka harus ditunjukkan, serta cara tugas dilakukan (jika itu penting).

JAWABAN WHO. Distribusi tanggung jawab yang jelas. Jika ada beberapa orang yang bertanggung jawab, mereka harus memahami bidang mana yang masing-masing bertanggung jawab dan bagaimana berinteraksi dalam kerangka tugas ini.

SYARAT Berapa lama diinginkan dan kritis? Mengapa?

PENTINGNYA DAN HUBUNGAN. Tugas apa yang dikaitkan dengan ini? Apa pengaruh hasilnya? Siapa lagi yang terlibat dalam pengerjaan proyek ini?

PERIKSA GAMBAR DI KEPALA. Memang tidak nyaman melakukannya dari jarak jauh, tetapi jika ada komunikasi suara, akan berguna bagi karyawan untuk berbicara sendiri, karena dia mengerti apa yang perlu dilakukan. Kadang-kadang kita bahkan memahami hal-hal yang jelas berbeda.

SUMBER DAYA. Pertimbangkan informasi, kontak, data apa yang dibutuhkan karyawan Anda untuk menyelesaikan tugas. Dan berikan mereka terlebih dahulu.

PEMANTAUAN Diskusikan sebelumnya bagaimana kontrol pelaksanaan akan dilakukan? Apakah rekonsiliasi antara diperlukan? Pada tahap apa? Bagaimana cara memberi tahu? Haruskah saya terus melakukannya atau menunggu penerimaan Anda?

MAJU. Dengan mendelegasikan tugas kepada pelaksana yang andal, Anda dapat meluangkan waktu untuk diri sendiri dengan mengarahkan kembali komunikasi horizontal eksternal ke arah ini langsung ke karyawan. Pada saat yang sama, saya yakin bahwa Anda sendiri yang harus berkomunikasi dengan manajemen (walaupun, tentu saja, ada situasi yang berbeda).

KUALITAS. Jika Anda membutuhkan tugas dengan gaya MVP - laporkan! Jangan buang waktu karyawan untuk menyempurnakan kode. Dan sebaliknya - jika kualitas penting di sini, laporkan sehingga Anda tidak harus mengembalikan tugas untuk revisi nanti.

Seperti yang saya sebutkan di atas, dalam kondisi kerja jarak jauh, tidak hanya kebutuhan untuk pekerjaan yang jelas dengan tugas-tugas yang didelegasikan datang ke depan, tetapi juga hubungan manusia. Terutama jika seseorang tidak memiliki pengalaman kerja jarak jauh, dan format seperti itu baginya adalah jalan keluar dari zona nyaman (dan terutama ketika ada anak-anak di dekatnya yang tidak diizinkan pergi ke sekolah dan kucing bersembunyi di bawah kaki Anda, terpana oleh begitu banyak orang di rumah itu) hari).

Di sini saya akan memberikan rekomendasi berikut:

Tunjukkan KEPERCAYAAN kepada karyawan Anda. Secara langsung dan tersirat, buat pesan yang menghargai pekerjaan mereka, bahwa Anda bertaruh pada kompetensi mereka, bahwa, meskipun kurangnya kontrol fisik, Anda sepenuhnya mempercayai mereka dan itu adalah hasil pekerjaan yang penting bagi Anda, dan bukan berapa jam terus-menerus di layar Karyawan Anda telah duduk. Ngomong-ngomong, sangat mungkin bahwa di rumah pekerjaannya hanya akan menjadi lebih efektif (karena kurangnya gangguan kantor yang konstan).

PENCAPAIAN ANGGOTA TIM ACKNOWLEDGE. Ini adalah saran yang terkenal, dan dalam konteks udalenka menjadi lebih relevan. Apa yang mudah dibaca dalam komunikasi non-verbal dapat lolos melalui komunikasi jarak jauh. Sekarang penting untuk berbicara tentang bagaimana setiap anggota tim berkontribusi pada pengembangan proyek, bagaimana karyawan ini atau itu membedakan dirinya. Penting untuk menyoroti pencapaian tim dan pencapaian masing-masing individu.

ATURAN TIM. Kemungkinan besar, dalam realitas baru, pola komunikasi yang biasa di tim Anda juga dapat berubah (mode istirahat kerja, metode komunikasi, umpan balik, dll.). Perhatikan momen ini dan, jika perlu, perbaiki nuansa interaksi yang ambigu menjadi aturan tertentu - sehingga setiap orang memiliki gambaran yang sama dan jelas di kepala mereka mengenai hal ini.

BICARA TENTANG EMOSI. Ketika transisi ke lokasi terpencil adalah ukuran yang diperlukan, bagi banyak orang format ini disertai dengan keadaan yang membuat stres. Jangan abaikan faktor ini. Memanggil tim dan berbicara tidak hanya tentang tugas, tetapi juga bertanya tentang sisi manusiawi dari pekerjaan - bagaimana karyawan bekerja dalam format baru? Kesulitan apa yang mereka alami, dan apa, sebaliknya, sekarang lebih baik? Bagikan pendapat, diskusikan momen-momen sulit. Ini menyatukan dan memberi tim Anda biaya tambahan motivasi dan energi untuk bekerja. Bicara tentang tujuan, rencana, biarkan mereka terus merasa seperti bagian penting dari perusahaan besar, meskipun pada jarak fisik.

Intinya, rekomendasi ini valid untuk semua format pekerjaan. Namun, meskipun jelas, mereka tidak selalu dihormati. Udalenka, seperti tes lakmus, membawa ke permukaan semua saat-saat sulit komunikasi yang dapat dihaluskan dengan interaksi penuh waktu yang konstan di kantor, tetapi tidak mungkin untuk diabaikan dan ditampilkan di berbagai sisi layar monitor. Karenanya, saat ini, perhatian terhadap tim Anda dan bagaimana Anda berinteraksi dengan karyawan Anda, bersama-sama mencapai tujuan perusahaan, menjadi sangat relevan.

Dan saat ini, peluang besar bagi pemimpin tim untuk membangun komunikasi dengan timnya dengan cara baru - atau menyesuaikan yang sudah berkembang. Gunakan perubahan untuk membawa tim Anda ke tingkat berikutnya - kepercayaan dan efisiensi.

Bagaimana mendelegasikan pekerjaan jarak jauh - panduan untuk memimpin tim dan banyak lagi

Aturan delegasi formal:

More articles: