📟 📍 🐳 Menulis proses bisnis di Bitrix24 dengan deposit untuk masa depan 👩🏽‍🤝‍👨🏻 🗽 🍲

Di tempat kerja, saya terlibat dalam dukungan pengguna dan pemeliharaan versi kotak Bitrix24 CRM, termasuk menulis proses bisnis. Perlu dicatat bahwa sebenarnya saya bukan spesialis Bitrix "murni", tetapi ini adalah salah satu tanggung jawab saya. Sebenarnya, saya memiliki banyak tanggung jawab, jadi saya hampir selalu harus melakukannya bukan seperti yang saya inginkan, tetapi dengan cepat dan bekerja, karena saya kekurangan waktu (saya yakin bahwa saya bukan satu-satunya yang bekerja dalam kondisi seperti itu). Saat ini, saya memiliki dua tahun pengalaman bekerja dengan CRM ini (saya telah mengenal Bitrix selama lebih dari 10 tahun) dan saya ingin memberi tahu Anda tentang beberapa kesalahan yang saya buat saat menulis, menguji, dan melayani proses bisnis, yang membuat saya Anda harus terus-menerus membantu pengguna, membuat perubahan, dan bahkan sepenuhnya menulis ulang proses bisnis dari awal.

Untuk memulainya, kita perlu percaya bahwa stabilitas apa pun adalah relatif, dan berada di zona nyaman bersifat sementara. Karyawan akan datang dan pergi (bahkan mereka yang duduk di tempat yang sangat baik), departemen akan ditata ulang, staf akan bertambah dan berkurang, departemen akan dibuka dan tutup, dll. Ketika saya belajar di institut, guru yang mengkompromikan informasi mengatakan kepada kami bahwa ketika mempelajari copromat di Rusia, keadaan statis diambil sebagai basis, dan kemudian kami mempelajari dinamika, tetapi di beberapa negara lain dinamika diambil sebagai basis, dan statis dianggap sebagai kasus khusus pembicara. Secara pribadi, saya lebih suka pendekatan ini, itu tidak memberikan kesempatan untuk menghibur diri dengan kenyataan bahwa "sekarang semuanya sudah tenang dan tidak ada yang akan berubah." Percaya saja, itu akan lebih mudah bagi Anda nanti.

Penyimpangan liris: sebelum Anda berbicara tentang cara menulis proses bisnis "dengan membuat masa depan", Anda harus memperkirakan hierarki perusahaan Anda untuk diri Anda sendiri untuk memahami siapa yang dapat meminta atau meminta dari Anda untuk menulis atau mengubah proses bisnis. Begitu kepala satu unit mendatangi saya dan berkata: kita perlu proses bisnis untuk berinteraksi dengan unit lain, jika tidak semuanya menjadi buruk bagi kita. Dan mereka benar-benar memiliki segalanya yang buruk pada saat itu, bahkan agak mengerikan. Selama tiga atau empat hari kerja saya menulis BP ini, melakukannya dengan sangat sempurna, dan unit lain mengambilnya dan mengatakan bahwa proses bisnis itu omong kosong, itu tidak nyaman dan mereka tidak akan bekerja sama sekali. Saya duduk, tidak khawatir (ini bukan masalah saya, mereka seharusnya menyelesaikannya di tingkat direktur umum), dan kemudian pemimpin itu mendatangi saya dan berkata: terima kasih atas pekerjaannya,Anda dapat menghapus prosesnya, posisi umum unit-unit tersebut telah diterima. Dan itu berkali-kali tentang berbagai masalah dan perubahan. Sejak itu, saya menulis proses bisnis hanya ketika direktur setuju dengan ini.

, -, -

Sekarang kembali ke proses bisnis kami. Terkadang mereka sangat kecil, hanya 1-2 klik, hanya untuk memperbaiki fakta bahwa seseorang meminta izin untuk melakukan sesuatu, dan seseorang diizinkan untuk tidak berkeliaran dengan kertas (dan tidak kehilangan mereka). Tampaknya sudah jelas: bawahan bertanya kepada pemimpin apakah itu mungkin atau tidak, dan pemimpin menekan tombol yang sesuai. Secara sederhana? Tidak ada yang seperti itu! Dan jika tidak ada pemimpin? Dan jika sekarang Anda harus memilih yang lain? Dan jika dia dan pergi tanpa mengkonfirmasi? Dan jika Anda salah mengisinya? Dan jika ada yang lain? Dan jika ... Dan ini semua adalah masalah yang terus-menerus kita perjuangkan dan buat prosesnya lebih baik, tetapi hanya sampai seorang karyawan baru tiba. Ketika datang, maka semuanya dimulai lagi: pertanyaan yang sama, kesalahan yang sama, dll. Bos saya terus-menerus memarahi saya karena tidak memberikan komentar dan instruksi yang cukup,tapi saya sangat suka menginjak penggaruk, dan kadang-kadang Anda bisa melompatinya. Just kidding :-) Sekarang saya akan bertindak berbeda: pertama, bukan diagram blok (seperti yang disarankan oleh buku petunjuk), tetapi instruksi yang biasa. Jika semua orang memahaminya dan semua orang setuju dengannya, maka kami menggambar bagan alur dan jika kami setuju dengannya, maka kami menulis proses bisnis. Ini bisa kecil sekarang, dan seiring waktu itu dapat tumbuh sedemikian rupa sehingga Anda benar-benar akan membahas membeli TV 4K dengan diagonal "lebih besar" untuk hanya melihat seluruh proses dan melihat apakah ada kesalahan, bahkan dalam logika. Ngomong-ngomong, sebelum mulai menulis, alangkah baiknya untuk mengamankan tanda tangan semua manajer yang unitnya akan menggunakan proses ini, sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.dan terkadang Anda bisa melompatinya. Just kidding :-) Sekarang saya akan bertindak berbeda: pertama, bukan diagram blok (seperti yang disarankan oleh buku petunjuk), tetapi instruksi yang biasa. Jika semua orang memahaminya dan semua orang setuju dengannya, maka kami menggambar bagan alur dan jika kami setuju dengannya, maka kami menulis proses bisnis. Ini bisa kecil sekarang, dan seiring waktu itu dapat tumbuh sedemikian rupa sehingga Anda benar-benar akan membahas membeli TV 4K dengan diagonal "lebih besar" hanya untuk melihat seluruh proses dan melihat apakah ada kesalahan, bahkan dalam logika. Ngomong-ngomong, sebelum mulai menulis, alangkah baiknya untuk mengamankan tanda tangan semua manajer yang unitnya akan menggunakan proses ini, sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.dan terkadang Anda bisa melompatinya. Just kidding :-) Sekarang saya akan bertindak berbeda: pertama, bukan diagram blok (seperti yang disarankan oleh buku petunjuk), tetapi instruksi yang biasa. Jika semua orang memahaminya dan semua orang setuju dengannya, maka kami menggambar bagan alur dan jika kami setuju dengannya, maka kami menulis proses bisnis. Ini bisa kecil sekarang, dan seiring waktu itu dapat tumbuh sedemikian rupa sehingga Anda benar-benar akan membahas membeli TV 4K dengan diagonal "lebih besar" hanya untuk melihat seluruh proses dan melihat apakah ada kesalahan, bahkan dalam logika. Ngomong-ngomong, sebelum mulai menulis, alangkah baiknya untuk mengamankan tanda tangan semua manajer yang unitnya akan menggunakan proses ini, sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.pertama, bukan diagram blok (seperti yang disarankan oleh manual pengguna), tetapi instruksi yang biasa. Jika semua orang memahaminya dan semua orang setuju dengannya, maka kami menggambar bagan alur dan jika kami setuju dengannya, maka kami menulis proses bisnis. Ini bisa kecil sekarang, dan seiring waktu itu dapat tumbuh sedemikian rupa sehingga Anda benar-benar akan membahas membeli TV 4K dengan diagonal "lebih besar" hanya untuk melihat seluruh proses dan melihat apakah ada kesalahan, bahkan dalam logika. Ngomong-ngomong, sebelum mulai menulis, alangkah baiknya untuk mengamankan tanda tangan semua manajer yang unitnya akan menggunakan proses ini, sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.pertama, bukan diagram blok (seperti yang disarankan oleh manual pengguna), tetapi instruksi yang biasa. Jika semua orang memahaminya dan semua orang setuju dengannya, maka kami menggambar bagan alur dan jika kami setuju dengannya, maka kami menulis proses bisnis. Ini bisa kecil sekarang, dan seiring waktu itu dapat tumbuh sedemikian rupa sehingga Anda benar-benar akan membahas membeli TV 4K dengan diagonal "lebih besar" hanya untuk melihat seluruh proses dan melihat apakah ada kesalahan, bahkan dalam logika. Ngomong-ngomong, sebelum mulai menulis, alangkah baiknya untuk mengamankan tanda tangan semua manajer yang unitnya akan menggunakan proses ini, sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.Ini bisa kecil sekarang, dan seiring waktu itu dapat tumbuh sedemikian rupa sehingga Anda benar-benar akan membahas membeli TV 4K dengan diagonal "lebih besar" hanya untuk melihat seluruh proses dan melihat apakah ada kesalahan, bahkan dalam logika. Ngomong-ngomong, sebelum mulai menulis, alangkah baiknya untuk mengamankan tanda tangan semua manajer yang unitnya akan menggunakan proses ini, sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.Ini bisa kecil sekarang, dan seiring waktu itu dapat tumbuh sedemikian rupa sehingga Anda benar-benar akan membahas membeli TV 4K dengan diagonal "lebih besar" hanya untuk melihat seluruh proses dan melihat apakah ada kesalahan, bahkan dalam logika. Ngomong-ngomong, sebelum mulai menulis, alangkah baiknya untuk mengamankan tanda tangan semua manajer yang unitnya akan menggunakan proses ini, sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.sehingga nantinya tidak akan ada keluhan tentang pekerjaan yang tidak nyaman, logika yang salah, dll.

,

Inilah ungkapan yang sekarang akan saya tempatkan di garis depan ketika menulis proses bisnis. Memang, latihan menunjukkan bahwa ada posisi, orang hanya berubah di situ. Seperti posisi direktur keuangan. Seperti halnya akuntan kepala, dia tetap tinggal. Dan kepala akuntansi manajemen belum pergi ke mana pun. Dan saya biasanya diam tentang kepala departemen penjualan. Hal lain adalah bahwa postingan belum ke mana-mana. Biasanya itu seperti: duduk, bekerja, dan kemudian Anda mendapat berita: "Masha akan pergi, Tanya akan datang". Adalah perlu untuk segera mengingat dengan panik di mana proses bisnis seseorang berpartisipasi, di mana seseorang perlu digantikan oleh yang lain, dll. Atau mereka bisa mengatakan sebaliknya, hanya dari seri "Masha pergi." Anda memindahkan seseorang dari mana-mana, duduk di rumah dengan cuti sakit / berlibur atau pergi ke suatu tempat, dan kemudian panggilannya adalah "Tanya datang ke sini, tetapi untuk beberapa alasan tidak ada akses di mana pun."Ya, benar, mereka belum menambahkannya ke Bitrix, belum lagi peran dalam proses bisnis.

Jadi itu benar-benar lebih mudah jika Anda tidak memikirkan orang tertentu, tetapi tentang pos yang saat ini ditempati. Ya, dalam proses bisnis akan ada 1-2 blok tambahan, tetapi ketika seseorang berubah, Anda tidak perlu mengingat di mana dan untuk apa dia bertanggung jawab, Anda hanya perlu mengganti nilai variabel dari satu orang ke orang lain dan hanya itu.

Izin yang tepat menurut departemen sangat penting

Secara hipotesis, struktur perusahaan benar-benar vertikal: Pemilik - Direktur - Kepala Akuntan - Kepala Departemen - Karyawan (atau sesuatu seperti itu). Dan itu bisa horizontal: Pemilik - Direktur - banyak departemen. Dan mungkin lebih.

Saya biasa menetapkan hak untuk setiap karyawan tertentu. Misalnya: ada seorang akuntan Lena, ia harus melihat semua pembayaran dan pengiriman. Kami masuk ke proses bisnis yang relevan dan meresepkan Lena kami di sana. Bagaimana jika dia akan ditransfer atau dia akan berhenti? Maka cara termudah adalah memberikan akses yang diperlukan kepada semua orang yang berada dalam kelompok "Pemimpin", tetapi ini salah, karena dengan demikian proses dan file karyawan akan tersedia tidak hanya untuk manajer dan akuntansi mereka, tetapi juga untuk kepala departemen lain.

Ada banyak opsi di sini, saya pribadi baru-baru ini berhenti bekerja dengan grup. Kami membuat grup, menambah karyawan (atau satu karyawan) ke dalamnya dan Anda selesai. Anda tidak lagi perlu khawatir tentang fakta bahwa karyawan lama melihat banyak, dan karyawan baru tidak: cukup tambahkan ke grup atau kecualikan. Cepat dan mudah.

Simpan semua data, komentar, dan catatan

Jika Anda mendatangi seseorang dengan memo kertas, maka dia tidak bisa menyetujui secara lisan, ia memberikan tanda tangan. Tetapi secara verbal dapat memberikan komentar terperinci, termasuk menetapkan kondisi seperti "Saya akan menandatangani, tetapi jika ternyata seperti ini, maka jangan lakukan / jangan membeli". Dan jika Anda perlu menandatangani dengan dua, maka, pada prinsipnya, Anda dapat menceritakan kembali. Itu sebabnya Anda perlu menyimpan semuanya dan, yang paling penting, jangan pernah meresepkan "keras" yang memberikan komentar, tetapi selalu mengambilnya dari variabel. Pada awalnya, saya benar-benar berdosa: di mana direktur harus mengkonfirmasi komentar atas namanya, di mana kepala akuntan atas namanya. Dan kemudian orang ditanya mengapa mereka dilarang atau cocok untuk dibuat ulang, tetapi mereka sendiri tidak tahu bahwa mereka melarang seseorang untuk melakukan sesuatu :-)

Kami merekam sepenuhnya semua file

Sebelumnya, kami hanya merekam file "final", tetapi kemudian kami tidak sering melakukannya, tetapi bagaimanapun, menghadapi kenyataan bahwa orang-orang mulai berdebat tentang "Saya tidak mengunduhnya", "ketika saya mengkonfirmasi file itu berbeda", dll. Atau, secara umum, mereka mulai kembali ke proses bisnis 2-3 bulan setelah penutupan.

Tes lulus - sebanyak mungkin, tetapi tidak terlalu lama

Saya akan jujur dan mengatakan bahwa ketika Anda meminta karyawan untuk menguji proses bisnis, mereka tidak peduli. Seseorang malas (walaupun duduk tidak melakukan apa-apa), seseorang tidak punya waktu, dan seseorang terus terang bodoh dan tidak mengerti apa yang perlu dilakukan. Saya mulai menguji satu - tidak nyaman. Saya mulai menguji dengan penyelia saya - lebih mudah dan lebih nyaman, tetapi dia jelas tidak memiliki yang lain (seperti yang saya tulis sebelumnya, tidak ada instruksi, meskipun tampaknya jelas). Sebagai hasilnya, mereka memutuskan ini: Saya pergi melalui setiap cabang dari proses bisnis sekali, kemudian saya menguji dengan manajer apakah semuanya jelas bagi mereka. Jika semuanya jelas dan saya jelaskan sehingga mereka dapat menceritakannya kembali kepada karyawan mereka, maka kami mengambil karyawan dari masing-masing departemen dan mulai dengan paksa (walaupun biasanya sangat mungkin untuk menemukan sukarelawan dari masing-masing departemen). Jika semuanya baik-baik saja di sini,kemudian proses bisnis berjalan dan segera mengumumkannya untuk semua karyawan.

Proses salin dan kloning

Terkadang, untuk mempercepat pekerjaan pada proses bisnis, saya mengambil templat lama dan mengeditnya. Jadi lebih cepat, tetapi pada akhirnya saya dapatkan:

Komentar salah
variabel tambahan;
Deskripsi tugas salah
tautan rusak;
mengunggah file ke tempat yang salah;
hak akses yang salah;

dan lebih banyak lagi hal-hal yang pada akhirnya tidak ingin saya dapatkan. Saya mencoba menulis dari awal - panjang dan tidak nyaman. Sebagai kejahatan yang lebih kecil saya memilih untuk menyalin proses dan berjalan lancar dan membaca setiap blok untuk melihat apakah saya melakukannya dengan benar. Biasanya, semua kesalahan teknis yang dibuat pada tahap ini terdeteksi ketika saya menguji prosesnya sendiri. Kami menemukan kesalahan logis dengan para pemimpin.

Buat perubahan signifikan

Tentang fakta bahwa sebelum membuat proses bisnis baru Anda harus mendapatkan persetujuan dari semua peserta, saya menulis sebelumnya. Pada prinsipnya, hal yang sama di sini, kecuali bahwa pada akhirnya penting sebelum memulai versi baru dari proses bisnis, untuk membuat "siaran pers" di mana penting tidak hanya untuk berbicara tentang perubahan, tetapi juga untuk membuat perbandingan pada item "dulu" dan "menjadi."

Mungkin saja saya tidak memberi tahu Anda sesuatu yang baru, Anda tahu semua ini sebelumnya, tetapi saya akan senang jika itu membantu seseorang untuk tidak menginjak garu saya. Jika Anda memiliki pertanyaan, tanyakan di komentar.

Menulis proses bisnis di Bitrix24 dengan deposit untuk masa depan