Get best of the week

Bagaimana memberi umpan balik dan tidak memulai Perang Dunia Ketiga

Dalam dunia yang ideal, karyawan mematuhi tenggat waktu, datang ke pertemuan tepat waktu, dan menerima umpan balik dari rekan kerja dengan pengertian. Tetapi dunia tidak sempurna. Terkadang Anda harus mengajukan pertanyaan yang tidak menyenangkan dan membuat komentar yang dapat membuat Anda marah. Bagaimana melakukan dialog sedemikian rupa sehingga seorang kolega menerima kritik bukan sebagai penghinaan pribadi, tetapi sebagai zona untuk pertumbuhan? Dmitry Malinochka , seorang pelatih dan spesialis pelatihan dan pengembangan di kantor EPAM Ukraina, berbagi rekomendasinya .

gambar


Secara total, ada tiga langkah untuk mengembangkan umpan balik: persiapan, pada kenyataannya, umpan balik itu sendiri, sebuah resume. Pertimbangkan langkah-langkah ini secara lebih rinci.

Latihan


Selama komunikasi, fakta, indikator terukur dan pengamatan akurat akan diperlukan. Karena itu, percakapan harus dipikirkan terlebih dahulu. Untuk mempersiapkan dialog, pakar merekomendasikan untuk menggunakan formulir TO ASK dan TO TELL LIST.

UNTUK MEMINTA DAFTAR - kami membuat daftar pertanyaan yang ingin kami tanyakan untuk mengklarifikasi situasi dan motif seorang kolega. Ketika orang memberikan umpan balik, mereka sering cenderung menarik kesimpulan prematur, kadang-kadang memikirkan situasi, dan berdasarkan ini, memberikan saran. Karena itu, pertama-tama, perlu untuk mengklarifikasi dengan seorang rekan apa yang dia pikirkan atau bagaimana dia dapat menjelaskan tindakannya dalam situasi tertentu.

Ada 4 alasan mengapa orang tidak melakukan apa-apa:

  • () -: , , . .
  • / : .
  • .
  • . — .

Memahami motif karyawan akan membantu merumuskan pesan sedemikian rupa sehingga didengar dan diterima dalam pekerjaan. Selain itu, dalam proses menjawab pertanyaan Anda, seorang kolega dapat menemukan solusi untuk masalah mereka sendiri.

KATA KATAKAN - dalam daftar ini kami menambahkan semua yang penting untuk dikatakan. Dalam hal umpan balik, disarankan untuk mencatat fakta spesifik, indikator yang terukur, dan tindakan karyawan. Kesalahan umum adalah menggunakan kata-kata umum dalam proses umpan balik. Misalnya: "Anda melakukan wawancara dengan baik, tetapi tidak mendengar bahwa kandidat menjawab Anda." Pertanyaan "Apa artinya" baik "dan" tidak bisa mendengar "?" tidak membuatmu menunggu.

Pada tahap persiapan TO TELL LIST, tentukan sendiri apa artinya melakukan wawancara dengan baik dan tidak mendengar jawaban kandidat. Catat tentang ini, misalnya:

+ . , , , , , .

− , . , .


Juga disarankan untuk menambahkan rincian penting untuk dialog ke daftar yang mudah dilupakan. Dan yang terpenting, tujuan yang ingin Anda capai dengan memberikan umpan balik.

Bersiaplah untuk membentuk umpan balik sehingga terhubung dengan kasing, dan bukan dengan tayangan subjektif. Gunakan kata-kata "itu memengaruhi tim dengan cara ini ...", "itu akan memungkinkan rekan lain ...", dll. Hindari ungkapan seperti "lakukan karena Anda membutuhkannya" atau "Saya ingin seperti ini".

Pikirkan perilaku Anda saat Anda bersiap untuk percakapan. Terutama jika Anda ditagih secara emosional karena hasil tindakan kolega Anda. Dengarkan suasana yang nyaman untuk menangkap kata-kata Anda. Ingatlah bahwa mendengarkan kritik bisa sangat menyakitkan.

Mengundang ke pertemuan, akan benar untuk mengumumkan isinya, misalnya: "Mari kita bertemu dan membahas wawancara yang kami lakukan". Penting bahwa karyawan itu aman. Jangan takut sebelumnya dengan komentar negatif. Jika seorang kolega mengetahui isi pertemuan, ia akan dapat mempersiapkannya.

Umpan balik


Dalam komunikasi, patuhi struktur percakapan ini:

Bunyikan konteksnya. Konteks umum: "Saya ingin berbicara dengan Anda tentang wawancara yang kami lakukan kemarin."

Konteks komunikasi dengan lawan bicara: bagaimana hubungan ini dengan kolega Anda? “Ketika kami melakukan wawancara dengan seorang kandidat, penting bagi kami untuk memahami pemikirannya dan mencari tahu ketersediaan kualitas yang diperlukan. Anda membantu dalam hal ini sebagai berikut ... ".

Bunyikan observasi. “Saya terkesan dengan bagaimana Anda melakukan kontak dengan kandidat. Ketika pada awalnya Anda mengatakan bahwa Anda bertemu untuk mengenal satu sama lain, dan tidak untuk mengevaluasi - ini menghilangkan stres yang tidak perlu. Tapi saya perhatikan bahwa di tengah-tengah wawancara Anda sering mengajukan pertanyaan bahwa kandidat tidak punya waktu untuk menjawab. "

Jelaskan emosi."Aku khawatir kandidatnya akan tutup dan kita tidak bisa sepenuhnya mengevaluasi dia." Dalam langkah ini dan sebelumnya, pesan-I digunakan: "Saya perhatikan / saya khawatir." Penting untuk menggunakan pesan diri selama dialog untuk mengecualikan dakwaan.

Cari tahu posisi karyawan. "Tolong, katakan padaku, apakah kamu memperhatikan ini untuk dirimu sendiri?" Mengapa Anda sering bertanya? ” Berikan kesempatan kepada lawan bicara untuk menggambarkan situasi itu, ajukan pertanyaan tambahan untuk mencari tahu mengapa dia tidak mengambil tindakan yang diharapkan.

Ingatlah bahwa ada 4 alasan: Saya tidak mengerti, tidak bisa, tidak bisa, tidak mau. Selama dialog, Anda dapat mengetahui bahwa seorang kolega yakin akan ketidakbersalahannya - dalam pendapatnya, ia melakukan apa yang diminta darinya, melihat sesuatu yang tidak Anda perhatikan. Ketika Anda mendapatkan jawabannya, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Minta solusinya. Jangan terburu-buru untuk menyarankan pelatihan komunikasi atau mendengarkan secara aktif. Tanyakan, misalnya: "Bisakah Anda memberi kandidat kesempatan untuk berbicara dan mengambil posisi yang lebih jeli?" Untuk situasi lain, pertanyaan umum bermanfaat: "Gagasan apa yang Anda miliki tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk ...".

Beri kolega kesempatan untuk mengungkapkan ide dan asumsi mereka. Berdasarkan pada mereka, maka Anda dapat merumuskan solusi yang akan diterima semua orang.

Bersama-sama, bentuk keputusan interim atau final berdasarkan harapan, motif dan kemampuan kolega Anda, tentukan tanggal dan sepakati pertemuan berikutnya, jika perlu.

Algoritme seperti itu untuk memberikan umpan balik dapat diterapkan dalam situasi kerja apa pun. Berdasarkan 4 alasan mengapa orang tidak melakukan sesuatu, beberapa aspek dari langkah ini dapat berubah:

  • "Saya tidak mengerti" - mencari tahu apa yang tidak dapat dipahami, dan membantu menghubungkan tujuan dengan tugas. Perlihatkan bagaimana tindakan kolega memengaruhi pencapaian tujuan.
  • "Tidak Bisa" - mungkin Anda bisa mengajar, mengatur kursus, atau mendelegasikan tugas ini kepada orang lain. Keuntungan dari solusi ini adalah tidak adanya potensi konflik tersembunyi, yang berguna untuk hubungan selanjutnya.
  • "Tidak Dapat" - cobalah untuk menemukan opsi yang dapat diterima oleh semua orang.
  • "Tidak mau" - sangat penting untuk mengetahui motif keengganan. Mungkin orang tersebut ingin menerima tugas yang lebih menarik, dan Anda dapat menghubungkan kebutuhannya dengan kebutuhan Anda. Misalnya, pilih tugas yang akan lebih memenuhi minat dan kebutuhan bisnis dan membantu kolega lain untuk berkembang.

Dapatkan konfirmasi. Pada akhir dialog, minta rekan Anda untuk merangkum dan sekali lagi mengucapkan solusi akhir untuk situasi tersebut. Item ini akan membantu untuk memahami apakah Anda dan teman bicara saling memahami, yang berarti untuk menghindari harapan yang salah.

Mengikuti


Setelah pertemuan, penting untuk menyelesaikan proses, menyimpulkan percakapan dan keputusan yang diambil selama itu. Adalah penting bahwa penerima umpan balik melakukan ini. Dengan demikian, ia bertanggung jawab atas keputusan yang diambil dan kesepakatan tercapai.

Gunakan aturan umum ini untuk memberikan umpan balik dan ingat bahwa dialog harus dikembangkan, bukan didorong ke dalam kerangka kerja.

Untuk pengetahuan lebih mendalam tentang topik ini, Anda dapat mengikuti kursus Memberikan Umpan Balik Bermanfaat di Coursera atau membaca buku Sloan R. Weitzel, Umpan Balik Efektif. Bagaimana membentuk dan menyampaikan ide-ide Anda. "

Kerja produktif dan hubungan tim yang kuat!

Asli teks ini diterbitkan di portal ProHR di Ukraina

More articles:


All Articles