🙈 ⛸️ 🙆🏾 Otomasi seorang jurnalis. Bagian 1: Tugas dan Kalender ✍️ ✌🏾 🦄

Selama lebih dari 15 tahun saya telah bekerja sebagai jurnalis teknis. Saya membantu membicarakan produk, teknologi, dan apa yang bisa saya sembunyikan di sini, saya integrasikan ke dalam strategi berburu.

Ada permintaan untuk saya, jadi selama bertahun-tahun tugas bagi saya telah meningkatkan efisiensi kerja saya. Seperti yang mereka katakan, ada begitu banyak tugas menarik di sekitar, dan saya sendirian ...

Saya tidak berada di "batas ekstrim" dalam hal teknologi. Tetapi jika beberapa alat otomasi populer muncul di pasar, cepat atau lambat mereka memberi tahu saya apakah saya menginginkannya atau tidak. Karena itu, selama bertahun-tahun bekerja, saya mencoba berbagai “hal yang membuat hidup lebih mudah”. Tetapi pada akhirnya, hanya beberapa yang benar-benar mulai digunakan. Saya ingin berbicara tentang mereka.

(dan ini suamiku yang dilukis di atas T-shirt;)

Singkatnya, tidak mungkin untuk berbicara tentang seluruh bidang kegiatan, jadi kami akan menyelam secara bertahap. Saya akan segera berkomentar: ini bukan ulasan layanan (hampir semua dapat diganti dengan analog), tetapi hanya cerita tentang pendekatan pribadi saya. Selain itu, saya akan berbicara "dengan kata-kata saya sendiri", mengabaikan semua kebijakan editorial yang diperlukan untuk bekerja dan menyederhanakan proses produksi teks.

Bagian 1. Tugas dan kalender

Pekerjaan seorang jurnalis teknis tidak hanya percakapan tanpa akhir dan menulis artikel, tetapi juga lapisan rutin yang sangat besar. Setelah semuanya dimulai dengan pesanan satu kali untuk meninjau artikel tentang sumber terbuka. Sekarang pekerjaan saya adalah raksasa yang terus bergerak, di mana Anda tidak dapat melewatkan tenggat waktu untuk meminta komentar, menyetujui kutipan, mengirim untuk proofreading, di mana ada kewajiban untuk publikasi reguler, dll.

Satu-satunya cara untuk mengekang kekacauan yang terjadi dalam kehidupan nyata adalah organisasi dan klasifikasi.

Saya punya tiga jenis tugas

Yang pertama adalah peristiwa yang sangat terkait dengan waktu - wawancara, pertemuan, pertemuan. Mereka dapat ditransfer, tetapi tidak secara individual, tetapi hanya setelah diskusi dengan para peserta.

Tugas-tugas seperti itu lebih mudah dibuat di kalender. Sebagian besar mitra bisnis saya menggunakan Kalender Google, dan saya juga. Pada suatu waktu saya mencoba semua jenis Outlook, tetapi mengikat ke satu tempat kerja atau menari dengan rebana untuk disinkronkan dengan versi portabel adalah hambatan besar.

Tipe kedua adalah tugas skala besar, di mana Anda harus memiliki banyak waktu tersisa untuk melakukan. Tugas pertama-tama harus dimuat ke otak, dan kemudian menghasilkan hasilnya. Contoh: membuat teks artikel berdasarkan informasi yang dikumpulkan sebelumnya Ini sulit dilakukan dengan pendekatan kecil.

Yang ketiga adalah seluruh rutinitas yang mengelilingi dua tugas pertama. Delapan panggilan tentang pengaturan waktu wawancara, lima pengingat kepada pembicara tentang persetujuan kutipan, persetujuan tenggat waktu dan rencana tematik, menulis pertanyaan dan diskusi awal dengan pelanggan teks, meminta foto pembicara ke artikel siap pakai, jika editor memerlukan ini, dll. Ini juga termasuk kelas tugas yang belum lama muncul untuk memformalkan kegiatan pengusaha individu (kontrak, tindakan, akun, pembayaran pajak). Seiring dengan ini, ada masalah keluarga - logistik anak-anak, pasokan rumah: produk, barang habis pakai dan banyak lagi.

Untuk jenis tugas pertama, Anda perlu kalender, untuk yang lain - ini merupakan kontraindikasi (murni menurut saya). Tugas tipe kedua dan ketiga tidak dapat dicampur dalam satu daftar, karena ini memberikan kesalahpahaman tentang total waktu yang tersedia untuk bekerja, tetapi akan lebih baik untuk “mengganti” tugas pertama ke dalam daftar dengan yang kedua. Urusan keluarga umumnya lebih baik dipisahkan dari pekerjaan ... Dan bagaimana menerapkannya?

10 tahun yang lalu, tanpa memiliki klasifikasi yang jelas di kepala saya, saya berpikir tentang efisiensi dan mulai dengan tablet Excel, tugas di Thunderbird dan upaya untuk menyesuaikan rakasa Outlook. Tetapi pada 2011, saya membuat keputusan penting untuk meninggalkan 100% jauh. Pada awalnya, saya tidak dapat mengambil tugas 100% dari waktu kerja dan menggunakannya untuk studi komprehensif dan pengaturan proses kerja. Ini termasuk pelacakan waktu, membaca buku tentang efektivitas pribadi dan manajemen kasus, menguji berbagai alat yang direkomendasikan. Waktu senggang dengan cepat berakhir - tugas-tugas untuk mendapatkan uang muncul - tetapi kebiasaan RTM (Ingat susu), yang saat itu masih bersamaan dengan notebook Evernote, keluar dari semua aktivitas ini. Pada suatu waktu saya bahkan memiliki akun berbayar untuk ...

Pada 2015, bersama dengan penurunan dalam pekerjaan mereka sendiri karena kelahiran anak pertama mereka, mereka harus mempertimbangkan kembali kelayakan menggunakan akun berbayar dari layanan asing - bisa dimengerti mengapa. Sejak saat itu, volume menyalip dan melampaui indikator sebelumnya. Tetapi sekarang hal yang sama, hanya lebih baik, tersedia secara gratis.

Bagaimana semuanya terlihat sekarang. RTM

Pusat segalanya adalah RTM, dengan versi web. Saya menggunakannya sebagai "pusat kendali kekacauan" pribadi saya. Terlepas dari kenyataan bahwa mobilitas penting bagi saya (komputer yang berfungsi - laptop / tablet - smartphone untuk “memasukkan lubang” di jalan dengan cepat), aplikasi pada smartphone tidak berfungsi untuk saya. Pada awalnya model mereka mengganggu sinkronisasi sekali sehari pada akun gratis, kemudian pada model berbayar itu hanya "tidak". Saya masih menggunakan aplikasi ini hanya dalam kasus darurat ketika saya perlu merekam bisnis, karena jauh dari tempat kerja.

Saya menggunakan daftar (berdasarkan pelanggan), tag (berdasarkan pekerjaan), daftar pintar:

semua tugas kerja yang relevan (yaitu, semua kecuali daftar "suatu hari"),
. , , - ( ), “” , ;
( / / ). , . , , , . .. , “” ;
- ( — , - , , ). , - , — . , “ ”, , . , “” ( -), — , . ;
. , , — “” (). / . , “” ( — Time_error). , - , , .

Setahun yang lalu, saya mengidentifikasi tugas di jalan (terlepas dari pelanggan dan sifat aktivitas). Dia tinggal di pinggiran, untuk keluar dari daerah itu, butuh waktu. Saya mencoba merencanakan semua urusan lapangan selama seminggu dalam satu hari. Karena ini, optimasi waktu non-asam diperoleh. Tetapi dengan pindah ke pusat, "feng shui" ini kehilangan maknanya - bagian dari urusan sekarang umumnya dapat dilakukan dalam 10 menit akses dengan skuter listrik.

Ngomong-ngomong, saya juga mengurutkan hal-hal dalam daftar berdasarkan tempat eksekusi sebelumnya, tetapi ternyata ini mempengaruhi 5% dari catatan, sehingga efek keseluruhannya mendekati nol. Saya juga memilih kasus terkait dengan pembayaran (ketika dokumen disetujui atau uang diharapkan). Terkadang sebuah keluarga muda sangat membutuhkan uang - saya ingin memahami apa tindakan saya dapat mempercepat sesuatu. Praktik ini datang dan pergi, tergantung pada rasio pendapatan terhadap pengeluaran.

Untuk menyorot tugas-tugas kecil dari yang besar, serta panggilan dan perjalanan dari yang lain, saya menggunakan catatan tambahan di header tugas.

“0 -“ Saya mencatat hal-hal pendek yang dapat Anda lakukan saat istirahat (cepat memeriksa, mengirim, mengingatkan melalui surat),
"CALL:" dan "EXIT:" digunakan, masing-masing, untuk panggilan telepon dan kasing di luar rumah.

Hal yang sama dapat diterapkan dengan tag, tetapi pendekatan saya membuatnya mudah untuk memengaruhi detail pengurutan berdasarkan tenggat waktu dan tidak memerlukan biaya berlangganan bulanan.

Saya hampir tidak menggunakan prioritas bawaan RTM - Saya kehilangan empat nilai mereka. Bahkan, saya menggunakan 2 prioritas - yang tertinggi dan tidak ada - menambahkan logika saya:

Tugas pendek dengan prioritas tertinggi secara otomatis masuk ke daftar teratas (seperti yang saya tulis di atas, mereka memiliki indeks "0-").
Saya menetapkan tugas-tugas panjang dengan prioritas tertinggi di pagi hari hari kerja dalam antrian secara manual, menetapkan nama "1-", "2-", dll. Terlebih dahulu. Terkadang peringkat ini dipertahankan selama 2-3 hari tidak berubah.
Tugas tanpa prioritas ada di akhir daftar.

Skema seperti itu nyaman, karena saya memiliki tugas skala besar dari tipe kedua (2 - 5 jam), yaitu semua ini tidak harus diulang beberapa kali sehari.

Dalam catatan untuk tugas di RTM, saya biasanya menyimpan tautan ke dokumen yang diperlukan: file dengan wawancara, teks dekripsi, surat pada tugas dalam surat. Sebelumnya, semua ini jatuh ke catatan Evernote, yang terkait dengan tugas. Tetapi praktik telah menunjukkan bahwa lebih mudah untuk tidak menciptakan layanan tambahan untuk menyimpan teks dan hyperlink untuk proyek saat ini. Arsip adalah masalah lain, tetapi saya akan menceritakannya lain kali.

Tampilan kalender

RTM memiliki satu kelemahan penting - tidak ada tampilan kalender. Tugas dapat diurutkan berdasarkan waktu, dll., Tetapi inilah "Bulan" klasik, seperti di Kalender Google, Anda tidak dapat melihatnya di sini. Oleh karena itu, Kalender Google yang telah disebutkan digunakan untuk merekam informasi tentang wawancara dan rapat. Insentif tambahan untuk alat ini adalah kenyataan bahwa beberapa pelanggan saya juga menggunakannya. Berbagi janji terjadwal dengan mudah melalui surat.

Masalah besar sampai saat ini adalah sinkronisasi lengkung dari RTM dan Kalender Google. Secara default, mereka siap untuk mengirim bolak-balik daftar tugas yang harus dilakukan. Dan baru-baru ini, Google umumnya berhenti mendukung fungsi apa pun yang melaluinya sinkronisasi ini diterapkan dalam versi gratis. Saya perlu menyimpan catatan wawancara yang direncanakan dari Kalender di RTM (dan hanya ke arah ini). Ternyata ini bisa dilakukan melalui IFTTT. Saat membuat atau mengubah kasing pada kalender, layanan mengirimi saya email ke akun RTM, sehingga menambah tugas dengan parameter tertentu. Jadi ketika merencanakan seminggu, saya melihat dalam tampilan kalender (Bulan) apa yang diperbaiki pada hari apa. Dan setiap pagi, membuka RTM, saya mendapatkan di bagian atas daftar informasi tentang hal-hal yang direncanakan untuk waktu tertentu.

Integrasi di mana tugas hilang

IFTTT juga digunakan untuk mengumpulkan tugas dari berbagai akun. Saya memiliki pelanggan yang menggunakan Trello dan Asana. Ketika tugas diberikan kepada saya di sana, informasi tentang hal itu melalui IFTTT masuk ke dalam daftar tugas tunggal saya. Saya merespons pelanggan pada proyek dalam sistemnya, tetapi saya dapat melaksanakan perencanaan saya sendiri dalam satu jendela. Ini sangat berharga.

Demikian pula, saya telah membangun tugas tambahan melalui bot telegram.

Pada saat terjadi peningkatan tajam pada beban setelah dekrit, saya perhatikan bahwa saya dapat dengan mudah kehilangan tugas ketika saya menerima banyak panggilan berbeda di saluran yang berbeda. Namun kerugian ini hanya terjadi pada saat berpindah antar aplikasi. Itu mereka menulis kepada saya, misalnya, dalam Cart, bahwa teks tersebut harus diperbaiki. Saya lebih cenderung melupakannya jika saya masuk ke aplikasi seluler RTM untuk menambahkan tugas, dan pada saat itu seseorang akan menelepon. Setelah panggilan, saya melihat antarmuka RTM, tetapi saya tidak ingat mengapa itu diperlukan ...

Jalan keluarnya adalah memperbaiki fakta dari tugas itu sendiri bahkan sebelum Anda meninggalkan aplikasi. Jadi tugas saya ditambahkan melalui bot telegram (dari IFTTT) dan melalui Gmail (opsi "Tambahkan ke Tugas" dan integrasi Tugas dengan RTM melalui Zapier) - dalam kasus saya, ini adalah dua saluran utama untuk menerima tugas.

Trello untuk tugas keluarga

Menjelaskan jenis tugas ketiga, saya menyebutkan masalah keluarga. Agar tidak membingungkan mereka dengan yang lain, saya memilih layanan yang berbeda secara mendasar - Trello. Untuk dua orang dengan suami saya, kami memiliki papan di mana semua hal yang berkaitan dengan perbaikan, taman kanak-kanak, logistik rumah, dll dibuang. Tidak ada otomatisasi khusus. Dari papan "rumah" dalam tugas RTM atau Kalender hanya dalam kasus darurat. Dan hanya dengan tangan.

Itu saja untuk hari ini. Lain kali saya akan berbicara tentang bekerja dengan speaker. Pada bagian ini, tidak semuanya mudah, oleh karena itu, akan dibahas tidak hanya tentang apa yang sudah saya gunakan, tetapi juga tentang bagaimana jenis kegiatan ini pada dasarnya terlihat dan mengapa tidak mungkin untuk menggunakan alat yang ada untuk itu. Mungkin pikiran kolektif akan memberitahuku sesuatu di sini?