Apakah cheklists menggantikan peraturan?

Di tempat kerja, saya harus menerapkan manajemen proyek dalam satu perusahaan besar dan lunak, dalam hal manajemen,. Saya “mematahkan” yang lama dan mencoba memulai proses bisnis baru. Saya menulis aturan, membuat penilaian orang dalam matriks motivasi.
CEO menandatangani pesanan yang hampir tidak diikuti. Saya melibatkan puncak perusahaan dalam proses tersebut, tetapi mereka tidak menemukan waktu untuk melihat satu atau beberapa dokumen. Beberapa manajer proyek dengan tulus ingin hidup dengan aturan baru, tetapi tidak memahaminya. Saya mencoba membuat dokumen sesederhana dan sesederhana mungkin, tetapi ini tidak membuahkan hasil.

Saya menyadari bahwa peraturan adalah dokumen yang membosankan dan hanya menarik bagi saya, pemahaman yang cermat tentang peraturan tersebut membutuhkan ketekunan, keinginan, dan pola pikir yang ingin tahu. Perintah, dokumen, atau blok teks lainnya tidak dapat menjadi alat yang menjelaskan dan menyebarkan aturan kehidupan. Teks kering tidak dapat menginspirasi, dan teks kreatif tidak dapat diterima di lingkungan perusahaan.

Kemudian saya memutuskan untuk mengganti peraturan dengan daftar periksa. Daftar periksa membantu seseorang untuk tidak melupakan yang paling penting pada tahap tertentu, tetapi tidak memberikan pemahaman tentang proses secara keseluruhan. Daftar periksa tidak dapat menggambarkan proses bisnis, dan inilah yang dibutuhkan.

Kemudian saya pergi untuk percobaan dan menggabungkan deskripsi proses bisnis dan daftar periksa biasa. Salah satu manajer menyebut metode ini metro Moskow, saya menyebutnya aliran atau proses uji.

Saya melanggar persyaratan saya untuk manajer proyek di setiap tahap dalam bentuk daftar periksa hierarkis dan mendesainnya dalam bentuk diagram pohon. Ternyata semacam dekomposisi daftar periksa untuk tahap-tahap penting proyek.

Setiap manajer dapat melihat semua persyaratan pada satu lembar A4 dan menggunakan alat ini dalam pekerjaan sehari-harinya.

Melalui kotak centang, saya menentukan langkah-langkah yang harus diselesaikan. Jika kotak centang memiliki angka, ini berarti bahwa tindakan perlu dilakukan dalam urutan itu.



Jika tidak ada angka, maka manajer harus melakukan semua langkah di cabang, tetapi urutannya tidak masalah.



Jika saya ingin menunjukkan langkah-langkah opsional atau alat yang dapat digunakan, maka saya menunjuk mereka dengan titik pada baris daftar periksa.



Kemudian saya mulai menambahkan radio stick sehingga saya bisa mengeluarkan daftar periksa tergantung pada kondisinya. Dalam kasus saya, kondisi seperti itu paling sering adalah jenis proyek:

cabang-cabang khas atau unik (seperti kami menyebutnya) menjauh dari daftar periksa root, seolah-olah membusuk, daftar periksa dan pada tingkat yang lebih rendah menjelaskan apa yang harus dilakukan.



Anehnya, formulir ini menjadi cukup dimengerti bagi sebagian besar manajer proyek dan manajemen. Satu pandangan saja sudah cukup untuk memahami persyaratan dan proses secara keseluruhan. Versi cetak dari daftar periksa memberi kepala alat kontrol diri. Seseorang dapat menandai langkah-langkah yang diambil, seperti dalam daftar periksa reguler.

Menyelaraskan proses manajemen proyek dengan manajemen puncak juga menjadi lebih mudah. Kami baru saja menyetujui daftar periksa, dan peraturan itu tidak menarik bagi siapa pun. Mereka membatasi diri pada garis seperti: "Manajer proyek harus mematuhi persyaratan daftar periksa manajemen proyek."

Kemudian saya menyadari bahwa saya dapat menggunakan alat ini untuk keperluan pribadi. Saya membaca banyak buku bisnis dan menggunakan mindmap untuk menyusun metode baru. Tetapi mindmap tidak membantu memvisualisasikan perubahan proses. Ketika Anda membaca buku itu, Anda ingin mengubah prinsip tindakan Anda di bidang tertentu, jangan lupa untuk mengambil langkah-langkah penting yang tidak Anda ambil sebelumnya.



Saya mulai menggunakan aliran uji (daftar periksa grafik) untuk mengubah prinsip-prinsip pekerjaan saya di bidang tertentu dan, menurut pendapat saya, ini adalah alat yang cukup cocok. Setelah membaca buku itu, saya merumuskan aturan baru untuk diri saya sendiri dalam bentuk daftar periksa, kemudian saya membagikan aturan ini kepada orang-orang yang pendapatnya penting bagi saya. Saya mengirimi mereka daftar streaming dan mengatakan sesuatu seperti: "Hei, bagaimana menurutmu jika aku bertindak seperti ini dalam situasi seperti itu?" Saya mendapat umpan balik dan, anehnya, tidak ada pertanyaan tentang apa benda ini dan bagaimana memahaminya.

Inilah pengalaman sukses yang sulit! Bagaimana Anda mengatasi tugas seperti itu? Percaya pada efisiensi dokumen !?