Get best of the week

Kami masuk ke sepatu manajer kantor. Algoritma Pasokan Dasar

Saya memutuskan untuk menulis artikel ini setelah mengunjungi satu kantor - tidak ada teh hitam di sana. Ada banyak warna hijau, tapi tidak ada warna hitam. Dan ada gangguan dalam kopi.

Dan setelah setiap kunjungan ke dealer resmi, ketika mobil mogok, masih ada keinginan untuk menulis artikel ini. Bahkan saya pernah menulis, melalui formulir umpan balik di situs web dealer. Karena saya muak menjalankan dan membeli komponen yang berjalan sendiri.

Secara umum, saya ingin memberi tahu dengan kata-kata sederhana tentang metode paling umum mengatur pengadaan. Untuk membuatnya sangat sederhana dan jelas, saya akan menarik semua metode ini ke apa yang semua orang tahu dan lihat: memasok teh, kopi, dan gula ke kantor.

Jadi, bayangkan Anda entah bagaimana tiba-tiba menjadi manajer kantor. Yang sebelumnya berhenti sebulan yang lalu dan pergi untuk tinggal di Indonesia. Bagaimana dia melakukan apa yang tidak diketahui. Dan Anda perlu mengatur persediaan kantor yang normal, penuh programmer, penguji, pemimpin tim, manajer, dll.

Penjadwalan volumetrik


Penjadwalan ruang, atau OKP, adalah yang paling ramai untuk pemasok, karena membutuhkan upaya dan tanggung jawab minimum.

Intinya terletak pada nama itu sendiri. Anda hanya diberikan daftar apa yang perlu Anda beli, yang menunjukkan nomenklatur dan kuantitas. Misalnya, 10 bungkus teh hitam, 5 hijau, 15 bungkus biji kopi, dll. Biasanya ada anotasi pada daftar, seperti "ini adalah paket untuk bulan ini." Jadi ternyata penjadwalan volumetrik - Anda perlu membeli jumlah tertentu untuk jangka waktu tertentu. Suatu periode biasanya disebut horizon perencanaan.

Dari mana rencana ini berasal tidak terlalu mengganggu Anda. Yang perlu Anda lakukan adalah mencari pemasok dan memesan. Baik, atau berjalan kaki dengan tali tas ke Auchan untuk melarikan diri. Tentang ini, misi Anda selesai sebelum periode perencanaan berikutnya.

Khususnya pemasok yang malas diminta membuatkan rencana untuk tahun itu. Maka Anda perlu bekerja, sebenarnya, setahun sekali.

Perencanaan, mis. identifikasi kebutuhan dapat terjadi dalam beberapa cara.
Misalnya, Anda dapat bertanya kepada semua karyawan: berapa banyak teh, kopi, dan gula yang Anda tambahkan. Semua orang akan mengatakan sesuatu, Anda akan meringkas bukti, dan mendapatkan rencana. Anda dapat mendelegasikan pengumpulan persyaratan kepada manajer, kemudian Anda mendapatkan sesuatu seperti aplikasi internal, sangat disukai di pabrik (ketika satu unit memesan sesuatu dari yang lain).

Pilihan lain adalah menyusun rencana berdasarkan indikator aktual periode sebelumnya. Sebagai contoh, diketahui bahwa pada 20 Desember teh hitam, 10 teh hijau, 40 bungkus biji kopi diminum. Anda cukup mengambil dan menyalin data ini ke dalam rencana untuk Januari, dan melakukannya setiap bulan.

Dan Anda dapat memperhitungkan musiman - misalnya, membuat rencana untuk musim panas, mengambil data untuk musim dingin, tetapi membagi dua jumlahnya. Jelas, setelah semua, bahwa di musim panas ada lebih sedikit orang (liburan), dan minuman panas tidak berjalan dengan baik (panas).

Eksotis Frenzied - sekrup di sini MRP, metodologi untuk menentukan sumber daya material perusahaan. Benar, maka Anda pasti akan diusir dari kantor. Buat saja semua orang membuat rencana.

Biarkan para manajer membuat rencana penjualan. Kemudian, melanjutkan dari itu, biarkan programmer dan pemimpin tim menguraikan rencana produksi - baik, apa yang akan mereka lakukan tahun ini, apa jenis pekerjaan, proyek, dll. Dan kemudian merekrut dan memasukkan orang yang akan membuat "spesifikasi pekerjaan programmer" untuk Anda, dan, di samping itu, bagan alur. Dalam spesifikasi sumber daya itu akan ditulis, misalnya: untuk produksi satu jam kerja programmer, 0,75 kantong teh hitam, 20 g gula dan 8 g biji kopi diperlukan.

Yah, itu dia. Programmer akan menulis kepada Anda sebuah program yang akan "mengganggu" rencana produksi - untuk menghitung berapa banyak yang Anda butuhkan untuk membeli kopi, teh, dll. untuk menghasilkan jumlah pekerjaan yang tepat untuk programmer.

Keuntungan dari skema semacam itu sangat jelas. Anda, sebagai pemasok, hidup dengan mudah dan sederhana. Tidak ada desas-desus, rencananya disiapkan dalam mode tenang, sebelumnya, dan pada waktu yang tepat Anda hanya melakukan pemesanan ke pemasok. Hal ini juga nyaman bagi pemodal - jumlah yang Anda belanjakan untuk pembelian diketahui sebelumnya dan diketahui secara akurat. Jadi, Anda dapat dengan aman memasukkannya ke dalam anggaran arus kas dan, pada waktu yang tepat, cukup membayar tagihan dari pemasok.

Tetapi sisanya harus ketat. Pertama-tama, kepada para programmer yang akan Anda keluarkan dari pekerjaan untuk mengakomodasi seluruh volume kopi, teh, dan gula yang dibeli. Apalagi jika mereka ditebar selama setahun. Lagi pula, kami memiliki kantor, bukan pabrik, dan tidak ada gudang. Ada ruang utilitas kecil, tetapi sys.admin dan wanita pembersih dengan pelnya sudah ada di sana. Dan kertas toilet harus disimpan di suatu tempat.

Dan yang paling menarik - segera Anda tidak akan memiliki teh hitam yang tersisa. Dan akan ada terlalu banyak warna hijau. Karena rencana yang disusun untuk tahun ini akan menjadi usang dalam seminggu. Telepath masih berlibur, dan menghitung kebutuhan untuk jangka waktu yang lama sama sekali tidak realistis. Karyawan akan ditambahkan, atau sebaliknya - mereka akan berhenti, preferensi mereka akan berubah, atau ternyata mereka hanya melakukan kesalahan dalam perhitungan.

OKP sangat tidak sensitif terhadap perubahan permintaan. Dia tidak peduli. Seperti yang mereka katakan, apa yang diperintahkan, lalu minum, bahkan jika Anda berubah pikiran.

Dan kemudian direktur akan berlari dan bertanya: di mana uang itu? Modal kerja, hidup, uang nyata. Tapi tidak ada, mereka semua pergi membeli teh, kopi, dan gula. Teh harus membayar gaji, membayar listrik, mengatur barter untuk laptop baru. Uang dibekukan dalam teh dan kopi.

Pesan berdasarkan pesanan


Skema ini lebih rumit untuk Anda, karena Anda harus sering berurusan dengan pengadaan. Anda datang dan mengumumkan: baiklah, kawan-kawan, mulai hari ini saya membeli persis itu dan persis seperti yang Anda pesan. Dan Anda akan bertanggung jawab untuk volume yang dibeli secara pribadi.

Hal utama di sini bukan untuk memperbesar pembelian. Biarkan setiap karyawan memesan teh, kopi, dan gula untuk dirinya sendiri. Dia menulis pesanan kepada Anda, dan bosnya - mendukungnya untuk berbagi tanggung jawab dengan bawahannya. Dan Anda hanya mengambil pesanan ini dan meneruskannya ke pemasok.

Jadi biasanya laptop dibeli, tetapi teh dengan kopi juga memungkinkan.

Manfaatnya jelas. Anda, sekali lagi, tidak perlu mandi sama sekali. Cukup jalankan aplikasi - kirimkan ke pemasok, dapatkan faktur, kirimkan ke departemen keuangan untuk pembayaran, tunggu pengiriman dan berikan paket teh keberuntungan kepada yang beruntung.

Ini sedikit lebih rumit dengan uang - anggarannya tidak diketahui sebelumnya. Hari ini memesan 10 bungkus teh, besok - 50. Pemodal akan memberontak dan akan membutuhkan batasan dan batasan. Misalnya, dalam bentuk barang - tidak lebih dari 20 bungkus teh hitam per bulan. Sesuatu seperti kartu batas-pagar.

Dan di sini cerita yang paling menarik dimulai, yang dibawakan oleh skema “pesanan demi pesanan”. Secara sederhana, ini srach.

Nilailah sendiri. Semua orang memesan sendiri - yang berarti teh yang dibelinya adalah miliknya. Tidak ada persediaan umum, hanya pribadi. Tidak masalah apakah itu saham departemen, tim atau secara pribadi dari beberapa jenis programmer. Bagikan? Tidak. Bagaimanapun, seseorang menjalani prosedur pemesanan, penampakan, pengoordinasian pembayaran yang rumit, dll.

Jadi, seseorang akan duduk dengan teh, dan seseorang tanpa itu. Nah, mereka yang melewatkan "jendela transfer". Memesan - minum, lupa - seret dari rumah.

Jika pemodal menetapkan batas pengadaan, maka biayanya adalah tentang menggunakan batas ini. Setiap orang akan mencoba memesan lebih banyak agar tidak ditinggalkan tanpa sumber daya yang begitu penting. Dan batasnya bukan karet. Semua programmer harus berteman dengan Anda, manajer kantor, untuk mendapatkan hak prioritas untuk memesan. Siapkan sebuah kotak di meja untuk cokelat.

Dan kemudian Anda membutuhkan karyawan baru yang akan berurusan dengan realokasi sumber daya. Sebut saja PDO - Departemen Perencanaan dan Pengiriman. Anda akan dibawa aplikasi untuk pembelian, dan dia - aplikasi untuk pergerakan cadangan. Ya, semacam, "Saya meminta Anda untuk mengambil 10 bungkus teh hitam dari penguji dan memberikannya kepada kami, pengembang, karena kami sedang menyelesaikan proyek, dan kami benar-benar membutuhkannya." Seseorang dari PDO harus mengambil seluruh lemari untuk cokelat.

Dan pada akhirnya, sutradara akan berlari dan berteriak: mengapa tidak ada yang bekerja? Dan ketika mereka bekerja, mereka berbagi gula dengan sendok.

Teori Kendala Sistem


Teori kendala sistem, atau hanya CBT, adalah pendekatan manajemen dan perencanaan Elijah Goldratt. Secara umum, CBT, sebagai pendekatan, bersifat universal, dan akan menemukan tempat dalam aktivitas apa pun. Berdasarkan konsep ini, beberapa alat praktis telah dibuat untuk berbagai industri dan proses, tetapi CBT paling luas ditemukan dalam pasokan.

Dalam sistem yang berbeda, Anda akan menemukan beberapa varian nama-nama metode ini, tetapi TOC hampir tidak pernah disebutkan. Misalnya BBV (drum-buffer-rope), stock holding, perencanaan konsumsi, safety stock, dll.

Intinya sama - beli sebanyak yang Anda konsumsi. Dan lebih sering. Dari sudut pandang programmer / insinyur, skema seperti itu terlihat indah, karena Anda tidak perlu berpikir di sana sama sekali - ini sepenuhnya mengatur diri sendiri.

Jadi, Anda datang pada hari pertama, ambil tas tali dan tarik ke Auchan. Ambil teh hitam dan hijau, biji kopi, gula. Berapa - umumnya tidak peduli. Tapi lebih baik - kurang. Ambil satu per satu.

Kemudian Anda memutuskan sendiri bahwa Anda akan pergi ke Auchan sekali sehari. Ini akan disebut "periode pengisian". Anda dapat menyebutnya "buffer waktu", atau hanya buffer.

Lebih jauh lebih mudah. Datang dengan tas tali ke dapur, hati-hati meletakkan segala sesuatu di rak, dan pergi bekerja untuk diri sendiri. Bersabarlah dan tahan stres, karena dalam satu jam mereka akan berlari ke Anda dan mengatakan bahwa kopi sudah selesai.

Nah, pikirkan sesuatu, katakan sibuk, biarkan mereka bertahan. Di pagi hari, pergi ke dapur dan lihat apa yang tersisa dari pembelian Anda kemarin. Kemudian kurangi yang tersisa dari apa yang Anda beli dan dapatkan asupan harian Anda.

Jika ada yang tidak ada sama sekali, beli lebih banyak hari ini. Misalnya, dua bungkus kopi bukan satu. Jika teh hijau dibiarkan, jangan membelinya hari ini.

Sekarang sedikit terminologi. Jumlah setiap posisi yang ingin Anda pertahankan di dapur adalah level target. Ini juga disebut "buffer." Gambar yang Anda temukan di pagi hari di dapur adalah status buffer, mis. persentase stok aktual ukuran buffer.

Misalnya, jika Anda membeli sebungkus teh hijau, dan di pagi hari Anda melihat setengahnya lagi, status penyangga adalah 50%. Jika tidak ada kopi biji sama sekali, maka status buffer adalah 0%. Dan jika seseorang menyeret dua bungkus teh hitam dari rumah, dan mereka sudah meminumnya kemarin, maka status buffernya adalah 200%.

CBT tidak suka memilih angka yang tepat, atau, seperti yang dikatakan Goldratt, mengukur kebisingan. Itu perlu, katanya, untuk menonton dari pandangan mata burung. Dan bagi buffer menjadi tiga zona. Status penyangga 0-33% - zona merah, 33-66% - zona kuning, 66-100% - zona hijau. Warnai diri Anda untuk status buffer di atas 100% pikirkan diri Anda sendiri, saya biasanya ungu. Ada juga status buffer negatif, ditandai dengan hitam, tetapi ini bukan kasus kami.

Sisanya sederhana. Untuk setiap posisi, tentukan warna status buffer. Jika merah, beli lebih banyak hari ini dari kemarin. Jika kuning - sebanyak kemarin. Jika hijau dan di atas - jangan membeli sama sekali.

Muncul pertanyaan: berapa banyak unit meningkatkan buffer? Kata Goldratt - urus perhitungannya, sesuaikan dengan sepertiga buffer. Nah, dalam contoh kami ini tidak akan berhasil, kami membeli satu per satu, dan pada skala industri - ini cukup normal. Untuk pertama kalinya, Anda dapat menggandakan buffer.

Warna merah mengatakan bahwa konsumsi lebih cepat daripada pengisian ulang, dan Anda perlu menambah ukuran buffer agar tidak jatuh di bawah ransum lapar. Warna kuning mengatakan bahwa semuanya normal, dan itu perlu untuk hidup. Hijau menunjukkan bahwa konsumsi menurun, dan Anda terlalu banyak menimbun.

Sebenarnya itu saja. Mereka menghitung dengan warna apa dan berapa banyak yang harus dibeli, melarikan diri ke Auchan, dan mengerjakan sendiri lebih lanjut. Di pagi hari, pergi ke dapur dan ulangi perhitungan. Ini adalah pengaturan sendiri dari sistem. Tidak perlu berpikir sama sekali. Tentu saja, selain berpikir, menentukan status buffer.

Secara bertahap, ukuran buffer akan mengendap, dan Anda hanya perlu mengisi ulang persediaan. Maka Anda bisa memberikan persediaan teh dan kopi di kantor kepada seseorang yang kurang pandai daripada Anda. Berikan instruksi sederhana: setiap pagi di dapur harus ada 10 bungkus teh hitam, 3-hijau, 15-kopi biji-bijian dan 20 bungkus halus. Beli apa yang hilang.

Dan kadang-kadang Anda hanya perlu melirik bagaimana itu ada. Bagaimanapun, situasinya berubah - musiman, liburan, preferensi, jumlah karyawan, dll. Anda hanya perlu melihat warna buffer, dan sesuaikan sedikit untuk posisi masing-masing.

Apakah kopi berubah merah dalam beberapa hari? Tingkatkan buffer sebesar sepertiga. Apakah teh hijau selalu hijau? Kurang sepertiga. Baik, dll

Dan semuanya berwarna cokelat, setelah beberapa hari disetel sendiri. Ya, dalam praktik nyata, tentu saja, mereka tidak memulai dengan satu paket - mereka hanya mengambil informasi historis tentang konsumsi dan memulai hari pertama dengan angka-angka ini. Ini hanyalah titik awal dari pengaturan mandiri sistem.

Pemodal sekarang lagi tahu berapa banyak uang yang dibutuhkan untuk teh dan kopi, karena volume pembelian jarang dan dikenal cukup akurat. Para karyawan senang karena semuanya selalu ada, dan dengan cadangan kecil. Administrator sistem senang karena Anda tidak membuatnya keluar dari ruang belakang. Anda bahagia karena bekerja itu mudah dan sederhana.

Dan sutradara senang karena semua orang bahagia.

More articles:


All Articles