💌 🌊 👉 Kami menerjemahkan portal perusahaan di Tim Microsoft 🌇 🦕 🧑🏾

Halo, Habr!

Audiensi kurir korporat Tim Microsoft melebihi 20 juta pengguna per hari, kata perusahaan itu pada 19 November 2019.

Tim masih di depan kompetitornya - messenger perusahaan Slack, yang sekarang memiliki 12 juta pengguna.

Menurut pendapat saya yang sederhana, ini adalah kesenjangan yang cukup logis, yang hanya akan tumbuh lebih jauh. Microsoft telah membuat produk yang luar biasa yang memungkinkan Anda bekerja cukup efektif dalam tim, terutama ketika didistribusikan secara geografis.

Kami telah menggunakan Tim hampir sejak hari pertama keberadaannya di pasar Rusia, dan baru-baru ini di perusahaan kami telah sepenuhnya memeras portal yang dicintai secara tradisional di SharePoint Server, dan jumlah percakapan surat telah berkurang rata-rata 5-7 kali.

Topik ini sangat besar sehingga tidak bisa masuk dalam 1-2 artikel, jadi saya akan mulai dengan pendekatan umum untuk menggunakan Tim Microsoft sebagai titik masuk tunggal untuk karyawan kami. Juga dalam waktu dekat saya berencana untuk merilis serangkaian artikel teknis jika topik tersebut menarik bagi Anda.

Seperti apa portal lama itu?

Portal lama kami dibuat di Microsoft SharePoint Server dan bukan hanya portal, melainkan ekosistem lengkap untuk karyawan perusahaan, yang mencakup blok utama berikut:

Karyawan baru adalah semua yang perlu diketahui oleh karyawan yang mulai bekerja dengan kami. Bahkan, ini adalah basis pengetahuan kecil yang mencakup misi perusahaan, tautan yang bermanfaat, akses ke komunitas internal dan kegunaan lain untuk kelancaran adaptasi karyawan.
– , , , . , , , , , .
– «» . , , , . 40 -.
. - : , , , HR. – .

Mari saya tunjukkan contoh bagaimana komunitas analis kami terlihat.

Pengenalan portal perusahaan meningkatkan efisiensi perusahaan sebesar 15% dan secara serius membuat hidup lebih mudah untuk kantor jarak jauh.

Kerugian utama adalah:

Terobosan dengan saluran komunikasi utama di perusahaan (pada saat itu adalah email + bayangan IT dalam bentuk komunitas di Skype).
Untuk berpartisipasi dalam diskusi, melihat berita atau mengikuti survei, Anda harus pergi ke portal.
Kurangnya klien seluler yang nyaman.
Desain yang sederhana.

Konsep Portal di Tim Microsoft

Kami mulai mengembangkan konsep ruang perusahaan baru di Tim Microsoft sesuai dengan metodologi Microsoft (Penilaian Tim), yang mencakup pertemuan dengan tim utama, menyusun skenario interaksi yang khas dan mengadaptasi skenario ini untuk kapabilitas Office 365.

Pertemuan pertama diadakan dengan manajer perusahaan (manajer pengelola, SDM, kepala departemen dan komunitas, manajer proyek). Akibatnya, arahan umum perubahan menjadi jelas:

Transfer semua pekerjaan rutin (adaptasi karyawan, pengingat tugas, pengiriman informasi, dan banyak lagi) ke chat bot.
Terapkan umpan berita di situs berita SharePoint Online yang terhubung dengan mulus ke Tim dan secara proaktif mengirimkan umpan berita tanpa harus masuk ke SharePoint.
Distribusikan layanan populer perusahaan melalui saluran dan bot sehingga mereka cocok dengan skenario kerja tim. Misalnya, beri manajer proyek akses ke pemesanan ruang rapat, kegiatan, rencana produksi, dan kalender; CRM, basis pengetahuan dan kontrak - untuk salesman, dll.
Libatkan alat-alat lain yang dapat lebih meningkatkan efektivitas komunikasi (Perencana, Stream, GitHub, dan lainnya).

Karyawan baru

Sebelumnya, di portal perusahaan, kami memiliki halaman pemula, yang mencantumkan layanan utama perusahaan, akses bersama, yang bertanggung jawab atas proses bisnis.

Dengan diperkenalkannya Tim Microsoft, kami melangkah lebih jauh. Diputuskan untuk membuat proses adaptasi penuh menggunakan bot obrolan.

Ini terlihat seperti ini:

SharePoint Online . , – 1, SAP .
HR , -.
. , . – Microsoft Teams. ( -).
HR , ( , , ).
Setelah mulai bekerja, bot sesuai dengan proses bisnis yang diumumkan secara bertahap mengirimkan karyawan semua informasi yang diperlukan: siapa bos Anda, tautan ke sumber daya, aturan perusahaan, dll.
Seiring waktu, bot mengumpulkan umpan balik tentang apakah karyawan puas dengan semua yang ada di perusahaan.

Berita dan Acara Perusahaan

Untuk menerapkan saluran komunikasi utama oleh karyawan, kami telah membentuk tim terpisah.

Saat ini, tim memiliki beberapa saluran:

Umum.
Pekerjaan
Hidup kita.
Karyawan baru.
Jasa.

Kami akan terus memperbaiki konsep ini. Saat ini, tidak semua karyawan yang termasuk dalam tim dapat menulis ke saluran bersama. Bagi pembicara ada saluran Kehidupan kita . Mereka berkumpul untuk perjalanan ski, membeli gramofon tua dan membawa anak-anak mereka ke mug bersama.

Tim terpisah dengan peserta dan cabang mereka telah dibuat untuk pembicara unik seperti Dewan Wanita atau pertukaran peretasan kehidupan wisata.

Saluran Umum memiliki beberapa tab.

Komposisi tab tergantung pada arah saluran. Dalam kasus kami, tab Berita layak mendapat perhatian maksimal . Ketika Anda pergi ke sana, halaman berita dari SharePoint Online segera terbuka.

Layanan Perusahaan

Topik pemberian layanan kepada karyawan perusahaan layak mendapat jabatan terpisah. Tidak semuanya dapat dan harus otomatis di O365 karena berbagai alasan. Seringkali juga karena perusahaan telah berinvestasi dalam solusi lain untuk mengotomatisasi proses bisnis (dalam ingatan saya, ada perusahaan di mana satu karyawan harus bekerja di 10 atau lebih sistem yang berbeda).

Kami belum memigrasi semua layanan kami ke SharePoint Online. Namun, kami benar-benar ingin karyawan kami memiliki satu jendela untuk segera mendapatkan dokumen, sertifikat, dan layanan yang diperlukan.

Jendela ini adalah bot obrolan di Microsoft Teams.

Kami beralih ke bot dengan dialog sewenang-wenang atau cukup memilih layanan yang diinginkan dari daftar dan menyelesaikan masalah kami tanpa meninggalkan aplikasi.

Pekerjaan berlangsung baik dalam mode dialog sederhana dan kartu built-in untuk proses yang lebih kompleks.

Misalnya, proses pemesanan alat tulis.

Bot dapat mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis, membuat tugas, meminta informasi yang diperlukan, mengembalikan formulir umpan balik, tugas koordinasi, dan sebagainya. Selain itu, di belakang dapat memiliki sistem apa pun yang memiliki API.

Dengan demikian, Tim Microsoft telah menjadi titik masuk utama untuk peluncuran cepat proses bisnis. Dan dalam hal ini, tentu saja, nilai utamanya adalah keberadaan klien seluler.

Komunitas

Kami menerapkan komunitas dengan prinsip tim yang sama. Saya akan menunjukkan kepada Anda dengan contoh tim pemasaran bagaimana ruang seperti itu dapat diatur.

Common Channel adalah pekerjaan utama tim. Semua diskusi dilakukan di utasnya, yang sangat nyaman.

Dan bahkan lebih nyaman untuk dapat mengedit dokumen bersama (terutama presentasi) langsung dari tab Dokumen .

Seluruh basis pengetahuan komunitas dapat ditata dalam tab terpisah baik sebagai pustaka dokumen maupun dalam alat lainnya.

Di saluran komunitas, kami secara aktif menjalankan Perencana. Di tab lain, ada semua RAM untuk konferensi, konten, bekerja dengan pemasok.

Alih-alih sebuah kesimpulan

Kami masih dalam proses mentransfer segala sesuatu yang telah terakumulasi di perusahaan ke dalam ekosistem O365, tetapi sekarang kami telah melihat hasil positif baik di tempat kami maupun di mitra dan pelanggan kami.

Di suatu tempat saya membaca ungkapan "Inovasi adalah olahraga tim." Dan di Tim Microsoft, frasa ini sepenuhnya tercermin.

Kami menerjemahkan portal perusahaan di Tim Microsoft