🧑🏾‍🤝‍🧑🏽 📲 🕖 Pemeringkatan tugas prioritas

Teknik manajemen waktu dan berbagai sistem akuntansi untuk tugas sehari-hari menarik minat saya sejak hari pertama bekerja di kantor. Matriks Eisenhower menjadi penyelamatan dari rawa urusan rutin, dan pada awalnya ia menyelamatkannya dari penggunaan waktu kerja yang tidak efisien. Tetapi, setelah beberapa bulan, jumlah tugas meningkat sedemikian rupa sehingga teknik kuadran menunjukkan kelemahannya. Untuk mempertimbangkannya dengan lebih baik, kami mengingat prinsip pembangunan Matriks Eisenhower. Dua sumbu: urgensi dan kepentingan, dan 4 kuadran, masing-masing:

mendesak dan penting
mendesak dan tidak penting
tidak mendesak dan penting
tidak mendesak dan tidak penting

Diasumsikan bahwa orang itu sendiri akan mengevaluasi tugasnya sesuai dengan kriteria urgensi dan pentingnya, dan kemudian menempatkan hasilnya di kuadran yang sesuai.

Dan kemudian ada instruksi sederhana: tugas mendesak dan penting dilakukan secara independen dan segera, mendesak dan tidak penting didelegasikan kepada seseorang. Tidak mendesak, tetapi tugas-tugas penting dapat ditunda, tetapi tentu saja dapat dilakukan secara independen, tetapi tugas-tugas tidak penting dan tidak penting pada umumnya disamakan dengan beban yang tidak berarti - mereka disarankan untuk ditunda tanpa batas waktu atau didelegasikan tanpa ampun, secara umum - tidak memberi mereka nilai yang berarti untuk proses kerja .

Jika urgensi tugas tidak terlalu sulit untuk dinilai - di hadapan atau tidak adanya tenggat waktu, lalu bagaimana menilai pentingnya? Selain itu, sangat kategoris: penting dan tidak penting. Sebagai contoh, saya hampir tidak pernah memiliki tugas yang tidak penting - saya hanya tidak mengaturnya untuk diri saya sendiri pada awalnya. Semua tugas penting sampai derajat tertentu, dan hanya mengevaluasi gelar ini adalah kesulitan utama dalam perencanaan. Dan kapan tugas-tugas ini 10 buah di setiap kuadran? Mulai dari mana? Dan 10 yang penting, tetapi tidak mendesak, diam-diam berubah menjadi 10 yang tidak kalah penting, tetapi sudah cukup mendesak untuk 10 sudah tersedia! Dan ke-10 itu mendesak, tetapi tidak penting? Apa yang didelegasikan dengan mereka? Seolah-olah setiap orang memiliki staf asisten dan asisten, siap untuk mengambil tumpukan tugas dan tugasnya. Biasanya tidak untuk delegasi - ketika kontrol atas implementasi ditransfer ke orang yang berwenang, tetapi ke pengaturan tugas - dan,kadang-kadang, dibutuhkan lebih banyak sumber daya untuk memantau implementasi daripada untuk keputusan independen.

Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman banyak penulis, termasuk di Hub GTD - salah satu alasan utama untuk menunda adalah adanya tugas yang setara. Konflik internal karena kurangnya peringkat yang jelas berdasarkan prioritas mencegah penggunaan waktu kerja yang efisien.

Metodologi penilaian sendiri

Saya bingung dengan pencarian sistem yang dapat mengatur prioritas tugas itu sendiri, dan saya hanya harus melakukan tugas dalam daftar - dari atas ke bawah. Analisis ABC, Pareto, atau metode lain tidak memungkinkan untuk menghapus beban ini sesuai dengan klasifikasi tugas - di mana pun seseorang diminta untuk secara independen memilih prioritas tugas.

Dan saya mulai mengklasifikasikan mereka sendiri. Yang penting, saya membagi tugas menjadi 4 jenis - transparan dan dapat diakses. Setiap tugas dapat dengan mudah ditetapkan ke salah satu dari empat kategori. Ketika memilih kategori, saya dibimbing oleh prinsip dari sebaliknya: bukan "apa yang mengarah ke solusi tugas," tetapi "apa yang akan terjadi jika tugas gagal dan tidak selesai tepat waktu?" Jadi, tingkat pentingnya:

. - . ( ), , . . «» , .
. , , . .
. . . , - . , — .
. . : , , . , , : « — », ..

Sistem klasifikasi tugas ini sangat penting memfasilitasi proses distribusi tugas, tetapi tidak berkontribusi pada pencapaian tujuan utama - menetapkan prioritas untuk eksekusi berurutan. Saya mengerti bahwa perlu mempersulit proses penghitungan prioritas dan menambahkan kriteria baru untuk mengevaluasi tugas.

Jadi, bertahun-tahun yang lalu, sistem peringkat tugas pertama saya muncul dalam bentuk tablet Excel. Kriteria evaluasi adalah parameter klasik:

Pentingnya
Urgensi

Pentingnya kita telah mempertimbangkan, 4 kategori (dari 1 hingga 4). Dalam keadaan mendesak, saya juga mengidentifikasi 4 kategori dengan penugasan setiap indeks urgensi dengan urutan yang meningkat:

Waktu untuk menyelesaikan lebih dari 48 jam
Istilah untuk implementasi 8-48 jam
Durasi 2-8 jam
Waktu untuk menyelesaikan kurang dari 2 jam

Dan sekarang saya akan menjelaskan bagaimana saya mencoba menghitung indeks ajaib ini, yang menurutnya tugas-tugas itu sendiri harus dibangun dengan prioritas optimal untuk dieksekusi.

Pada awalnya, untuk mendapatkan indeks prioritas, saya memutuskan untuk meringkas nilai-nilai penting dan urgensi, tetapi dengan cepat menyadari bahwa nilai pentingnya tidak sama. Tugas yang kurang penting, tetapi lebih mendesak memiliki indeks yang sama dengan tugas yang lebih penting, tetapi kurang mendesak (1 + 4 = 4 + 1). Meskipun, bahkan dalam hal kuadran, ini tidak benar. Jelas, kepentingan memiliki bobot lebih dari urgensi, sehingga pentingnya kepentingan, ketika menghitung prioritas, perlu dikalikan dengan faktor yang meningkat.

Saya mencoba sistem ini dalam bisnis selama beberapa minggu dan menerima hasil sebagai berikut: dengan sejumlah besar tugas, konveyor mulai tergelincir - tugas-tugas kecil, cukup penting, dan tidak terlalu mendesak terakumulasi, berubah menjadi mendesak dan secara sistematis kedaluwarsa, karena mereka secara permanen berada dalam prioritas yang lebih rendah dibandingkan dengan yang lebih banyak. tugas-tugas penting yang terus berdatangan. Pelanggaran persyaratan untuk tugas-tugas tersebut memberikan efek negatif yang sangat nyata pada seluruh proses kerja. Misalnya: 3 jam dihabiskan untuk proyek besar tidak memungkinkan lima panggilan 2 menit untuk proyek yang kurang penting. Dan 5 panggilan tak terjawab ini, pada akhirnya, menjadi masalah yang lebih serius daripada melanggar tenggat waktu untuk tugas besar selama 10 menit.

Sistem membutuhkan pengenalan baru. Dan saya memasukkan parameter kompleksitas. Ini adalah jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Kompleksitas adalah parameter yang sangat diperlukan untuk menghitung prioritas.

Hanya saja, tidak seperti kepentingan dan urgensi, semakin rendah kompleksitas - semakin tinggi prioritas! Oleh karena itu, saya tidak menambahkan nilai parameter kompleksitas ke jumlah dua variabel pertama, tetapi fraksi terbalik untuk angka ini.

Dengan demikian, pengenalan parameter kompleksitas memungkinkan kita untuk tidak melupakan tugas-tugas sederhana yang tidak membutuhkan banyak waktu untuk menyelesaikannya. Jika diperlukan beberapa menit untuk menulis surat atau panggilan telepon, lebih mudah untuk melakukannya segera, tanpa penundaan, dan hanya kemudian melanjutkan dengan tugas-tugas yang intensif sumber daya dan sulit.

Selama beberapa tahun, formula untuk menghitung prioritas telah berubah dan dimodernisasi berkali-kali, ditumbuhi dengan koefisien tambahan untuk mengoptimalkan hasilnya. Misalnya, nilai urgensi mulai dihitung dengan rumus, dan bukan dengan menerapkan nilai dari 1 hingga 4 sesuai dengan kondisi yang diberikan.

Otomatisasi

Setiap perusahaan memiliki beberapa cara untuk merencanakan dan mengendalikan tugas sehari-hari. Ini bisa berupa CRM, penjadwal, atau penyelenggara. Istri saya, misalnya, memulai hari kerja selama bertahun-tahun berturut-turut dengan menulis tugas di selembar kertas. Seseorang menggunakan stiker pada monitor, beberapa menggunakan sistem manajemen proyek komersial atau kepemilikan, dan beberapa menggunakan pengingat di Outlook. Semua ini, sampai taraf tertentu, berguna dan bahkan perlu. Tetapi, mengingat bahwa sistem prioritas saya dilakukan pada Excel, saya harus menggunakan beberapa sistem sekaligus untuk mengerjakan tugas: satu untuk membuat daftar dengan peringkat berdasarkan prioritas, yang kedua untuk melacak status dan tenggat waktu. Trello, Megaplan, dan produk lainnya, meskipun sangat fungsional, belum berakar pada ponsel cerdas saya - antarmuka terlalu bingung.Untuk penjadwalan, pengingat dan pelacakan, saya menggunakan aplikasi iOS standar: Pengingat, Alarm / Timer, dan Kalender. Ngomong-ngomong, kalender itu sangat mengejutkan saya ketika saya melihatnya dengan detail. Banyak pengguna iPhone tidak tahu bahwa itu juga perencana harian untuk perencanaan acara. Yang menarik bagi saya adalah fungsi "Waktu Perjalanan." Jika Anda merencanakan pertemuan jauh - sistem menghitung jalur dengan berjalan kaki atau dengan mobil sesuai dengan lokasi geografis awal dan akhir, dan kemudian memesan waktu ini segera sebelum pertemuan. Ini juga akan mengingatkan Anda kapan saatnya untuk mulai berkumpul atau sudah waktunya untuk maju ke pertemuan ini.bahwa itu juga buku harian untuk merencanakan acara. Yang menarik bagi saya adalah fungsi "Waktu Perjalanan." Jika Anda merencanakan pertemuan jauh - sistem menghitung jalur dengan berjalan kaki atau dengan mobil sesuai dengan lokasi geografis awal dan akhir, dan kemudian memesan waktu ini segera sebelum pertemuan. Ini juga akan mengingatkan Anda kapan saatnya untuk mulai berkumpul atau sekarang saatnya untuk maju ke pertemuan ini.bahwa itu juga buku harian untuk merencanakan acara. Yang menarik bagi saya adalah fungsi "Waktu Perjalanan." Jika Anda merencanakan pertemuan jauh - sistem menghitung jalur dengan berjalan kaki atau dengan mobil sesuai dengan lokasi geografis awal dan akhir, dan kemudian memesan waktu ini segera sebelum pertemuan. Ini juga akan mengingatkan Anda kapan saatnya untuk mulai berkumpul atau sekarang saatnya untuk maju ke pertemuan ini.

Saya pikir akan bagus untuk memiliki aplikasi yang menggabungkan kemampuan untuk merumuskan dan memeringkat semua tugas, serta merencanakan pertemuan dan acara dengan mengacu pada periode waktu tertentu dalam buku harian, dengan perhitungan waktu perjalanan pada berbagai jenis kendaraan dengan mempertimbangkan kemacetan lalu lintas akun . Tugas teknis mulai terbentuk di kepala saya.

Pengembangan aplikasi iOS untuk penggunaan pribadi

Saya menginginkan aplikasi itu untuk diri saya sendiri. Jumlah tugas harian melebihi 30, sumber dayanya jelas tidak cukup. Saat Anda menghabiskan sebagian besar hari di jalan, terkadang itu sudah menjadi masalah - ingatlah untuk memperbaiki tugas di antara percakapan telepon dalam perjalanan dari rapat ke rapat. Juga sulit untuk mendelegasikan atau mengatur tugas kepada pihak ketiga - ada pengalaman negatif. Ketika Anda mentransfer tidak hanya satu, tetapi sekelompok tugas sekaligus, pelaksana baru biasanya memilih yang paling sederhana dan paling tidak prioritas untuk dieksekusi, dan sebagai hasilnya, yang paling penting harus diselesaikan dalam "mode exploit" itu sendiri. Pengaturan titik masalah memecahkan masalah, tetapi tidak ada waktu atau alat untuk ini.

Saya duduk dan menuliskan apa yang saya inginkan dari aplikasi universal ini:

. . — . , .
, . — , , — .
. , .
. .
. .
Perencanaan acara dalam buku harian . Kemampuan untuk menghitung dan memesan waktu perjalanan, sistem pengingat.

Dengan keinginan seperti itu, versi pertama aplikasi Il Tempo ditulis , yang saya tawarkan untuk pengujian dalam kondisi pertempuran.

IL TEMPO V1.2

Versi pertama sangat sederhana, tetapi menjalankan fungsinya setiap hari. Pertama, saya berhenti melewatkan momen untuk memperbaiki tugas - butuh beberapa detik untuk memulai tugas di Tempo. Dan kedua, siksaan memilih tugas untuk dilakukan telah hilang - saya klik di atas tanpa melihat dan mulai bekerja!

Antarmuka program dibagi menjadi dua jendela:

Penyelenggara . Ini adalah tempat di mana semua tugas yang tidak memiliki tautan yang jelas ke waktu eksekusi jatuh. Mereka memiliki prioritas eksekusi, dihitung oleh program secara otomatis.

— , — , — .
. — - .

, . maps.sputnik.ru, — .

Saat menambahkan tugas ke Penyelenggara, Anda harus menentukan batas waktu untuk pelaksanaan, memilih tingkat kepentingan tugas dari daftar opsi, dan menentukan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Omong-omong, parameter kompleksitas adalah satu-satunya yang harus Anda pikirkan. Dibutuhkan penilaian obyektif atas kemampuan mereka sendiri dan sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan tugas. Tetapi bahkan jika Anda secara sistematis melewatkan parameter ini, itu tidak masalah, Anda dapat menggunakan arsip tugas untuk kalibrasi.

Arsip menunjukkan waktu nyata yang dihabiskan untuk eksekusi - sehingga Anda dapat memahami mengapa Anda lebih cenderung: melebih-lebihkan atau meremehkan kemampuan Anda.

Tugas dapat diambil untuk bekerja, diselesaikan dan diedit. Semua parameter dapat diubah, termasuk yang penting.

Dalam pekerjaan, Anda dapat mengambil beberapa tugas sekaligus, jika diperlukan. Semua tugas dalam pekerjaan berada di bagian atas daftar dan ditandai dengan ikon segitiga.

Menambahkan acara ke Buku Harian terjadi dengan cara yang sama seperti di kalender reguler.

Waktu mulai, waktu selesai, waktu perjalanan jika perlu. Jika waktu perjalanan diketahui (rute terbukti) - pilih nilai digital dari daftar. Jika tidak diketahui, maka Anda harus menunjukkan geolokasi awal dan akhir jalan untuk menghitung waktu yang dihabiskan di jalan dengan berjalan kaki atau dengan mobil.

Rencana pengembangan fungsional dalam versi kedua program

Operasi di dunia nyata membantu mengidentifikasi kebutuhan akan fungsionalitas aplikasi Il Tempo yang baru .

Saat ini, kami menambahkan parameter baru ke penyelenggara - "Saatnya memulai eksekusi". Mengapa itu dibutuhkan? Contoh: ada tugas - panggilan ke klien akan memakan waktu beberapa menit. Mengingat tingkat kepentingan yang tinggi dan kompleksitas tugas yang rendah, ada setiap peluang untuk masuk ke tugas prioritas utama. Tetapi ada suatu kondisi - klien diminta untuk menelepon tidak lebih awal dari 3 hari kemudian. Dan selama 3 hari ini tugas akan menggantung di bagian atas daftar, pada awalnya dengan sejumlah besar jam sebelum batas waktu. Melengkapi itu tidak benar, membawanya bekerja juga tidak mungkin. Tetap mengabaikan dan menunggu waktu yang ditentukan, tetapi ini sangat tidak nyaman. Parameter "Mulai waktu untuk dieksekusi" akan memungkinkan tugas-tugas pewarnaan yang belum mencapai batas waktu ini dengan warna abu-abu dan menghapusnya dari peringkat prioritas di bawah daftar persis sampai dimulainya tugas.

Kami juga memikirkan penerapan "Workday" fungsional. Parameter ini akan membantu menyelesaikan dua gagasan sekaligus:

Mempertimbangkan waktu yang direncanakan untuk acara di buku harian, dalam menghitung pekerjaan tugas dari penyelenggara.
Hitung tugas yang jelas-jelas ditakdirkan untuk gagal oleh tenggat waktu.

Bagaimana rencananya untuk menerapkannya?

Anda menunjukkan dalam pengaturan aplikasi periode aktivitas Anda pada tugas-tugas dari penyelenggara - misalnya 9:00 - 19:00. Dengan demikian, program ini tahu bahwa Anda memiliki 10 jam sehari untuk menyelesaikan tugas dari penyelenggara. Dari waktu senggang ini, Anda harus mengurangi waktu yang dihabiskan untuk acara yang direncanakan - kami mendapatkan informasi dari catatan harian. Kami mendapatkan sejumlah jam gratis, tetapi dengan mengacu pada tanggal dan interval waktu tertentu.

Ada daftar tugas yang disusun berdasarkan prioritas. Semua orang tahu kompleksitas dan urgensinya. Menambahkan kompleksitas semua tugas secara berurutan, sistem akan mengisi semua waktu luang dengan cara ini jika Anda akan menjalankannya sebagai konveyor. Sebagai hasil dari perhitungan, situasi diperbolehkan ketika tenggat waktu untuk suatu tugas tiba lebih awal dari yang Anda bisa memulainya, mengingat akumulasi tugas, peristiwa, dan batasan hari kerja.

"Jenazah" yang terkenal seperti itu harus dilacak secara real time dan menyoroti tugas-tugas tersebut dengan warna. Ini akan memungkinkan, tanpa menunggu kegagalan, untuk mendelegasikan tugas pada tanggal yang lebih awal.

Penampilan tugas-tugas seperti itu tidak bisa dihindari jika ada lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat Anda lakukan. Dan fungsi ini akan memungkinkan Anda untuk lebih kompeten merencanakan sumber daya dan memprediksi kemacetan.

Kami juga berencana untuk membuat penyimpanan basis data di cloud, sinkronisasi, akses web, dan otorisasi.

Nah, langkah logisnya adalah merilis versi untuk Android .

Kesimpulannya

Siapa yang akan mengunduh dan menguji aplikasi dalam kondisi pertempuran pada tugas nyata - tolong beri umpan balik.

Saya juga meminta Anda untuk membagikan pendapat Anda dalam komentar dan berpartisipasi dalam jajak pendapat.

Terimakasih atas perhatiannya!

Pemeringkatan tugas prioritas - Aplikasi IL TEMPO