🦕 🤐 🔖 Bagaimana "jarak jauh" meningkatkan kolaborasi 🛢️ 👨‍👧 🏔️

Jika Anda mencoba membuat daftar segala sesuatu yang dapat dikatakan "lebih baik, lebih sedikit, lebih baik", maka tidak mungkin itu akan mencakup komunikasi langsung: di banyak perusahaan, itu dianggap sebagai komponen kunci dalam mengatur pertukaran ide, menyelesaikan masalah dan analisis kelompok.

Tetapi bagaimana jika komunikasi jarak jauh yang diterapkan dengan benar membuat pertukaran ide, pemecahan masalah dan analisis kelompok lebih bermanfaat?

Dalam laporan Buffer 2019, 99% dari hampir 2.500 responden mengatakan mereka ingin dapat bekerja jarak jauh setidaknya dari waktu ke waktu, dan ini tidak lagi identik dengan bekerja sendiri - berkat penyebaran cepat alat kolaborasi digital.

Dengan belajar menggunakan alat tersebut, Anda sebenarnya dapat menghilangkan beberapa hambatan dalam komunikasi (dan, karenanya, produktivitas) yang harus Anda hadapi di lingkungan kantor Anda yang biasa.

Diterjemahkan ke Alconost

Bagaimana Komunikasi Jarak Jauh Membantu Kolaborasi

Insentif untuk bergosip dan bersatu dalam "geng" berkurang

Kelompok sosial tertutup di kantor - sebut saja mereka "geng" - sering mengulangi struktur sosial tidak sehat yang sudah dikenal banyak orang dari kehidupan sekolah. Dalam sebuah survei CareerBuilder, 43% responden mengindikasikan bahwa mereka memiliki banyak kelompok yang saling berlawanan di kantor atau tempat kerja mereka.

Beberapa mencatat bahwa karena dinamika sosial kantor seperti itu, mereka mengalami rasa takut; banyak yang mengakui bahwa mereka beradaptasi dengan perilaku yang tidak biasa untuk memenuhi harapan "geng". Dan itu bukan hanya masalah berpura-pura mencintai golf atau reality show: 19% mengatakan mereka mencemooh orang lain atau berpura-pura bahwa mereka tidak menyukai seseorang - agar lebih cocok.

Kelompok semacam itu tidak mempromosikan perilaku inklusi dan prososial. Sebaliknya: mereka membuat Anda merasa tidak pada tempatnya, dan bahkan sering menyebabkan paranoia. "Geng" memicu kebencian, peserta mereka tidak berpikir bahwa permusuhan pribadi dengan cara apa pun tidak membantu di pertemuan, dalam penilaian kolega, proses kerja, kerja tim, dan produktivitas secara keseluruhan.

Saat bekerja dari jarak jauh, Anda tidak melihat siapa yang pergi makan malam dengan seseorang dan siapa yang akan pergi keluar bersama untuk mengobrol di suatu tempat secara informal. Selain itu, Anda tidak memiliki alasan untuk memikirkan mengapa Volodya dan Katya menghabiskan begitu banyak waktu sendirian atau mengapa Dasha memiliki tusukan seperti jarum di lengannya, yang berarti tidak ada cara untuk membagikan kesimpulan salahnya dengan orang lain dan menonton bagaimana rumor terbang di sekitar.

Ya, secara teknis, dalam kondisi kerja jarak jauh, dimungkinkan untuk terlibat dalam geng dan gosip, tetapi unsur-unsur dasar yang memotivasi perilaku semacam itu, pada kenyataannya, tidak ada. Dan tanpa permusuhan yang menyebabkan gosip dan pengelompokan, Anda dapat lebih fokus pada kolaborasi penting.

Lebih mudah memprioritaskan komunikasi

Platform Udemy menerbitkan pada tahun 2018 sebuah laporan tentang gangguan di tempat kerja , yang menunjukkan bahwa kolega yang cerewet adalah hambatan terbesar untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Dan ini tidak mengherankan - mengingat bahwa 70% kantor menggunakan rencana terbuka tanpa kantor terpisah. Selain itu, para peneliti menunjukkan bahwa tidak ada bukti empiris bahwa pola interaksi antara orang dapat berubah sebagai akibat dari perubahan arsitektur kantor. Bos datang dan berkata: "Ini fashionable - kami akan melakukannya dengan cara ini" - tetapi, sayangnya, keputusan otoriter yang tidak masuk akal seperti itu tidak hanya menyebabkan biaya yang mengesankan - karena kurangnya kerahasiaan dan batasan pribadi, karyawan juga harus membayar.

Katakanlah kita tidak punya pembicara. Tetapi pada saat yang sama, bahkan berbicara tentang pekerjaan dapat menjadi kurang efektif jika karyawan tidak memiliki sumber daya untuk menetapkan batasan pribadi. Ketika orang lain terus-menerus mengganggu tugas dan percakapan prioritas tinggi kami, ini memungkinkan tugas dengan prioritas lebih rendah untuk ikut campur dalam alur kerja. Memang, sering kali seorang kolega yang secara tidak sengaja merasakan kebaikan kita, datang tanpa peringatan dan berharap bahwa dia akan segera menerima perhatian penuh.

Akibatnya, diskusi yang lebih penting dan mendesak yang perlu diadakan ditunda atau bahkan dibatalkan.

Dalam upaya untuk bersikap sopan dan responsif, kami lebih suka memperhatikan orang yang membutuhkannya di sini dan sekarang, daripada tugas yang harus ditangani.

Pekerjaan jarak jauh memungkinkan untuk memprioritaskan dan memisahkan diskusi yang mendesak dan tidak mendesak, penting dan tidak penting. Sebuah surat dapat menunggu beberapa jam. Tidak perlu menjawab setiap panggilan - Anda dapat menulis sebagai tanggapan: "Saya tidak bisa bicara sekarang. Mari kita panggil jam dua? " Bahkan obrolan kelompok, seperti Slack dan Tim MS, memberikan kesempatan untuk mengevaluasi prioritas berbagai diskusi kelompok dan berpartisipasi di dalamnya. Selain itu, jika Anda mendiskusikan suatu topik dengan prioritas tinggi, dan ini membutuhkan fokus, Anda dapat menetapkan sendiri status "sibuk" atau "pada rapat".

Kurang intrik di tempat kerja

Seringkali Anda bertemu orang-orang yang tidak sabar untuk menyingsingkan lengan baju dan menggulung celana mereka untuk naik ke rawa intrik kantor? Hampir tidak. Sebagian besar dari mereka melakukan yang terbaik untuk menghilangkan keributan ini, walaupun seringkali hal itu tampaknya tidak terhindarkan.

Penciptaan suasana yang tegang di kantor difasilitasi oleh faktor-faktor seperti perjuangan untuk menghormati dan berkuasa, kebutuhan untuk mendapatkan bantuan atau kenaikan gaji, pencurian ide, pengkhianatan rekan kerja, perilaku berdasarkan "layanan untuk layanan" dan "eye for eye".

Sebagai aturan, persaingan adalah insentif utama untuk intrik kantor. Seperti yang ditulis Profesor Kathleen Reardon di Harvard Business Review , "Di mana ada persaingan, terutama untuk sumber daya terbatas, intrik pasti akan muncul."

Pekerjaan jarak jauh tidak berarti tanpa kompetisi, tetapi dalam kondisi seperti itu, perilaku dan intrik yang berbahaya tidak dapat distimulasi seperti yang terjadi di lingkungan kantor.

Misalnya, bekerja dengan materi digital pada dasarnya terdokumentasi dengan baik dan dapat dilacak ke orang tertentu - yang tidak dapat dikatakan, misalnya, tentang pekerjaan, yang bagiannya adalah interaksi pribadi. Ini membuatnya lebih mudah untuk menentukan kontribusi Anda sendiri untuk proyek dan untuk mengkonfirmasi kepengarangan Anda dalam kasus di mana kolega dapat membesar-besarkan partisipasi mereka atau secara langsung mengambil pengakuan yang memang layak Anda dapatkan.

Dalam kondisi kerja jarak jauh, tidak mudah untuk berpura-pura bahwa Anda "bekerja keras dan berkorban tanpa akhir untuk kebaikan tim" - tipuan seperti itu jauh lebih mudah untuk digerakkan ketika ada penonton. Tetapi jika Anda duduk di kamar sendiri, maka usaha dan kontribusi Anda secara alami menjadi lebih melekat pada prestasi daripada pada kemampuan menempatkan diri Anda dalam cahaya yang lebih baik.

Komunikasi menjadi lebih fokus

Pada hari Senin pagi, hal yang biasa adalah bertanya kepada semua orang yang bertemu di kantor bagaimana akhir pekan itu. Beberapa memiliki sesuatu untuk diceritakan, dan selama setengah jam mereka menuangkan wahyu kepada semua orang yang bertanya. Saat bekerja dari jarak jauh, pertanyaan yang sama dapat ditanyakan melalui telepon atau melalui Skype, tetapi dalam hal ini kemungkinan besar Anda akan dijawab dengan lebih ringkas.

Saya tidak ingin mengecilkan kebutuhan akan semangat persahabatan, memahami seluk-beluk komunikasi atau mengatakan bahwa Anda tidak perlu mempelajari kehidupan orang-orang yang bekerja sama dengan Anda setiap hari - saya percaya bahwa semakin baik kita mengenal rekan kerja kita, semakin besar partisipasi dan kepercayaan kita.

Namun, saya ingin menekankan pentingnya memilih waktu dan tempat yang tepat. Kami mencoba berkonsentrasi dan menghabiskan pagi hari dengan baik, tetapi setiap kali dalam perjalanan ke toilet, untuk minum kopi, hanya kebetulan bertemu dengan kekasih obrolan, kami mendapati diri kami terlibat dalam percakapan "seumur hidup", dan kami benar-benar tidak dapat menentukan jenis komunikasi apa yang paling baik berfungsi tujuan kita saat ini.

Jika tujuannya adalah untuk saling mengenal dengan lebih baik, maka semuanya baik-baik saja. Tetapi seringkali tujuan sebenarnya adalah untuk melihat kembali desain, memeriksa beberapa angka, mempersiapkan pertemuan, atau sesuatu seperti itu.

Menjadi lebih mudah untuk mengendalikan diri sendiri

Komunikasi melalui, misalnya, email, memungkinkan Anda untuk berhenti sejenak dan berpikir, dan hanya kemudian merespons. Tentu saja, kita menekan tombol "kirim" sebelum kita punya waktu untuk tenang dan membaca kembali apa yang tertulis dalam kemarahan, dan kemudian kita menyesalinya. Tetapi ketika emosi mendapatkan kesempatan untuk direalisasikan secara instan, kita memiliki lebih sedikit kesempatan untuk berpikir dan tenang.

Bahkan dalam obrolan pribadi dan grup, Anda dapat merenungkan dan memperbaiki apa yang tertulis - dan pada akhirnya, melunakkan pernyataan Anda dan menunjukkan simpati. Selain itu, obrolan memberi Anda kesempatan untuk memikirkan alasan reaksi Anda sendiri terhadap beberapa pernyataan atau kepada salah satu kolega Anda.
Misalnya, jika seseorang membuat komentar yang tampaknya agresif, Anda secara naluriah ingin bersikap defensif. Tetapi setelah refleksi, simpati mungkin terbangun dalam diri Anda, karena Anda akan melihat bahwa agresi ini hanya merupakan manifestasi dari keraguan diri seorang kolega.

Jika semua orang berada di ruangan yang sama dan mulai saling menumpahkan emosi, ketegangan dapat meningkat dengan sangat cepat. Tetapi pada kenyataannya, kemungkinan besar, semua ini akan terjadi di satu meja atau tidak akan ada kesempatan untuk berganti kursi. Dalam situasi seperti itu, akan terlihat aneh jika Anda menutup mata untuk mengembalikan ketenangan, atau melakukan beberapa push-up untuk melepaskan uap - dan benar-benar mustahil untuk keluar untuk menghirup udara segar dan melanjutkan percakapan ketika semua orang bergabung. Namun, semua metode untuk menenangkan emosi Anda ini dapat digunakan ketika alat komunikasi adalah telepon.

Seringkali, percakapan pribadi (termasuk obrolan video) dapat menjadi cara paling efektif untuk menyelesaikan kontradiksi yang kompleks. Tetapi komunikasi jarak jauh memberikan kesempatan unik untuk memilih kata-kata dengan hati-hati dan dengan sengaja menerapkan metode pengendalian diri.

Pekerjaan jarak jauh bukanlah obat mujarab untuk masalah komunikasi. Dan jika Anda tidak mendekati organisasinya dengan berpikir dan sadar, semuanya akan menjadi lebih buruk.

Ketika manajer mempekerjakan tim jarak jauh atau memberi pekerja kantor peluang untuk bekerja dari rumah, tanggung jawab menjadi tanggung jawab semua anggota tim: mereka harus berusaha untuk mengatur kerja tim dan bekerja di sekitar perangkap yang terkenal.

Titik nyeri yang sering terkait dengan konferensi, yang tidak dapat secara efektif mencegah keinginan untuk melakukan hal lain secara paralel. Jika seseorang tidak tetap fokus selama percakapan, tetapi memutuskan untuk memeriksa email mereka atau mempersiapkan pertemuan berikutnya, ini akan menyebabkan kebingungan, kesalahpahaman, perpanjangan percakapan dan perasaan opsional.

Untuk kolaborasi jarak jauh, penting untuk memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang baik. Di kantor, Anda seringkali tidak dapat mencoba mengekspresikan diri dalam komunikasi digital, karena orang lain akan melihat dan mendengar Anda secara langsung. Tetapi jika Anda harus berbicara dalam obrolan, melalui telepon dan email, Anda harus dapat secara efektif mengekspresikan emosi dan berbagai nuansa makna melalui saluran-saluran ini. Jika Anda belum mencapai penguasaan dalam hal ini, ini normal - tetapi Anda harus mengembangkan keterampilan ini dan menjadi lebih baik.

Berbicara tentang saluran komunikasi. Banyak tim terpencil yang berlebihan: jika seseorang terus-menerus dibombardir dengan pesan dalam email, ruang obrolan dan sarana komunikasi lainnya, maka hari kerjanya dapat berubah menjadi aliran tanpa henti reaksi yang salah, di mana tidak ada tempat untuk komunikasi yang bijaksana.

Selain itu, ketika bekerja dari jarak jauh, rekan kerja perlu melakukan upaya ekstra untuk lebih mengenal dan memahami satu sama lain. Dan jika seseorang kurang memiliki motivasi atau kemampuan untuk melakukan ini, tim tidak akan merasa bersatu.

Berikut adalah beberapa metode yang dapat membantu Anda bekerja bersama dan menghindari kesalahan di atas:

Tetapkan aturan dasar untuk panggilan konferensi (dan buat langkah-langkah untuk mereka yang tidak akan mengikutinya).
Tetapkan strategi komunikasi dan pilih alat mana yang akan digunakan untuk tujuan apa (misalnya, email - untuk komunikasi antara tim, dengan klien dan kontraktor, Slack - untuk komunikasi dalam tim dan secara langsung, telepon - untuk panggilan telepon mingguan, dll.).
Slack ( MS Teams, ), , . .
- , , , .

Tentang penerjemah

Terjemahan artikel dilakukan di Alconost.

Alconost melokalkan game , aplikasi , dan situs dalam 70 bahasa. Penerjemah asli, pengujian linguistik, platform cloud dengan API, pelokalan berkelanjutan, manajer proyek 24/7, semua format sumber daya string.

Kami juga membuat video iklan dan pendidikan - untuk situs yang menjual, gambar, iklan, pendidikan, permainan asah, penjelajah, trailer untuk Google Play dan App Store.

→ Baca lebih lanjut