🧙🏽 😲 🚔 Bagaimana kami memindahkan ke SAAS tim yang terdiri dari beberapa ratus orang 🌬️ 👨🏽‍⚕️ 🚵🏻

Kolaborasi adalah titik sakit untuk peralatan kantor tradisional. Ketika sepuluh orang bekerja pada file pada saat yang sama, lebih banyak waktu dan usaha tidak lagi dihabiskan untuk mengedit, tetapi pada pencarian perubahan dan penulisnya. Ini rumit oleh banyak aplikasi yang tidak selalu kompatibel. Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah memutakhirkan ke office suite berbasis cloud. Jumlah mereka tidak banyak, dan kami akan memberi tahu Anda cara kami mengatasi konservatisme karyawan Forex Club dan dapat mentransfer ke G Suite sebuah perusahaan terdistribusi dengan ratusan kantor hanya dalam beberapa bulan.

Mengapa Anda memutuskan untuk pergi

Forex Club biasanya diingat dalam konteks perdagangan online dengan nilai tukar. Tetapi perusahaan ini bekerja dengan beberapa jenis instrumen mata uang di berbagai negara di dunia. Karena itu, ia memiliki infrastruktur TI yang sangat kompleks dengan platformnya sendiri untuk pelanggan.

Pada saat kenalan kami, kantor pusat perusahaan menggunakan beberapa platform dan aplikasi yang berbeda. Alat kerja utama bagi sebagian besar karyawan adalah Microsoft office suite dan surat di Zimbra. Di atas semua ini, sebuah tambahan dari penyimpanan tambahan, cadangan, antivirus, berbagai konektor dan integrasi, serta manajemen lisensi Microsoft dan Zimbra dengan audit berkala.

Departemen IT Forex Club tidak menguntungkan untuk mendukung sistem ini. Infrastruktur canggih membutuhkan penyewaan sejumlah besar server, DRP berencana jika terjadi terputusnya server-server ini atau kegagalan koneksi internet, cadangan. Untuk memastikan operasi bebas masalah, departemen khusus administrator dibentuk dari waktu ke waktu, yang masih memiliki tugas audit lisensi.

Karena banyaknya program yang berbeda, karyawan Forex Club biasa juga memiliki masalah. Tanpa alat untuk melacak versi dokumen, sulit untuk menemukan pembuat beberapa koreksi dan versi final dari teks atau tabel.

Dalam upaya mengurangi biaya perawatan, Forex Club mencari cara untuk menyelesaikan masalah yang sama dengan lebih mudah. Di sinilah interaksi kami dimulai.

Cari alternatif

Untuk mengimplementasikan kolaborasi penuh, perlu mengubah pendekatan itu sendiri - untuk beralih dari penyimpanan lokal ke cloud. Forex Club mulai mencari solusi cloud umum untuk semua aplikasi kantor. Ada dua kandidat: Office 365 dan G Suite.

Office 365 adalah prioritas karena banyak lisensi Klub Forex dibeli dari Microsoft. Tetapi Office 365 hanya memigrasikan beberapa fitur suite kantor ke cloud. Pengguna masih perlu mengunduh aplikasi dari akun pribadi mereka dan menggunakannya untuk bekerja dengan dokumen sesuai dengan skema lama: mengirim dan menyimpan ulang salinan dengan indeks versi.

Google Cloud G Suite memiliki lebih banyak fitur kolaborasi, dan lebih murah. Dalam hal produk Microsoft, saya harus menggunakan Perjanjian Perusahaan, dan ini merupakan tingkat pengeluaran yang sama sekali berbeda (bahkan dengan mempertimbangkan perangkat lunak yang dibeli). Dan penerapan G Suite dengan bantuan kami dilakukan melalui program Google, yang memberikan kompensasi kepada pelanggan besar untuk biaya beralih ke layanan perusahaan.

Direncanakan untuk mentransfer ke G Suite sebagian besar layanan yang digunakan karyawan:

Kalender dan email (Gmail dan Google Kalender);
Catatan (Google Keep);
Obrolan dan konferensi online (Obrolan, Hangouts);
Office suite dan generator survei (Google Documents, Google Forms);
Penyimpanan Bersama (GDrive).

Atasi yang negatif

Implementasi alat apa pun, bahkan yang paling nyaman, selalu menghadapi hal negatif dari pengguna akhir. Alasan utamanya adalah konservatisme, karena orang tidak ingin mengubah apa pun dan terbiasa dengan pendekatan baru dalam pekerjaan. Situasi ini diperumit oleh persepsi khusus tentang kehadiran di web sebagai hanya pergi ke situs (tetapi tidak bekerja di situs ini), umum di antara karyawan non-TI. Mereka sama sekali tidak mengerti cara bekerja dengan ini.

Di sisi Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov bertanggung jawab atas implementasi proyek. Dia mengendalikan tahapan implementasi, mengumpulkan ulasan pengguna dan tugas-tugas yang diprioritaskan. Pelatihan bersama, survei karyawan, penjelasan aturan perusahaan membuat kami lebih mudah untuk memulai.

Tujuan utama Softline dalam proyek ini adalah untuk melatih pengguna dan administrator sistem dan dukungan teknis pada tahap pertama. Kami menjelaskan bagaimana produk harus bekerja melalui serangkaian pelatihan. Secara total, kami melakukan 15 pelatihan masing-masing 4 jam. Yang pertama - sebelum uji coba - untuk administrator sistem yang mengatur tahapan untuk transformasi. Dan yang berikutnya sudah untuk karyawan biasa.

Sebagai bagian dari program pelatihan utama, kami menekankan keuntungan yang memberi kompensasi kepada pengguna akhir untuk kesulitan membiasakan diri dengan alat baru. Dan di akhir setiap pelatihan, karyawan dapat mengajukan pertanyaan mereka, yang menghilangkan jebakan di awal pekerjaan.

Meskipun Forex Club mengadakan seminar pelatihan untuk kliennya sendiri, perusahaan tidak dapat memulai pelatihan di G Suite sendiri karena kurangnya guru dengan kompetensi yang diperlukan. Untuk mengevaluasi dampak pelatihan kami, Forex Club mengadakan survei siswa sebelum pelatihan dan beberapa saat setelahnya. Survei pertama menunjukkan sebagian besar persepsi negatif tentang perubahan di masa depan. Yang kedua - sebaliknya, kebangkitan positif. Orang-orang mulai menyadari bahwa ini berlaku untuk pekerjaan mereka.

Kantor percontohan

Proyek dimulai pada akhir 2017, ketika sepuluh administrator sistem beralih ke G Suite. Orang-orang ini harus menjadi perintis yang mengidentifikasi pro dan kontra dari solusi dan membuka jalan bagi transformasi. Kami mempertimbangkan umpan balik dan rekomendasi mereka, dan pada Januari 2018 kami memilih cabang berukuran sedang dengan administrator sistem lokal untuk transisi uji pertama karyawan non-IT.

Transisi dilakukan secara bersamaan. Ya, sulit bagi orang untuk beralih ke alat baru, jadi jika Anda dapat memilih antara solusi cloud dan aplikasi desktop, pengguna akan cenderung ke desktop yang lebih akrab dan memperlambat rencana pembaruan global. Jadi, setelah menyelesaikan pelatihan untuk kantor pilot, kami dengan cepat memindahkan semua orang ke G Suite. Beberapa minggu pertama, masih ada beberapa perlawanan; administrator sistem lokal menanganinya, yang menjelaskan dan menunjukkan semua momen sulit.

Mengikuti kantor percontohan, kami sepenuhnya memindahkan seluruh departemen TI Forex Club ke G Suite.

Kami mengubah jaringan cabang

Setelah menganalisis pengalaman proyek percontohan, kami, bersama-sama dengan departemen IT Forex Club, mengembangkan rencana transisi untuk seluruh perusahaan. Awalnya direncanakan bahwa prosesnya akan berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, kami hanya ingin melatih karyawan Klub Forex yang paling loyal terhadap produk, yang akan mempromosikan proyek di kantor mereka - mereka akan membantu rekan kerja pindah ke platform baru di tahap kedua. Untuk memilih "penginjil" di perusahaan, kami melakukan survei, yang hasilnya melebihi semua harapan: sekitar setengah dari seluruh Klub Forex merespons. Kemudian kami memutuskan untuk tidak memperpanjang proses dan melewatkan tahap "implementasi melalui karyawan".

Seperti dalam proyek percontohan, pertama kantor pusat bermigrasi, di mana ada administrator sistem lokal - ia membantu mengatasi kesulitan yang timbul. Di setiap kantor, transisi ke alat baru diawali dengan pelatihan. Pelatihan harus direncanakan sesuai dengan jadwal yang fleksibel, yang memperhitungkan zona waktu dan jadwal kerja yang berbeda. Misalnya, untuk kantor di Kazakhstan dan Cina, pelatihan harus dimulai pukul 5 pagi waktu Moskow (omong-omong, G Suite berfungsi dengan baik di Tiongkok, apa pun yang terjadi).

Mengikuti kantor pusat, jaringan cabang telah beralih ke G Suite - sekitar 100 poin. Keunikan tahap terakhir dari proyek ini adalah bahwa di cabang-cabang ini ada sebagian besar tenaga penjualan yang banyak bekerja dengan spreadsheet. Bagi mereka, kami melakukan pelatihan selama dua minggu untuk membantu mentransfer data.

Pada saat yang sama, spesialis kami bekerja di belakang layar dukungan untuk Forex Club itu sendiri, karena segera setelah transisi ke G Suite, jumlah panggilan ke dukungan teknis meningkat seperti yang diharapkan. Puncak aplikasi jatuh pada transisi jaringan cabang, tetapi secara bertahap jumlah permintaan mulai berkurang. Aplikasi untuk produk kantor dan email, pengelolaan lisensi perangkat lunak, bekerja dengan server dan peralatan jaringan, serta saluran komunikasi cadangan sangat berkurang. Artinya, implementasi telah mengurangi beban pada baris pertama dukungan dan back-office.

Secara total, pemindahan kantor membutuhkan waktu sekitar dua bulan: pada bulan Februari 2018, pekerjaan diselesaikan di kantor pusat, dan pada bulan Maret - di seluruh jaringan cabang.

Batuan bawah laut

Masalah utama adalah kecepatan migrasi email. Butuh 1 detik untuk mentransfer satu email dari Zimbra ke Gmail menggunakan IMAP Sync. Sekitar 700 karyawan bekerja di ratusan kantor Forex Club, dan masing-masing dari mereka memiliki ribuan surat (secara total, mereka melayani lebih dari 2 juta pelanggan). Jadi untuk mempercepat migrasi, kami menggunakan Alat Migrasi G Suite, dengan itu proses menyalin surat menjadi lebih cepat.

Data dari kalender dan tugas tidak perlu ditransfer. Meskipun ada beberapa solusi dalam infrastruktur lama, mereka tidak sepenuhnya digunakan oleh karyawan. Misalnya, kalender perusahaan diimplementasikan dalam bentuk portal tentang Bitrix, yang tidak nyaman, oleh karena itu, karyawan memiliki alat mereka sendiri, dan karyawan yang terlibat dalam transfer data secara mandiri.

Selain itu, pengguna ditransfer untuk mentransfer dokumen operasional (kami hanya berbicara tentang data pekerjaan saat ini - solusi yang berbeda digunakan untuk basis pengetahuan perusahaan). Tidak ada pertanyaan muncul di sini. Hanya saja pada titik tertentu ditarik garis administrasi - tanggung jawab untuk informasi yang disimpan secara lokal diteruskan kepada pengguna sendiri, sementara departemen TI sudah memantau keselamatan dan keamanan data di Google Drive.

Sayangnya, tidak semua alur kerja berhasil mengambil analog di G Suite. Misalnya, kotak surat umum yang digunakan karyawan Forex Club di Gmail tidak memiliki filter, jadi sulit menemukan surat tertentu. Kesulitan yang sama adalah dengan otorisasi SSO di Google Chat, tetapi masalah ini diselesaikan melalui permintaan yang mendukung Google.

Masalah utama bagi pengguna terkait dengan fakta bahwa layanan Google belum memiliki bagian dari fungsi pesaing, misalnya, Skype atau Office 365 yang sama. Hangouts hanya memungkinkan Anda melakukan panggilan, Google Chat tidak mengutip, dan Google Sheets mendukung Microsoft Excel macro.

Selain itu, produk Microsoft dan Google Cloud memiliki pendekatan berbeda untuk alat pengeditan tabel. File Word yang berisi spreadsheet terkadang terbuka dengan pemformatan yang salah di Google Documents.

Ketika kita terbiasa dengan infrastruktur baru, beberapa kesulitan diselesaikan melalui pendekatan alternatif. Misalnya, alih-alih makro, spreadsheet menggunakan skrip yang tampaknya lebih nyaman bagi karyawan Forex Club. Gagal menemukan analog hanya untuk departemen keuangan Forex Club, yang berkaitan dengan laporan 1C (dengan skrip, format rumit). Karena itu, ia beralih ke Google Sheet hanya dalam hal kolaborasi. Untuk dokumen lain, office suite (Excel) masih digunakan.

Secara total, Forex Club menyisakan sekitar 10% dari lisensi Microsoft Office. Untuk proyek semacam itu, ini adalah praktik biasa: lebih sedikit karyawan menggunakan fitur canggih dari office suites, sehingga yang lain dapat dengan mudah menerima penggantian.

Perlu dicatat bahwa tidak ada transformasi skala besar yang dilakukan pada infrastruktur lainnya. Forex Club tidak meninggalkan Jira dan Confluence, meskipun ia memperkenalkan Google Keep untuk tugas operasional. Untuk mengintegrasikan Jira dan Confluence dengan G Suite, kami telah menggunakan plugin yang memungkinkan Anda untuk mentransfer data dengan cepat. Sistem pemantauan telah dilestarikan, serta banyak alat tambahan: Trello, Teamup, CRM, Metrik, AWS, dll. Secara alami, administrator sistem tetap berada di cabang.

Eksperimen Chromebook

Dalam mencari cara untuk memotong biaya, Forex Club bermaksud untuk mentransfer semua orang ke workstation seluler berbasis Chromebook. Perangkat itu sendiri sangat murah, dan menggunakan layanan cloud di atasnya, Anda dapat dengan cepat menggunakan workstation.

Kami menguji pekerjaan seluler pada sekelompok kecil 25 pengguna di departemen penjualan. Karyawan departemen ini tidak memiliki tugas yang akan mencegah pekerjaan hanya melalui web, jadi bagi mereka migrasi ini seharusnya berlalu tanpa disadari. Tetapi menurut hasil pengujian, ternyata perangkat keras Chromebook murah tidak berfungsi dengan benar untuk semua aplikasi perusahaan Forex Club. Dan model yang lebih mahal yang sesuai dengan parameter teknis ternyata sepadan dengan laptop klasik berbasis Windows. Akibatnya, mereka memutuskan untuk meninggalkan proyek.

Apa yang telah berubah dengan munculnya G Suite

Terlepas dari semua prasangka dan ketidakpercayaan, sudah 3 bulan setelah pelatihan dalam jajak pendapat, 80% staf mengatakan bahwa G Suite benar-benar memudahkan mereka untuk bekerja dengan dokumen. Setelah transisi, mobilitas karyawan yang mulai bekerja lebih banyak dengan perangkat yang dapat dikenakan meningkat:

Statistik tentang penggunaan perangkat mobile menurut Forex Club

Google Forms memperoleh popularitas besar. Di dalam departemen, mereka memungkinkan Anda untuk dengan cepat melakukan survei yang sebelumnya Anda harus menggunakan surat, mengumpulkan hasil secara manual. Sebagian besar pertanyaan dan keluhan disebabkan oleh transisi ke Google Chat dan Hangouts Meet, karena mereka umumnya memiliki lebih sedikit fungsi, tetapi penggunaannya memungkinkan untuk meninggalkan banyak kurir di dalam perusahaan.

Hasil proyek dirumuskan oleh Dmitry Ostroverkhov, dengan siapa kami bekerja: “Proyek ini mengurangi biaya Forex Club pada infrastruktur TI dan menyederhanakan dukungannya. Seluruh lapisan tugas pemeliharaan proses telah hilang, karena masalah ini sedang ditangani oleh Google. Sekarang semua layanan dapat dikonfigurasi dari jarak jauh, mereka didukung oleh beberapa administrator Google, dan departemen TI telah meluangkan waktu dan sumber daya untuk hal-hal lain. "

Bagaimana kami memindahkan ke SAAS tim yang terdiri dari beberapa ratus orang