Get best of the week

Transisi dari sistem pengarsipan ke database otomatis di pemerintahan

Dari saat diperlukan untuk menyimpan (secara akurat merekam) data, seseorang dicetak (atau disimpan) di berbagai media, dengan semua jenis alat, informasi yang diperlukan untuk penggunaan selanjutnya. Selama ribuan tahun, ia merobohkan gambar-gambar di atas bebatuan dan menulis di selembar perkamen, untuk tujuan penggunaan selanjutnya di masa depan (untuk mengalahkan bison hanya di mata).

Dalam milenium terakhir, rekaman informasi banyak digunakan dalam bahasa huruf - "menulis". Menulis, pada gilirannya, meskipun memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal (prevalensi, relatif mudahnya membaca informasi dan menulis, dll.), Tetapi dalam hal administrasi data tidak memungkinkan penggunaan penuh. Cara terbaik yang dapat dilakukan seseorang untuk administrasi data tertulis adalah perpustakaan (arsip). Tetapi perpustakaan harus dilengkapi dengan alat pencarian khusus (pengindeksan) dan manajemen data - lemari arsip. File kartu pada dasarnya adalah direktori registry perpustakaan. Perlu dicatat bahwa istilah perpustakaan (arsip) perlu memahami tidak hanya perpustakaan yang kita kenal, tetapi juga data tertulis yang terorganisir dan terstruktur lainnya (misalnya, kantor pendaftaran atau MVD, kabinet file GNS).

Sulit untuk meremehkan seberapa banyak sistem pencatatan data berbasis kartu telah memengaruhi sistem pendaftaran negara. Misalnya, lembaga pendaftaran penduduk di mana alamat tempat tinggal adalah lokasi fisik dari data yang disimpan tentang warga negara. Jadi, semua data warga yang hidup di jalan-jalan dan daerah tertentu disimpan dalam satu departemen pendaftaran yang ditentukan oleh kabupaten. Ini disebabkan oleh fakta bahwa metode ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menemukan, memperbarui, menghitung, menghasilkan data statistik dan analitik, daripada jika informasi itu disimpan di satu tempat. Misalnya, kantor paspor atau departemen layanan pajak tempat Anda berada menyimpan data tertulis - fisik tentang aktivitas Anda (laporan pajak atau catatan catatan sipil). Setiap orang atau lembaga pemerintahdi alamat pendaftaran, dapat dengan mudah menentukan di mana dokumen kantor pendaftaran disimpan dan di mana pajak daerah administrasi pengembalian pajak.

Seluruh sistem registrasi data dibangun di atas dasar kemampuan kartu-akuntansi ini: tentang warga negara (kantor pendaftaran, kantor paspor), tentang kegiatan ekonomi (departemen administrasi pajak kabupaten), tentang real estat (departemen pendaftaran real estat distrik), tentang kendaraan (departemen registrasi dan pemeriksaan) ), tentang wajib militer (komisaris militer), dll.

Akuntansi indeks kartu dipaksa untuk menggunakan tanda registrasi negara dengan penunjukan teritorial (227NA69-Tver Oblast), untuk menyebutkan berbagai departemen berdasarkan karakteristik teritorial (Pervomaisky ROVD), dipaksa dan dipaksa untuk secara fisik memindahkan data, dll.

Saya mengusulkan untuk mempertimbangkan pergerakan unit data dalam sistem file kartu dari satu file kartu ke yang lainnya. Sebagai contoh ilustratif, kami mengambil proses registrasi ulang kendaraan dalam sistem registrasi kendaraan ketika mobil dijual kepada seseorang yang tempat pendaftarannya (registrasi) berbeda dari tempat pendaftaran pemilik sebelumnya. Menurut aturan, penjual dan pembeli harus tiba di REO "A" (milik penjual) untuk mendaftarkan ulang mobil. Setelah menandatangani kontrak penjualan dan pendaftaran dokumen terkait, pemilik baru akan menerima nomor transit yang berlaku untuk jangka waktu terbatas. Pemilik baru, selama validitas nomor transit, berkewajiban untuk tiba di REO "B", yang menjadi miliknya dengan registrasi (registrasi).Setelah kedatangannya di REO "B", nomor transit dan dokumen registrasi lainnya disita darinya dan mobil terdaftar dengan pemilik baru.

Untuk memahami sepenuhnya pergerakan unit informasi di bawah ini, kami menggambar analogi tentang pergerakan unit data dengan setiap tahap tindakan pendaftaran.

Operasi 1


Penjual dan pembeli tiba di REO "A" untuk pembelian dan penjualan mobil dan hubungi operator. Operator menemukan kartu registrasi dalam file kartu registrasi - yaitu, melakukan pencarian data fisik, yang membutuhkan waktu tertentu. Setelah menemukan kartu, ia memeriksa keberadaan penangkapan atau janji mobil (data dicatat dalam kartu registrasi mobil).

Operasi 2


Operator, setelah melakukan tindakan registrasi yang diperlukan, mengeluarkan nomor transit dan dokumen registrasi untuk jangka waktu terbatas. Karena fakta bahwa data pada pemilik baru harus disimpan dalam REO "B" (karena database adalah indeks kartu dan lokal), proses berikut telah dikembangkan untuk mentransfer informasi dari REO "A" ke REO "B". Data tentang pemilik baru dan mobilnya akan dipindahkan bersamanya, di mana ia akan diberi nomor transit. Kartu akun dengan tanda khusus pada deregistrasi akan tetap dalam REO "A" sebagai unit informasi dalam sejarah kendaraan.Dalam hal ini, deregistrasi berarti bahwa dalam basis data "A" REO, unit informasi ini akan menjadi tidak aktif dan tidak lagi berada dalam daftar pencarian fisik dari data yang disebutkan di atas (kartu registrasi mesin yang dihapus dari register hanya akan ditransfer secara terpisah dari cincin aktif lainnya). Informasi yang dikirimkan itu sendiri akan ditampilkan dalam nomor transit dan dalam dokumen pendaftaran.

Operasi 3


Pemilik baru yang menerima nomor transit sebagai akibat dari deregistrasi mobil dari REO "A", meninggalkan REO "B". Nama jenis nomor "transit" itu sendiri menunjukkan bahwa nomor tersebut diperlukan untuk memindahkan data. Informasi sedang ditransfer dari REO "A" ke REO "B", di mana pemilik baru bertindak sebagai pembawa data. Untuk menjamin penyelesaian pergerakan informasi, nomor transit dikeluarkan untuk periode validitas tertentu, di mana pemilik baru diharuskan untuk mendaftar dengan REO "B". Kontrol atas proses ini ditugaskan ke badan-badan negara yang relevan. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa norma hukum dan sumber daya manusia yang sangat besar dilibatkan dan digunakan untuk mengendalikan pelaksanaan proses perpindahan data.

Operasi 4


Setelah mobil tiba di REO "B", itu terdaftar, yang berarti merekam data tentang mobil di lemari file REO "B". Operator menghapus nomor transit dan mengeluarkan nomor negara bagian baru, saat mencetak kartu registrasi dan memasukkannya ke dalam file kartu. Kartu registrasi ini menampilkan semua data yang ditransfer dari REO "B".

Ini melengkapi proses "analog" transfer data dari REO "A" ke REO "B". Tidak diragukan lagi, algoritma untuk pergerakan informasi ini rumit dan membutuhkan pengeluaran besar baik pada bagian sumber daya manusia maupun pada bagian aktivitas fisik. Data bergerak tentang mobil tidak melebihi 3 kilobyte, sedangkan biaya pasar untuk memindahkan informasi menggunakan teknologi 1024 kilobyte yang ada adalah 3 som (sesuai dengan tarif maksimum operator seluler).

Era penerapan sistem manajemen basis data


Penggunaan sistem manajemen basis data dapat secara dramatis menyederhanakan proses mengubah data dalam susunan besar proses pendaftaran. Mengotomatiskan dan mengeluarkan hasil yang dijamin untuk kueri data.

Sebagai contoh yang baik, mari kita menggambar analogi dengan proses pendaftaran ulang mobil di atas jika DBMS digunakan.

Operasi 1


Penjual dan pembeli tiba di REO "A" untuk pembelian dan penjualan mobil dan hubungi operator. Operator menemukan kartu registrasi dalam file kartu registrasi - yaitu, melakukan pencarian data fisik, yang membutuhkan waktu tertentu. Setelah menemukan kartu, ia memeriksa keberadaan penangkapan atau janji mobil (data dicatat dalam kartu registrasi mobil). Operator memasukkan data kendaraan ke dalam DBMS dan menerima tanggapan instan tentang keberadaan penangkapan atau janji.

Operasi 2


Operator, setelah melakukan tindakan registrasi yang diperlukan, mengeluarkan nomor transit dan dokumen registrasi untuk jangka waktu terbatas. Karena fakta bahwa data pada pemilik baru harus disimpan dalam REO "B" (karena database adalah indeks kartu dan lokal), proses berikut telah dikembangkan untuk mentransfer informasi dari REO "A" ke REO "B". Operator memasukkan data tentang pemilik baru dalam DBMS.

Ini melengkapi proses pendaftaran ulang. Semua operasi lain tidak relevan, karena database terpusat. Pemilik baru tidak perlu menerima (membayar) nomor transit. Untuk mengantre pendaftaran transportasi (produksi), membayar aplikasi yang dihasilkan, dll. Pada saat yang sama, beban pada karyawan REO akan berkurang karena operasi tidak lagi memerlukan skema registrasi ulang yang kompleks.

Juga, tidak perlu untuk sejumlah pembatasan, seperti penggunaan atribut regional dalam angka negara (tidak diperlukan penunjukan regional, yang akan memungkinkan untuk mendaftarkan mobil di REO apa pun), catatan alamat pemilik dalam dokumen registrasi, registrasi ulang jika ada perubahan tempat tinggal, dan sebagainya pada daftar besar.

Kemungkinan pemalsuan dokumen pendaftaran secara praktis dikecualikan, karena informasi tentang kendaraan disediakan dari database.

Proses yang ada untuk mendapatkan data di lembaga pemerintah didasarkan pada kemampuan akuntansi berbasis kartu dan penyimpanan data.

Berdasarkan hal tersebut di atas, keuntungan utama menggunakan sistem informasi otomatis (AIS) berikut dapat ditentukan:

  • AIS akan sangat menyederhanakan dan secara radikal mengubah pendekatan untuk proses pendaftaran.
  • Dalam proses pendaftaran, perlu untuk menggunakan prinsip dan aturan membangun DBMS.
  • Untuk sepenuhnya memanfaatkan kemampuan AIS, prosedur pendaftaran yang ditetapkan harus diubah.
  • Banyak peluang untuk integrasi sistem langsung dengan sistem lain (misalnya, perbankan).
  • Minimalkan kesalahan manusia.
  • Mengurangi waktu bagi warga negara untuk menerima informasi.

Source: https://habr.com/ru/post/undefined/

More articles:


All Articles