👩‍⚕️ 👨🏼‍🔬 👩🏻‍🚀 कैसे समझें कि एक परियोजना एक परियोजना है और इसे सही ढंग से चलाएं 🛵 🖇️ 👩‍👦

डेमो से दो दिन पहले। टीम ने विशिष्ट कार्यक्षमता देखी - Google मानचित्र के साथ हमारे उत्पाद का एकीकरण। एकीकरण को "घुटने पर" देखा जाता है - मुख्य बात यह है कि संभावित ग्राहक को सिस्टम की क्षमताओं को दिखाने के लिए समय है।

डेमो गुजरता है और ग्राहक सोचने के लिए रुक जाता है।

छह महीने बाद, विक्रेता Google मानचित्र एकीकरण के साथ किसी अन्य ग्राहक को एक और समाधान बेचते हैं। खैर, उन्होंने देखा कि डेढ़ साल पहले सब कुछ डेमो पर काम करता था।

यहां क्या समस्या है?

मैंने अलग-अलग कंपनियों में काम किया। कहीं न कहीं यह स्पष्ट था कि हम इस परियोजना को करने जा रहे हैं। यह स्पष्ट क्यों था? ग्राहक आया और उसने कहा, मुझे ऐसी प्रणाली बनाने की जरूरत है और इसका वर्णन करता हूं। प्रबंधक योजना बनाता है कि परियोजना समय और धन में कितना लेगी, ग्राहक के साथ बातचीत करती है और आगे काम करती है। यह है - चार्टर, परियोजना योजना, जोखिम, गुणवत्ता नियंत्रण और अन्य परियोजना कलाकृतियाँ। स्पष्ट और समझने योग्य।

अन्य संगठनों में, परियोजना ऊपर से शुरू की गई थी - हम यह कर रहे हैं और यह, लोगों को ले जाओ और जाओ। कम विस्तार, लेकिन यह भी स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से।

तीसरा, सबसे कठिन, परियोजनाओं के साथ यह आसान नहीं है। मेरी राय में, कई समस्याएं हैं जिनके बारे में मेरे लिए अपने स्तर से निर्णय लेना मुश्किल है। शुरुआत में वर्णित के रूप में सब कुछ हुआ - परियोजना जीवित रहने की तुलना में अधिक मृत है।

क्या समस्याएँ आती हैं?

सॉफ्टवेयर बेचते समय, क्लाइंट को केवल आइसबर्ग - कैंडी रैपर और मिठाई की नोक दिखाई गई थी। किसी ने भी हुड के नीचे नहीं देखा, और वहां वे अभी भी काम करते हैं और काम करते हैं।
बिक्री प्रक्रिया में तकनीकी विशेषज्ञों को सलाहकार के रूप में शामिल नहीं किया गया था।
विक्रेताओं ने तकनीकी टीम से परामर्श किए बिना ग्राहकों को कुछ समय सीमा का वादा किया।

परियोजना की टीम ने कार्यान्वयन योजना तैयार करना शुरू किया और "अचानक" बारीकियां दिखाई दीं।

शैली का एक क्लासिक, हालांकि - हम और ग्राहक दोनों ने अलग-अलग "एकीकरण" को समझा, उदाहरण के लिए, या "ऑडिट" शब्द। उनके लिए, यह एक अच्छा शब्द था, जो दुष्ट सत्यापनकर्ताओं से जुड़ा था, और हमारे लिए, एक शब्द जिसका अर्थ है कार्यक्षमता।

परिणामस्वरूप, कार्यान्वयन प्रक्रिया एक संशोधन परियोजना में बदल जाती है। औपचारिक रूप से, मसौदा चार्टर में बदलाव नहीं हुआ, सभी उच्च-स्तरीय लक्ष्य समान रहे।

टैक्सी कैसे करें? मुख्य कार्य यह पता लगाना है कि क्या किया जाना चाहिए, प्राथमिकताओं, समयसीमा, संसाधनों, जोखिमों को निर्धारित करें, सभी इच्छुक पार्टियों को सूचित करें, कई विकास परिदृश्य तैयार करें। परिणामस्वरूप - ग्राहक के साथ आवश्यक राशि पर सहमत होने के लिए जो सस्ती बजट में फिट होगी।

मुख्य बारीकियों - परियोजना पहले ही बेच दी गई है, इसमें पहले से ही एक बजट और काम की मात्रा है। बहुत कठिन प्रतिबंध। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको यह सब निगलने की ज़रूरत है और इसे पहली बार में सच्चाई के लिए ले जाना चाहिए। 99% मामलों में, आप बातचीत कर सकते हैं, चाहे वह ग्राहक हो या प्रायोजक।

हम प्रोजेक्ट शुरू करते हैं

ऐसा हुआ कि मैं स्पष्ट योजनाओं का अधिक समर्थक हूं। झरना और पीएमआई दृष्टिकोण भावना के समान हैं, हालांकि एजाइल के कुछ पहलू विदेशी नहीं हैं।

तो, परियोजना शुरू होती है और परियोजना के लॉन्च होने का प्रमाण परियोजना का चार्टर है। जो थोड़ा परिचित या अपरिचित हैं, उनके लिए मैं बताऊंगा कि यह किस प्रकार का जानवर है।

पीएमआई की विचारधारा के अनुसार, यह एक दस्तावेज है जो शीर्ष स्तर के लक्ष्यों, समयसीमा, बजट, जोखिमों का वर्णन करता है, और परियोजना प्रबंधक को औपचारिक अधिकार भी देता है और, महत्वपूर्ण रूप से, परियोजना का नाम निर्धारित करता है। नीचे मैं समझाऊंगा कि क्यों।

प्रायः, चार्टर को परियोजना प्रबंधक द्वारा तैयार किया जाता है, प्रायोजक, ग्राहक और अन्य प्रमुख हितधारकों के साथ सहमति व्यक्त की जाती है।

जिन फर्मों में मैंने काम किया था, उनमें से एक में कोई स्पष्ट परिभाषा नहीं थी कि परियोजना क्या है। एक निश्चित गतिविधि थी, एक निश्चित प्रवाह, जिसे एक परियोजना कहा जाता था, लेकिन वास्तव में यह नहीं था। यह एक धारणा थी। ठीक है, चलो इसे एक परियोजना कहते हैं और कम से कम एक नाम पर निर्णय लेते हैं ताकि हर कोई समझता है कि हम किस बारे में बात कर रहे हैं। नामों के साथ भ्रम था, जब प्रायोजक ने कहा - "समाधान के एकीकरण की परियोजना पर प्रगति क्या है?", फिर विभाग के प्रमुख और प्रबंधक ने अलग-अलग चीजों के बारे में सोचा। विभाग के प्रमुख ने इस परियोजना को "ग्राहक एकीकरण" कहा, और परियोजना प्रबंधक "डेटाबेस अनुकूलन"। सभी ने अपने स्तर पर सोचा।

एजाइल के पास कोई बजट और समय सीमा नहीं है, यहां तक कि शीर्ष स्तर वाले भी, क्योंकि सब कुछ लचीला है और किसी भी समय बदल सकता है। हां, एजाइल पूरा होने के समय का अनुमान लगा सकता है, लेकिन कई पुनरावृत्तियों के बाद जब टीम के प्रदर्शन का मूल्यांकन किया जाता है। लेकिन लक्ष्य हैं। हम जानते हैं कि हम क्या करना चाहते हैं।

मैं एक उदाहरण दूंगा। दो विकास दल हैं। दोनों की एक ही परियोजना है - खाद्य गुणवत्ता नियंत्रण के लिए एक मोबाइल समाधान विकसित करना।

टीम ए वाटरफॉल पर काम करती है। टीम बी एजाइल पर काम करती है। योजना और विकास के विभिन्न दृष्टिकोण। लेकिन लक्ष्य एक है। तो शुरू में इसे ठीक क्यों नहीं किया? स्प्रिंट के बीच में टीम बी की संभावना क्या है यह समझ जाएगा कि ग्राहक को गुणवत्ता नियंत्रण के लिए आवेदन की आवश्यकता नहीं है, लेकिन फुटबॉल मैचों की रिकॉर्डिंग के लिए एक आवेदन की आवश्यकता है? बहुत छोटी, अधिक संभावना के साथ वे फिर भी अपने मूल लक्ष्य पर आएंगे।

NB: मैं एक धारणा बना रहा हूं और कस्टम विकास के बारे में बात कर रहा हूं, न कि स्टार्टअप के बारे में।

नाम के साथ, समय, बजट, कम या ज्यादा स्पष्ट। जोखिमों के बारे में क्या?

पीएमआई इसका औपचारिक रूप से उल्लेख करता है। मेरी राय में, जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया एक स्वतंत्र चीज है। मुझे मेरा आशय समझाने दीजिए।

जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण होते हैं:

पहचान
विश्लेषण
योजना
निगरानी

यह अनिवार्य रूप से एक पुनरावृत्त प्रक्रिया है। यह संचालन और चुस्त दृष्टिकोण दोनों पर लागू होता है।

एक परियोजना शुरू करते समय, एक वैश्विक जोखिम होता है - यह विफल हो सकता है।

एडवर्ड यॉर्डन की पुस्तक, द कामिकेज़ पाथ, में एक दिलचस्प विचार है - यह किसी भी परियोजना को विफलता के रूप में मानता है। इस दृष्टिकोण के साथ, आपको एक विकास रणनीति बनाने की आवश्यकता है, अर्थात्, ऐसे कार्यों के एक सेट के माध्यम से सोचें जो एक सफल परियोजना को असफल बना देगा।

तो क्यों नहीं इस विचार से धक्का और यह हो सकता है? हां, शुरुआत में बहुत कम डेटा है। लेकिन ऐसा क्यों है कि वे उच्च-स्तरीय जोखिम हैं, ताकि इच्छुक पार्टियों को दिखाया जा सके कि क्या गलत हो सकता है।

कुल - मसौदा चार्टर एक दस्तावेज है जो सभी प्रमुख दलों को एक शब्दावली, वैश्विक लक्ष्यों और उच्च-स्तरीय जोखिमों पर सहमत होने की अनुमति देता है। हर कोई समझता है कि हम कहां जा रहे हैं, हम क्या हासिल करना चाहते हैं और क्या गलत हो सकता है।

प्रोजेक्ट लक्ष्य निर्धारण

कई नौसिखिए परियोजना प्रबंधक इसके माध्यम से चले गए - आपको एक चार्टर तैयार करने और परियोजना के उद्देश्य (ओं) को निर्धारित करने की आवश्यकता है। और ऐसे राक्षस पैदा होते हैं:

विभागों के बीच बातचीत में सुधार के लिए एक कॉर्पोरेट कार्यक्रम और परियोजना प्रबंधन प्रणाली का विकास और कार्यान्वयन;
लेखांकन प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए कर लेखा प्रणाली को पुनर्चक्रित करना;
विभागों के लाभ को बढ़ाने के लिए एक लागत नियंत्रण प्रणाली का कार्यान्वयन।
ऐसे प्रोजेक्ट पूरे नहीं किए जा सकते। यदि आप चार्टर में इस शब्द को देखते हैं, तो यह परियोजना पहले से ही मृत है।

"कॉर्पोरेट सिस्टम" को सहयोग में सुधार क्यों करना चाहिए? ग्राहक यह कैसे समझेगा कि उसने ऐसा किया है?

"लेखा प्रणाली का पुनर्चक्रण" - हम इसे फिर से काम करेंगे, लेकिन कैसे? इंटरफ़ेस में मेनू आइटम बदलें। क्या यह लेखांकन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है?

"नियंत्रण प्रणाली का कार्यान्वयन" - हम कैसे समझते हैं कि सिस्टम लागू है? मान लीजिए कि सभी सहमत हैं कि इसे लागू किया गया है, लेकिन क्या इससे विभागों का लाभ बढ़ेगा? क्या होगा अगर हम कुछ भी लागू नहीं करते हैं, लेकिन हमारे नियंत्रण से परे कारणों से लाभ बढ़ता है? क्या हम मान सकते हैं कि परियोजना अपने लक्ष्य तक पहुँच गई है?

यदि हम परियोजना के लक्ष्यों को तैयार करते हैं, तो यह लक्ष्यों का एक सेट होना चाहिए: विशेष रूप से क्या करने की आवश्यकता है और हम कैसे समझते हैं कि हमने इसे किया था? हमें क्या देखना, महसूस करना चाहिए? क्या बदलना चाहिए? इसकी क्या लागतें प्राप्त की जानी चाहिए? कब? यदि कई लक्ष्य हैं, तो उनकी प्राथमिकताएं क्या हैं। यह पता लग सकता है कि लक्ष्य एक-दूसरे पर निर्भर हैं, या यह पता चल सकता है कि कुछ लक्ष्य परस्पर अनन्य हैं।

स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करना

विशिष्ट - विशिष्ट।
हम क्या करना चाहते हैं? कुछ सुधार करना है? और कितना?
मापने योग्य - औसत दर्जे का।
क्या हम पैसे, प्रतिशत, समय की बचत में लक्ष्य को माप सकते हैं?
प्राप्त - प्राप्त करने योग्य? क्या हमारे पास लक्ष्य प्राप्त करने के लिए पर्याप्त संसाधन, ज्ञान, अनुभव, समय है?
प्रासंगिक - प्रासंगिक या महत्वपूर्ण।
यहां आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि लक्ष्य क्यों प्राप्त करना है?
समय बद्ध - time limited।
लक्ष्य कब तक प्राप्त किया जाना चाहिए?

उदाहरण: एक इलेक्ट्रॉनिक जोखिम रजिस्टर और समय सीमा के स्थगन की स्वचालित अधिसूचना के समारोह के साथ ईमेल का उपयोग कर परियोजना कार्यालय के 20 कार्यस्थलों के लिए प्रोजेक्ट सर्वर पर आधारित एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली को लागू करें।

प्रणाली को लॉन्च होने के 2 महीने के भीतर प्रत्येक परियोजना के समय को 15% तक कम करने में मदद करनी चाहिए।

सिस्टम को 6 महीने में लागू किया जाना चाहिए, 15 दिसंबर के बाद नहीं।

पहले से ही करीब है, लेकिन अभी भी परिष्कृत करना संभव है।

अतिरिक्त प्रश्न जो आप पूछ सकते हैं:

क्या किया जाए?
आपको ऐसा करने की आवश्यकता क्यों है?
परियोजना को क्या लाभ पहुंचाना चाहिए?
क्या हर कोई इस योजना से परिचित है?
क्या हर कोई उसे उसी तरह समझता है?
क्या हर कोई उससे सहमत है?
आपको नौकरी खत्म करने की आवश्यकता कब है?
अंतिम उपयोगकर्ता कौन है?
आप किस गुणवत्ता को प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं?
क्या कार्यक्षमता की उम्मीद है?
क्या सुविधाएं उपलब्ध हैं?
कौन सफलता को नियंत्रित करता है और किस मापदंड से?
किसी भी मामले में क्या नहीं होना चाहिए?
क्या काम परियोजना से संबंधित नहीं है?

अंतिम दो प्रश्न तथाकथित "गोल नहीं" हैं।

वे वर्णन करते हैं कि क्या परियोजना के लिए प्रासंगिक नहीं है और क्या नहीं होना चाहिए, क्योंकि यह परियोजना की प्रगति में हस्तक्षेप करता है या आंतरिक प्रतिबंधों का उल्लंघन करता है। परिणाम जो परियोजना के लिए प्रासंगिक नहीं हैं, उन्हें हानिकारक नहीं माना जाना चाहिए, लेकिन आपको इस बात की जानकारी होनी चाहिए कि ग्राहक उनके लिए भुगतान नहीं करता है।

सारांश

आप देखते हैं, कुछ निश्चित रूपरेखा के साथ काम की एक निश्चित राशि है और इसके लिए एक समय और बजट भी है? संभावना की एक उच्च डिग्री के साथ यह एक परियोजना है। हम बिक्री लोगों के साथ बातचीत कर रहे हैं ताकि प्रबंधक और इंजीनियर दोनों बिक्री प्रक्रिया में शामिल हों। कम से कम सलाहकारों के रूप में - और फिर वे इसके साथ काम करेंगे।

शुरू करने से पहले, हम परियोजना और शब्दावली का नाम निर्धारित करते हैं। हम चार्टर लिखते हैं और स्पष्ट और समझने योग्य लक्ष्य बनाते हैं। स्मार्ट हमारा सब कुछ है।

कैसे समझें कि एक परियोजना एक परियोजना है और इसे सही ढंग से चलाएं

हम प्रोजेक्ट शुरू करते हैं

प्रोजेक्ट लक्ष्य निर्धारण

स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करना

सारांश

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