इस पोस्ट के साथ, मैं पेशेवर सेवाओं में प्रक्रिया विज़ुअलाइज़ेशन के विषय पर लौटता हूं। जैसा कि मैंने पहले लिखा था, हम संयुक्त संचय और ज्ञान के संवर्धन के रूप में इस तरह की प्रक्रियाओं की व्याख्या कर सकते हैं , और कुछ उदाहरण दिए। उनका प्रमुख हिस्सा उत्पादन केंद्रों, प्रक्रिया चरणों और प्रतिनिधिमंडल के बजाय ज्ञान के संचय और संयुक्त गतिविधियों के अनुक्रम के माध्यम से जानकारी प्राप्त करने पर जोर है।

अब इससे जुड़ी समस्या की ओर मुड़ते हैं: वास्तविक जीवन की प्रक्रियाओं से कैसे शुरू करें और दृश्य प्रबंधन प्रणाली में सही प्रतिबिंब बनाएं। कंबन प्रणाली का उपयोग करने वाली टीमों और संगठनों के लिए, इस तरह के दृश्य उनके सिस्टम के एक महत्वपूर्ण हिस्से का प्रतिनिधित्व करते हैं। कानबन विधि का उपयोग करके अपनी सेवाओं को विकसित करने वालों के लिए, यह विज़ुअलाइज़ेशन अभ्यास का एक अनिवार्य हिस्सा है, जो विधि के अभ्यास में से एक है।

संक्षेप में, इस तरह प्रस्तुत ज्ञान / सूचना संचय आरेख,

हम ऐसे कंबन बोर्ड की कल्पना कर सकते हैं:

प्रक्रिया मानचित्रण विधि के तीन महत्वपूर्ण पहलू हैं:

क्या करना है, वास्तव में, और कैसे - एक विशिष्ट नुस्खा।
वास्तव में लोगों के समूहों के साथ काम करके बनाई गई टिप्पणियां: पेशेवरों, विपक्ष, आश्चर्य और नुकसान - हम केवल अभ्यास में पता लगाएंगे।
किसी खास तरीके से कुछ करने या न करने का औचित्य हमें शेफ की तरह ही होना चाहिए, न कि शेफ की तरह।

इससे पहले कि हम जारी रखें, यहां यह ध्यान देने योग्य है कि हम पहले ही इस धारणा से दूर हो गए हैं कि एक प्रक्रिया चरणों का एक निर्धारित अनुक्रम है। Visio में निर्मित और SharePoint में संग्रहीत फ़्लोचार्ट गुम है। एक प्रक्रिया वह होती है जो वास्तविक जीवन में होती है, और मुख्य रूप से उन लोगों द्वारा किए गए निर्णयों के असंख्य के माध्यम से होती है (ज्यादातर तर्कहीन) जो प्रकृति में अपूर्ण हैं। क्या होता है वह मानदंड जो हम सुधारना चाहते हैं।

सरल चीजें: क्या करें और कैसे करें

हमारी प्रक्रिया को प्रतिबिंबित करने के लिए, हमें जानकारी चाहिए:

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काम की वस्तुओं के वास्तविक उदाहरणों का उपयोग करना बहुत महत्वपूर्ण है । उनके बिना, लोग केवल आदर्श प्रक्रिया के अपने दृष्टिकोण पर चर्चा करेंगे, प्रक्रिया पर मौजूदा दस्तावेज़ीकरण का उल्लेख करेंगे, या यह तर्क देंगे कि यह प्रक्रिया कैसे होनी चाहिए। उदाहरणों का उपयोग करके, हम पता लगा सकते हैं कि वास्तव में क्या चल रहा है: इन गतिविधियों की प्रक्रिया में किए गए विभिन्न गतिविधियाँ और निर्णय। प्रत्येक प्रकार के कार्य मद के लिए आमतौर पर तीन से छह उदाहरण पर्याप्त हैं। ऐसे लोग होने चाहिए जो सीधे इन काम की वस्तुओं पर काम करते हैं। प्रबंधक, टीम लीडर या प्रोसेस कोच की दृष्टि पर भरोसा न करें।

काम की वस्तुओं को एक बड़े, खाली बोर्ड के दाईं ओर पंक्तिबद्ध किया जाना चाहिए। इस मामले में, हमारे पास हाल ही में चार प्रकार के दस सेट तत्व हैं।

फिर कमरे में प्रत्येक व्यक्ति स्टिकर का एक ढेर लेता है, उन गतिविधियों को रिकॉर्ड करता है जिसमें उसने भाग लिया था या वह निर्णय लेता है जो वह इनमें से प्रत्येक कार्य आइटम की डिलीवरी के लिए अग्रणी बनाता है, और अपने स्टिकर को एक सफेद बोर्ड पर रखता है। प्रत्येक गतिविधि के परिणामस्वरूप ज्ञान या जानकारी क्या प्राप्त हुई, इस पर मुख्य ध्यान दिया जाना चाहिए, न कि प्रक्रियाओं और बैठकों के तथ्य पर। सुविधाकर्ता प्रतिभागियों को एक बार में एक स्टिकर लगाने और कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित करने के लिए कहता है । हम ट्रैक करना चाहते हैं कि वास्तव में डिलीवरी प्रक्रिया के दौरान क्या हुआ।

यह पता चला है कि यह गतिविधि जटिल और सामाजिक है। लोगों ने याद नहीं किया कि उन्होंने क्या किया, लेकिन वे एक-दूसरे की यादों को उत्तेजित करते हैं। उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर डेवलपर एक स्टिकर लिख सकता है, जिसमें कहा जा सकता है कि उसने आपूर्ति फ़ंक्शन के लिए कोड लिखा था। परीक्षक को याद हो सकता है कि उन्होंने वास्तव में एक अपूर्ण फ़ंक्शन का परीक्षण किया था, इसमें त्रुटियां पाईं, और डेवलपर को एक रिपोर्ट प्रदान की। तब डेवलपर याद कर सकता है कि यह फ़ंक्शन वास्तव में तब अपूर्ण था, जब उन्होंने अपने सहयोगी के साथ परामर्श किया और ऐसी त्रुटियों की घटना को रोकने के लिए कई स्वचालित परीक्षणों को जोड़ने की योजना बनाई और, तदनुसार, योजना को लागू करना आवश्यक था। यह इस जटिल संयुक्त खेल के लिए धन्यवाद है कि मौजूदा प्रक्रिया की प्रमुख गतिविधि, मोड़, बातचीत के पैटर्न की कल्पना की जाती है, और स्पष्ट रूप से उभरती है।

समय के साथ, समूह उन दोनों के बीच समानता को नोटिस करना शुरू कर देगा (ज़ाहिर है, एक ही प्रकार के कार्य मद के भीतर)। मेजबान को प्रतिभागियों के साथ समान गतिविधियों के साथ स्टिकर के निर्माण के आदेश को स्पष्ट करना चाहिए। कभी-कभी आदेश जल्दी से स्पष्ट रूप से पर्याप्त हो जाता है, इसलिए स्टिकर पर प्रत्येक कार्य आइटम के लिए प्रत्येक अलग-अलग चरण को लिखने की आवश्यकता नहीं है। तब मुख्य, प्रमुख गतिविधियों को एक समय पर व्यवस्थित करके और तदनुसार स्टिकर को समूहित करके निर्धारित किया जा सकता है। एक अनुस्मारक के रूप में ( यह पिछले पोस्ट में विस्तार से वर्णित किया गया था ), मुख्य प्रकार की गतिविधि में से एक थोड़ी देर के लिए ज्ञान के संचय पर हावी है, लेकिन अंततः फीका पड़ जाता है और एक नए प्रमुख प्रकार की गतिविधि द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है।

इस उदाहरण में, समूह ने एक विशिष्ट प्रकार के कार्य मद की छह डिलीवरी के लिए समयरेखा को फिर से बनाया और पांच प्रमुख गतिविधियों की पहचान की।

स्पष्ट नीति

इस कार्यशाला के परिणामों को आसानी से नए कानबन बोर्ड में स्थानांतरित किया जा सकता है। प्रत्येक पहचाने गए प्रमुख गतिविधि को एक कॉलम द्वारा दर्शाया जाएगा। समूह को यह तय करना होगा कि प्रत्येक गतिविधि का नाम कैसे दिया जाए - ये नाम भौतिक बोर्ड पर कॉलम हेडर बन जाते हैं। चूंकि कई प्रकार के कार्य आइटम हैं और उनमें से प्रत्येक में प्रमुख गतिविधियों के विभिन्न सेट हो सकते हैं, कानबन बोर्ड में आम तौर पर कई ट्रैक होंगे, जिनमें से प्रत्येक में प्रक्रिया में अंतर प्रदर्शित करने के लिए स्तंभों का एक अलग सेट है।

यह कार्यशाला निहित लेकिन निहित नियमों की पहचान करने में भी मदद करती है। याद रखें कि कानबन विधि की एक प्रमुख विधि नियमों को स्पष्ट करना है। इसमें शामिल हो सकते हैं:

तत्परता के मानदंड (तैयार की परिभाषा);
पूरा होने का मापदंड (परिभाषा की परिभाषा);
निष्पादित करने के लिए आइटम का आदेश देने या चयन करने के नियम (कुछ इस प्राथमिकता को कहते हैं);
ताल प्रतिकृति और आपूर्ति;
आदि।

यह सब पता लगाया जा सकता है और एक नए बोर्ड पर तय किया जा सकता है।

एक कार्यशाला में आमतौर पर ढाई घंटे लगते हैं । मेरे अनुभव में, यह बेहतर नहीं है कि अच्छी तरह से समझाएं, अच्छे प्रश्नों के साथ चर्चा को बनाए रखें और लोगों को एक-दूसरे के विचारों को समझने और उनकी कार्य प्रक्रिया को समझने के लिए पर्याप्त समय दें। केवल साधारण मामलों में हमने इसे दो घंटे से भी कम समय में पूरा किया, और कभी भी ऐसा मामला नहीं आया जब इसमें तीन घंटे से अधिक का समय लगा हो। मेरा मानना है कि प्रक्रिया की जटिलता ध्यान की सीमित मात्रा और लोगों द्वारा विवरण में गोता लगाने के लिए आवश्यक डिग्री से ऑफसेट है।

कंबन विधि: एक सामूहिक ज्ञान निर्माण प्रक्रिया के रूप में आपकी प्रक्रिया को समझना - भाग 1 (व्यंजनों)

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