🌤️ 👩🏾‍🏫 🤱🏼 ट्रेलो - एक छोटी आईटी टीम के लिए एक प्रभावी ज्ञान प्रबंधन प्रणाली 🚪 🤠 👨🏿‍🌾

जब हम ज्ञान के आधार के बारे में बात करते हैं, तो हम आमतौर पर एक बड़ी आईटी कंपनी या निगम में एक जटिल प्रणाली का प्रतिनिधित्व करते हैं। वे निर्देशों, प्रलेखन, पाठ्यक्रमों और कौशल कार्डों को संग्रहीत करने के लिए डेटाबेस का उपयोग करते हैं। लेकिन यहां तक कि छोटी टीमों को ज्ञान के आधार की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, डिजाइनर प्रेरणा के लिए साइटों को लिंक करने के लिए, ग्राहकों के लिए उदाहरण, काम और लेखों के लिए ऑनलाइन सेवाएं।

कंफ्लुएंस जैसे भारी उत्पादों का उपयोग करना इसके लिए असुविधाजनक है; छोटी टीमें ट्रेलो के साथ बेहतर हैं। यह सरल और व्यावहारिक उपकरण आपको एक शाम में ज्ञान के सुविधाजनक भंडार को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, जिसे बनाए रखना और अपडेट करना आसान है। ठीक यही एटमैन डिजिटल की वेब डिज़ाइन टीम ने किया और प्रसन्न हुई। वे ट्रेलो में ज्ञान के आधार का उपयोग कैसे करते हैं, इस दृष्टिकोण के क्या फायदे हैं और कौन उपयुक्त है, रोमन खोरिन बताएंगे - आत्मान डिजिटल के सीईओ।

Trello क्यों चुनें

जब एक डिजाइनर एक वाणिज्यिक परियोजना करता है, तो उसके पास दो प्रश्न होते हैं: "मैंने यह कहां देखा?" और "यह कैसे किया जा सकता है?" एक अनुभवी विशेषज्ञ के पास अपने द्वारा विकसित की गई परियोजनाओं और सेवाओं की एक दृश्य और दृश्य स्मृति है। एक संदर्भ (उदाहरण) खोजना और समझना कि किसी परियोजना को कैसे लागू किया जाए, यह उसके लिए एक सरल कार्य है। लेकिन शुरुआती के पास ऐसी स्मृति नहीं है - उन्हें लगातार नई साइटों और सेवाओं के डिजाइन का अध्ययन करने की आवश्यकता है।

Atman Digital में एक युवा डिजाइन टीम है। कई आदेशों को पूरा करने के बाद, यह सवाल उठता है: "एक टीम में अनुभव के आदान-प्रदान को कैसे व्यवस्थित किया जाए?" इसके लिए उपयोगी सेवाओं और संदर्भ सेटों का आदान-प्रदान करने का तरीका खोजने की आवश्यकता है - एक ज्ञान का आधार।

हमारे पास एक गहन ठोस आधार बनाने का समय नहीं था। चूंकि पहले प्रोजेक्ट ट्रेलो में थे, इसलिए टीम पहले से ही इस टूल से परिचित थी। उन्हें ज्ञान आधार को व्यवस्थित करने के लिए चुना गया था।

ट्रेलो की संरचना सरल और सहज है: सूचियां, कार्ड, चेक सूचियां। हमने आसानी से और जल्दी से आधार व्यवस्थित किया और इसे परिचित इंटरफ़ेस के लिए अनुकूलित किया। ट्रेलो में, डिजाइनरों के आधार को बनाने वाले बाहरी लिंक को व्यवस्थित करना आसान है। डेटाबेस में कुछ नया जोड़ना पूरी टीम के लिए भी आसान और समझ में आता है।

आत्मान ज्ञान आधार कैसे काम करता है

आधार पदानुक्रमित है: इसे अलग-अलग श्रेणियों में विभाजित किया गया है, जिनमें से प्रत्येक में चेक सूचियों के रूप में एक अतिरिक्त sublevel के साथ कार्ड हैं।

ज्ञान आधार में कार्ड का बोर्ड।

पदानुक्रम का पहला स्तर वर्कफ़्लो पृथक्करण है । सभी परियोजनाएं एनालिटिक्स से शुरू होती हैं और प्रोटोटाइप के साथ जारी रहती हैं। संदर्भ और एक मडबोर्ड एक दृश्य शैली है जिसे इस शैली में संपूर्ण परियोजना का एहसास करने के लिए एक ग्राहक को पेश किया जा सकता है। आगे की डिज़ाइन रेंडरिंग और कई स्टेप्स जो तस्वीर में नहीं हैं।

जब एक डिजाइनर को कोई समस्या होती है, तो वह याद रखना चाहता है कि उसने क्या देखा, या पिछले अनुभव का उपयोग किया। समस्याएं न केवल इस तरह दिखाई देती हैं, बल्कि वर्कफ़्लो के संबंध में, उदाहरण के लिए, साइटों के ग्राहक उदाहरण दिखाएं या लेआउट में एक नया तत्व जोड़ें। इसलिए, पहला स्तर कार्यों का पृथक्करण है।

दूसरा स्तर सामग्री का प्रकार है । ये एक ऐसे खंड के भीतर कार्ड हैं जिन्हें संरचित किया जा सकता है।

नीचे स्तर पर - कार्ड में - सामग्रियों की एक सूची जो हम काम में उपयोग करते हैं। इस मामले में, ये ऐसे स्थल हैं जिनसे हम प्रेरणा लेते हैं। यह "प्राथमिक ज्ञान" है जिसे अब घटकों में विभाजित नहीं किया जा सकता है।

आत्मान ज्ञान आधार सुविधाएँ

यह अन्य साइटों और ऑनलाइन सेवाओं के लिंक पर बनाया गया है । सबसे पहले, दृश्य अनुभव जो ऑनलाइन है वह डिजाइनर के लिए महत्वपूर्ण है। लिंक का उपयोग करते हुए, हमने उन सभी जानकारियों को डिजिटलीकरण किया जो हमें ज्ञान के रूप में आवश्यक थीं: Google डॉक्स में काम, सेवाओं, लेखों, वीडियो, आंतरिक दस्तावेजों के उदाहरण। डिजीटल, संरचित और एक जगह इकट्ठा।

यदि आप इसका पालन नहीं करते हैं तो आधार को बंद कर दिया जाता है। इसलिए, हमारे पास एक मध्यस्थ के रूप में एक अलग भूमिका है जो नियमित रूप से डेटाबेस को साफ करता है और इसमें कुछ नया जोड़ता है।

डेटाबेस में ज्ञान कैसे मिलता है? हर कोई ज्ञान जोड़ सकता है, लेकिन पहले वे "वितरक" के माध्यम से जाते हैं। यह एक फिल्टर है जो उपयोगी से बेवकूफ को फ़िल्टर करता है।

जब एक टीम के सदस्य ने कुछ दिलचस्प देखा, तो वह इसे "डिस्पेंसर" कार्ड में से एक पर डालता है: "यह निश्चित रूप से उपयोगी है!" या "उपयोगी हो सकता है।" दूसरे कार्ड से सामग्री की उपयोगिता के लिए टीम द्वारा चर्चा की जाती है।

मॉडरेटर नियमित रूप से डेटाबेस में प्रवेश करता है और "वितरक" में जमा हुए सभी लिंक की जांच करता है। फिर वह तय करता है कि उनके साथ क्या करना है - हटाएं या किसी अन्य श्रेणी में स्थानांतरित करें और यदि आवश्यक हो तो एक विवरण जोड़ें।

अनुस्मारक और सूचनाओं की एक प्रणाली । जीवन के पहले कुछ हफ्तों में, आधार भावनाओं से भरा था। बाद में, लोकप्रियता गिरना शुरू हुई और इसमें केवल एक मॉडरेटर था - मैं। समस्या को हल करने के लिए, मैंने अनुस्मारक और सूचनाओं की एक प्रणाली पेश की।

मुख्य संचार चैनल स्लैक है। ट्रेलो के साथ इसका एकीकरण है। हम सब कुछ सेट करते हैं ताकि जब आप स्लैक टीम चैट में नई सामग्री जोड़ते हैं, तो एक अधिसूचना आती है। शुरुआत में, काम करने वाले डिजाइनरों को सूचनाएं भेजी गईं। जब उन्होंने शिकायत करना शुरू कर दिया कि सूचनाएं विचलित कर रही हैं, तो हमने सूचनाओं के लिए स्लैक में एक अलग चैनल बनाया और उसमें जो लोग चाहते थे, उन्हें जोड़ा।

हर हफ्ते फ़ॉनिंग में, हम अनुभव, इंप्रेशन साझा करते हैं, काम का मूल्यांकन करते हैं। प्रत्येक बैठक की शुरुआत में, मैं आपको आधार याद दिलाता हूं - मैं पूछता हूं कि किसने क्या जोड़ा, मैंने क्या सीखा, मैं क्या पेशकश कर सकता था। वर्कफ़्लो के दौरान, मैं डेटाबेस का संदर्भ भी देता हूं।

क्या अच्छा हुआ?

संरचना । उत्पादन प्रक्रिया से "प्रारंभिक ज्ञान" तक की पदानुक्रम ने खुद को अच्छी तरह से दिखाया है। सामग्रियों को स्पष्ट रूप से संरचित किया जाता है और आपके लिए आवश्यक लिंक खोजने में आसान होता है।

संपादन । Trello में आधार को संपादित करना आसान है: पाठ बदलें, नए अनुभाग, सूचियाँ, लिंक जोड़ें। भले ही किसी ने गलती की हो, सब कुछ तय किया जा सकता है।

निर्देश । हमने एक अलग निर्देश लिखा है जो शुरुआती लोगों को यह समझने में मदद करता है कि डेटाबेस कैसे काम करता है और इसे नहीं तोड़ता है।

अनुस्मारक प्रणाली डेटाबेस का उपयोग करने के लिए टीम को प्रोत्साहित करती है, और " वितरक " बेकार सामग्री को फ़िल्टर करने में मदद करता है और डेटाबेस को कूड़े से नहीं।

साधारण काम। यह सुविधाजनक है जब टीम का प्रत्येक सदस्य प्रक्रिया में भाग ले सकता है। ज्ञान प्रबंधन में कोई एक व्यक्ति नहीं है - हर कोई मदद करता है।

क्या बुरी तरह से हुआ

संक्षिप्त विवरण । सरल ज्ञान के साथ कोई समस्या नहीं है जिसे एक वाक्य में वर्णित किया जा सकता है। लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है।

उदाहरण के लिए, चेकलिस्ट में पहले तीन लिंक को "श्रेणी के अनुसार दुनिया की सबसे अच्छी साइट" कहा जाता है। नाम ही क्यों हैं? कौन सी श्रेणियां? पदानुक्रम संख्या 1, संख्या 2 और संख्या 3 किससे संबंधित है? यदि आप समझाते हैं कि कार्ड के लेखक का क्या मतलब है, तो यह बहुत अधिक जगह लेगा, और एक बड़े विवरण के लिए चेकलिस्ट प्रारूप असुविधाजनक है।

बड़ी फ़ाइलों के लिए बैसाखी । वीडियो, फ़ोटो या पाठ सामग्री पोस्ट करने के लिए आधार बहुत सुविधाजनक नहीं है। यदि फ़ाइलों को क्लाउड पर अपलोड किया जाता है और ट्रेलो में लिंक छोड़ दिया जाता है, तो समस्या हल हो जाती है। लेकिन, फिर से, यह एक "बैसाखी" है।

ज्ञान का आधार खुला है । एक जोखिम है कि टीम के सदस्य डेटाबेस से सामग्री निकाल देंगे या "वितरक" को दरकिनार करते हुए अतिरिक्त जोड़ देंगे।

टूटे हुए लिंक । आधार जितना बड़ा होगा, उतने ही अधिक लिंक। उनमें से कुछ अंततः निष्क्रिय हो गए - टूट गए। हमारे पास निष्क्रिय संसाधनों और साइटों के लिए एक स्वचालित जांच नहीं है।

एग्रीगेटर लेख । आधार का पदानुक्रम मानता है कि हम सामान्य ज्ञान से "प्राथमिक" तक बढ़ रहे हैं - एक विशिष्ट संसाधन से लिंक करने के लिए। एग्रीगेटर लेख "एक डिजाइनर के लिए 12 सर्वश्रेष्ठ सेवाएं" या "प्रेरणा के लिए 999 उपयोगी साइट" जैसी सामग्री हैं।

टीम में डेटाबेस में एग्रीगेटर लेख जोड़ने की प्रवृत्ति है, लेकिन उनका कोई फायदा नहीं है, वे पदानुक्रम को तोड़ते हैं और तर्क को बर्बाद करते हैं। "प्राथमिक" ज्ञान से हम खुद को इस हॉजपोज में पाते हैं, जहां हमें फिर से यह पता लगाना है कि कहां, क्या और क्यों।

इंटरनेट तक पहुंच के बिना, डेटाबेस उपलब्ध नहीं है। Trello ही और सभी लिंक इंटरनेट के बिना काम नहीं करते हैं। आप इसे पहले से डाउनलोड नहीं कर पाएंगे।

व्यवस्था को कैसे सुधारा जाए

हमारी टीम के पास संपादन तक पहुंच है, क्योंकि अभी तक कुछ महत्वपूर्ण को हटाने के साथ कोई घटना नहीं हुई है। लेकिन यदि आप चाहें, तो आप सामग्री को संपादित करने के लिए टीम की पहुंच को सीमित कर सकते हैं । ऐसा करने के लिए, दो बोर्ड बनाएं: आधार और "वितरक"। कर्मचारी एक अलग बोर्ड में सामग्री जोड़ देंगे, जिसमें से मॉडरेटर उन्हें मुख्य आधार पर स्थानांतरित करता है। मुख्य डेटाबेस में, संपादित करने के लिए कर्मचारियों के अधिकारों को प्रतिबंधित करें।

Trello में टैग सिस्टम का उपयोग करें । टैग नामों के साथ रंगीन ब्लॉक हैं। उदाहरण के लिए, लाल का अर्थ है किताबें, नीला का अर्थ है लिंक, और हरे रंग का अर्थ है वीडियो। आप कार्ड को देख सकते हैं और तुरंत रंग से समझ सकते हैं कि इसमें क्या निहित है। टैग डेटाबेस में संरचना के एक अतिरिक्त स्तर को जोड़ने में मदद करता है।

प्लगइन्स की अधिक सुविधाओं का उपयोग करें। उपकरण तेजी से विकसित हो रहा है और निश्चित रूप से इसमें ऐसे उपकरण हैं जो व्यक्तिगत रूप से आपकी सहायता करेंगे।

निष्कर्ष और सिफारिशें

ट्रेलो ने ज्ञान के आधार को जल्दी से व्यवस्थित करने में मदद की । जो कुछ बचा था, उसे सभी लिंक को बुकमार्क से इकट्ठा करना था।

लिंक के रूप में ज्ञान का आधार डिजाइन टीम के लिए सुविधाजनक है - सामग्री तीन क्लिक में है। विचारों के भंडार के रूप में उपयोग करना भी सुविधाजनक है। न केवल डिजाइनरों के लिए, बल्कि, उदाहरण के लिए, फ्रंट-एंड डेवलपमेंट के लिए, जैसा कि हमें पता चला है।

विशेषज्ञों का अनुभव जितना अधिक होता है, उतना ही कम वे ज्ञान के आधार का उपयोग करते हैं । जब कोई व्यक्ति पहले से ही पूर्ण और अनुभव प्राप्त करता है, तो वह अपने स्वयं के अवलोकन का उपयोग करता है। लेकिन आधार सक्रिय रूप से शुरुआती द्वारा उपयोग किया जाता है और तेजी से सीखता है।

अधिसूचना प्रणाली के बिना, गतिविधि कम हो जाती है । यदि आप याद नहीं दिलाते हैं, तो सूचना पृष्ठभूमि न बनाएं, तो डेटाबेस का उपयोग कम और कम किया जाता है।

इसके अलावा, गतिविधि गिर गई क्योंकि हम ट्रेलो से प्लानफिक्स में चले गए। कार्यक्षेत्र काट दिया गया है - ट्रेलो में लौटना अधिक कठिन है: आपको एक टैब खोलना होगा और खोज करनी होगी। यदि डेटाबेस में कार्यक्षेत्र दूसरों के साथ जुड़ा नहीं है, तो डेटाबेस में गतिविधि फीकी पड़ जाती है।

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ट्रेलो - एक छोटी आईटी टीम के लिए एक प्रभावी ज्ञान प्रबंधन प्रणाली