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पीएमआई के अनुसार , परियोजना प्रबंधक अपना 90% समय हितधारकों के साथ संवाद करने में व्यतीत करता है। इस तरह के संचार का उद्देश्य कई मुद्दों पर चर्चा और निर्णय लेना है। किसी भी मुद्दे पर चर्चा के लिए समर्पित एक बैठक की परिभाषा है।

तार्किक श्रृंखला को जारी रखते हुए, मैं मानता हूं कि बैठकों का प्रभावी संचालन किसी भी नेता के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है, कम से कम उपयोग की आवृत्ति के संदर्भ में।

पिछले साल दिसंबर (2019) में, कॉमेडी क्लब "एक बहुत बड़ी कंपनी में एक बहुत महत्वपूर्ण बैठक" के उत्पादन के साथ जारी किया गया था । मेरा फेसबुक टेप इस वीडियो के रिपॉजिट से भरा था, जिसमें शब्द "हमारी तरह दिखते हैं", "मुख्य बात यह है कि यह उस तरह से फिर से काम नहीं करता है" या "कुछ भी समान नहीं है?"। उत्पादन के विश्लेषण के साथ एक लेख हब्र पर दिखाई दिया ।

कॉमेडी क्लब से बहुत पहले, बैठकें स्कॉट एडम्स की लोकप्रिय दिलबर्ट कॉमिक स्ट्रिप के प्रमुख विषयों में से एक बन गईं । यह बस मामला है जब एक ही समय में मजाकिया और उदास दोनों।

मुझे लगता है कि न केवल उस समय मेरे पास बयानबाजी का सवाल था "अगर हर कोई इस समस्या से अवगत है और इसे हल करने के कई तरीके बताता है, तो यह अभी भी इतना प्रासंगिक क्यों है?"

इस विषय पर मेरी पसंदीदा पुस्तक पैट्रिक लिन्सेटी द्वारा "डेथ फ्रॉम द मीटिंग्स" है । जब मैंने इसे कुछ साल पहले पढ़ा, तो मैंने फैसला किया कि मैं इसे शब्द के लिए रखने की कोशिश करूंगा।

छह महीने पहले, मेरे पास ऐसा अवसर था, लेकिन मैं मूल से विचलन के बिना नहीं कर सकता था।

फिलहाल, मैं कह सकता हूं कि मैं परिणाम से संतुष्ट हूं, इसलिए मैंने अपने अनुभव से कुछ सुझाव साझा करने का फैसला किया। उम्मीद है आप इनको उपयोगी पाएंगे।

तो, हर दिन के लिए 3 बिंदुओं में अनुकूलन:

वर्गीकरण

अपना कैलेंडर देखें और अपनी प्रत्येक मीटिंग को किसी एक समूह में असाइन करने का प्रयास करें:

स्थिति
सामरिक
सामरिक

समस्या तब उत्पन्न होती है जब हम एक में 2 प्रकार की बैठकों को संयोजित करने का प्रयास करते हैं।

उदाहरण के लिए: प्रबंधकों को सप्ताह में एक बार स्थिति द्वारा सिंक्रनाइज़ किया जाता है, और फिर उन मुद्दों पर चर्चा करने के लिए आगे बढ़ें जो जमा हुए हैं। मेरे मामले में, यह इस तथ्य के कारण था कि एजेंडा सप्ताह से सप्ताह तक भटकता रहा और महत्वपूर्ण मुद्दों पर ध्यान देने योग्य प्रगति नहीं हुई।

दृश्य

सामरिक बैठकों के लिए गतिशील रूप से एजेंडा बनाने के लिए एक उपकरण खोजें। यह कोई भी उपकरण हो सकता है जिसमें कानबन बोर्ड बनाना संभव है (उदाहरण के लिए, मिरो, ट्रेलो, आसन, जिरा) यह आपके लिए बहुत आसान होगा यदि प्रश्नों को महत्व दिया गया है, और समझौते और अगले चरण एक ही स्थान पर तय किए जाएंगे। इसके अलावा रणनीतिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक मुद्दों को एजेंडे में जोड़ना न भूलें।
उदाहरण के लिए:मैंने खुद को ट्रेलो में एक सरल कानबन बोर्ड बनाया और सभी प्रतिभागियों से "बैकलॉग" कॉलम में सभी प्रश्नों को लिखने के लिए कहा। यह इस तथ्य के कारण था कि बैठक से पहले भी, लोग संभावित विषयों को देख सकते थे और चर्चा के लिए तैयार हो सकते थे। प्रारंभ में, मैंने लोगों से इस मुद्दे पर प्रगति के साथ उनकी संतुष्टि के लिए कार्ड पर एक रंग के साथ इंगित करने के लिए कहा, ताकि यह समझने के लिए कि उनमें से कौन सबसे दर्दनाक है। समय के साथ, हम एक ही लेबल रंगों का उपयोग करके तात्कालिकता और महत्व (कम / मध्यम / उच्च) द्वारा वर्गीकरण पर चले गए।

नियंत्रण

सामरिक बैठकों को 2 प्रकारों में विभाजित करें: मुद्दों पर चर्चा करने के लिए एक साप्ताहिक बैठक और एक विशेष मुद्दे के लिए समर्पित विशेष बैठकें। यदि प्रश्न सभी को सरल लगता है, तो इसे हल करने के लिए एल्गोरिथ्म पर एक समझौता और अगले चरणों में पांच मिनट से अधिक समय नहीं लगता है। यदि यह स्पष्ट हो जाता है कि समस्या को हल करने के लिए अतिरिक्त विस्तार और जानकारी के संग्रह की आवश्यकता है, तो प्रश्न के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त किया जाता है और अगले चरण के लिए अनुमानित समय तय किया जाता है। इस दृष्टिकोण के साथ, एजेंडा से सभी मुद्दों पर चर्चा करना संभव हो जाता है, साथ ही साथ सभी समस्या बिंदुओं की पहचान करना संभव हो जाता है। मुख्य बात यह है कि प्रत्येक प्रश्न में एक स्वामी होगा जो नियोजित चरणों के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार होगा और "स्थिति" प्रकार की बैठकों के दौरान हितधारकों को परिवर्तनों के बारे में सूचित रखेगा।

उदाहरण के लिए:उन सवालों के लिए जिन पर "यह स्पष्ट है कि क्या करना है", मैंने उसी बोर्ड पर "स्थिति" कॉलम शुरू किया। मैं इसका उपयोग सिंक्रनाइज़ेशन पर एक छोटी बैठक की तैयारी के लिए करता हूं, ताकि पिछली बैठक से अंतराल में उठाए जाने की योजना के कदमों के बारे में खबर न छूटे।

कुछ समय के सुझाव:

स्थिति - कम से कम हर 2 दिन 5 से 15 मिनट तक।
45 से 90 मिनट तक सामरिक साप्ताहिक।
30 से 90 मिनट तक विशेष स्पेशल।

रणनीतिक बैठकों के लिए तैयारी और समय की आवश्यकता होती है। उन्हें कार्यालय से बाहर ले जाने के लिए बेहतर है ताकि कर्मचारियों को दैनिक कार्यों से विचलित होने का कोई मौका न हो। मैं उन्हें एक बार एक चौथाई खर्च करता हूं और मैं आपको इस घटना के लिए उन्हें पूरे दिन जारी करने के लिए कहता हूं।

मैंने लेख को यथासंभव संक्षिप्त और उपयोगी बनाने की कोशिश की। मैं इसके अलावा Habr से कई प्रकाशन लाती हूं, जो मेरी राय में, एक विषय खोलने में मदद करते हैं:

मुझे आपके सवालों और टिप्पणियों की खुशी होगी।

उत्पादक बैठकों और एक अच्छा दिन है :)

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वर्गीकरण

दृश्य

नियंत्रण

कुछ समय के सुझाव:

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