💹 ⬆️ ☹️ ईडीआई और ईडीएस पर स्विच करने में जल्दबाजी न करें: उन नुकसानों के बारे में जिन्हें आप नहीं जानते होंगे 🔐 🤮 🙋🏼

संगरोध से पहले रूस में व्यापार के लिए स्थिति आदर्श नहीं थी। लेकिन 2020 के वसंत में, बाहरी परिस्थितियों ने पहले से तैयार योजनाओं को पार कर लिया और कंपनियों को नई वास्तविकताओं में तेजी से अनुकूलन करने के लिए मजबूर किया। ऑपरेशन के एक दूरस्थ मोड में कर्मचारियों का संक्रमण उन मुद्दों को हल करता है जिन्हें पहले हल नहीं किया गया था। उदाहरण के लिए, दस्तावेजों के मुद्रण और हस्तांतरण को कैसे व्यवस्थित किया जाए?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (इसके बाद EDI) और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षरों के उपयोग (बाद में EDS) के उपयोग के बारे में बहुत से लोगों ने सोचा। इन सेवाओं को प्रदान करने वाली कंपनियों ने जल्दी से स्टॉक तैयार किया है और दूरस्थ मुद्रण और स्कैनिंग दस्तावेजों के लिए एक लाभदायक विकल्प के रूप में ईडीआई और ईडीएस की स्थिति को लागू किया है। लेकिन क्या व्यवहार में ऐसा है?

आइए अलग-अलग दो घटकों पर विचार करें, - प्रिंट वॉल्यूम और मुद्रण लागत - उन कंपनियों के वास्तविक उदाहरणों पर जिन्होंने 2020 से पहले ईडीआई और ईडीएस की कोशिश की है। कानूनी जानकारी जोड़ें और मुद्दे के तकनीकी पक्ष का विश्लेषण करें।

प्रिंट की मात्रा कम: मिश्रित परिणाम

कई साल पहले ईडीआई और ईडीएस पेश करने वाली कंपनियां प्रिंट वॉल्यूम पर नई प्रौद्योगिकियों के प्रभाव पर पहले से ही आंकड़े एकत्र करने में कामयाब रही हैं। परिणाम मिश्रित थे।

कुछ के लिए, कुल प्रिंट मात्रा में कमी आई है, लेकिन निवेश पर वापसी के लिए पर्याप्त नहीं है, किसी के लिए यह एक विभाग में गिर गया है, लेकिन दूसरे में बढ़ गया है। आइए देखें कि ऐसा क्यों हुआ।

अपर्याप्त प्रिंट वॉल्यूम में कमी

ईडीओ कार्यालय में उत्पादित प्रिंट का केवल एक छोटा सा अंश शामिल करता है। अनुसंधान के परिणाम बताते हैं कि औसत कार्यालय दस्तावेज़ कुछ घंटों से 1 व्यावसायिक दिन तक "रहता है"। EDI और EDS को लागू करते समय, किसी एक कर्मचारी को दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप में हस्ताक्षर करने और ऑनलाइन संग्रह में अपलोड करने का अधिकार मिलता है। लेकिन इस दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए डेटा कहाँ से आता है?

उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ एक समझौते पर हस्ताक्षर करता है और इसे एक ईडीआई पर अपलोड करता है। लेकिन उन्होंने अनुबंध को कागज के रूप में तैयार करने के लिए डेटा प्राप्त किया: ठेकेदारों से या उन कर्मचारियों से, जिनके पास ईडीएस नहीं है। लेखा रिपोर्ट के साथ एक ही कहानी। भले ही अंतिम दस्तावेज ईडीआई पर अपलोड किया गया हो और डिजिटल हस्ताक्षर पर हस्ताक्षर किए गए हों, लेखाकार इसे उन कर्मचारियों के मुद्रित और हस्ताक्षरित दस्तावेजों के आधार पर तैयार करता है जिनके पास इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर नहीं हैं। यदि सभी कर्मचारी उस व्यक्ति को दस्तावेज़ भेजने के लिए बाध्य हैं जो अनुबंध को खींचता है या इलेक्ट्रॉनिक रूप से रिपोर्ट करता है, तो वे दस्तावेज़ को हाथ से मुद्रित और हस्ताक्षर करेंगे, और फिर उसे स्कैन करेंगे। इस प्रकार, ईडीएस और ईडीआई की शुरूआत से कंपनी के अधिकांश प्रिंट वॉल्यूम प्रभावित नहीं होंगे।

प्रिंट मात्रा एक विभाग में गिरी, लेकिन दूसरे में बढ़ी

कंपनी ने प्रतिपक्षों के साथ लेनदेन पर दस्तावेजों को नहीं छापने के लिए ईडीएस और ईडीआई की शुरुआत की। बिक्री या क्रय विभाग में प्रिंट की मात्रा में गिरावट आई है। लेकिन वह लेखांकन में बड़ा हुआ। क्यों?
सबसे पहले, क्योंकि लेखांकन (अधिकार) ईडीआई में दस्तावेजों की सुरक्षा पर भरोसा नहीं करता है। हालांकि सिस्टम क्रैश, डेटा की हानि या भ्रष्टाचार को बाहर करना असंभव है, प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में एक हार्ड कॉपी होनी चाहिए।

दूसरे, क्योंकि लेखांकन विभाग जानता है कि लेनदेन की पुष्टि करने के लिए कर लेखा परीक्षा के दौरान, संघीय कर सेवा कागज के दस्तावेजों के लिए पूछती है: मूल, प्राथमिक दस्तावेज। इसलिए, एकाउंटेंट प्रत्येक लेनदेन के लिए दस्तावेज़ों को बंद करने के लिए उपयुक्त फ़ोल्डर में प्रिंट करेंगे और जाएंगे। एक विभाग का प्रिंट वॉल्यूम बस दूसरे विभाग में स्थानांतरित हो जाता है।

और यहां तक कि प्रतिपक्ष के लिए प्रतियों पर बचत भी हमेशा अस्पष्ट नहीं है। क्योंकि ईडीएस और ईडीआई के साथ प्रत्येक प्रतिपक्ष प्रेस के दायित्वों को उन लोगों के साथ स्थानांतरित करता है जिनके साथ यह बातचीत करता है।

ऐसा होता है कि EDI की शुरूआत बढ़ जाती है (!) मुद्रण की मात्रा। एक कंपनी ने अंतिम तैयारी के लिए दस्तावेजों के मध्यवर्ती संस्करणों का इलेक्ट्रॉनिक हस्तांतरण शुरू किया है। पहले, 6 कर्मचारियों ने मुद्रित अनुमोदन पत्र को पढ़ा और हस्ताक्षरित किया: प्रत्येक ने सुधार किया, और फिर उन्हें दूसरे में स्थानांतरित कर दिया। दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण स्कैन किया गया था। अब, हस्ताक्षरकर्ताओं को दस्तावेज़ का एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण प्राप्त हुआ। हालांकि, कागज के साथ काम करने की आदत बनी रही: 6 कर्मचारियों में से प्रत्येक ने एक दस्तावेज़ मुद्रित किया, एक कलम के साथ सुधार किया, उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से कॉपी किया और उन्हें श्रृंखला में अगले एक पर भेज दिया। निष्कर्ष: 1 दस्तावेज़ के बजाय वे छापने लगे 6. प्रिंट की मात्रा 6 गुना बढ़ गई!

कम प्रिंट मात्रा: निष्कर्ष

ईडीआई और ईडीएस शुरू करने से पहले, कंपनी के भीतर व्यावसायिक प्रक्रियाओं का ध्यानपूर्वक अध्ययन करें। ये प्रौद्योगिकियां तभी प्रभावी होती हैं, जब उनका कार्यान्वयन प्रिंट वॉल्यूम और लागत को काफी कम कर देगा। और याद रखें कि आप अभी भी नियामक अधिकारियों के लिए मुद्रण रिपोर्ट और संग्रह विफलता और डेटा हानि या विरूपण के मामले में बीमा से दूर नहीं होंगे।

लागत में कमी: विपरीत परिणाम

ईडीआई और ईडीएस की शुरूआत मुद्रित शीट में कुछ बचत दे सकती है। लेकिन पैसे का क्या?

मान लीजिए कंपनी बहुत प्रिंट करती है और प्रिंटर, आपूर्ति और सेवा की लागत से छुटकारा चाहती है। एक ईडीएस की लागत कंपनी के दायरे के आधार पर प्रति वर्ष 1,000 से 6,000 रूबल तक होती है। ईडीआई के कार्यान्वयन में प्रति माह 3,000 रूबल की लागत होती है (1 सी प्रणाली, 100 सेट भेजना कीमत में शामिल है, प्रत्येक अतिरिक्त 10 रूबल)।

यदि आप 1 कर्मचारी के लिए एक ईडीएस रखते हैं, तो दस्तावेजों की उचित मात्रा के साथ, वह किसी भी अन्य कार्यों को हल करने में सक्षम नहीं होगा। केवल चालान और अनुबंध, अनुबंध, चालान, कार्य और इतने पर हस्ताक्षर करें। इसलिए, हस्ताक्षरकर्ता का वार्षिक वेतन ईडीएस और ईडीआई की लागत में जोड़ा जाएगा। और यह संभावना नहीं है कि वित्तीय विवरण सहित किसी भी दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने का काम कम वेतन वाले व्यक्ति को सौंपा जाएगा। यह बस असुरक्षित है। एक और समस्या है: क्या होगा यदि ईडीएस वाला एकमात्र कर्मचारी बीमार हो जाता है, छुट्टी पर जाता है या क्विट करता है?

आप 10 कर्मचारियों के लिए एक ईडीएस जारी कर सकते हैं, लेकिन इसकी लागत एक वर्ष में 10 से 60 हजार रूबल है। और ईडीआई ऑपरेटर को कम से कम 36 हजार रूबल।

यदि आप सॉफ़्टवेयर को लागू करते हैं, तो ईडीआई (डायडॉक कंप्यूटर) का उपयोग करने के लिए वार्षिक एपीआई लाइसेंस की लागत 18 हजार रूबल होगी। एक ही कंपनी मध्यस्थ सेवाएं प्रदान करती है: 600 दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए प्रति माह 4200 रूबल से, 12 हजार दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए प्रति माह 68.4 हजार रूबल।

और प्रिंटिंग दस्तावेजों की लागत को ईडीएस और ईडीआई के लिए किसी भी खर्च में जोड़ना आवश्यक है, क्योंकि कंपनी इसे पूरी तरह से बाहर नहीं कर सकती है।

लागत में कमी: ईडीएस और ईडीआई के लिए अस्थायी संक्रमण

कुछ फर्मों को ऊपर सूचीबद्ध नुकसान के बारे में पता है, इसलिए वे ईडीआई और ईडीएस के लिए निरंतर संक्रमण पर विचार नहीं करते हैं। लेकिन संगरोध में, वे दूरस्थ मुद्रण संगठन को बचाने के लिए इन प्रौद्योगिकियों को अस्थायी रूप से पेश करने की जल्दी में हैं।

1 कर्मचारी के लिए न्यूनतम पैकेज 3 हजार से 5 हजार रूबल प्रति माह है। उसी समय, एक ही कर्मचारी एक महीने में लगभग 300-500 शीट प्रिंट करता है। उपकरण, सेवा और आपूर्ति सहित 300-500 शीट की छपाई की लागत से कंपनी को 500 से 2 हजार रूबल (अंतिम आंकड़ा प्रारूप और प्रिंट सेटिंग्स, साथ ही उपकरण) पर निर्भर करता है। इसलिए, ईडीआई और ईडीएस को अस्थायी रूप से पेश करने से पहले, अन्य प्रौद्योगिकियों पर स्विच करने की लागत के साथ एक दूरस्थ स्थान में कार्यालय बुनियादी ढांचे को बनाए रखने की लागत की तुलना करें। और छिपी हुई लागत को याद रखें।

लागत में कमी: निष्कर्ष

ईडीएस और ईडीआई का अस्थायी या स्थायी कार्यान्वयन केवल तभी इष्टतम होता है जब संक्रमण की लागत और अवशिष्ट मुद्रण लागत वर्तमान मुद्रण लागत से अधिक नहीं होती है। इसलिए, प्रारंभिक चरण में, प्रिंट वॉल्यूम को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें जिसे आप मना नहीं कर सकते।

ईडीएस और ईडीआई की कोशिश करने वाली कंपनियों के अनुभव से पता चलता है कि ज्यादातर मामलों में परिणाम उम्मीदों से मेल नहीं खाते हैं। उदाहरण के लिए, लेखांकन में हस्ताक्षर करने, संचारित करने और प्राप्त करने की प्रक्रिया में काफी तेजी आई है, लेकिन कुल लागत में वृद्धि हुई है।

संगरोध लागत को कम करने के लिए, अपनी मुद्रण लागतों को अनुकूलित करने के लिए सभी उपलब्ध तरीकों का पता लगाएं। शायद आप दूरस्थ उपकरण डायग्नोस्टिक्स पर बचत करेंगे या पुरानी दर पर उपभोग्य वस्तुएं पाएंगे। और यदि आप दृढ़ता से आश्वस्त हैं कि ईडीएस और ईडीआई पर स्विच करना आवश्यक है, तो एक प्रदाता को चुनने के लिए कार्यान्वयन योजना और स्पष्ट मानदंड बनाएं। और प्रिंट वॉल्यूम की पूर्व-गणना करें, जिसे छोड़ा नहीं जा सकता है।

कानूनी नोटिस

ईडीआई और ईडीएस का उपयोग करने के कई कानूनी पहलू हैं। कानूनी विशेषज्ञों के अनुसार, अदालतें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर संदेह करती हैं और इस रूप में डेटा को स्वीकार करने के लिए अनिच्छुक हैं।

दूसरा सवाल: दस्तावेजों का शेल्फ जीवन। कागज के विपरीत, ईडीआई डेटा को 3-5 वर्षों के बाद निपटाया नहीं जा सकता है। और कुछ स्थितियों में यह सहायक है। हालांकि, पिछले साल, सर्वोच्च न्यायालय ने कर उल्लंघन के लिए सीमाओं के क़ानून को हटा दिया। कंपनी के जीवन में विभिन्न परिस्थितियां होती हैं, इसलिए यह नियामक अधिकारियों से अनुरोधों की प्रकृति पर ईडीआई और ईडीएस के प्रभाव के बारे में वकीलों के साथ परामर्श करने के लायक है।

मुद्दे का तकनीकी पक्ष

चलो सुरक्षा के साथ शुरू करते हैं। यदि ईडीआई का आपूर्तिकर्ता एक तृतीय-पक्ष कंपनी है, तो दस्तावेजों की सुरक्षा उनकी सुरक्षा प्रणाली पर निर्भर करती है। अगर ग्राहक ईडीआई का उपयोग करना बंद कर देता है या ऑपरेटर को बदलने का फैसला करता है तो अभिलेखागार का क्या होगा?

आउटसोर्स पर निर्भरता का मुद्दा भी है। एक कंपनी ने Sberbank के समय में ईडीएस के नवीकरण पर दस्तावेज़ जमा करने का प्रबंधन नहीं किया था और दो सप्ताह के लिए Sberbank का ऑनलाइन उपयोग नहीं कर सकता था। क्योंकि कनेक्शन किसी और के आईटी-विशेषज्ञ द्वारा किया गया था, और उसके काम की गति को प्रभावित करना असंभव है।

सरल तकनीकी विफलताएँ भी होती हैं: एक लेखाकार या प्रबंधक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर नहीं कर सकता और भेज सकता है क्योंकि कार्यक्रम काम नहीं करता है। कंपनी का एक आईटी विशेषज्ञ जुड़ा हुआ है और तीसरे पक्ष के आईटी विशेषज्ञ के साथ बातचीत में प्रवेश करता है। वे विफलता के कारण और इसे ठीक करने के तरीके की तलाश कर रहे हैं। और इस समय, संगठन की गतिविधियाँ जमी हुई हैं। भागीदारों को भुगतान या भुगतान किए गए बिलों के लिए हस्ताक्षरित अनुबंध और चालान प्राप्त नहीं होते हैं, कर्मचारियों को वेतन नहीं मिलता है, सरकारी एजेंसियों को दस्तावेजों की आवश्यकता नहीं होती है।

यदि कंपनी व्यापक तरीके से ईडीआई और ईडीएस लागू करती है, तो संग्रह को बनाए रखने के लिए कौन जिम्मेदार है? या तो आईटी सेवा में अतिरिक्त दायित्व होंगे, या वे एक विशेष कर्मचारी को काम पर रखेंगे। शायद राज्य से किसी को पीछे हटाना। ये अतिरिक्त खर्च हैं, लेकिन मुख्य प्रश्न हैं: किस कंपनी को अभिलेखागार तक पहुंच प्राप्त होगी, और सूचना रिसाव या जानबूझकर डेटा भ्रष्टाचार को रोकने के लिए सुरक्षा प्रोटोकॉल की संरचना क्या होनी चाहिए?

एक अतिरिक्त समस्या: क्या होगा यदि कोई संस्था जिसके साथ कंपनी बातचीत करती है, ईडीआई का उपयोग नहीं करती है? एक कंपनी के लेखाकारों ने कहा कि उन्हें दो वर्कफ़्लोज़ का संचालन करने के लिए मजबूर किया जाता है: आंतरिक उपयोग के लिए भागीदारों और इलेक्ट्रॉनिक के लिए पेपर। उनके अनुसार, अधिकतम जिम्मेदारी वाले क्षेत्रों में, वे आंतरिक दस्तावेज भी मुद्रित करते हैं। क्योंकि सभी कर्मचारी ईडीआई को संभालने में समान रूप से समझदार नहीं होते हैं। और अगर एक कारण या किसी अन्य के लिए विशेषज्ञ कार्यालय में नहीं हैं, तो उनके लिए यह आसान है कि वे अपने सहयोगियों से एक पेपर संग्रह लेने के लिए कहें, जो कि टेलीफोन द्वारा समझाए कि सिस्टम कैसे काम करता है। डेटा हानि के जोखिम बहुत अधिक हैं।

जाँच - परिणाम

ऐसी कंपनियां हैं जिनके लिए ईडीआई और ईडीएस की शुरूआत आंतरिक प्रक्रियाओं और ठेकेदारों के साथ बातचीत का सबसे अच्छा अनुकूलन है। लेकिन अन्य संगठनों के लिए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन मूर्त लाभ नहीं लाएगा। यह समझने के लिए कि आपकी कंपनी किस प्रकार की है, मुद्रण लागतों की तुलना अनुकूलित मुद्रण लागतों और अस्थायी / स्थायी संक्रमण की लागत से ईडीएस और ईडीआई से करें।

ईडीआई और ईडीएस पर स्विच करने में जल्दबाजी न करें: उन नुकसानों के बारे में जिन्हें आप नहीं जानते होंगे