ज़िचरा ओपन-सोर्स संस्करण में फ़ोल्डर साझा करना

साझा किए गए मेल फ़ोल्डर व्यावसायिक ईमेल सुविधाओं के बाद सबसे अधिक मांग वाले हैं। यह फ़ंक्शन कई लोगों को एक ही मेलबॉक्स में आने वाले पत्रों को पढ़ने की अनुमति देता है, और इसलिए बिक्री और तकनीकी सहायता विभागों में काम के आयोजन में इसका व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। हमारे पाठक के अनुरोध पर, हम इस बारे में बात करते हैं कि जिम्ब्रा ओएसई में साझा मेल फ़ोल्डर का कार्य कैसे होता है और किन मामलों में इसका उपयोग किया जाना चाहिए।


1. जोम्ब्रा ओएसई में साझा मेल फ़ोल्डर का उपयोग करने के लिए सबसे सरल और सबसे आम परिदृश्य पूरे विभाग के लिए एक साझा मेलबॉक्स है। उदाहरण के लिए, एक उद्यम, जिसमें पांच लोगों का एक बिक्री विभाग है और एक एकल मेलबॉक्स sales@zimbra.cloud.loc है, जो ग्राहकों से अनुरोध और प्रश्न प्राप्त करता है। कार्य यह सुनिश्चित करना है कि विभाग के सभी कर्मचारियों को इस मेलबॉक्स पर आने वाले पत्रों तक पहुंच है। यह माना जाता है कि बाद में कर्मचारी अपने व्यक्तिगत मेलबॉक्स से ग्राहकों के साथ पत्राचार करेंगे।



इसे पूरा करने के लिए, यह केवल प्रत्येक कर्मचारी को इनबॉक्स फ़ोल्डर की सामान्य पहुंच के साथ sales@zimbra.cloud.loc मेलबॉक्स पर उपलब्ध कराने के लिए पर्याप्त है। यह अग्रानुसार होगा। वेब क्लाइंट में, आपको बिक्री विभाग के प्रत्येक कर्मचारी को इनबॉक्स इनबॉक्स फोल्डर तक खाता sales@zimbra.cloud.loc और वैकल्पिक रूप से पहुंच प्रदान करनी चाहिए। पहुंच प्रदान करते समय, आप उन अधिकारों का चयन कर सकते हैं जो उपयोगकर्ता के पास इस फ़ोल्डर में होंगे। एक साधारण कर्मचारी के लिए यह उचित होगा कि वह केवल एक फ़ोल्डर से डेटा पढ़ने की पहुँच दे, और उसके पूर्ण प्रशासन के लिए विभाग प्रमुख को।



जब कर्मचारियों के लिए एक्सेस अधिकार जारी किए जाते हैं, तो उनमें से प्रत्येक को मेल में एक पत्र मिलेगा जिसमें अपने मेलबॉक्स में फ़ोल्डरों की सूची में एक साझा फ़ोल्डर जोड़ने का प्रस्ताव होगा। प्रस्ताव स्वीकार किए जाने के बाद, कर्मचारी के पास वेब क्लाइंट के बाईं ओर एक साझा फ़ोल्डर होगा। इसे पास करने के बाद, कर्मचारी इनकमिंग mail को sales@zimbra.cloud.loc मेलबॉक्स में देख सकेगा और इन पत्रों के साथ काम कर सकेगा जैसे कि वे अपने स्वयं के मेलबॉक्स में आए थे।



एक चौकस पाठक देख सकता है कि यह दृष्टिकोण सामान्य मेलिंग सूची से बहुत अलग नहीं है, लेकिन वास्तव में अभी भी मतभेद हैं। मुख्य एक यह है कि मेलिंग सूची के विपरीत, उपयोगकर्ता यह देखते हैं कि क्या प्रत्येक प्राप्त ईमेल का जवाब दिया गया था। यह इस संभावना को कम करता है कि उपयोगकर्ता को एक भेजे गए संदेश पर विभिन्न प्रबंधकों से दो या अधिक प्रतिक्रियाएं प्राप्त होंगी।

2।साझा मेलबॉक्स का उपयोग करने के लिए एक और सामान्य उपयोग मामला आंतरिक तकनीकी सहायता है। उदाहरण के लिए, कई विभागों के साथ एक उद्यम के तकनीकी समर्थन में एक एकल ईमेल पता TechSupport@zimbra.cloud.loc है, जिसमें कर्मचारी अपने आवेदन भेजते हैं। बेशक, आने वाले सभी एप्लिकेशनों को एक बॉक्स में इकट्ठा करना और सभी तकनीकी सहायता कर्मचारियों तक पहुंच प्रदान करना एक विकल्प नहीं है, क्योंकि एक बढ़ा जोखिम है कि सही विशेषज्ञ सामान्य प्रवाह में उसके लिए संबोधित अनुप्रयोगों को याद करेगा।



जोम्ब्रा OSE मेल फ़िल्टर आपको इससे बचने में मदद कर सकते हैं। वे किसी भी स्थिति के अनुपालन के लिए आने वाले मेल की जांच करते हैं और चेक के परिणामों के आधार पर, कुछ क्रिया करते हैं या नहीं करते हैं। इस तथ्य के कारण कि विशेषज्ञों के लिए आवेदन सीमित लोगों से आते हैं, आप मेल फ़िल्टर को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं ताकि यह स्वचालित रूप से प्रेषक के नाम के आधार पर संबंधित विशेषज्ञ के फ़ोल्डर में एक आने वाला आवेदन भेज सके। इस प्रकार, उसके बाद, कर्मचारियों से प्राप्त सभी एप्लिकेशन स्वचालित रूप से विभिन्न फ़ोल्डरों में वितरित किए जाएंगे और व्यवस्थापक को संबंधित फ़ोल्डरों को सामान्य पहुंच के साथ विशेषज्ञ प्रदान करना होगा।



कमांड लाइन से भी ऐसा किया जा सकता है। वेब क्लाइंट के मामले में, हमें पहले उपयोगकर्ता को फ़ोल्डर में एक्सेस अधिकार प्रदान करने की आवश्यकता है, और फिर इसे मेलबॉक्स में माउंट करें जिस तक हम पहुंचना चाहते हैं। फ़ोल्डर तक पहुंच प्रदान करने के लिए, कमांड zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc.loc mfg "/ TechSupport1" खाता TechSupport1@zimbra.cloud.loc r का उपयोग करें । कमांड में अंतिम विशेषता का अर्थ है वे अधिकार जो हम उपयोगकर्ता को देते हैं। पढ़ने की अनुमति ® के अलावा, आप अनुदान (ए) लिख सकते हैं, सबफ़ोल्डर (i) बना सकते हैं, निमंत्रण स्वीकार कर सकते हैं (x), आइटम हटाएं (d), और व्यवस्थापन (a)। आप कमांड का उपयोग करके फ़ोल्डर को माउंट कर सकते हैंzmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc cm "/ TechSupport1" TechSupport1@zimbra.cloud.loc "/ TechSupport1" ।





तकनीकी सहायता के लिए अनुप्रयोगों के आयोजन के लिए इस विकल्प का एक बड़ा प्लस यह है कि यह बहुत अच्छी तरह से तराजू है और सभी ईमेल क्लाइंट के साथ संगत है। उदाहरण के लिए, सार्वजनिक फ़ोल्डर देखने को थंडरबर्ड में कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। इस मेल क्लाइंट में साझा किए गए फ़ोल्डर के लिए, आपको अपने खाते में लॉग इन करना होगा और IMAP के माध्यम से मेल प्राप्त करने के लिए इसे कॉन्फ़िगर करना होगा। अगला, आपको खाता सेटिंग्स में साझा किए गए फ़ोल्डर की सदस्यता लेने की आवश्यकता है, जिसके बाद साझा फ़ोल्डर को मेल फ़ोल्डर की सामान्य सूची में प्रदर्शित किया जाएगा। इसी तरह, सार्वजनिक फ़ोल्डर को एमएस आउटलुक में कॉन्फ़िगर किया गया है।





3।इसके अलावा, सार्वजनिक फ़ोल्डर का उपयोग ई-मेल को सौंपने के लिए किया जा सकता है जबकि एक कर्मचारी दूर है। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी छुट्टी पर जाता है, तो वह अपने मेल फ़ोल्डर को अपने सहयोगी को एक्सेस दे सकता है, जो आने वाले मेल को देख सकता है। आमतौर पर, मेलबॉक्स का ऐसा प्रतिनिधिमंडल उस उपयोगकर्ता की ओर से ईमेल भेजने का अधिकार देने के साथ होता है जिसने अपने मेल फ़ोल्डर तक पहुंच प्रदान की है।

यह छुट्टी के लिए छोड़ने वाले कर्मचारी की खाता सेटिंग में किया जाता है और इसे दो तरीकों से किया जा सकता है। पहले मामले में, यह ठीक है "ओर से भेजा जा रहा है", जिसमें पत्र प्राप्त करने वाला यह देखेगा कि कोई अन्य व्यक्ति उसके साथ उस व्यक्ति के मेल से संवाद कर रहा है जिसे उसने मूल रूप से लिखा था। दूसरे मामले में, यह "भेजें जैसा" है, जिसमें पत्र प्राप्त करने वाले को उस व्यक्ति से एक पत्र प्राप्त होगा, जिसके साथ वह बिना किसी उल्लेख के बात कर रहा है कि किसी अन्य व्यक्ति ने वास्तव में क्या उत्तर दिया है।



कमांड लाइन पर भी ऐसा ही किया जा सकता है। इसलिए, कमांड zmprov grr अकाउंट का उपयोग करके TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc सेंडर्स हम TechSupport2 के उपयोगकर्ता के रूप में अक्षरों का उत्तर देने का अधिकार उपयोगकर्ता को देते हैं। इसी प्रकार, आज्ञाzmprov grr खाता TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendOnBehalfOf केवल एक उपयोगकर्ता के रूप में एक ईमेल भेजने के अधिकार के बजाय, हम TechSupport2 उपयोगकर्ता की ओर से पत्रों का जवाब देने का अधिकार उपयोगकर्ता TechSupport1 को देते हैं।

इस प्रकार, यहां तक ​​कि अगर कोई कर्मचारी छुट्टी पर जाता है या छुट्टी पर जाता है, तो उसका मेलबॉक्स कार्य करना जारी रखेगा, जिसका अर्थ है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वह हिस्सा जो कर्मचारी से बंधा हुआ है और उसका ईमेल बाधित नहीं होगा।

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