🎡 💪🏾 🎡 घर और ऑफिस के बीच। वितरित टीम के काम को कैसे व्यवस्थित करें 🎓 🕋 🎡

हेबरा, नमस्कार!

कई कंपनियों ने आज अपने कर्मचारियों को घर से काम करने की पेशकश की। हालांकि, हर किसी को दूरस्थ रूप से काम करने का अवसर नहीं मिलता है। कुछ विशेषज्ञ कार्यालय स्थानों में अपने लड़ाकू पदों को नहीं छोड़ते हैं। Artezio

टीम ने यह पता लगाने का निर्णय लिया कि "मिश्रित" टीम में काम कैसे बनाया जाए, जो घर और कार्यालय दोनों में काम करता है। हमने यह पाठ इस उदाहरण पर लिखा है कि हमारी कंपनी के भीतर एक समान प्रक्रिया कैसे बनाई जाती है। उन्होंने वास्तविक के ~~बारे में जरूरी बात~~ भी की : दूरस्थ कार्य में पेशेवरों और विपक्ष क्या हैं।

स्रोत

हमारी कंपनी सिद्धांत का उपयोग करती है: इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या वे या अन्य कर्मचारी दूर से काम करते हैं या कार्यालय में बैठते हैं, हम पूरी टीम के साथ ऐसा व्यवहार करते हैं मानो वे घर पर ही काम करेंगे।

सीधे शब्दों में कहें, हम अपनी टीम को उन लोगों में नहीं बांटते हैं जो घर पर "बैठते हैं" या कार्यालय में काम करते हैं। सभी टीम के सदस्यों की क्षमताओं को संरेखित करने और सभी को समान कार्य उपकरण प्रदान करने के लिए यह आवश्यक है।

काम कैसे बनता है

यह सब योजना के साथ शुरू होता है। यह हमें समय सीमा का स्पष्ट रूप से प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देगा जब हम एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करेंगे। सिद्धांत रूप में, योजना बनाना हमेशा आवश्यक होता है, लेकिन यह एक वितरित टीम के काम के दौरान होता है जिसे सभी को स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता होती है कि कार्य का परिणाम कब और क्या होना चाहिए।

सब कुछ सही ढंग से योजना बनाने के लिए, हमें कुछ बिंदुओं को याद रखना होगा।

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तो, हमें एक योजना मिली, यह किसी भी रूप में हो सकती है: एक एमपीपी फ़ाइल या सादा पाठ। लेकिन यह आवश्यक रूप से काम के अनुक्रम, निर्दिष्ट संसाधनों और नियत तिथियों को समझना चाहिए।

योजना बनाने के बाद, हम टीम सहयोग प्रणाली में कार्यों को दर्शाते हैं। हमारी कंपनी के लिए, यह जीरा है। यह इस प्रकार चलता है:

कार्य निष्पादनकर्ता को जीरा (या किसी अन्य सहयोग उपकरण का उपयोग करके) में सौंपा गया है;
ठेकेदार को कार्य पूरा करने के लिए लिया जाता है, जीरा में लॉग इन करता है जो समस्या को हल करने के लिए लेता है;
जब हमने अपनी योजना के आधार पर कार्य बनाए, तो हमने जीरा में कार्यों के बीच निर्भरता का भी संकेत दिया; हम नए कार्य भी कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, अगर हमने देखा कि हमें परीक्षण चरण के दौरान किसी चीज़ को बदलने या किसी दोष को ठीक करने की आवश्यकता है।

प्रत्येक कार्य का अपना जीवन चक्र होता है। आमतौर पर, हम निम्नलिखित स्थितियों का उपयोग करते हैं:

"नया कार्य" - नए कार्यों के लिए जिन्हें अभी तक किसी को नहीं सौंपा गया है;
"काम पर" - एक कार्य एक विशिष्ट निष्पादक को सौंपा गया है, एक कार्य पूरा किया जा रहा है, पूरा होने पर प्रगति हो रही है और इस कार्य के लिए घंटों लिखा जा रहा है;
"सॉल्व्ड / सत्यापन के लिए प्रस्तुत" - कार्य ठेकेदार द्वारा पूरा किया गया है और सत्यापित किया जा रहा है;
"फिर से खोजा गया" - लेखापरीक्षा के परिणामों के अनुसार, कार्य फिर से खोल दिया गया।
"बंद / चेक किया गया" - एक बंद कार्य, इस तथ्य के कारण हो सकता है कि यह जाँच की गई है।

स्रोत

यह समझने के लिए कि कार्य कैसे किए जाते हैं और मध्यवर्ती परिणामों की हमारी अपेक्षाएँ कार्यों के पूरा होने पर प्राप्त परिणामों के अनुरूप हैं, हम इन कार्यों को नियंत्रित करते हैं:

हम पुल-अनुरोध के माध्यम से स्रोत कोड का पालन करते हैं और एक कोड की जांच करते हैं - डेवलपर द्वारा कार्य पूरा करने के बाद, कोड टीम के नेता या वास्तुकार द्वारा जांचा जाएगा;
हम परीक्षण करते हैं - यह एक अपरिवर्तनीय चरण है जो लंबे समय तक मानक बन गया है, नियंत्रण के लिए भी लागू होता है;
पुनरावृत्तियों के परिणामों का नियमित प्रदर्शन - उत्पाद मालिकों, ग्राहकों के लिए किया जाता है, उन्हें टीम की अपेक्षाओं और उत्पाद में रुचि रखने वाले सभी व्यक्तियों को संरेखित करने के लिए मुख्य रूप से आवश्यक है।

वितरित टीम के साथ काम करते समय मुख्य बात संचार है। हर कोई अलग-अलग जगहों पर है, और हर किसी के लिए जल्दी से चर्चा करने या तुरंत कुछ बताने का कोई तरीका नहीं है, इसलिए संचार को पहले से योजना बनाई जानी चाहिए, सोचा और इस्तेमाल किए गए तकनीकी साधनों से उन्हें मज़बूती से लागू किया जा सकता है।

यहाँ हमारे अभ्यास में उपयोग किया जाता है।

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. . , , , — , , . — Word Google Docs. Google , . Microsoft.
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— , . Jira, . Skype, Hangout, Telegram Viber. Zoom, . , …

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कॉल की योजना पहले से बनाई जानी चाहिए। तत्काल मामलों में, बेशक, आप अभी कॉल कर सकते हैं, लेकिन कर्मचारी तैयार नहीं हो सकते हैं। कॉल की नियमितता भी महत्वपूर्ण है, ताकि सभी टीम के सदस्य ताल महसूस करें, एक संवाद की तैयारी करें। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि स्क्रीन को प्रदर्शित करने और आवाज संचारित करने की क्षमता हो। वीडियो स्ट्रीम पूरी तरह से वैकल्पिक है। आवाज की भागीदारी अधिक महत्वपूर्ण है। मुख्य बात - समय पर अपने माइक्रोफ़ोन को चालू और बंद करना न भूलें। हां, मत भूलो - संचार प्रभावी होने के लिए, कॉल रिकॉर्ड और दर्ज की जानी चाहिए।

संचार के लिए, हम अक्सर स्काइप और टेलीग्राम का उपयोग करते हैं, अर्थात् कार्य और गैर-कार्यशील मुद्दों पर परिचालन संचार के लिए समूह चैट।

उपयोगी वेब प्लेटफ़ॉर्म जिनका उपयोग ऑफ़लाइन ईवेंट (प्रतिभागियों को संलग्न करने, प्रस्तुतिकरण दिखाने) में किया जाता है। MyOwnConference या iSpring Learn ठीक है। ऐसे प्लेटफॉर्म ऑनलाइन कर्मचारी प्रशिक्षण के लिए भी उपयुक्त हैं। स्पीकर फोन से स्लाइड बोलते हैं और स्विच करते हैं या एकीकृत वीडियो के माध्यम से कनेक्ट होते हैं।

और एक और अच्छा विचार सुबह 10-15 मिनट के लिए दैनिक संयुक्त वीडियो कॉन्फ्रेंस आयोजित करना होगा। उन कर्मचारियों के लिए जो दूरस्थ स्थान पर हैं, यह उन्हें घर और कार्यालय के बीच एक तरह की कड़ी के रूप में काम करने के लिए ट्यून करने की अनुमति देगा।

उचित प्रबंधन के साथ, एक मिश्रित मॉडल बहुत प्रभावी हो सकता है। उदाहरण के लिए, यह आपको सही विशेषज्ञों को आकर्षित करने की अनुमति देता है, चाहे वे कहीं भी हों। इससे उच्च कार्मिक प्रतियोगिता वाले शहरों में कर्मचारी खोजने के लिए कंपनी के पैसे बचेंगे।

इसके अलावा, घर से आरामदायक परिस्थितियों में काम करने की क्षमता कंपनियों के लिए योग्य श्रमिकों को आकर्षित करने का एक तरीका हो सकता है, जिसका अर्थ है कि यह इस कंपनी को बाजार में अधिक विशेषज्ञ और प्रतिस्पर्धी बना देगा।

कार्यालय में नहीं होने के पेशेवरों और विपक्ष

सही घर कार्यालय के लिए Google से पहली तस्वीरों में से एक । स्रोत

कम से कम, आईटी कंपनियों में, अधिकांश विशेषज्ञ (ऐसी भावना है) अब घर से काम करते हैं।

जैसा कि श्रम के संगठन के किसी भी अन्य दृष्टिकोण में, "रिमोट" में प्लसस और मिन्यूज़ का अपना सेट है। उनमें से कुछ अपने कर्मचारियों को दूरस्थ कार्य मोड में स्थानांतरित करने के लिए कई प्रबंधकों के लिए एक महत्वपूर्ण बाधा बन सकते हैं। दूसरों के लिए, यह व्यापार के नए अवसरों को खोलेगा और श्रम उत्पादकता बढ़ाएगा।

निम्नलिखित में से कुछ निम्नलिखित हैं (यदि हम कुछ भूल गए हैं, तो कृपया हमें टिप्पणियों में बताएं)।

अनुशासन और प्रेरणा

कार्यालय में सीधे की तुलना में कर्मचारियों को प्रेरित करना अधिक कठिन है, और आपको सबसे महत्वपूर्ण रूप से नियंत्रित करना है। कई कर्मचारी पास के प्रबंधक की कमी के कारण अनुशासन की समस्याओं का अनुभव कर सकते हैं।

नियंत्रण

यह माना जाता है कि ऑपरेशन के दूरस्थ मोड के साथ कर्मचारी के अपने कर्तव्यों के प्रदर्शन की निगरानी करना काफी जटिल है। नतीजतन, मूल समय सीमा को स्थानांतरित या संशोधित किया जा सकता है।

घर सजाने का सामान

यह माना जाता है कि घर का वातावरण कार्यालय के वातावरण की तुलना में कम अनुशासित है। परिवार के अन्य सदस्यों के कार्यक्रम के अलावा, कर्मचारी अक्सर उसे सौंपे गए कार्य से विचलित हो जाएगा या बिल्कुल भी काम नहीं करेगा।

आँख से संपर्क का अभाव

कर्मचारी की आंखों में देखने की अक्षमता के कारण मनोवैज्ञानिक बाधा, सीधे आवश्यक जानकारी को व्यक्त करने के लिए। व्यक्तिगत रूप से कर्मचारी से संपर्क करने और आवश्यक मुद्दों पर चर्चा करने में असमर्थता स्थिति को बढ़ा सकती है।

उपरोक्त सूची के अलावा, ऐसी कई कठिनाइयाँ हैं जो प्रबंधकों को पूरी तरह से स्थानांतरित करने वाले कर्मचारियों को दूरस्थ कार्य से हतोत्साहित कर सकती हैं:

व्यापार सुविधाएँ

कुछ कंपनियां शारीरिक रूप से अपने कर्मचारियों के दूरदराज के काम में भी स्थानांतरित करने में असमर्थ हैं। एक नियम के रूप में, यह व्यवसाय की बारीकियों या इसकी तकनीकी विशेषताओं के कारण है। अतिरिक्त कारकों के बीच, कोई भी व्यक्तिगत संपर्क और उनके साथ प्रत्यक्ष संचार के बारे में कंपनियों के कई ग्राहकों की आवश्यकताओं को नोट कर सकता है।

विशेषज्ञ स्तर

नौसिखिए पेशेवरों के लिए, दूरस्थ सहयोग के ढांचे में उनका प्रशिक्षण और कार्यान्वयन कम प्रभावी हो सकता है। नियोक्ता एक निश्चित अनुभवी क्यूरेटर के साथ सीधे मौके पर "शुरुआती" का एक त्वरित और प्रभावी विसर्जन पसंद करते हैं। किसी कंपनी की कॉर्पोरेट संस्कृति अतिरिक्त प्रतिबंध भी लगा सकती है।

व्यक्तिगत और कॉर्पोरेट डेटा की सुरक्षा

रिमोट वर्क मोड में कंपनी और उसके कर्मचारियों की डेटा सुरक्षा का मुद्दा काफी महत्व रखता है। फ़िशिंग और वायरस के हमलों के साथ-साथ औद्योगिक जासूसी और डेटा चोरी का खतरा काफी बढ़ जाता है।

व्यक्तिगत संबंध और संचार

शास्त्रीय कार्यालय कार्य ने कार्य दिवस में किसी भी समय किसी कर्मचारी से संपर्क करने, सलाह देने, उंगलियों पर कुछ समझाने, कार्य प्रक्रिया में समस्या को स्पष्ट करने और हल करने की एक प्राकृतिक आदत बनाई है।

रिमोट वर्क मोड संचार पर अपने नियम लागू करता है। दूरस्थ कार्य वातावरण में पारस्परिक सहायता का सिद्धांत बहुत अधिक मौजूद है, लेकिन आपको इसकी विशेषताओं के लिए उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, कार्यालय में सीधे संचार के बजाय, कभी-कभी आपको फोन कॉल या चैट करने के लिए वार्ताकार से अनुमति मांगने की आवश्यकता होती है।

लेकिन कर्मचारी के दूरस्थ कार्य के प्लस हैं (हम वास्तव में टिप्पणियों में आपके परिवर्धन की प्रतीक्षा कर रहे हैं):

ऑपरेशन मोड स्विचिंग

कर्मचारियों के व्यक्तित्व के कई मनोविज्ञान के लिए, कार्य मोड (या कार्यालय और दूरस्थ कार्य मोड के संयोजन) को स्विच करने की क्षमता उनकी उत्पादकता और व्यक्तिगत जिम्मेदारी को बढ़ाती है।

परिणाम उन्मुख

कार्य के परिणाम के लिए जिम्मेदारी की भूमिका बढ़ाना, न कि प्रक्रिया के लिए ही। परिणाम की पारदर्शिता। "बाहर निकलने पर" आपसे क्या उम्मीद की जाती है।

गैर-वित्तीय प्रेरणा

नियोक्ता को कर्मचारी को प्रेरित करने या पुरस्कृत करने का एक अतिरिक्त अवसर।

अनुशासन

देर से होने के जोखिमों को कम करना, यातायात की स्थिति या मौसम से संबंधित दबाव को बल देना।

कार्यस्थल आराम

बाहरी शोर की अनुपस्थिति, आपकी आवश्यकताओं को फिट करने के लिए माइक्रॉक्लाइमेट और परिवेश को समायोजित करने की क्षमता।

कम परिचालन लागत

उदाहरण के लिए, कार्यालय की घरेलू जरूरतों के लिए परिसर और खर्चों का किराया।

सबसे अधिक संभावना है कि दूरस्थ कार्य को व्यवस्थित करने या वितरित टीम के साथ काम करने की प्रक्रिया को डीबग करने के लिए कोई एकल और असमान रूप से सही दृष्टिकोण नहीं है।

प्रत्येक नेता या व्यवसाय के स्वामी पहले अपने विशेष मामले में इस या उस दृष्टिकोण को लागू करते हैं। जहां वर्तमान संकेतकों में एक ही समय में खोए बिना अधिक लचीला होना संभव है, और जहां संयम और धीरज दिखाने लायक है।

आपकी कंपनी एक वितरित टीम के साथ कैसे काम करती है और कर्मचारियों को दूरस्थ स्थान पर स्थानांतरित करती है?

घर और ऑफिस के बीच। वितरित टीम के काम को कैसे व्यवस्थित करें

काम कैसे बनता है

कार्यालय में नहीं होने के पेशेवरों और विपक्ष

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