Microsoft टीमें, पावरएप और पावर ऑटोमेट का उपयोग करके एचआर प्रक्रियाओं को स्वचालित करें। कर्मचारी निकासी अनुरोध

सबके लिए दिन अच्छा हो! आज मैं Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate और Teams का उपयोग करके नए कर्मचारियों के लिए एप्लिकेशन बनाने की प्रक्रिया के स्वचालन का एक छोटा सा उदाहरण साझा करना चाहूंगा। इस प्रक्रिया को लागू करते समय, आपको अलग से पावरएप और पावर स्वचालित उपयोगकर्ता योजना खरीदने की आवश्यकता नहीं होगी, Office365 E1 / E3 / E5 सदस्यता पर्याप्त होगी। हम SharePoint साइट पर सूचियाँ और स्तंभ बनाएँगे, PowerApps आपको फ़ॉर्म बनाने में मदद करेंगे, और पावर स्वचालित व्यापार प्रक्रियाओं के तर्क को अनुकूलित करने की क्षमता प्रदान करेंगे। अंतिम प्रक्रिया एमएस टीम टीम से जुड़ी है। चलो समय बर्बाद मत करो और देखो क्या होता है।



पहले चरण में, हम सूची और विवरण बनाते हैं। हमें सूचियों की आवश्यकता होगी:

1. कर्मचारी निकासी अनुरोध
2. प्रभागों
3. यूनिट द्वारा एच.आर.
4. व्यवस्थापकों

प्रत्येक सूची भविष्य में एक भूमिका निभाएगी, और हम देखेंगे कि कौन सा है। हम विवरण बनाते हैं और नेविगेशन मेनू को कॉन्फ़िगर करते हैं:

Powerapps

अब, चलो PowerApps का उपयोग करके कर्मचारी निकासी आवेदन सूची के लिए एक फॉर्म बनाते हैं। अंतिम रूप में, यह इस तरह दिखेगा:



"कर्मचारी" फ़ील्ड में, Office 365 उपयोगकर्ताओं को उपयोगकर्ताओं की सूची से चुना जाता है, "रिलीज़ की तारीख" कैलेंडर से इंगित की जाती है, "विभाग" को विभाग निर्देशिका से इंगित किया जाता है, और "HR" विभागों द्वारा "HR" निर्देशिका से चुना जाता है :



लेकिन आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि चयन के लिए उपलब्ध मानव संसाधन की सूची फॉर्म पर इंगित इकाई द्वारा फ़िल्टर की गई है। PowerApps में डेटा फ़िल्टर करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करें। "HR" फ़ील्ड की "आइटम" संपत्ति के लिए, हम लिखते हैं:



इसके अलावा, फ़ॉर्म पर, आप स्थिति फ़ील्ड के लिए डिफ़ॉल्ट मान के लिए छोटी सेटिंग्स बना सकते हैं। "स्थिति" फ़ील्ड की "डिफ़ॉल्ट" संपत्ति के लिए, लिखें:



यदि आइटम निर्माण फ़ॉर्म खोला गया है, तो स्थिति फ़ील्ड में "नया" मान लिखा जाएगा, अन्यथा, वर्तमान तत्व के लिए SharePoint कॉलम से मान को प्रपत्र पर स्थिति फ़ील्ड में प्रतिस्थापित किया जाएगा।

PowerApps के साथ समस्याओं में से एक SharePoint समूहों से आसानी से डेटा पुनर्प्राप्त करने में असमर्थता है। इस संबंध में, यदि आप उपयोगकर्ता के SharePoint समूह में शामिल होने के लिए ट्यून करना चाहते हैं, तो फ़ील्ड या ऑब्जेक्ट्स की दृश्यता / उपलब्धता को आसानी से कॉन्फ़िगर करना संभव नहीं है। लेकिन आप वर्कअराउंड बना सकते हैं। विशेष रूप से इसके लिए, हमने पहले से प्रशासकों की एक सूची बनाई है:



इस सूची में केवल "उपयोगकर्ता या समूह" प्रकार के साथ "कर्मचारी" फ़ील्ड है जो केवल फ़ॉर्म और "नाम" फ़ील्ड में प्रदर्शित होता है, जिसमें चयनित कर्मचारी का नाम लिखा जाता है, केवल सूची दृश्य में प्रदर्शित होता है। अब, PowerApps में थोड़ा ट्रिक करते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी भी फ़ील्ड की उपलब्धता को उस स्थिति में कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जो वर्तमान उपयोगकर्ता व्यवस्थापक सूची में है। हम "रिलीज़ दिनांक" फ़ील्ड की "प्रदर्शन मोड" संपत्ति पाते हैं और लिखते हैं:



इस सूत्र के अनुसार, यदि व्यवस्थापक सूची में कम से कम एक कर्मचारी है, जिसका लॉगिन वर्तमान उपयोगकर्ता के लॉगिन से मेल खाता है, तो फ़ील्ड संपादन के लिए उपलब्ध होगा, अन्यथा, देखने के लिए। अधिक विश्वसनीयता के लिए, हम लॉगिन को लोअरकेस में लाते हैं, अन्यथा सभी प्रकार के मामले हैं।

आपने देखा होगा कि प्रपत्र के शीर्षक में एक बटन है "आवेदन पर कार्य"



यह बटन दूसरी स्क्रीन पर जाएगा, जहां सुविधा के लिए, एप्लिकेशन पर सभी संभावित कार्य एकत्र किए जाते हैं:



प्रत्येक बटन पर क्लिक करने के बाद कार्यों की एक अतिरिक्त विंडो खुलती है, उदाहरण के लिए, यदि कार्रवाई "रद्द करें अनुरोध" का चयन किया जाता है, तो एक अतिरिक्त विंडो एक टिप्पणी दर्ज करने की क्षमता के साथ खुलती है:



"पुष्टि करें" बटन पर क्लिक करने के बाद, एप्लिकेशन की स्थिति बदल जाती है, और यह पावर ऑटोमेट स्ट्रीम को शुरू किए बिना भी किया जा सकता है। हम बटन के "OnSelect" संपत्ति के लिए "पैच" फ़ंक्शन



का उपयोग करते हैं : पैच फ़ंक्शन का उपयोग करते हुए, हम वर्तमान सूची के पहचानकर्ता द्वारा फ़िल्टर करके एप्लिकेशन सूची आइटम को अपडेट करते हैं। हम "स्थिति" फ़ील्ड का मान बदलते हैं और मुख्य स्क्रीन पर जाते हैं। शेष कार्रवाई बटन के लिए, तर्क समान है।

यह बातचीत प्रवाह को कॉन्फ़िगर करने के लिए बना हुआ है। आइए इसे इसके सरलतम रूप में बनाते हैं।

बिजली स्वचालन

जब आप कोई एप्लिकेशन बनाते हैं तो हमारा अनुमोदन प्रवाह स्वचालित रूप से शुरू हो जाएगा। कार्यान्वयन के दौरान, आवेदन की स्थिति बदल जाएगी, डिवीजन हेड प्राप्त किया जाएगा, और एक नए आवेदन की एक अधिसूचना सिर को भेजी जाएगी। नेता को निर्धारित करने के लिए, हमारे पास "विभागों" की एक निर्देशिका है:



हम एक पावर ऑटोमेटिक स्ट्रीम बनाते हैं:



इस स्ट्रीम के निष्पादन के दौरान, डिवीजन के प्रमुख को एक नए एप्लिकेशन के निर्माण के बारे में एक ईमेल सूचना प्राप्त होती है और बटन पर क्लिक करके निर्णय लेने के लिए लिंक पर क्लिक कर सकते हैं:



"सहमत" बटन पर क्लिक करें। "अस्वीकार" भी पावर ऑटोमैटिक थ्रेड को ट्रिगर करता है, जो एप्लिकेशन की स्थिति को बदलता है और एचआर विशेषज्ञ को एक अधिसूचना ईमेल भेजता है:



प्रक्रिया तैयार है।

टीमें

और अंतिम स्पर्श इस प्रक्रिया के सहयोग का संगठन है। ऐसा करने के लिए, हम प्रक्रिया को MS Teams टीम से जोड़ते हैं:



अब, MS Teams टीम के सभी सदस्यों के पास अलग टैब पर नए कर्मचारियों के बाहर निकलने की प्रक्रिया तक पहुँच है।

बेशक, बहु-स्तरीय मिलान प्रवाह तर्क में प्रदान किया जा सकता है, साथ ही पावर ऑटोमैटिक कार्यों को असाइन करने के लिए ऐप्रोवाल्स घटक का उपयोग करने की संभावना है। आप रिपोर्ट भी सेट कर सकते हैं और सूचनाएँ उत्पन्न कर सकते हैं जो Microsoft टीम चैटबॉट को भेजी जाएंगी। लेकिन उस पर अधिक निम्नलिखित लेखों में। आपके ध्यान के लिए धन्यवाद और आपका दिन शुभ हो!