🍛 🙏🏿 🐳 ऑनलाइन इवेंट्स के आयोजन के लिए लाइफहाक्स 👎🏿 🧒🏿 👨🏾

मैं कई वर्षों से ऑफ़लाइन आईटी सम्मेलनों का आयोजन कर रहा हूं। लेकिन नई वास्तविकताएं हमारी टीम को ऑनलाइन जाने की संभावनाओं का पता लगाने के लिए मजबूर कर रही हैं। इस लेख में, मैंने विदेशी सहयोगियों के लेखों से जानकारी और जीवन हैक एकत्र किया। ऑफ़लाइन कार्यक्रमों के आयोजकों के लिए कई युक्तियां प्रासंगिक होंगी।

ऑनलाइन इवेंट प्रारूप

लाइव

विकल्प ऑफ़लाइन घटनाओं के प्रारूप के सबसे करीब है, केवल कॉफी विराम पर बात किए बिना। एक ही समय में वक्ताओं और श्रोताओं को मंच से जोड़ा जाता है, रिपोर्ट "लाइव" वितरित की जाती है, प्रतिभागी एक चैट में संवाद करते हैं और सवाल पूछते हैं।

लाभ: स्पष्ट और सरल प्रारूप, वक्ताओं को प्रारंभिक रिकॉर्डिंग करने की आवश्यकता नहीं है।
नुकसान: आयोजकों के लिए बहुत सारे जोखिम और अनियंत्रित स्थितियां: वक्ताओं को तकनीकी भाग / स्पीकर के साथ समस्या है बस सही समय पर प्रकट नहीं होता है, तकनीकी मंच की खराबी।
दिनों या हफ्तों तक जिएं

यह प्रारूप इवेंट को एक मिनी-फेस्टिवल बनाता है। इसमें विभिन्न अतिरिक्त सत्रों, चर्चाओं और चर्चाओं को शामिल किया जा सकता है, कुछ नेटवर्किंग, घटना के दौरान बातचीत का विस्तार करने की तुलना में।
रिकॉर्डिंग में

सभी सत्र पूर्व-रिकॉर्ड किए जाते हैं और घटना के नियत दिन पर दिखाए जाते हैं।

लाभ: आयोजकों के लिए कम जोखिम।
नुकसान: अधिक प्रारंभिक तैयारी और "घटना" का कोई मतलब नहीं है, क्योंकि सब कुछ पहले से ही दर्ज किया गया है।
एक रिकॉर्डिंग में शामिल है

इस प्रारूप में, भाषण स्वयं रिकॉर्ड किए जाते हैं, लेकिन व्याख्यान के दौरान वक्ता ऑनलाइन मौजूद होते हैं और प्रश्नों का उत्तर दे सकते हैं और अन्य गतिविधियों का संचालन कर सकते हैं।

लाभ: वक्ता श्रोताओं के साथ संवाद करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इस प्रारूप में, लाइव चैट और रिकॉर्डिंग अधिक संतुलित हैं।
नुकसान: प्रदर्शन के वीडियो रिकॉर्डिंग के संगठन की आवश्यकता है।

स्वरूपों के बारे में अधिक जानकारी इस लेख में मिल सकती है ।

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ऑफ़लाइन कॉन्फ़्रेंस में स्पीकर के लाइव भाषण का एक उदाहरण,

भले ही आप किस प्रारूप को चुनते हैं, कई सामान्य युक्तियां और ट्रिक्स हैं, जिनके बारे में विदेशी स्रोत लिखते हैं। इसलिए, आपने अपना ऑनलाइन कार्यक्रम आयोजित करने का निर्णय लिया।

लाइफ़ हैक्स

1. अपनी घटना के लिए एक "बड़ा विचार" खोजें

वक्ताओं को इकट्ठा करना, वेबिनार के कई दिनों को शेड्यूल करना और इसे ऑनलाइन सम्मेलन कहना अपेक्षाकृत आसान है। इस दृष्टिकोण के साथ समस्या यह है कि सत्र के परिणामस्वरूप, एक नियम के रूप में, वे शिथिल युग्मित हैं, प्रतिभागियों को केवल चुनिंदा तथ्य मिलते हैं और बहुत कम वास्तविक प्रशिक्षण होता है।

"बड़ा विचार" ढूंढें जो आपकी घटना को एक साथ लाता है। यह विचार एकल पंक्ति बन जाना चाहिए जिसके चारों ओर आप सभी रिपोर्ट बना सकते हैं और उन्हें एक साथ जोड़ सकते हैं।

प्रतिभागियों के लिए इन कनेक्शनों को उजागर करने के लिए, आप सम्मेलन के प्रत्येक दिन परिचयात्मक "तैयारी" और अंतिम "संक्षेप" सत्र आयोजित कर सकते हैं।

सम्मेलन के मुख्य विषयों या विचारों में से एक को उजागर करने के लिए तैयारी सत्र (लगभग 30 मिनट) का उपयोग करें, यह बताएं कि आने वाले दिन की रिपोर्टें इससे कैसे संबंधित हैं, और क्या आपस में रिपोर्ट को एकजुट करती है।

सत्रों को संक्षेप में, प्रतिभागियों को दिन का जायजा लेने के लिए आमंत्रित करें, जो उन्होंने अनुभव किया है, उसके बारे में सोचें, और उन्हें बताएं कि वे कैसे कार्य करने की योजना बनाते हैं।

2. प्रतिभागियों को बातचीत करने के लिए एक जगह बनाएँ

आभासी घटनाओं के मुख्य नुकसानों में से एक को आमतौर पर ऑफ़लाइन घटनाओं के समान संचार के स्तर को प्राप्त करने में असमर्थता कहा जाता है। हालाँकि आमने-सामने संचार में ऐसे गुण होते हैं जिनका किसी आभासी वातावरण में अनुवाद नहीं किया जा सकता है, लेकिन आप नेटवर्क पर जो बातचीत कर सकते हैं उसका स्तर काफी अधिक है - यदि आप प्रयास करते हैं।

एक वेबिनार मंच के रूप में, आप उन सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं जिनमें लाइव सत्र आयोजित करने का विकल्प है। उदाहरण के लिए, ज़ूम आपको वेबिनार के दौरान Q & A सुविधा के अलावा चैट कनेक्ट करने की अनुमति देता है।

एक अलग चैट मॉडरेटर खोजें। अग्रिम में उपयुक्त बीज प्रश्न तैयार करें, जिसे वह चैट में भेजने और चर्चा शुरू करने में सक्षम होगा। मध्यस्थ से श्रोताओं को बातचीत में भाग लेने के लिए लगातार प्रोत्साहित करने के लिए कहें।

ऑनलाइन सत्रों के बाद, एक ऐसी जगह प्रदान करें, जहां प्रस्तुतियों और उनके बाद चर्चा जारी रह सके। उदाहरण के लिए, निजी समूह फेसबुक और लिंक्डइन उपयुक्त हैं। और विशेष सेवाएं वर्डप्रेस के साथ चर्चा की दीवार और सामाजिक मीडिया सुविधाओं को एकीकृत करने में मदद करेगी।

ध्यान रखें कि चर्चाएँ कभी भी वैसी ही शुरू न हों। लोगों को भाग लेने के लिए याद दिलाने की जरूरत है। लाइव सत्र के दौरान प्रतिभागियों को लगातार बातचीत के लिए आमंत्रित करें। घटना के बाद, समूहों में सबसे सक्रिय चर्चाओं के ई-मेल न्यूज़लेटर में शामिल करें और उनसे लिंक डालें।

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सामाजिक नेटवर्क में निजी समूहों का उपयोग करें या चर्चा के लिए प्लेटफार्मों के रूप में तत्काल दूत

3. कम से कम कुछ लाइव वीडियो का उपयोग करें

यहां तक कि अगर आपका कार्यक्रम रिकॉर्डिंग में पूरी तरह से निर्धारित है, तो कम से कम कुछ लाइव वीडियो का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, एक मॉडरेटर एक रिपोर्ट की शुरुआत में वक्ताओं का प्रतिनिधित्व कर सकता है। लक्ष्य यह दिखाना है कि सीखने का माहौल "आभासी" हो सकता है, लेकिन यह वास्तविक लोगों से भरा है - जो लोग सीखने और चर्चा के लिए वहां मौजूद हैं।

कृपया ध्यान दें कि प्रतिभागी स्वयं वक्ता और उसकी प्रस्तुति दोनों को देखेंगे। यह ऑन-लाइन, साथ ही रिकॉर्डिंग में होने वाली घटनाओं पर लागू होता है। स्पीकर और प्रस्तुति के "फ्रेम" एक दूसरे को सही समय पर बदल सकते हैं, या एक खिड़की में संयोजित हो सकते हैं।

उदाहरण के लिए, हमारे ऑफ़लाइन सम्मेलनों में, स्वयंसेवक स्टास फ़ोमिन ने अपने 0x1.tv पुस्तकालय के लिए प्रदर्शन दर्ज किए , और फिर वीडियो में प्रस्तुतियां दीं ।

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स्पीकर वीडियो में एक प्रस्तुति जोड़ें

4. उत्कृष्ट ग्राहक सहायता प्रदान करें

यह सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागी समझें कि क्या रिपोर्ट, कब और कहाँ आयोजित होगी, कैसे पहुँचें, कब रिकॉर्ड उपलब्ध होंगे आदि। सुनिश्चित करें कि प्रमुख सूचनाओं के नेविगेशन लिंक सम्मेलन की वेबसाइट के स्पष्ट क्षेत्रों में स्थित हैं और सभी आवश्यक जानकारी के साथ कई बार पंजीकृत मेलिंग सूची में अनुस्मारक भेजते हैं।

साइट के पाद लेख में अपना ईमेल पता और समर्थन फोन नंबर रखें, एक संपर्क पृष्ठ बनाएं और याद रखें कि समाचार पत्र में सहायता के लिए कहां जाएं।

5. पहले से वक्ताओं से बात करें

बोलने से पहले अपने वक्ताओं के साथ "एक आवाज में बात करें"। हमें अपने दर्शकों के बारे में अधिक बताएं, रिपोर्ट से अपेक्षाएं, जो आमतौर पर दर्शकों द्वारा बेहतर माना जाता है। पता करें कि स्पीकर ने किन सवालों पर चर्चा की और चर्चा की कि आप सत्र को यथासंभव सफल बनाने में कैसे मदद कर सकते हैं।

प्रत्येक रिपोर्ट के लिए "टेस्ट रन" समय निर्धारित करें। सामग्री को अंतिम रूप देने के लिए और आवश्यक होने पर फिर से सुनने के लिए उन्हें समय से पहले छोड़ने के लिए उन्हें बनाएं। ऑनलाइन सम्मेलन के लिए सेवा के सभी तकनीकी बारीकियों के लिए स्पीकर का परिचय दें जिसमें आपने एक कार्यक्रम आयोजित करने का फैसला किया है।

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घटना से पहले अपने प्रस्तोताओं से बात करें।

6. सह-लेखकों के रूप में प्रतिभागियों को संबोधित करें

कुछ प्रस्तुतियों के लिए विशिष्ट मामलों के लिए प्रतिभागियों से पूछें। उदाहरण के लिए, कुलसचिव एक प्रस्तुति में पार्स करने के लिए अपने परियोजना कार्य या कोड का एक टुकड़ा का विवरण प्रदान कर सकते हैं।

समस्याओं और घटना में शामिल किसी भी सामग्री पर चर्चा करने के लिए सामान्य "फॉलो अप" सत्र आयोजित करें। श्रोताओं को चर्चा में भाग लेने और वीडियो में शामिल होने के लिए आमंत्रित करें।

7. प्रायोजकों और भागीदारों को आकर्षित करें

यदि आप किसी कंपनी से एक आयोजन कर रहे हैं - उन लोगों को ढूंढें जो आपके प्रत्यक्ष प्रतियोगी नहीं हैं, लेकिन आदर्श रूप से उनकी सेवाएं आपके उत्पाद को पूरक बनाती हैं।

अगर आपके पास बड़े दर्शक नहीं हैं तो चिंता न करें। अधिकांश कंपनियां अच्छी तरह से योग्य दर्शकों को ढूंढना चाहती हैं। यदि आप ऐसे समूह के सामने बोलने का मौका दे सकते हैं, तो यह मूल्यवान है।

विभिन्न विकल्प हैं जो आप प्रायोजकों की पेशकश कर सकते हैं: उनकी कंपनी का उल्लेख करने से (उदाहरण के लिए, अपनी साइट के पृष्ठ पर अपने लोगो को प्रदर्शित करके या न्यूज़लेटर में उनसे लिंक करके) सत्र का प्रबंधन करने का अवसर प्रदान करें या अन्यथा घटना के दौरान अपने दर्शकों के साथ बात करें। बेशक, इन अलग-अलग तरीकों की अलग-अलग कीमतें होनी चाहिए।

प्रायोजक आपके सदस्यों को पुरस्कार या छूट प्रदान कर सकते हैं - यह एक महान दृष्टिकोण है जो प्रायोजक का ध्यान आकर्षित करता है। अंत में, एक प्रायोजन ब्रांड आपके अपने ब्रांड का समर्थन करने और घटना में आत्मविश्वास बढ़ाने के लिए उपयोगी हो सकता है, जो फिर से आगंतुकों को आकर्षित करने में मदद करता है।

नीचे प्रायोजकों को खोजने के लिए कुछ महत्वपूर्ण सुझाव दिए गए हैं यदि आपने पहले कभी इस कार्य के साथ काम नहीं किया है।

उन लाभों की पहचान करें जो आप संभावित प्रायोजकों को दे सकते हैं और स्पष्ट रूप से उनका वर्णन कर सकते हैं।
अपने क्षेत्र की अन्य घटनाओं का पता लगाने के लिए जानें कि किसने इस तरह के आयोजनों को प्रायोजित किया है। इसी समय, प्रायोजन पैकेजों की कीमतों के बारे में कोई जानकारी भी देखें।
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एक आभासी घटना लंबे समय तक हो सकती है, जिसमें सप्ताह में कई दिन 1-2 घंटे निर्धारित होते हैं।

एक लंबी अवधि में ज्ञान प्राप्त करने से, आपके प्रतिभागियों के पास पचाने, विश्लेषण करने और जो उन्होंने सीखा है उसे लागू करने के लिए अधिक समय होगा। और आपको नियोजन में एक ब्रेक मिलेगा, घटना के दौरान समायोजित करें और अपना कार्यभार कम करें।

यह इस संभावना को बढ़ा देगा कि श्रोता चर्चा के लिए चैट रूम का उपयोग करेंगे। पहला, उनके पास अभी और समय है। दूसरे, वे लगभग निश्चित रूप से सामग्री से संबंधित अधिक प्रश्न और टिप्पणियां प्राप्त करेंगे।

एक अन्य महत्वपूर्ण लाभ प्रदर्शनों को पूर्व-रिकॉर्ड करने की क्षमता है। आप सम्मेलन से पहले सत्र को पूरी तरह से रिकॉर्ड कर सकते हैं या आपातकालीन मामलों के लिए रिकॉर्डिंग कर सकते हैं, यदि, उदाहरण के लिए, यह पता चलता है कि स्पीकर ऑनलाइन बोलने में सक्षम नहीं होगा।

9. रिमाइंडर पर सेव न करें

आभासी सम्मेलनों की विशेषताओं में से एक बाद में स्थगित करने या बिल्कुल भी नहीं आने की क्षमता है। इसके अलावा, रिपोर्टों की रिकॉर्डिंग - जो कि अधिकांश आभासी सम्मेलनों द्वारा पेश की जाती हैं - इस बहाने को "मैं इसे बाद में देखूंगा" (और, निश्चित रूप से, वे इसे शायद ही बाद में देखते हैं)।

इस समस्या को पूरी तरह से दूर करने का कोई तरीका नहीं है, लेकिन सबसे प्रभावी तरीकों में से एक लगातार अनुस्मारक भेजना है। इसमें आगामी रिपोर्टों के लिए ईमेल अनुस्मारक, चर्चाओं में भाग लेने के लिए अनुस्मारक, पोस्ट करने वाले अनुस्मारक शामिल हैं - वे सभी जो आपको अद्यतित रखने और प्रतिभागियों को शामिल करने में मदद करते हैं।

बेशक, यह महत्वपूर्ण है कि इसे ज़्यादा न करें और प्रतिभागियों को बहुत अधिक सूचनाओं से परेशान न करें, लेकिन आपके इवेंट की तुलना में यह गलत है कि आपके इवेंट शुरू होने से पहले इसे याद नहीं किया जाएगा।

10. उपरोक्त सभी के लिए समय निकालें।

यदि आप उपरोक्त सूची में कोई टिप जोड़ना चाहते हैं, तो यह "पहले से शुरू होगा!"

यहां वर्णित हर चीज संभव है, यहां तक कि अकेले या बहुत छोटी कंपनी द्वारा भी, लेकिन आपको आगे की योजना बनाने की जरूरत है ताकि सभी हिस्से लाइन में आ जाएं।

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" इन जीवन हैक के बारे में
एक विस्तृत लेख (अंग्रेजी में)।

और अंत में, कुछ और छोटे सुझाव

समय क्षेत्रों के बारे में याद रखें (खासकर यदि आप विदेशी वक्ताओं की भागीदारी पर योजना बनाते हैं);
अपने वक्ताओं और प्रतिभागियों को बढ़ावा देने के लिए उपयोग करें - उन्हें अपने कार्यक्रम के बारे में तैयार किए गए ग्रंथों और चित्रों की पेशकश करें, जिन्हें वे सामाजिक नेटवर्क पर साझा कर सकते हैं, वक्ताओं को अपने पन्नों पर एक भाषण तैयार करने के बारे में बताने के लिए कह सकते हैं;
सम्मेलन का एक विस्तृत परिदृश्य लिखें और सभी संभावित जोखिमों और समाधानों को पूर्व-लिखें;
तकनीकी समस्याओं से बचने के लिए अग्रिम में एक अतिरिक्त मंच का अध्ययन और कॉन्फ़िगर करें, अपने वक्ताओं और मध्यस्थों को भी इसका उपयोग करने के लिए सिखाएं;
आवश्यक मुद्दों पर चर्चा करने के लिए घटना की अवधि के लिए एक आयोजक चैट बनाएं।

क्या आपके पास पहले से कोई ऑनलाइन ईवेंट है? शुरुआती लोगों के साथ शेयर टिप्स और लाइफ हैक्स। :)

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