⛏️ 🚴🏾 🍵 डेटाबेस, कार्ड, चेकलिस्ट या व्यवसाय ज्ञान प्रबंधक क्यों 👥 🌄 🎾

हैरी क्लेन एक अमेरिकी मनोवैज्ञानिक, चरम स्थितियों में सहज समाधान के शोधकर्ता हैं। अपनी पुस्तक सोर्सेज ऑफ पावर में, क्लेन ने एक मामले का वर्णन किया: एक फायर ब्रिगेड को एक कॉल आया, एक आवासीय इमारत में एक रसोई जल रही थी। टीम कमरे में घुस गई और आग बुझाने लगी, लेकिन वह नहीं मरी। कुछ बिंदु पर, कमांडर ने चिंता महसूस की और तत्काल प्रस्थान का आदेश दिया। जब सभी ने घर छोड़ दिया, तो रसोई में फर्श विफल हो गया। यह पता चला कि आग तहखाने में शुरू हुई, और फिर शीर्ष पर फैल गई, इसलिए इसे रसोई में बुझाने के लिए संभव नहीं था।

बाद में, हैरी क्लेन ने पुस्तक के लिए सामग्री इकट्ठा करने के लिए कमांडर का साक्षात्कार लिया और वह टुकड़ों में अपना सहज समाधान लेने में कामयाब रहा: रसोई में आग कमजोर थी, लेकिन इस तरह की लौ के लिए बहुत अधिक गर्मी और धुआं था। कमांडर ने महसूस किया कि स्थिति खतरनाक थी और टीम को वापस ले लिया। यह "अंतर्निहित ज्ञान" का एक उदाहरण है जो इतनी गहराई से छिपा हुआ है कि यह केवल वास्तविक स्थिति में दिखाई देता है।

"अंतर्निहित ज्ञान" को बाहर निकालना जो विशेष रूप से आपातकालीन स्थितियों में सहायक है, ज्ञान प्रबंधन प्रबंधक के कार्यों में से एक है। उदाहरण के लिए, उत्पादन गिर गया है, सर्वर काम करने से इनकार करते हैं, लेकिन कोई नहीं जानता कि क्यों। उसी समय, छह महीने पहले ऐसा ही कुछ हुआ था और पेट्या ने इस समस्या को हल किया: उन्होंने "शरारत निभाई", इसे घुमा दिया और यह काम कर गया। सच है, पेटीए दूसरी कंपनी के लिए रवाना हो गया, लेकिन उन्होंने पूर्वव्यापी कार्रवाई नहीं की, उन्होंने घटना और समाधान को ज्ञान के आधार पर नहीं जोड़ा, क्योंकि कोई आधार नहीं है। लेकिन अगर टीम में एक ज्ञान प्रबंधक होता, तो शायद परिणाम कम होते, और समस्या तेजी से हल हो जाती।

ज्ञान प्रबंधक एक स्थिति नहीं है, लेकिन एक कार्य है

एक ज्ञान प्रबंधक एक ऐसा व्यक्ति है जो परिस्थितियों को व्यवस्थित करता है ताकि विशेषज्ञों का व्यक्तिगत ज्ञान और कंपनी का अनुभव खो न जाए, विश्लेषण किया जाए और समस्याओं को प्रभावी ढंग से हल किया जा सके। उदाहरण के लिए, Microsoft सेवाओं के लिए इसके लिए एक अलग स्थान है - ज्ञान प्रबंधन के निदेशक (मुख्य ज्ञान अधिकारी), जो एक अलग इकाई का प्रबंधन करता है। निदेशक के पास कई शक्तियां हैं: वह इकाई की सेवाओं को अन्य विभागों को बेच सकता है, उपकरण खरीद सकता है या अन्य विभागों से सॉफ्टवेयर विकसित कर सकता है और एक अलग बजट का प्रबंधन कर सकता है।

Microsoft सेवा में ज्ञान प्रबंधन प्रणाली (KM) का आधार चिकित्सकों का एक समुदाय है जो 2005 से काम कर रहे हैं। 100 से अधिक समुदाय हैं, और कई हजार विशेषज्ञ हैं। डेवलपर या उत्पाद प्रबंधक को सहकर्मियों से Google या समय लेने की आवश्यकता नहीं है: समुदाय में एक मिनट में वह किसी भी विषय पर एक विशेषज्ञ को ढूंढेगा, एक प्रश्न पूछेगा और एक उत्तर प्राप्त कर सकता है।

इसी तरह की प्रणाली CROC में काम करती है - एक आईटी कंपनी जो पेशेवर रूप से ज्ञान प्रबंधन में लगी हुई है। समुदायों की मदद से, कंपनी ज्ञान का लगभग पूरा पारिस्थितिकी तंत्र निर्मित होता है। यह काम की बारीकियों के अनुसार आवश्यक है: CROC एक परामर्श कंपनी है और अपने विशेषज्ञों के ज्ञान को बेचती है। कंपनी (परियोजना, प्रस्तुति, अनुसंधान) में प्रत्येक गतिविधि के लिए एक समूह बनाया जाता है, और इसमें सभी जानकारी प्राप्त की जाती है: सामग्री, परियोजना के विचार, पत्राचार।

Microsoft सेवाओं और CROC में महान ज्ञान प्रबंधन प्रणाली है। आपकी कंपनी में ज्ञान प्रबंधन से व्यक्तिगत प्रथाओं को शुरू करने के लिए बड़ी प्रणालियों की आवश्यकता नहीं है। यह छोटे से शुरू करने के लिए पर्याप्त है। उदाहरण के लिए, पाँच सरल (अपेक्षाकृत) प्रथाओं के साथ जो विशिष्ट व्यावसायिक समस्याओं को हल करते हैं।

ज्ञानधार

ज्ञान का प्रबंधन करने के लिए ज्ञान का आधार पहला और सबसे आसान है। यह सहायता सेवाओं या कॉल सेंटरों के लिए बहुत मदद करता है, और साइकिल वाली कंपनियों के लिए अपरिहार्य है ।

“कई परियोजनाओं के मुख्य वास्तुकार के रूप में, अन्य पहल लोगों के साथ, मैंने एक व्यापक प्रलेखन प्रणाली बनाई। प्रारंभ में - एसजीएमएल में, हर रात रात में आरटीएफ और सीएचएम अपडेट के संस्करण नियंत्रण प्रणाली और स्वचालित विधानसभा के तहत स्रोत कोड के साथ, और बाद में विकी-सिस्टम (लगभग 2005) के आधार पर।

ज्ञान के आधार में, हमने विवरण टेम्पलेट, विशिष्ट उदाहरण और विभिन्न आरेखों को जोड़ा। प्रलेखन के लिए एक आधार के रूप में टिप्पणियों का इस्तेमाल किया। आधार को अब तक न केवल कंपनी में संरक्षित किया गया है, बल्कि परियोजना टीमों द्वारा डिफ़ॉल्ट रूप से बनाए रखा और विकसित किया गया है। ”

मैक्सिम त्सेपकोव
वास्तुकार और व्यापार विश्लेषक, फुर्तीली दुनिया नाविक, फ़िरोज़ा संगठनों और सर्पिल गतिशीलता, नॉलेजकोन 2020 के सदस्य

। नोट। ज्ञान प्रबंधन में कौन से दस्तावेज़ उपयोगी हैं और उनमें क्या-क्या ठीक करना है, इसके बारे में अधिक पढ़ें, टीमलाइड कॉन्फ 2018 पर मैक्सिम की रिपोर्ट के डिकोडिंग को पढ़ें ।

यहां केएम प्रबंधक एक वास्तुकार के रूप में काम करता है: वह दस्तावेजों की संरचना और पदानुक्रम के लिए ज्ञान आधार अवसंरचना की योजना और विकास के लिए जिम्मेदार है। डेटाबेस में संपादन, टिप्पणियों और डुप्लिकेट को रोकने के लिए, सामान्य नियम सेट करता है।

उदाहरण के लिए, एक तकनीकी लेखक एक कंपनी में इस भूमिका को ले सकता है और एक ज्ञान प्रबंधन प्रणाली के लिए स्क्रिप्ट और किसी भी अन्य कलाकृतियों को लिख सकता है। लेखक आमतौर पर एल्गोरिदम, निर्देश, नियम और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के साथ काम करना जानते हैं।

परियोजना कार्यालय

परियोजना कार्यालय एक "विस्तारित" ज्ञान का आधार है। स्वीकार किए जाते हैं और अस्वीकार्य निर्णय, और जिन कारणों के लिए उन्हें चुना जाता है या त्याग दिया जाता है, उन्हें कार्यालय में जोड़ा जाता है।

कोई व्यक्ति किसी समस्या का सामना करेगा, कारण ढूंढेगा, उसे हल करेगा और इसे सभी डेटाबेस में लिख देगा, और अगला कर्मचारी उसी समस्या को तेजी से हल करेगा। अनुसंधान, परीक्षण और परिकल्पना के लिए समय कम है - टाइम 2मार्केट कम हो गया है ।

एक परियोजना कार्यालय के लिए, सरल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, जैसे कि Google ड्राइव, उपयुक्त हैं। इसमें आप दस्तावेजों का आदान-प्रदान कर सकते हैं, एक्सेस राइट्स जारी कर सकते हैं और टिप्पणियां जोड़ सकते हैं।

“एक परियोजना कार्यालय सिर्फ एक ज्ञान का आधार नहीं है। उसके लिए, मैंने विश्लेषण किया कि परियोजनाओं में क्या हो रहा है, डेवलपर्स के साथ साक्षात्कार आयोजित किए और सामान्यीकृत अनुभव एकत्र किए। इस आधार पर, मैंने लेख, निर्देश लिखे और उत्पाद विकास प्रथाओं का वर्णन किया। ”

ओजोन में तकनीकी लेखकों के समूह की स्वेतलाना नोविकोवा प्रमुख। नॉलेजकोन 2020 के सदस्य डॉक्स रूस कम्युनिटी एक्टिविस्ट लिखें, @the_know_all टेलीग्राम चैनल चलाता है।

जब किसी परियोजना में बहुत सारी विरासत होती है तो एक परियोजना कार्यालय अपरिहार्य होता है । एक अनुकूलित परियोजना कार्यालय में, यह देखना आसान है कि कुछ तकनीकों को क्यों चुना गया, प्रत्येक कोड या बैसाखी को क्यों जोड़ा गया। कोड के कुछ हिस्सों को अपडेट करने के बाद, सभी बदलावों को डेवलपर्स की अगली "पीढ़ी" के लिए डेटाबेस में जोड़ना आसान है।

“जब मैं फ्लंट से पहले तकनीकी निदेशक था, तो मैंने विकास विभाग को स्क्रैच से लेकर दस्तावेज़ तक प्रशिक्षित किया। एपीआई द्वारा अप-टू-डेट वास्तु दस्तावेजों को गिटलैब पर एक अलग भंडार में डाल दिया गया था। यदि आवश्यक हो, तो यह पता लगाना आसान है कि कोड की प्रत्येक पंक्ति किस आवश्यकताओं में बढ़ती है। इससे विकास और क्यू एंड ए के बीच संघर्ष को खत्म करने में मदद मिली, क्योंकि सभी ने सभी निर्णयों के कारणों को समझा।

फ्लैंट में, उन्होंने इस विचार का विस्तार किया: उन्होंने गिटलैब में दस्तावेज़ीकरण के भंडारण का आयोजन किया, लोगों को सिखाया कि इसका उपयोग कैसे किया जाए, प्रमुख निर्देशों के रूप में ज्ञान साझा करने के सिद्धांतों को विकसित किया और इसे काम किया। " नॉलेजकॉन्फ़ 2020 के एक सदस्य, फ़्लेंट में अज्ञात के लिए

इगोर
त्सुको निदेशक, टेलीग्राम चैनल @lovely_b_hell को होस्ट करता है।

योग्यता का नक्शा

दक्षताओं का एक कार्ड या मैट्रिक्स उन्नत प्रशिक्षण और इसके नियंत्रण के लिए एक उपकरण है। आमतौर पर यह एक तालिका की तरह दिखता है: पंक्तियों में कर्मचारियों के नाम, और स्तंभों में जो वे जानते हैं।

मैट्रिक्स का एक उदाहरण लेख " ड्रेगन लाइव हियर: द मैट्रिक्स ऑफ़ कॉम्पिटिशन ऑफ़ ए टिमलाइड " से है।

तालिका स्पष्ट रूप से कर्मचारी प्रशिक्षण में विफलताओं को दिखाती है। दिखाता है कि एक निश्चित कौशल का मुख्य वाहक कौन है (जो फिर इसे दूसरों को स्थानांतरित करता है) और जो सिर्फ एक साधारण उपयोगकर्ता है। टीम डेवलपर्स के स्तर का आकलन करने के लिए एक सक्षमता नक्शा टीम लीड या तकनीकी लीड से बना हो सकता है।

“फ्लंट से पहले, मैं विकास कंपनी में सीटीओ था। मैं चाहता था कि टीम समस्याओं को और अधिक विकसित करे और समस्याओं को हल करे, और कर्मचारी अपने कौशल में सुधार करें। इसके लिए पारदर्शी विकास नियमों, प्रतिक्रिया की आवश्यकता थी। इससे दक्षताओं के मैट्रिक्स में मदद मिली।

लेकिन मैट्रिक्स हर किसी के लिए उपयुक्त नहीं है। फ्लैंट में, उसने DevOps इंजीनियरों के लिए काम नहीं किया, क्योंकि दर्जनों प्रौद्योगिकियों और सैकड़ों बारीकियों से यह बड़े आकार के लिए "प्रफुल्लित" होगा। इसलिए मैंने प्रदर्शन समीक्षा में मैट्रिक्स को उन्नत किया । यह पहले से ही एक प्रक्रिया है जो हमें कर्मचारियों की भर्ती, अनुकूलन और विकास के साथ व्यवस्थित समस्याओं की पहचान करने की अनुमति देती है। ” नॉलेजकॉन्फ़ 2020 के एक सदस्य, फ़्लेंट में अज्ञात के लिए

इगोर
त्सुको निदेशक, टेलीग्राम चैनल @lovely_b_hell को होस्ट करता है।

अनुकूलन जाँच सूची

एक नए कर्मचारी को काम पर रखना हमेशा पैसे के लायक होता है। लागत में एचआर या भर्तीकर्ता, प्रबंधकों (टीम लीडर, तकनीकी विशेषज्ञ, सीटीओ) और अन्य सभी के समय और वेतन शामिल हैं, जो भर्ती में शामिल हैं। जब कोई कर्मचारी कंपनी में आता है, तो समय और प्रयास ऑनबोर्डिंग पर खर्च किए जाते हैं।

इसलिए, ज्ञान प्रबंधक के कार्यों में से एक है धीरे-धीरे और दर्द रहित रूप से एक नए कर्मचारी को काम करने के लिए परिचय देना ताकि वह परीक्षण अवधि के दौरान "खो न जाए"। उदाहरण के लिए, नए टोयोटा कर्मचारी अधिक अनुभवी कामरेडों की देखरेख में काम करते हैं। जब निगम एक नया संयंत्र खोलता है, तो इसके लिए सबसे अच्छे श्रमिकों और नए लोगों की एक टुकड़ी भेजी जाती है। कुछ समय बाद, अनुभवी कर्मचारी वापस आते हैं, और शुरुआती काम करना जारी रखते हैं।

"उन्होंने एक ज्ञान प्रबंधन समुदाय का आयोजन किया और उन सहयोगियों से मिले, जिन पर हमने पाया, विशेष रूप से, ऑनबोर्डिंग के साथ समस्याओं और समाधान रणनीति पर काम किया। उदाहरण के लिए, हमने सभी कर्मचारियों के लिए एक सामान्य परिचयात्मक कार्यक्रम पेश किया है। इसमें सामान्य ज्ञान और अभ्यास शामिल थे: टास्क ट्रैकर, विकी, सामान्य प्रौद्योगिकियां। कार्यक्रम कंपनी के विशेष ढांचे द्वारा लागू किया गया था, जिससे उन्हें परिवीक्षाधीन अवधि में पारित होने वाले कर्मचारियों का प्रतिशत बढ़ाने में मदद मिली। ”

मैक्सिम त्सेपकोव
वास्तुकार और व्यापार विश्लेषक, एजाइल की दुनिया भर में नाविक, फ़िरोज़ा संगठनों और सर्पिल गतिकी, नॉलेजकोन 2020 के सदस्य हैं।

आप आज ऑनबोर्डिंग में सुधार कर सकते हैं। एक नए कर्मचारी को अपने कार्यों और सीखने के मार्ग को रिकॉर्ड करने के लिए असाइन करें। इससे आपका कुछ भी खर्च नहीं होगा। निम्नलिखित सभी नवागंतुक अपने पथ का अनुसरण करेंगे, दस्तावेज़ को जोड़ेंगे और पूरक करेंगे। जब आप एक शुरुआतकर्ता की आँखों के माध्यम से अपनी प्रक्रियाओं को देखते हैं, तो आप उसका रास्ता देखेंगे और अनुकूलन की "चेकलिस्ट" तैयार करेंगे।

अलेक्सी पेत्रोव (फनकोर्प में विभाग के क्यूए प्रमुख) द्वारा एक रिपोर्ट के डिकोडिंग से चेकलिस्ट का एक उदाहरण " स्थिति के लिए नरम परिचय के लिए एक उपकरण के रूप में अनुकूलन चेकलिस्ट "।

संचार कार्ड

“जब मैंने ज्ञानकोष का आयोजन किया, तो विकास के अधिक अवसर थे, और कई आंतरिक प्रोमो के बाद मुझे निकटवर्ती इकाइयों में केएम को व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए अनुरोध प्राप्त हुए। मैंने बाहरी और आंतरिक ज्ञान के आधारों के लिए सामग्री बनाने पर आंतरिक बैठकों का नेतृत्व किया, साझा कार्यप्रणाली, अभ्यास, अपने सहयोगियों के साथ सर्वोत्तम अभ्यास, परामर्श किया, एक ब्लॉग पर लिखा, विभिन्न विभागों में संपर्कों के बारे में संपर्क किया, जिन्हें सवालों के साथ संपर्क किया जा सकता है (एसएमई कार्यप्रणाली पर काम करने के लिए)। लेकिन उसके बाद भी, सबसे सामान्य प्रश्न जो मुझसे पूछा गया था: "क्या आप जानते हैं कि आप किसके बारे में पूछ सकते हैं ...?" :)

रोडियन नागोर्नोव
हेड ऑफ नॉलेजकॉन्फ 2020, अंतरराष्ट्रीय प्रतियोगिता TSIA STAR AWARDS 2018 के नामांकन में नवप्रवर्तन नॉलेज इन नॉलेज? Kaspersky Lab में ज्ञान प्रबंधन परियोजनाओं के साथ प्रबंधन।

एक उन्नत ज्ञान प्रबंधन प्रणाली के साथ भी, संचार एक पीड़ादायक बिंदु है। एक बड़ी कंपनी में, क्षैतिज कनेक्शन आमतौर पर खराब रूप से विकसित होते हैं: पड़ोसी विभाग के एक सहयोगी से पूछना पहले से ही एक समस्या है। एक संचार मानचित्र यहां मदद करेगा - कंपनी के कर्मचारियों या पदों की सूची, संपर्क और जिम्मेदारी के क्षेत्रों के साथ।

संचार कार्ड के लिए, बस योग्यता मैट्रिक्स को अपग्रेड करें। कर्मचारियों, पदों और संपर्कों के लंबवत नाम, क्षैतिज रूप से - ज्ञान का एक क्षेत्र, दक्षताओं जिसके साथ वे मदद कर सकते हैं।

ज्ञान प्रबंधन प्रणाली को कैसे लागू किया जाए

आज अपनी कंपनी में व्यक्तिगत ज्ञान प्रबंधन प्रथाओं को लागू करना शुरू करें। एक विशिष्ट व्यवसाय समस्या पर निर्माण करें जिसे आप ज्ञान प्रबंधन उपकरणों के साथ हल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, Google डॉक्स में स्थानीय (टीम) ज्ञान का आधार व्यवस्थित करें।

समस्या का स्थानीय समाधान प्रस्तुत करें। हमें बताएं कि डेटाबेस ने प्रोजेक्ट को जल्दी से बंद करने में मदद की या इसे संख्याओं की भाषा में कम खर्च के साथ किया। फिर प्रबंधन से अन्य विभागों के समाधान का पैमाना पूछें। इसलिए, छोटे चरणों में, ज्ञान प्रबंधन लागू करें।

आपको इसके लिए किसी व्यक्ति को नियुक्त करने की भी आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, CROC में "नॉलेज एंड कॉर्पोरेट कम्युनिकेशंस मैनेजमेंट" दिशा (एलेक्सी सिडोरिन) का प्रमुख है, लेकिन कोई भी अलग टीम नहीं है जो ज्ञान के आधार के लिए जिम्मेदार हो।

कंपनी में कई आंतरिक कॉर्पोरेट सिस्टम हैं। प्रत्येक सिस्टम का कमांड डेटाबेस में अलग से जानकारी जोड़ता है। प्रत्येक कर्मचारी एक ज्ञान प्रबंधक के कार्यों का हिस्सा करता है। यह दो कारणों से सुविधाजनक है।

यूजेड लंबा, महंगा और जटिल है । यह एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें ज्ञान का संग्रह, परिवर्तन प्रबंधन, समाजशास्त्र, विश्लेषिकी, आर्किटेक्ट, डेवलपर, प्रबंधक और डिजाइनर का थोड़ा ज्ञान शामिल है। एक व्यक्ति हर चीज में विशेषज्ञ नहीं हो सकता है, इसलिए सभी कर्मचारियों को ज्ञान प्रबंधन में शामिल करना आसान है। डेवलपर्स ज्ञान के आधार पर दस्तावेज जोड़ते हैं, प्रबंधक - परियोजनाओं का इतिहास, परीक्षक - क्या समस्याएं पाई गईं और उन्हें कैसे हल किया गया।

छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों के लिए यह सस्ता है: आपको एक व्यक्तिगत कर्मचारी के लिए बजट आवंटित करने की आवश्यकता नहीं है, यह कुछ नए कार्यों और भूमिकाओं को वितरित करने के लिए पर्याप्त है। यह कई लोगों के लिए प्रबंधक के कार्यों को "धुंधला" करने के लिए अधिक सुविधाजनक है: कोई व्यवसाय प्रक्रियाओं का प्रबंधन करता है, कोई विशेषज्ञ के रूप में कार्य करता है, कोई इसे सभी को एक डेटाबेस में एकत्र करता है।

उपयोगी कड़ियाँ:

"आईटी ज्ञान प्रबंधन: इसके साथ देवो और आदत का क्या करना है?"
"कैसे एक ज्ञान प्रबंधन प्रबंधक खोजने के लिए?" ।
मारिया मारिनिचवा की एक रिपोर्ट " 10 दक्षताओं और एक केएम मैनेजर की 6 भूमिका: बाजार में खोजें या खुद को शिक्षित करें ।"
ज्ञान प्रबंधक रोल्स ।

KnowledgeConf 2020 , , . -, . , , , , , — .

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डेटाबेस, कार्ड, चेकलिस्ट या व्यवसाय ज्ञान प्रबंधक क्यों