🗝️ 👨🏿‍🚀 👼🏻 चैट नियम 👩🏿‍🌾 👃🏿 👨‍👩‍👧‍👦

हम रिमोट काम के साथ प्रभावी और सुविधाजनक संचार पर सहमत हैं (और न केवल)

हाल ही में मैंने एक दोस्त के साथ बात की, जो कंपनी को दूरस्थ कार्य में स्थानांतरित करता है, एक टीम में प्रभावी संचार बनाए रखने के हमारे अनुभव के बारे में बात की। फिर मैंने पढ़ा और महसूस किया कि मेरे पास सिफारिशों की एक सूची है जो न केवल मेरे दोस्त के लिए उपयोगी हो सकती है। और यदि हां, तो यह साझा करने लायक है।

हम सेट्रोनिका में एक पूरी कंपनी के रूप में दो सप्ताह पहले घर से काम करने के लिए पूरी तरह से चले गए। फिर भी, कंपनी के पास कई वर्षों का ऑनलाइन अनुभव है। हमने हमेशा दूरस्थ ग्राहकों और भागीदारों के साथ काम किया, और घर से या दूरस्थ स्थान से आवधिक कार्य को प्रोत्साहित किया गया। इसलिए संक्रमण हमारे लिए लगभग दर्द रहित था।

लेख में मेरे अपने अनुभव और उन नियमों के बारे में बताया गया है जिन्हें मैं अपनी टीम में बनाए रखने की कोशिश करता हूं।

हम अधिकांश पाठ संचार और तदर्थ कॉल के लिए स्लैक का उपयोग करते हैं। आप अन्य त्वरित दूतों का उपयोग कर सकते हैं, जो आपके लिए अधिक परिचित और सुविधाजनक है। मुझे काम के लिए विशेष समाधान अधिक सुविधाजनक लगते हैं, लेकिन मुझे पता है कि टीमें उपयोग करती हैं, उदाहरण के लिए, टेलीग्राम। निजी तौर पर, मैं उन्हीं दूतों का उपयोग नहीं करना पसंद करता हूं जो परिवार और दोस्तों के साथ व्यक्तिगत संचार के लिए उपयोग किए जाते हैं, इसलिए मेरे लिए यह सुविधाजनक नहीं होगा। कुछ युक्तियाँ स्लैक के लिए विशिष्ट हैं, अन्य प्रणालियों में इसे अन्य तरीकों से लागू किया जा सकता है, लेकिन अधिकांश मुझे काफी सार्वभौमिक लगते हैं।

नियम 1: व्यावसायिक घंटों के दौरान बातचीत करना

व्यावसायिक घंटों के दौरान चैट में उपस्थिति अनिवार्य होनी चाहिए। इसके अलावा, अगर इससे पहले ऐसा कोई नियम नहीं था, तो यह बताना महत्वपूर्ण है कि यह क्यों दिखाई देता है। अन्यथा, नियम की शुरूआत को सूक्ष्म नियंत्रण पर एक प्रयास के रूप में माना जा सकता है, जिसका टीम मनोबल पर सबसे अच्छा प्रभाव नहीं होगा।

यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सामान्य संदर्भ में डूब जाता है, कार्यालय में वास्तविक उपस्थिति को प्रतिस्थापित करता है:

एनालॉग "काम करने के लिए आया / काम छोड़ दिया"। चैट में कोई सहकर्मी नहीं हैं, हम मानते हैं कि वे काम पर नहीं हैं, हम विशेष आवश्यकता के बिना खींचने की कोशिश करते हैं।
यदि आपको चैट करने की आवश्यकता है तो किसी सहकर्मी से संपर्क करने के लिए इधर-उधर भागने की ज़रूरत नहीं है।
"हवा में" पूछने का एक अवसर जैसे कि वे एक ही कमरे में बैठे थे और जो उपलब्ध है उससे जवाब मिलता है।
सहकर्मियों के लिए अवसर के आसपास चर्चाओं को बनाए रखने के लिए, यदि आवश्यक हो तो उनकी सलाह या मदद की पेशकश करें।

नियम 2: बताओ जब तुम चले जाओ और आओ

यह घोषणा करने के लिए सहमत होना सुविधाजनक है कि आप कुछ समय के लिए अनुपस्थित हैं या काम समाप्त कर चुके हैं। कभी-कभी यह इसके लिए एक विशेष चैट शुरू करने के लिए समझ में आता है, ताकि इस तरह के संदेश काम चर्चाओं की सामान्य धारा में खो न जाएं।

इस नियम के बिना, यदि वे आपको लिखते हैं, लेकिन आप जवाब नहीं देते हैं, तो यह स्पष्ट नहीं है कि क्या करना है। यदि आपने पहले लिखा था कि आप आधे घंटे के लिए चले गए हैं, तो हर कोई शांत है, हर कोई समझता है कि आप वापस आ जाएंगे - आप जवाब देंगे। इस नियम के साथ एक समस्या है: सहकर्मी चेतावनी देते हैं कि वे अनुपस्थित थे, लेकिन आपको बताना भूल जाते हैं कि वे लौट आए, तुरंत काम में डूब गए। कम से कम मैं अपने लिए यह नोटिस करता हूं। स्लैक में, आप टेक्स्ट स्टेटस सेट कर सकते हैं और तुरंत सेट कर सकते हैं कि कब तक यह अपने आप रीसेट हो जाएगा। मैंने हाल ही में इसका उपयोग करना शुरू किया, जबकि यह सुविधाजनक लगता है।

नियम 3: जांचें कि सही चैनल हैं

यह आसान संचार के लिए एक चैट "सभी प्रकार की चीजें" (सशर्त नाम) शुरू करने के लायक है। आखिरकार, "एक भी काम नहीं है।" चुटकुलों को वहां भेजें, मेम, आपकी तस्वीरें, दिलचस्प लिंक, आदि। इसके अलावा, अगर टीम खुद ऐसा करना शुरू नहीं करती है, तो मैं एक उदाहरण स्थापित करने की कोशिश करूंगा। उदाहरण के लिए, सम्मेलनों और बैठकों के बारे में हमारे पास अभी भी विषयगत चैट का पूरा सेट है।

अभी भी एक चैट "घोषणाओं" की आवश्यकता है, जहां, इसके विपरीत, यह एक महत्वपूर्ण कारण के बिना नहीं लिखने के लिए दृढ़ता से सिफारिश की जाती है। इस चैट में केवल महत्वपूर्ण घोषणाएं हैं जो सभी पर लागू होती हैं। हर किसी को असफल होने के बिना इसकी सदस्यता दी जाती है और इसे दिन में कम से कम दो बार पढ़ना चाहिए।

अब हमने निकट-वायरल और घर-आधारित मामलों के लिए एक अलग चैनल खोला है। क्योंकि यह "दर्द होता है" और अन्यथा, इसके बारे में बातचीत पूरे चैट में फैल गई और काम से विचलित हो गई। यह असुविधाजनक है, कोई व्यक्ति घबरा सकता है। और इसलिए यहाँ मज़ेदार तस्वीरें हैं, और एक घर कार्यालय और इस तरह के आयोजन के अच्छे सुझाव हैं। जो लोग ऐसा नहीं करते हैं वे इस चैट में नहीं जाते हैं और शांत महसूस करते हैं।

यह, वैसे, एक सामान्य नियम है, ऐसे चैनल हैं जिनमें उपस्थिति अनिवार्य है - घोषणाएं, टीम (या कई, जैसा कि हमारे पास है, विभिन्न विषयों के लिए), परियोजना, यदि कई टीमें इस पर काम करती हैं, लेकिन विशुद्ध रूप से स्वैच्छिक हैं। यदि आप चाहते हैं, पूरी तरह से सदस्यता समाप्त करें, यदि आप चाहते हैं, तो सप्ताह में एक बार ब्राउज़ करें।

नियम 4: एक आरामदायक प्रतिक्रिया समय की व्यवस्था करें

यह संचार के नियमों और अपेक्षित प्रतिक्रिया समय पर तुरंत सहमत होने के लिए समझ में आता है। यह स्पष्ट है कि यह एक SLA नहीं है, जिसके उल्लंघन के लिए वे एक प्रीमियम से वंचित हैं, लेकिन संचार की गति के लिए एक बेंचमार्क जो सभी के लिए सुविधाजनक है। उदाहरण के लिए, सामान्य संदेशों को आराम से मोड में देखा जा सकता है, लेकिन दिन में कम से कम एक या दो बार। उसी समय, व्यक्तिगत अपील ( @usernameस्लैक में) और विशेष अपील ( @hereऔर @channelस्लैक में) को त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। यहां आपको एक संतुलन खोजने की जरूरत है जो लोगों को उनके काम और संचार दक्षता से विचलित करने के बीच आपके लिए सुविधाजनक है।

नियम 5: अधिसूचना मूड

सभी को सूचनाएं सेट करने में मदद करना महत्वपूर्ण है ताकि सामान्य चैट में संदेश स्क्रीन और हेडफ़ोन पर निरंतर सूचनाओं के साथ न पहुंचें, हर कुछ मिनटों में काम से विचलित हो, लेकिन विशेष ध्यान आकर्षित करते हैं। स्लैक में, यह आसानी से किया जाता है। वहां आप कीवर्ड के लिए सूचनाएं भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। मैंने इसे "विफल" करने के लिए सेट किया है :) यदि आवश्यक हो, तो आप "मौन की अवधि" पर सहमत हो सकते हैं जब कोई कर्मचारी सभी सूचनाओं को बंद कर सकता है। यदि यह राज्य स्थिति में प्रदर्शित होता है तो यह सुविधाजनक है। यह उत्तर की प्रतीक्षा करते समय घबराहट नहीं करने में मदद करता है या यदि प्रश्न जरूरी है तो तुरंत कॉल पर जाएं। स्लैक में एक स्नूज़ फ़ंक्शन है जिसके माध्यम से प्रेषक, यदि वांछित है, तो इसके माध्यम से टूट सकता है यदि वास्तव में ऐसी आवश्यकता है।

नियम 6: अगर ऐसा है तो कॉल करें

यदि उत्तर सहमत समय से अधिक नहीं है, तो आप हमेशा कॉल कर सकते हैं। मैं कहूंगा कि अगर समस्या वास्तव में जरूरी और महत्वपूर्ण है तो आपको कॉल करने की जरूरत है।

सुविधा के लिए, हमने सभी को स्लैक प्रोफ़ाइल में एक फोन नंबर भरने के लिए कहा और, यदि वांछित है, तो वैकल्पिक संदेशवाहक। अब आपको कहीं और संपर्क की तलाश नहीं करनी होगी।

नियम 7: मुझे पता है कि आप बाद में जवाब देंगे

संदेश पढ़ने पर भी तुरंत उत्तर देना सुविधाजनक नहीं है। हो सकता है कि जवाब देने के लिए आपको जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता हो, पहले कार्य को पूरा करना सबसे महत्वपूर्ण हो सकता है, या शायद इस समय सुविधाजनक नहीं है। लेकिन मैं हर किसी से विनम्र होने और यह ध्यान देने के लिए कहता हूं "मैं देखता हूं, मैं बाद में जवाब दूंगा।" स्लैक में, इसके लिए इमोजी प्रतिक्रियाओं का उपयोग करना सुविधाजनक है।

नियम 8: याद नहीं है - लिखो

बाद में अभी भी जवाब देने के लिए भूल जाना जोखिम है, इसलिए ऐसे मामलों में मैंने तुरंत अपने संदेश पर एक अनुस्मारक रखा। यह तब मदद करता है जब "ओह, संदेश का जवाब देने का समय नहीं है, फिर," और फिर "चला गया।" यह सच है, ऐसा हो सकता है कि अनुस्मारक तब आपको पीड़ा देता है :) लेकिन यह सवाल छोड़ पूरी तरह से अनुत्तरित या वादा करने के लिए भूल जाने से बेहतर है। मुझे लगता है कि स्लैक में अनुस्मारक का उपयोग कैसे करें, यह सीखना सभी के लिए उपयोगी है, यह एक महान उपकरण है।

नियम 9: चैट में काम पर चर्चा करें, पीएम में नहीं

मैं अपने सहयोगियों से सामान्य बातचीत में सभी कामकाजी मुद्दों पर चर्चा करने के लिए कहता हूं, न कि व्यक्तिगत पत्राचार में छिपाने के लिए। यह आदत धीरे-धीरे विकसित होती है, लेकिन मैं हार नहीं मानता और धीरे-धीरे सभी लोग इसके लाभ को समझते हैं। सबसे पहले, अन्य सहयोगियों को कनेक्ट करने के लिए आमंत्रित करना आसान है। दूसरे, "कमरे में चुप्पी" की कोई भावना नहीं है, यह स्पष्ट है कि किसी तरह का आंदोलन चारों ओर चल रहा है। ठीक है, निश्चित रूप से, यह मेरी मदद करता है, एक प्रबंधक के रूप में, माइक्रोनेरेशन में संलग्न होने के लिए नहीं और लगातार पूछने के लिए कि "आप कैसे हैं?", समस्याओं और निर्णयों के बारे में जानकारी रखने के लिए।

युपीडी:AlexP11223टिप्पणियों में एक लिंक दिया गया है जहां यह अधिक विस्तार से वर्णित है कि सार्वजनिक चैनलों में संचार बेहतर क्यों है और इससे डरने से कैसे रोका जाए।

नियम 10: विषयगत शाखाओं का उपयोग करें

स्लैक और इसी तरह के ग्रुपवेयर की महान विशेषताओं में से एक थ्रेड्स के लिए इसका समर्थन है ।

मैं एक संदेश का जवाब देने की आदत को अगले संदेश में नहीं बल्कि उसके प्रति लगाव में विकसित करना उपयोगी मानता हूं। हमें एक साथ दो फायदे मिलते हैं:

समानांतर चर्चा एक-दूसरे के साथ हस्तक्षेप नहीं करती है। कुछ मिश्रित बातचीत को सुलझाने की कोशिश की तुलना में थोड़ा अधिक कष्टप्रद है।
स्लैक में, चर्चा सूत्र बहुत चतुर हैं - विषयों में संदेश चैनल स्थिति में "नहीं पढ़ा" के रूप में प्रदर्शित नहीं होते हैं, जब तक कि आपको विशेष रूप से इसकी सदस्यता नहीं दी जाती है या आप स्वचालित रूप से वहां सदस्यता नहीं लेते हैं। उत्तरार्द्ध तब होगा जब आपने चर्चा शुरू की थी या उसमें भाग लिया था, या आपका उल्लेख किया गया था। आप किसी भी समय सदस्यता समाप्त कर सकते हैं। इस प्रकार, आप केवल उन विषयों को ट्रैक कर सकते हैं जो आपके लिए महत्वपूर्ण या दिलचस्प हैं।

11:

हाल ही में, मैंने वर्चुअल वॉइस रूम के लिए सिफारिशें सुनी हैं, जहां हर कोई mics बंद है, लेकिन ध्वनि चालू है। जैसे, यह एक ही कमरे में रहने और एक आवाज में सहकर्मियों से बात करने की क्षमता का भ्रम देता है। और कभी-कभी न केवल ध्वनि को चालू रखने की सिफारिश की जाती है, बल्कि कैमरा भी चालू होता है। यह मुझे निजता का पूरी तरह से अनावश्यक और अनावश्यक आक्रमण लगता है। फिर भी, हम कार्यालय में नहीं हैं, लेकिन घर पर हैं। हर किसी के पास एक आरामदायक अलग कार्यालय नहीं है।

कभी-कभी एक संयुक्त समस्या को हल करते समय यह सुविधाजनक हो सकता है, और हम इस विकल्प का उपयोग करते हैं। जब कोई मुश्किल काम आता है, तो डेवलपर्स ज़ूम कॉन्फ्रेंस में कई घंटे बिताते हैं। वे सामान्य स्क्रीन पर विकास के माहौल के साथ काम करते हैं, विवरणों पर चर्चा करते हैं, व्यक्तिगत काम और आम स्क्रीन के बीच स्विच करते हैं। और इसलिए कई घंटों तक, सभी संपर्क में रहने के दौरान।

महत्वपूर्ण बात यह है कि टीम ने स्वयं इस प्रारूप को चुना, यह प्रबंधक द्वारा नहीं लगाया गया है।

नियम 12: तुरंत रिटर्न की प्रतीक्षा न करें

अच्छी तरह से और सबसे महत्वपूर्ण नियम - कट्टरता के बिना। यह तुरंत काम नहीं करेगा और नियमों का 100% पालन कभी नहीं होगा। लेकिन धीरे-धीरे हर कोई सुविधा को समझता है और चैट करना अधिक आरामदायक हो जाता है। नियमों को धीरे-धीरे विकसित और संस्थापित किया जाता है और चिंता की कोई बात नहीं है यदि वे गलती से कभी-कभी उल्लंघन करते हैं। कीवर्ड कभी-कभी होता है। पहले आपको शीघ्र और याद दिलाना होगा।

नियम 13: विकास में सुधार

शायद ये सभी नियम आपके लिए उपयोगी नहीं होंगे। कहीं न कहीं, ऐतिहासिक रूप से चयनित उपकरणों की बारीकियां मजबूत हैं। कहीं, एक विशेष तरीके से विकसित प्रक्रियाएं।
लेकिन जिनमें से मुझे यकीन है कि यह सुनिश्चित करने के लिए काम करेगा: सहयोगियों के साथ बातचीत करने के लिए। असुविधा के लिए मत लो। एक साथ सुधार के लिए अवसरों की तलाश करें। और एक दूसरे की मदद के लिए तैयार रहें। इसलिए हम किसी भी रिमोट को प्रभावी करेंगे या जो भी ब्रह्मांड हमें फेंक देगा।

और प्रभावी संचार के लिए आपकी टीम के नियम क्या हैं?

Habrovsk के अतिरिक्त

मेटा सवाल मत पूछो।

धन्यवाद AlexP11223
एक मेटा-प्रश्न एक प्रश्न है, जो अन्य प्रश्नों का उदाहरण देता है:

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