🗝️ 😴 😨 भविष्य के लिए एक डिपॉजिट के साथ बिट्रिक्स 24 में एक व्यवसाय प्रक्रिया लिखना 🌛 🉑 ☝🏻

काम में, मैं बिट्रिक्स 24 सीआरएम के बॉक्सिंग संस्करण के उपयोगकर्ता समर्थन और रखरखाव में संलग्न हूं, जिसमें व्यावसायिक प्रक्रियाएं भी शामिल हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि वास्तव में मैं "विशुद्ध रूप से" बिट्रिक्स विशेषज्ञ नहीं हूं, लेकिन यह मेरी जिम्मेदारियों में से एक है। वास्तव में, मेरे पास बहुत सारी जिम्मेदारियां हैं, इसलिए मुझे लगभग हमेशा ऐसा करना पड़ता है जैसा कि मैं नहीं चाहूंगा, लेकिन जल्दी और काम करने के लिए, क्योंकि समय की कमी है (मुझे यकीन है कि मैं ऐसी स्थितियों में काम करने वाला अकेला नहीं हूं)। वर्तमान में, मेरे पास इस सीआरएम के साथ काम करने का दो साल का अनुभव है (मैं 10 से अधिक वर्षों से बिट्रिक्स को जानता हूं) और मैं आपको कुछ गलतियों के बारे में बताना चाहूंगा, जो मैंने व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लिखते, परीक्षण और सर्विसिंग के दौरान किए थे, जिसने मुझे बनाया आपको उपयोगकर्ताओं को लगातार मदद करनी होगी, परिवर्तन करना होगा, और यहां तक कि खरोंच से व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पूरी तरह से फिर से लिखना होगा।

शुरू करने के लिए, हमें यह विश्वास करने की आवश्यकता है कि कोई भी स्थिरता सापेक्ष है, और एक आराम क्षेत्र में होना अस्थायी है। कर्मचारी आएंगे और जाएंगे (यहां तक कि जो लोग बहुत अच्छी जगह पर बैठते हैं), विभागों को पुनर्गठित किया जाएगा, कर्मचारी बढ़ेंगे और घटेंगे, विभाग खुलेंगे और बंद होंगे, आदि। जब मैं संस्थान में अध्ययन कर रहा था, तो जानकारी से छेड़छाड़ करने वाले शिक्षक ने हमें बताया कि रूस में कप्रोमैट का अध्ययन करते समय, स्थैतिक स्थिति को आधार के रूप में लिया जाता है, और फिर हम गतिशीलता सीखते हैं, लेकिन कुछ अन्य देशों में गतिशील को आधार के रूप में लिया जाता है, और स्थैतिक को एक विशेष मामले के रूप में माना जाता है। वक्ताओं। व्यक्तिगत रूप से, मुझे यह दृष्टिकोण अधिक पसंद है, यह इस तथ्य के साथ खुद को खुश करने का अवसर नहीं देता है कि "अब सब कुछ बस गया है और कुछ भी नहीं बदलेगा।" बस यह विश्वास करो, यह आपके लिए बाद में आसान हो जाएगा।

गीतात्मक विषयांतर: इससे पहले कि आप व्यावसायिक प्रक्रियाओं को "भविष्य की सोच के साथ" लिखने के बारे में बात करें, आपको अपनी कंपनी की पदानुक्रम का अनुमान लगाना चाहिए कि यह समझने के लिए कि कौन आपसे व्यवसाय की प्रक्रिया लिखने या बदलने की मांग कर सकता है। एक बार एक इकाई का प्रमुख मेरे पास आया और कहा: हमें अन्य इकाइयों के साथ बातचीत के लिए एक व्यावसायिक प्रक्रिया की आवश्यकता है, अन्यथा हमारे साथ सब कुछ खराब है। और उनके पास वास्तव में सब कुछ बुरा था, यहां तक कि भयानक भी। तीन या चार कार्य दिवसों के लिए मैंने यह बीपी लिखा था, यह लगभग पूरी तरह से किया था, और अन्य इकाइयों ने इसे लिया और कहा कि व्यावसायिक प्रक्रिया बकवास है, यह सुविधाजनक नहीं है और उन्होंने इसके साथ काम नहीं किया। मैं बैठा हूं, चिंतित नहीं हूं (यह मेरी समस्या नहीं है, उन्हें इसे सामान्य निदेशक के स्तर पर निपटाना चाहिए था), और फिर वह नेता मेरे पास आता है और कहता है: काम के लिए धन्यवाद,आप प्रक्रिया को हटा सकते हैं, उन इकाइयों की सामान्य स्थिति को स्वीकार कर लिया गया है। और इसलिए यह कई बार कई मुद्दों और परिवर्तनों पर था। तब से, मैं व्यावसायिक प्रक्रियाएँ तभी लिखता हूँ जब निर्देशक इससे सहमत होता है।

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अब हमारी व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर वापस जाएँ। कभी-कभी वे बहुत छोटे होते हैं, बस 1-2 क्लिक करते हैं, बस इस तथ्य को ठीक करने के लिए कि किसी ने कुछ करने की अनुमति मांगी, और किसी ने कागजात के साथ नहीं चलने की अनुमति दी (और उन्हें खोने के लिए नहीं)। यह स्पष्ट प्रतीत होता है: अधीनस्थ नेता से पूछता है कि यह संभव है या नहीं, और नेता उपयुक्त बटन दबाता है। सीधे शब्दों में? ऐसा कुछ भी नहीं है! और अगर कोई नेता नहीं है? और अगर अब आपको दूसरा चुनना था? और अगर वह पुष्टि किए बिना छोड़ दिया गया था? और अगर आपने इसे गलत भरा है? और अगर कुछ और? और अगर ... और ये सभी मुद्दे हैं जिनसे हम लगातार संघर्ष करते हैं और प्रक्रिया को बेहतर बनाते हैं, लेकिन केवल तब तक जब तक कोई नया कर्मचारी नहीं आता। जैसा कि यह आता है, फिर सब कुछ नए सिरे से शुरू होता है: वही सवाल, वही गलतियाँ, आदि। मेरे बॉस लगातार मुझे पर्याप्त टिप्पणियां और निर्देश नहीं देने के लिए डांटते हैं,लेकिन मैं वास्तव में रेक पर कदम रखना पसंद करता हूं, और कभी-कभी आप उन पर कूद सकते हैं। बस मजाक कर रहा है :-) अब मैं अलग तरह से कार्य करूंगा: पहला, ब्लॉक आरेख नहीं (जैसा कि उपयोगकर्ता मैनुअल द्वारा सुझाया गया है), लेकिन सामान्य निर्देश। अगर हर कोई उसे समझ गया और सभी उससे सहमत हैं, तो हम एक फ्लो चार्ट बनाते हैं और अगर हम उससे सहमत हैं, तो हम एक व्यावसायिक प्रक्रिया लिखते हैं। यह अब छोटा हो सकता है, और समय के साथ यह इस हद तक बढ़ सकता है कि आप पूरी तरह से पूरी प्रक्रिया को देखने के लिए "बड़े" विकर्ण के साथ 4K टीवी खरीदने पर चर्चा करेंगे और देखें कि क्या कोई त्रुटियां हैं, यहां तक कि तर्क में भी। वैसे, लेखन शुरू करने से पहले, उन सभी प्रबंधकों के हस्ताक्षर सुरक्षित करना अच्छा होगा जिनकी इकाइयां इस प्रक्रिया का उपयोग करेंगी, ताकि बाद में असुविधाजनक काम, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।और कभी-कभी आप उन पर कूद सकते हैं। बस मजाक कर रहा है :-) अब मैं अलग तरह से कार्य करूंगा: पहला, ब्लॉक आरेख नहीं (जैसा कि उपयोगकर्ता मैनुअल बताता है), लेकिन सामान्य निर्देश। अगर हर कोई उसे समझ गया और सभी उससे सहमत हैं, तो हम एक फ्लो चार्ट बनाते हैं और अगर हम उससे सहमत हैं, तो हम एक व्यावसायिक प्रक्रिया लिखते हैं। यह अब छोटा हो सकता है, और समय के साथ यह इस हद तक बढ़ सकता है कि आप पूरी तरह से पूरी प्रक्रिया को देखने के लिए "बड़े" विकर्ण के साथ 4K टीवी खरीदने पर चर्चा करेंगे और देखें कि क्या कोई त्रुटियां हैं, यहां तक कि तर्क में भी। वैसे, लेखन शुरू करने से पहले, उन सभी प्रबंधकों के हस्ताक्षर सुरक्षित करना अच्छा होगा जिनकी इकाइयां इस प्रक्रिया का उपयोग करेंगी, ताकि बाद में असुविधाजनक काम, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।और कभी-कभी आप उन पर कूद सकते हैं। बस मजाक कर रहा है :-) अब मैं अलग तरह से कार्य करूंगा: पहला, ब्लॉक आरेख नहीं (जैसा कि उपयोगकर्ता मैनुअल द्वारा सुझाया गया है), लेकिन सामान्य निर्देश। अगर हर कोई उसे समझ गया और सभी उससे सहमत हैं, तो हम एक फ्लो चार्ट बनाते हैं और अगर हम उससे सहमत हैं, तो हम एक व्यावसायिक प्रक्रिया लिखते हैं। यह अब छोटा हो सकता है, और समय के साथ यह इस हद तक बढ़ सकता है कि आप पूरी तरह से पूरी प्रक्रिया को देखने के लिए "बड़े" विकर्ण के साथ 4K टीवी खरीदने पर चर्चा करेंगे और देखें कि क्या कोई त्रुटियां हैं, यहां तक कि तर्क में भी। वैसे, लेखन शुरू करने से पहले, उन सभी प्रबंधकों के हस्ताक्षर सुरक्षित करना अच्छा होगा जिनकी इकाइयां इस प्रक्रिया का उपयोग करेंगी, ताकि बाद में असुविधाजनक काम, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।सबसे पहले, ब्लॉक आरेख नहीं (जैसा कि उपयोगकर्ता मैनुअल द्वारा सुझाया गया है), लेकिन सामान्य निर्देश। अगर हर कोई उसे समझ गया और सभी उससे सहमत हैं, तो हम एक फ्लो चार्ट बनाते हैं और अगर हम उससे सहमत हैं, तो हम एक व्यावसायिक प्रक्रिया लिखते हैं। यह अब छोटा हो सकता है, और समय के साथ यह इस हद तक बढ़ सकता है कि आप पूरी तरह से पूरी प्रक्रिया को देखने के लिए "बड़े" विकर्ण के साथ 4K टीवी खरीदने पर चर्चा करेंगे और देखें कि क्या कोई त्रुटियां हैं, यहां तक कि तर्क में भी। वैसे, लेखन शुरू करने से पहले, उन सभी प्रबंधकों के हस्ताक्षर सुरक्षित करना अच्छा होगा जिनकी इकाइयां इस प्रक्रिया का उपयोग करेंगी, ताकि बाद में असुविधाजनक काम, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।सबसे पहले, ब्लॉक आरेख नहीं (जैसा कि उपयोगकर्ता मैनुअल द्वारा सुझाया गया है), लेकिन सामान्य निर्देश। अगर हर कोई उसे समझ गया और सभी उससे सहमत हैं, तो हम एक फ्लो चार्ट बनाते हैं और अगर हम उससे सहमत हैं, तो हम एक व्यावसायिक प्रक्रिया लिखते हैं। यह अब छोटा हो सकता है, और समय के साथ यह इस हद तक बढ़ सकता है कि आप पूरी तरह से पूरी प्रक्रिया को देखने के लिए "बड़े" विकर्ण के साथ 4K टीवी खरीदने पर चर्चा करेंगे और देखें कि क्या कोई त्रुटियां हैं, यहां तक कि तर्क में भी। वैसे, लेखन शुरू करने से पहले, उन सभी प्रबंधकों के हस्ताक्षर सुरक्षित करना अच्छा होगा जिनकी इकाइयां इस प्रक्रिया का उपयोग करेंगी, ताकि बाद में असुविधाजनक काम, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।यह अब छोटा हो सकता है, और समय के साथ यह इस हद तक बढ़ सकता है कि आप पूरी तरह से पूरी प्रक्रिया को देखने के लिए "बड़े" विकर्ण के साथ 4K टीवी खरीदने पर चर्चा करेंगे और देखें कि क्या कोई त्रुटियां हैं, यहां तक कि तर्क में भी। वैसे, लेखन शुरू करने से पहले, उन सभी प्रबंधकों के हस्ताक्षर सुरक्षित करना अच्छा होगा जिनकी इकाइयां इस प्रक्रिया का उपयोग करेंगी, ताकि बाद में असुविधाजनक काम, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।यह अब छोटा हो सकता है, और समय के साथ यह इस हद तक बढ़ सकता है कि आप पूरी तरह से पूरी प्रक्रिया को देखने के लिए "बड़े" विकर्ण के साथ 4K टीवी खरीदने पर चर्चा करेंगे और देखें कि क्या कोई त्रुटियां हैं, यहां तक कि तर्क में भी। वैसे, लेखन शुरू करने से पहले, उन सभी प्रबंधकों के हस्ताक्षर सुरक्षित करना अच्छा होगा जिनकी इकाइयां इस प्रक्रिया का उपयोग करेंगी, ताकि बाद में असुविधाजनक काम, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।ताकि बाद में असुविधाजनक कार्य, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।ताकि बाद में असुविधाजनक कार्य, गलत तर्क आदि के बारे में कोई शिकायत न हो।

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यह वह वाक्यांश है जिसे मैं अब व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लिखते समय सबसे आगे रखूंगा। दरअसल, अभ्यास से पता चलता है कि एक स्थिति है, लोग बस उस पर बदलते हैं। जैसा कि वित्तीय निदेशक की स्थिति थी, यह है। जैसा कि मुख्य लेखाकार था, वह रुका रहा। और प्रबंधन लेखांकन के प्रमुख कहीं नहीं गए हैं। और मैं आमतौर पर बिक्री विभागों के प्रमुखों के बारे में चुप रहता हूं। एक और बात यह है कि पद कहीं नहीं गए हैं। आमतौर पर यह पसंद है: बैठना, काम करना, और फिर आपको खबर मिलती है: "माशा छोड़ रहा है, तान्या आ रहा है"। यह आवश्यक रूप से तुरंत याद करने के लिए आवश्यक है जिसमें व्यवसाय प्रक्रियाओं में एक व्यक्ति भाग लेता है, जहां एक को दूसरे द्वारा प्रतिस्थापित करने की आवश्यकता होती है, आदि। या वे अन्यथा कह सकते हैं, बस श्रृंखला से "माशा निकलता है।" आपने हर जगह से एक व्यक्ति को, बीमार छुट्टी पर / छुट्टी पर या कहीं जाने पर घर से निकाल दिया, और फिर फोन आया "तान्या यहां से बाहर आ गई, लेकिन किसी कारण से कहीं भी पहुंच नहीं है।"ठीक है, ठीक है, उन्होंने इसे अभी तक बिट्रिक्स में नहीं जोड़ा है, व्यवसाय प्रक्रियाओं में भूमिकाओं का उल्लेख नहीं करने के लिए।

इसलिए यदि आप विशिष्ट लोगों के बारे में नहीं, बल्कि उन पदों के बारे में सोचते हैं जो वर्तमान में उनके कब्जे में हैं, तो यह वास्तव में आसान है। हां, व्यवसाय प्रक्रिया में 1-2 अतिरिक्त ब्लॉक होंगे, लेकिन जब कोई व्यक्ति बदलता है, तो आपको यह याद रखने की आवश्यकता नहीं है कि वह कहां और किस चीज के लिए जिम्मेदार था, आपको बस एक व्यक्ति से दूसरे में परिवर्तनशील मूल्य को बदलने की आवश्यकता है और यह बात है।

विभाग द्वारा सही अनुमति बहुत महत्वपूर्ण है

Hypothetically, कंपनी की संरचना पूरी तरह से लंबवत है: मालिक - निदेशक - मुख्य लेखाकार - विभाग के प्रमुख - कर्मचारी (या ऐसा कुछ)। और यह क्षैतिज हो सकता है: मालिक - निदेशक - कई विभाग। और शायद कुछ और।

मैं प्रत्येक विशिष्ट कर्मचारी के लिए अधिकार निर्धारित करता था। उदाहरण के लिए: एक लेखाकार लीना है, उसे सभी भुगतान और शिपमेंट देखना चाहिए। हम संबंधित व्यावसायिक प्रक्रियाओं में जाते हैं और वहां अपनी लीना निर्धारित करते हैं। यदि वह स्थानांतरित हो जाएगा या क्या वह छोड़ देगा तो क्या होगा? फिर सबसे आसान तरीका उन सभी को आवश्यक पहुंच देना है जो "लीडर्स" समूह में हैं, लेकिन यह गलत है, क्योंकि तब कर्मचारियों की प्रक्रिया और फाइलें न केवल उनके प्रबंधकों और लेखांकन के लिए, बल्कि अन्य विभागों के प्रमुखों के लिए भी उपलब्ध होंगी।

यहां कई विकल्प हैं, मैंने हाल ही में समूहों के साथ काम करना बंद कर दिया है। हम एक समूह बनाते हैं, इसमें कर्मचारियों (या एक कर्मचारी) को जोड़ते हैं और आपका काम हो जाता है। आपको इस तथ्य के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि पुराना कर्मचारी बहुत कुछ देखता है, और नया नहीं है: बस समूह में जोड़ें या इसे बाहर करें। जल्द और आसान।

सभी डेटा, टिप्पणियां और नोट्स सहेजें

यदि आप एक पेपर मेमो वाले व्यक्ति के पास जाते हैं, तो वह मौखिक रूप से इसे अनुमोदित नहीं कर सकता है, वह एक हस्ताक्षर डालता है। लेकिन यह मौखिक रूप से एक विस्तृत टिप्पणी दे सकता है, जिसमें "मैं हस्ताक्षर करूंगा" जैसी स्थिति सेट करना शामिल है, लेकिन अगर यह इस तरह से निकलता है, तो खरीद न करें / न करें "। और अगर आपको दो के साथ हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, तो, सिद्धांत रूप में, आप फिर से बता सकते हैं। यही कारण है कि आपको सब कुछ बचाने की आवश्यकता है और, सबसे महत्वपूर्ण बात, कभी भी "कठिन" न लिखें, जो टिप्पणी करते हैं, लेकिन हमेशा इसे एक चर से लेते हैं। सबसे पहले, मैंने वास्तव में यह पाप किया था: जहां निर्देशक को अपनी ओर से टिप्पणियों की पुष्टि करनी चाहिए, जहां मुख्य लेखाकार उसकी ओर से है। और फिर लोगों से पूछा जाता है कि उन्होंने प्रतिबंध क्यों लगाया या रीमेक करने के लिए उपयुक्त हैं, लेकिन वे खुद नहीं जानते कि उन्होंने किसी को करने के लिए मना किया है :-)

हम पूरी तरह से सभी फाइलों को रिकॉर्ड करते हैं

पहले, हमने केवल "अंतिम" फाइलें दर्ज की थीं, लेकिन तब हम अक्सर नहीं करते थे, लेकिन फिर भी, इस तथ्य का सामना करते हैं कि लोग "मैं इसे डाउनलोड नहीं करता", "जब मैंने पुष्टि की थी कि फाइल अलग थी", आदि के बारे में बहस करना शुरू करते हैं। या, सामान्य तौर पर, वे बंद होने के 2-3 महीने बाद व्यवसाय प्रक्रिया में वापस जाने लगे।

टेस्ट पास - जितना संभव हो उतना बड़ा, लेकिन लंबे समय तक नहीं

मैं ईमानदार रहूंगा और कहूंगा कि जब आप कर्मचारियों से व्यावसायिक प्रक्रियाओं का परीक्षण करने के लिए कहते हैं, तो वे लानत नहीं देते। कोई व्यक्ति आलसी है (हालांकि बैठने से कुछ नहीं होता है), किसी के पास समय नहीं है, और कोई व्यक्ति स्पष्ट रूप से गूंगा है और समझ नहीं पाता है कि क्या करना है। मैं एक परीक्षण करना शुरू कर दिया - असुविधाजनक। मैंने अपने पर्यवेक्षक के साथ परीक्षण करना शुरू किया - यह आसान और अधिक सुविधाजनक है, लेकिन वह स्पष्ट रूप से दूसरों के पास नहीं है (जैसा कि मैंने पहले लिखा था, कोई निर्देश नहीं हैं, हालांकि यह स्पष्ट लगता है)। नतीजतन, उन्होंने यह फैसला किया: मैं एक बार व्यापार प्रक्रिया की प्रत्येक शाखा से गुजरता हूं, फिर मैं प्रबंधकों के साथ परीक्षण करता हूं कि क्या उनके लिए सब कुछ स्पष्ट है। यदि सब कुछ स्पष्ट है और मैंने समझाया ताकि वे इसे अपने कर्मचारियों को दे सकें, तो हम प्रत्येक विभाग से एक कर्मचारी लेते हैं और बल द्वारा शुरू करते हैं (हालांकि आमतौर पर प्रत्येक विभाग से स्वयंसेवक को ढूंढना काफी संभव है)। अगर यहाँ सब कुछ ठीक है,तब व्यवसाय प्रक्रिया काम पर जाती है और तुरंत सभी कर्मचारियों के लिए इसकी घोषणा करती है।

कॉपी और क्लोन प्रक्रिया

कभी-कभी, किसी व्यावसायिक प्रक्रिया पर काम को गति देने के लिए, मैं पुराने टेम्प्लेट को लेता हूं और उसे संपादित करता हूं। इतना तेज़, लेकिन अंत में मुझे मिलता है:

गलत टिप्पणी
अतिरिक्त चर;
गलत कार्य विवरण
टूटे हुए लिंक;
गलत जगह पर फाइलें अपलोड करना;
गलत अधिकार;

और भी बहुत सी ऐसी चीजें जो मैं अंत में प्राप्त नहीं करना चाहूंगा। मैंने खरोंच से लिखने की कोशिश की - लंबी और असहज। बुराइयों के कम के रूप में मैंने इस प्रक्रिया को कॉपी करने के लिए चुना और आसानी से चारों ओर घूमना और यह देखने के लिए कि क्या मैं इसे सही कर रहा हूं, प्रत्येक ब्लॉक को पढ़ें। आमतौर पर इस चरण में किए गए सभी तकनीकी त्रुटियों का पता लगाया जाता है, जब मैं अकेले प्रक्रिया का परीक्षण करता हूं। हम नेताओं के साथ तार्किक त्रुटियाँ पाते हैं।

महत्वपूर्ण बदलाव करें

इस तथ्य के बारे में कि एक नई व्यावसायिक प्रक्रिया बनाने से पहले आपको सभी प्रतिभागियों की सहमति प्राप्त करने की आवश्यकता है, मैंने पहले लिखा था। सिद्धांत रूप में, यहाँ एक ही बात, सिवाय इसके कि व्यापार प्रक्रिया के एक नए संस्करण को शुरू करने से पहले यह महत्वपूर्ण है, एक "प्रेस विज्ञप्ति" बनाने के लिए जहां यह न केवल परिवर्तनों के बारे में बात करने के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि "तुलना" आइटमों के लिए भी महत्वपूर्ण है। और हो गया।"

यह संभव है कि मैंने अभी आपको कुछ भी नया नहीं बताया था, आप यह सब पहले से जानते थे, लेकिन मुझे खुशी होगी अगर यह किसी को मेरी खातिर कदम न रखने में मदद करे। यदि आपके कोई प्रश्न हैं तो टिप्पणियों में पूछें।

भविष्य के लिए एक डिपॉजिट के साथ बिट्रिक्स 24 में एक व्यवसाय प्रक्रिया लिखना