👨🏾‍✈️ 🛑 🔐 रैलियों का उपयोग करके टीम उत्पादकता (और त्रुटियों को कम करने) को कैसे बढ़ाया जाए 🛑 👩🏻‍⚖️ ✍🏼

"आप दो बार एक ही गलती नहीं कर सकते: दूसरी बार यह गलती नहीं है, लेकिन एक विकल्प है,
" स्टीफन डेन्

यदि आप केवल वही हैं जो गलती के लिए जिम्मेदार है, तो आप इस कथन के साथ बहस नहीं कर सकते। लेकिन क्या होगा अगर एक गलती लोगों के समूह द्वारा की जाती है?

उदाहरण के लिए, आपकी टीम द्वारा अपने काम में की गई गलतियों को ढूंढना और उन्हें ठीक करना आसान है? मनोवैज्ञानिक सुरक्षा के स्तर के आधार पर, कभी-कभी सहकर्मियों के साथ इन समस्याओं की खुली चर्चा भी असंभव हो सकती है।

और अगर 10,000 लोगों की कंपनी में कोई गलती हो जाए तो क्या होगा? क्या इस त्रुटि की पुनरावृत्ति वास्तव में विकल्प है, जैसा कि उद्धरण से किया गया है? या ये समस्याएं आपके नियंत्रण से बाहर हैं?

हां, लोगों के समूह द्वारा की गई गलतियों को सुधारना उनकी अपनी गलतियों को ठीक करने से कहीं अधिक कठिन है (जो कि काफी स्पष्ट है)।

लेकिन अच्छी खबर है: टीम की गलतियों को ठीक करना काफी संभव है, और यह रैलियों में किया जा सकता है। आइए जानें कि ऐसा कैसे होता है।

इसमें अनूदित Alconost

समूह त्रुटियों को ठीक करने के लिए, आपको पहले उन्हें ढूंढना होगा

यदि आपकी टीम नियमित रूप से ऐसे सवालों पर चर्चा करने में समय लेती है तो अपना हाथ उठाएँ : “क्या काम करता है? क्या काम नहीं करता है? हम बेहतर कहां से आगे बढ़ेंगे? ”

यदि आपने तीन सवालों के बाद भी हार नहीं मानी है, तो संभवत: आपकी टीम नियमित रेट्रोस्पेक्टिव के साथ एक लचीली तकनीक पर काम कर रही है । रेट्रोस्पेक्टिव्स सामान्य बैठकें हैं जिन पर आप विचार कर सकते हैं और चर्चा कर सकते हैं कि क्या सुधार किया जा सकता है, और यह निर्धारित करें कि किन प्रक्रियाओं को विकसित करना जारी रखना चाहिए।

मुख्य लक्ष्य टीम से ईमानदार प्रतिक्रिया के आधार पर निरंतर सुधार को प्रोत्साहित करना है। (वैसे, एक लचीली कार्यप्रणाली के अनुसार काम करने वाली सभी टीमों के 80% लोग पूर्वव्यापी आचरण करते हैं , इसलिए यदि आप अभी भी ऐसा नहीं करते हैं, तो हमसे जुड़ें!)

यहां तक कि अगर आप एक लचीली विधि के अनुसार काम नहीं करते हैं, तो यह जांचने की आदत है कि काम कैसे आगे बढ़ रहा है और भविष्य में क्या सुधार किया जा सकता है, इस बारे में सोचने का कारण एक ऐसा कारक बन सकता है जो टीम को लगातार वही गलतियां करने देगा जो बेहतर के लिए बदलने के लिए शुरू करें। पक्ष।

लेकिन एक पकड़ है: यहां तक कि अगर आप नियमित रूप से ऐसी बैठकें करते हैं - तो आपकी टीम वास्तव में अंत में कितनी बार बदलती है? ज्यादातर मामलों में, हम सिर्फ यह कहते हैं कि हम समस्या को हल करने जा रहे हैं, लेकिन सब कुछ वैसा ही बना हुआ है जैसा कि था।

कई टीमें केवल बदलावों के बारे में बात करती हैं और कुछ भी नहीं करती हैं - क्योंकि वे डरते हैं, कोई दिलचस्पी नहीं है और कुछ बदलने की इच्छा नहीं है। हां, नई प्रक्रियाओं और नियमों को लागू करना मुश्किल हो सकता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको इस कदम को छोड़ना होगा। जैसा कि एक प्रसिद्ध चरित्र ने एक बार कहा था : “कोशिश मत करो। करना। या नहीं। प्रयास मत करो। "

इसलिए, सवाल यह है: यदि सुधार के लिए समर्पित रैलियां टीम की गलतियों को पहचानने और सही करने का सबसे अच्छा तरीका है, तो इसका प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें ताकि परिवर्तन वास्तव में हो?

सफलता का त्रिकोण

निरंतर सुधार और वास्तविक परिवर्तनों के लिए अग्रणी रैलियां तीन कारकों का परिणाम हैं: लोग, प्रक्रिया और निष्पादन।

लोग: रैलियों में सही लोगों को आमंत्रित करते हैं।

प्रक्रिया: दूसरों की मदद करें - टीम की भागीदारी को प्रोत्साहित करें और सबसे महत्वपूर्ण विषयों पर ध्यान केंद्रित करें। टीम को भौगोलिक रूप से वितरित होने पर लोगों को बोलने के लिए प्रोत्साहित करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है ।

निष्पादन: किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन की निगरानी करें। रैली के बाद, काम अभी शुरू हो रहा है! कुछ बदलने के लिए, आपको कुछ करना होगा।

निरंतर सुधार पर चर्चा के लिए रैलियों का आयोजन एक मुश्किल काम है, क्योंकि सफल होने के लिए सभी तीन कारकों की आवश्यकता होती है।

मैं एक उदाहरण दूंगा। कल्पना कीजिए कि आपने सही लोगों को आमंत्रित किया और इस प्रक्रिया का पालन किया ताकि हर कोई बात कर सके, लेकिन रैली के बाद कोई भी निर्णयों के कार्यान्वयन को नियंत्रित नहीं करता है। क्या ऐसे दृष्टिकोण से सफलता मिलेगी? मुश्किल से।

या कल्पना करें कि आपने सही लोगों को आमंत्रित किया और गलतियों पर काम को नियंत्रित किया, लेकिन सहकर्मियों को संचार की शैली के साथ बोलने का अवसर प्रदान नहीं किया । क्या पूरी टीम बदलाव का समर्थन करेगी? इसकी भी संभावना नहीं है।

निरंतर सुधार के लिए पांच रैली टिप्स

मैं पांच व्यावहारिक सुझाव दूंगा जो सही लोगों को आमंत्रित करने, प्रभावी संचार सुनिश्चित करने और किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन को प्रोत्साहित करने में मदद करेगा।

1. जिम्मेदार लोगों की न्यूनतम संख्या को आमंत्रित करें

कुछ का मानना है कि आप रैली में सात से अधिक लोगों को आमंत्रित नहीं कर सकते । व्यवहार में, इस तरह के नियम को लागू करना मुश्किल हो सकता है, हालांकि, उन लोगों को आमंत्रित करने की सूची को सीमित करने का प्रयास करें जो सीधे निर्णय लेते हैं या जो किए गए निर्णयों से प्रभावित होंगे।

आमंत्रितों की सूची के माध्यम से जाओ और प्रत्येक बिंदु पर अपने आप से पूछें: "यदि यह व्यक्ति मौजूद नहीं हो सकता है, तो क्या हम टीम की समस्याओं को प्रभावी ढंग से पहचान और विश्लेषण कर पाएंगे?" यदि उत्तर हाँ है, तो इस व्यक्ति को सूची से हटा दिया जा सकता है: यदि वह चर्चा में लाभ नहीं उठा सकता है, तो उसका निमंत्रण आपके और उसके दोनों के लिए समय की बर्बादी होगा ।

ध्यान रखें: इसका मतलब यह हो सकता है कि बॉस को भी सूची से बाहर करना होगा!लंबे समय में, स्व-आयोजक टीमें बेहतर काम करती हैं , इसलिए कभी-कभी बॉस के लिए सबसे अच्छा समाधान होता है कि टीम को उनके हस्तक्षेप के बिना काम करने के लिए सक्षम करें।

2. याद रखें कि दूर से काम करने वाले सहयोगी भी टीम का हिस्सा हैं।

क्या आपके पास काम करने वाले कर्मचारी हैं ? इस सवाल का जवाब इतना आसान नहीं हो सकता है जितना पहली नज़र में लगता है।

चुस्त विकास तकनीकों के एक सलाहकार मार्क किल्बी के अनुसार, वितरित टीमों के तीन प्रकार हैं : उपग्रह, क्लस्टर और नेबुला।

उपग्रह एक टीम हैं जो एक केंद्रीय समूह में एक जगह पर स्थित हैं और एक या एक से अधिक लोग दूरस्थ रूप से काम कर रहे हैं।
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किल्बी के अनुसार, इन सभी मामलों में, टीम को वितरित माना जाता है। हमारे मामले में, यह कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार की वितरित टीमों को अपने आप में विशेषता रखते हैं - यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि सभी को रैली में भाग लेने का समान अवसर है।

यदि आप कॉन्फ्रेंस कॉल में भाग लेने वाले एकमात्र व्यक्ति हैं, तो आप जानते हैं कि यह कितना मुश्किल है!

समाधान में से प्रत्येक को कार्यालय में काम करने वाले एक कर्मचारी को "कॉमरेड" के रूप में नियुक्त करने के लिए प्रत्येक दूरस्थ भागीदार को नियुक्त करना है, जो यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होगा कि उनके वार्ड को सुना जाए।

एक अन्य समाधान रैली के दौरान टीम को "नेबुला" में बदलना है । व्यवहार में, इसका मतलब है कि यदि केवल एक व्यक्ति दूरस्थ रूप से जुड़ा हुआ है, तो बाकी सभी को भी ऐसा करना चाहिए: भले ही शारीरिक रूप से एक ही कार्यालय में एक सम्मेलन कॉल या वीडियो चैट से कनेक्ट करें। यह वार्ताकारों को बराबर करने में मदद करेगा और दूसरों को दूर से काम करने वाले सहयोगी की जगह खुद को महसूस करने में सक्षम करेगा।

3. प्रभावी संगठन की तकनीकों का उपयोग करें

क्या आपने कभी किसी रैली को आयोजित किया है, जिसमें आपको किसी को जबरदस्ती बोलने के लिए मजबूर करना पड़ा हो? * अपना हाथ उठाता है *

यह संभावना नहीं है कि रैली में बज रही चुप्पी को सुनकर कोई भी प्रसन्न होगा, जिसका उद्देश्य प्रभावी बातचीत है।

यह वह जगह है जहां अच्छी पुरानी संगठनात्मक तकनीकें बचाव के लिए आती हैं। फैसिलिटेटर गाइड के सह-लेखक सैम किनेर के अनुसार , रैली आयोजक की चार जिम्मेदारियां हैं:

पूर्ण भागीदारी को प्रोत्साहित करें: एक सम्मानजनक और सुरक्षित वातावरण बनाने में मदद करें जो सभी को अपने विचार साझा करने के लिए प्रोत्साहित करे।
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अनुभवी आयोजक अभ्यास में क्या करते हैं?

मैं एक उदाहरण दूंगा। इंट्रोवर्ट्स को बाहर बोलने की अनुमति देने के लिए (ऊपर ड्यूटी # 1 देखें), आयोजक क्रॉस-स्केचिंग तकनीक का उपयोग कर सकते हैं ।

यह एक बुद्धिशीलता तकनीक है जो समूह को विचारों को जल्दी से उत्पन्न करने की अनुमति देती है। यह विचार-मंथन से अलग है कि प्रतिभागियों को व्यक्तिगत रूप से अपने विचारों को लिखने के लिए कहा जाता है, और उसके बाद ही उन्हें समूह के साथ साझा करें। यह न केवल विकासशील विचारों की प्रक्रिया को समानांतर और तेज करने की अनुमति देता है, बल्कि सभी को समान शर्तों पर भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करता है।

यहां एक और उदाहरण दिया गया है कि आप एक खुली चर्चा को प्रभावी ढंग से कैसे कर सकते हैं ।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि विचारों की एक विस्तृत श्रृंखला को ध्यान में रखा जाता है (ऊपर दिए गए दायित्व संख्या 3), आयोजक इस तरह के प्रश्न पूछ सकता है: "क्या इस पर कोई अन्य दृष्टिकोण हैं?" या "शायद कोई इसे अलग तरीके से देखता है?"

यह उन लोगों को चर्चा में शामिल करना संभव बनाता है जो अन्यथा असहज महसूस कर सकते हैं।

4. "ऊर्जा" का पालन करें

कल्पना कीजिए कि आप एक ऐसी समस्या की पहचान करने में सक्षम थे, जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता थी, लेकिन इसे हल करने के बारे में असहमति थी। तुम क्या करोगे?

कुछ टीमों में, निर्णय सबसे पुराने द्वारा किया जाता है।

अन्य टीमों में, एक निर्णय तब तक नहीं किया जाता है जब तक कि हर कोई एक समझौते पर नहीं आता है।

आपकी टीम कैसे तय करती है कि आगे क्या करना है?

यदि आप इस प्रश्न का तुरंत उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो शायद आपको निर्णय लेने वाले मॉडल ( आठ व्यक्ति निर्णय लेने वाले) से लेकर कंसेंटुअल (हर किसी को सहमत होना चाहिए) को देखना चाहिए।

निर्णय लेने का एक और तरीका "समझौता" है । इस मामले में, समूह एक निर्णय लेने के लिए सहमत होता है जो "काफी अच्छा" होगा। इंतजार करने के बजायसबसे अच्छा विकल्प, आप तब तक प्रतीक्षा करते हैं जब तक कि कोई गंभीर आपत्ति न हो - और इस पथ का चयन करें।

इस दृष्टिकोण को लागू करने का एक तरीका फॉलो एनर्जी कहलाता है। पूर्वव्यापी विशेषज्ञ डायना लार्सन ने मुझे इस तकनीक से परिचित कराया ।

सिद्धांत इस प्रकार है।

उन सभी विकल्पों की सूची बनाएं जिन पर टीम विचार कर रही है।
टीम से पूछें कि उनमें से प्रत्येक के सापेक्ष प्रभाव का मूल्यांकन करें (नीचे दी गई तस्वीर में , मूल्यांकन करने के लिए टी-शर्ट के आकार का उपयोग किया जाता है )।
प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक सापेक्ष प्रयास का मूल्यांकन करने के लिए टीम से पूछें।
अंत में, और सबसे महत्वपूर्ण बात, हर किसी को उस बिंदु पर अंत करने के लिए कहें जो वह उठाएगा - जिस काम के लिए उसके पास ऊर्जा है।

सबसे अधिक संख्या "ऊर्जा वोट" के साथ लागू होने की संभावना है। यहां तक कि अगर कोई दूसरे परिदृश्य को पसंद करता है, तो वह उस समझौते का पालन करेगा जिसके पास अधिक "ऊर्जा" है।

5. एक बात पर ध्यान दें।

आइए इसका सामना करें: परिवर्तन करना मुश्किल है, भले ही हम कुछ छोटी चीजों के बारे में बात कर रहे हों। आपने अपने आप से कितनी बार कहा: "मैं एक मासिक रिपोर्ट लिखने के लिए बैठूँगा!", और फिर यह पता चला कि यह पहले ही महीने का अंत था, और आपको समय रहते प्रयास करने की आवश्यकता है?

कारण यह है कि आप, हम सभी की तरह, स्वाभाविक रूप से परिवर्तन का विरोध करते हैं । चीजों को बंद करने की बुरी आदत को दूर करना आवश्यक है, लेकिन ऐसा करना आसान है।

निरंतर सुधार के लिए रैलियों के रूप में, उनके परिणामस्वरूप, कई स्थिति को तेज करते हैं, एक ही बार में कई चीजों को ठीक करने की कोशिश कर रहे हैं। हम 5-10 सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं पर चर्चा करते हैं, प्रत्येक के लिए संभावित समाधान ढूंढते हैं और मानते हैं कि काम किया जाता है।

कोई आश्चर्य नहीं कि अंत में कुछ भी नहीं बदलता है!

इसलिए, कई समस्याओं के सतही चर्चा के बजाय, एक पर ध्यान केंद्रित करें: इसके मुख्य कारणों का गहराई से विश्लेषण करें - उदाहरण के लिए, पांच "क्यों" विधि का उपयोग करना ।

इस दृष्टिकोण के भाग के रूप में, आप प्रश्न पूछते हैं "क्यों?" पांच बार और इस तरह समस्या के मुख्य कारणों का पता लगाते हैं।

कार्रवाई में इस तकनीक का एक उदाहरण:

प्रश्न 1: "रिपोर्ट देर से क्यों प्रस्तुत की गई थी?"
उत्तर: "क्योंकि उस पर कोई लेने वाला नहीं था।"
प्रश्न 2: "कोई लेने वाला क्यों नहीं था?"
उत्तर: "क्योंकि कंपनी का टर्नओवर अधिक है: कर्मचारी नए आने की तुलना में तेजी से छोड़ते हैं।"
प्रश्न 3: "टर्नओवर उच्च क्यों है?"
उत्तर:"क्योंकि कंपनी में एक मजबूत संस्कृति का अभाव है।"
प्रश्न 4: "कंपनी के पास एक मजबूत संस्कृति क्यों नहीं है?"
उत्तर: "क्योंकि कोई टीम या व्यक्ति नहीं है जो इसके विकास के लिए जिम्मेदार है।"
प्रश्न 5: "किसी को संस्कृति विकसित करने के लिए क्यों नहीं सौंपा गया है?"
उत्तर: "मुख्य टीम ने इसे प्राथमिकता नहीं माना।"

पांच "क्यों" विधि का उपयोग करना, कंपनी की संस्कृति में समस्याओं के साथ परियोजना की समय सीमा को पूरा करने में विफलता को जोड़ना संभव है।

बेशक, कोई यह नहीं सोचता कि 5 एक जादू की संख्या है: सवाल पूछें "क्यों?" जब तक आप मुख्य कारण से नहीं मिलते।

और इसके बाद ही संभव संभव समाधानों की तलाश शुरू करें, जिस पर टीम तुरंत काम करना शुरू कर सकती है।

चर्चा का विषय सीमित करना,आप प्रगति (WIP) में कार्य की मात्रा को कम करते हैं , जिससे संभावना बढ़ जाती है कि आप वास्तव में कुछ बदल सकते हैं।

आगे बढ़ो - सुधार!

कोई सही टीम नहीं हैं। और ईमानदारी से, पूर्णता लक्ष्य नहीं होना चाहिए। लेकिन निरंतर सुधार के उद्देश्य से नियमित रैलियों की कमी यह सुनिश्चित करने के लिए पहला कदम है कि टीम एक ही गलतियों को अधिक से अधिक बार दोहराती है।

तो इस तरह की चर्चाओं से डरो मत - इसके विपरीत: उन्हें आयोजित करने के लिए प्रोत्साहित करें, और आप देखेंगे कि टीम एक साथ सफलता कैसे प्राप्त करना शुरू करती है। अनुवादक के लेख के

बारे

में अल्कोनोस्ट में अनुवाद किया गया था।

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