🛵 🦃 🔁 एक पत्रकार का स्वचालन। भाग 1: कार्य और कैलेंडर 🦄 👩🏿‍🤝‍👨🏽 👩🏻‍💻

15 वर्षों से मैं एक तकनीकी पत्रकार के रूप में काम कर रहा हूं। मैं उत्पादों, प्रौद्योगिकियों के बारे में बात करने में मदद करता हूं और, मैं यहां क्या छिपा सकता हूं, मैं शिकार की रणनीति में एकीकृत करता हूं।

मेरे लिए एक मांग है, इसलिए कई वर्षों से मेरे लिए कार्य मेरी कार्य कुशलता में सुधार कर रहा है। जैसा कि वे कहते हैं, आसपास बहुत सारे दिलचस्प काम हैं, और मैं अकेला हूँ ...

मैं प्रौद्योगिकी के मामले में "चरम सीमा" पर नहीं हूं। लेकिन अगर कुछ लोकप्रिय स्वचालन उपकरण बाजार पर दिखाई देते हैं, तो जल्दी या बाद में वे मुझे इसके बारे में बताते हैं कि मुझे यह चाहिए या नहीं। इसलिए, काम के वर्षों में, मैंने दर्जनों अलग-अलग "जीवन को आसान बनाने वाली चीजों" की कोशिश की। लेकिन अंत में, केवल कुछ ही वास्तव में उपयोग में आए। मैं उनके बारे में बात करना चाहता हूं।

(और यह मेरा पति एक टी-शर्ट पर चित्रित है;)

संक्षेप में, गतिविधि के पूरे क्षेत्र के बारे में बात करना असंभव है, इसलिए हम चरणों में गोता लगाएँगे। मैं तुरंत एक टिप्पणी करूंगा: यह सेवाओं की समीक्षा नहीं है (लगभग किसी भी एनालॉग द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है), लेकिन केवल मेरे व्यक्तिगत दृष्टिकोण के बारे में एक कहानी। इसके अलावा, मैं "अपने शब्दों में" काम के लिए आवश्यक सभी संपादकीय नीतियों की अनदेखी करके और पाठ उत्पादन की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए बात करूंगा।

भाग 1. कार्य और कैलेंडर

एक तकनीकी पत्रकार का काम केवल अंतहीन बातचीत और लेख लिखना नहीं है, बल्कि दिनचर्या की एक बड़ी परत भी है। एक बार यह सब खुले स्रोतों पर लेखों की समीक्षा के लिए एक बार के आदेशों के साथ शुरू हुआ। अब मेरा काम लगातार बढ़ रहा है, जहां आप टिप्पणियों का अनुरोध करने, उद्धरणों को मंजूरी देने, प्रूफ़रीडिंग के लिए भेजने, जहां नियमित प्रकाशन के लिए दायित्व आदि हैं, की समय सीमा को याद नहीं कर सकते हैं।

वास्तविक जीवन में होने वाली अराजकता पर अंकुश लगाने का एकमात्र तरीका संगठन और वर्गीकरण है।

मेरे पास तीन प्रकार के कार्य हैं

पहली घटनाएँ हैं जो समय के साथ सख्ती से जुड़ी होती हैं - साक्षात्कार, बैठकें, बैठकें। उन्हें स्थानांतरित किया जा सकता है, लेकिन व्यक्तिगत रूप से नहीं, बल्कि प्रतिभागियों के साथ चर्चा के बाद ही।

ऐसे कार्य कैलेंडर पर बनाने के लिए अधिक सुविधाजनक हैं। मेरे अधिकांश व्यावसायिक भागीदार Google कैलेंडर का उपयोग करते हैं, और इसलिए मैं करता हूं। एक समय में मैंने सभी प्रकार के आउटलुक की कोशिश की, लेकिन एक वर्कप्लेस पर बांधना या पोर्टेबल संस्करणों के साथ सिंक्रनाइज़ करने के लिए एक टैम्बोरिन के साथ नृत्य करना एक बड़ी बाधा थी।

दूसरा प्रकार बड़े पैमाने पर कार्य है, जहां आपको बाहर ले जाने के लिए बड़ी मात्रा में समय की आवश्यकता होती है। कार्य को पहले मस्तिष्क में लोड किया जाना चाहिए, और फिर परिणाम उत्पन्न करना होगा। उदाहरण: पहले से एकत्रित जानकारी के आधार पर लेख का पाठ बनाना। यह छोटे दृष्टिकोणों के साथ करना मुश्किल है।

तीसरी पूरी दिनचर्या है जो पहले दो कार्यों को घेरती है। साक्षात्कार के समय की व्यवस्था के बारे में आठ कॉल, स्पीकर को कोटेशन की मंजूरी के बारे में पांच रिमाइंडर, समय सीमा और विषयगत योजनाओं की मंजूरी, पाठ के ग्राहक के साथ सवाल और प्रारंभिक चर्चा लिखना, संपादकीय कर्मचारियों द्वारा आवश्यक होने पर तैयार लेखों के लिए वक्ताओं के फोटो का अनुरोध करना आदि। इसमें व्यक्तिगत उद्यमियों (अनुबंधों, कृत्यों, खातों, करों के भुगतान) की गतिविधियों को औपचारिक बनाने के लिए बहुत पहले उभरा हुआ कार्य वर्ग भी शामिल नहीं है। इसके साथ ही, परिवार के मामले हैं - बच्चों की रसद, घर की आपूर्ति: उत्पाद, उपभोग्य वस्तुएं और बहुत कुछ।

पहले प्रकार के कार्यों के लिए आपको कैलेंडर की आवश्यकता होती है, बाकी के लिए - यह contraindicated है (विशुद्ध रूप से मेरी राय)। दूसरे और तीसरे प्रकार के कार्य को एक सूची में नहीं मिलाया जा सकता है, क्योंकि यह काम के लिए उपलब्ध कुल समय के बारे में गलत धारणा देता है, लेकिन पहले कार्यों को दूसरे के साथ सूची में "स्थानापन्न" करना बेहतर होगा। पारिवारिक मामलों को आम तौर पर काम से अलग रखा जाता है ... और इसे कैसे लागू किया जाए?

10 साल पहले, मेरे सिर में इस तरह के स्पष्ट वर्गीकरण के बिना, मैंने दक्षता के बारे में सोचा और एक्सेल टैबलेट, थंडरबर्ड में कार्यों और राक्षस आउटलुक को अनुकूलित करने के प्रयासों के साथ शुरू किया। लेकिन 2011 में, मैंने 100% रिमोट छोड़ने का एक महत्वपूर्ण निर्णय लिया। पहले, मैं कार्य समय के 100% कार्यों को लेने में सक्षम नहीं था और इसका उपयोग व्यापक अध्ययन और कार्य प्रक्रिया के सेटअप के लिए किया। इसमें टाइम ट्रैकिंग, व्यक्तिगत प्रभावशीलता और मामले प्रबंधन पर किताबें पढ़ना, विभिन्न अनुशंसित उपकरणों का परीक्षण करना शामिल था। खाली समय जल्दी समाप्त हो गया - पैसे के लिए कार्य दिखाई दिए - लेकिन आरटीएम (दूध याद रखें) की आदत, फिर भी एवरनोट नोटबुक के साथ संयोजन के रूप में, इस सभी गतिविधि से बाहर आ गया। एक समय मैं भी दोनों के लिए एक भुगतान खाता था ...

2015 में, अपने पहले बच्चे के जन्म के कारण अपने स्वयं के काम में गिरावट के साथ, उन्हें विदेशी सेवाओं के भुगतान किए गए खातों का उपयोग करने की व्यवहार्यता पर पुनर्विचार करना पड़ा - यह समझ में आता है कि क्यों। उस क्षण से, वॉल्यूम पिछले संकेतक से आगे निकल गए और आगे निकल गए। लेकिन अब वही चीज, केवल बेहतर, मुफ्त में उपलब्ध है।

यह सब अब कैसा लग रहा है। RTM

वेब संस्करण के साथ सब कुछ का केंद्र RTM है। मैं इसे अपने व्यक्तिगत "अराजकता नियंत्रण केंद्र" के रूप में उपयोग करता हूं। इस तथ्य के बावजूद कि गतिशीलता मेरे लिए महत्वपूर्ण है (एक काम करने वाला कंप्यूटर - एक लैपटॉप / टैबलेट - सड़क पर जल्दी से "छेद करने के लिए एक स्मार्टफोन"), स्मार्टफोन पर एप्लिकेशन मेरे लिए काम नहीं करता था। पहले उनके मॉडल को एक बार एक मुफ्त खाते में एक बार सिंक्रनाइज़ेशन के साथ हस्तक्षेप किया गया, फिर एक भुगतान किए गए मॉडल पर यह बस "नहीं" किया। अब तक, मैं केवल आपातकालीन मामलों में ही एप्लिकेशन का उपयोग करता हूं, जब मुझे किसी व्यवसाय को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होती है, किसी भी कार्यस्थल से दूर।

मैं सूचियों (ग्राहक द्वारा), टैग (व्यवसाय द्वारा), स्मार्ट सूचियों का उपयोग करता हूं:

सभी प्रासंगिक कार्य कार्य ("किसी दिन" सूची को छोड़कर)
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एक साल पहले, मैंने सड़क पर कार्यों (ग्राहक की गतिविधि और गतिविधि की प्रकृति की परवाह किए बिना) को गा दिया। वह सरहद पर रहती थी, इस क्षेत्र से बाहर निकलने के लिए, इसमें समय लगता था। मैंने एक दिन में एक सप्ताह के लिए सभी क्षेत्र मामलों की योजना बनाने की कोशिश की। इसके कारण, समय का एक गैर-अम्लीय अनुकूलन प्राप्त किया गया था। लेकिन केंद्र में जाने के साथ, इस "फेंग शुई" ने अपना अर्थ खो दिया - मामलों का हिस्सा अब आम तौर पर इलेक्ट्रिक स्कूटर पर 10 मिनट की पहुंच में किया जा सकता है।

वैसे, मैंने पहले भी निष्पादन के स्थान पर चीजों को सूचियों में क्रमबद्ध किया था, लेकिन यह पता चला कि यह रिकॉर्ड के 5% में कहीं प्रभावित करता है, इसलिए समग्र प्रभाव शून्य के करीब है। मैंने भुगतान से संबंधित मामलों (जब दस्तावेजों पर सहमति व्यक्त की है या पैसे की उम्मीद है) को भी एकल कर दिया है। कभी-कभी एक युवा परिवार को तत्काल धन की आवश्यकता होती है - मैं यह समझना चाहता था कि मेरे कार्यों से क्या गति हो सकती है। यह प्रथा आय के अनुपात के आधार पर आती है और जाती है।

बड़े से छोटे कार्यों को उजागर करने के लिए, साथ ही साथ कॉल और यात्राएं सब कुछ से, मैं टास्क हेडर में अतिरिक्त नोट्स का उपयोग करता हूं।

"0 -" मैं छोटी चीजों को नोट करता हूं जो आप ब्रेक के दौरान कर सकते हैं (जल्दी से चेक करें, भेजें, मेल द्वारा याद दिलाएं),
"कॉल:" और "बाहर निकलें:" का उपयोग क्रमशः घर के बाहर फोन कॉल और मामलों के लिए किया जाता है।

उसी को टैग के साथ लागू किया जा सकता है, लेकिन मेरे दृष्टिकोण से समय सीमा द्वारा छंटाई के विवरण को प्रभावित करना आसान हो जाता है और इसके लिए मासिक सदस्यता शुल्क की आवश्यकता नहीं होती है।

मैं शायद ही आरटीएम की निर्मित प्राथमिकताओं का उपयोग करता हूं - मुझे उनके चार ग्रेड याद हैं। वास्तव में, मैं 2 प्राथमिकताओं का उपयोग करता हूं - उच्चतम और कोई नहीं - अपना तर्क जोड़ना:

सर्वोच्च प्राथमिकता के छोटे कार्य स्वचालित रूप से सूची के शीर्ष पर पहुंच जाते हैं (जैसा कि मैंने ऊपर लिखा है, उनका सूचकांक "0-" है)।
मैंने कार्य दिवस की सुबह सर्वोच्च प्राथमिकता के लंबे कार्यों को कतार में मैन्युअल रूप से सेट किया, पहले नाम "1-", "2-", आदि की स्थापना की। कभी-कभी यह रेटिंग 2-3 दिनों के लिए अपरिवर्तित रखी जाती है।
प्राथमिकता के बिना कार्य सूची के अंत में हैं।

ऐसी योजना सुविधाजनक है, क्योंकि मेरे पास दूसरे प्रकार के बड़े पैमाने पर कार्य हैं (2 - 5 घंटे), अर्थात। यह सब एक दिन में कई बार फिर से करने की आवश्यकता नहीं है।

आरटीएम में कार्य के लिए नोट्स में, मैं आमतौर पर लिंक को आवश्यक दस्तावेजों में संग्रहीत करता हूं: साक्षात्कार में एक फाइल, डिक्रिप्शन पाठ, मेल में कार्य पर पत्र। पहले, यह सब एवरनोट नोट्स में गिर गया, जो कार्यों से बंधा हुआ था। लेकिन अभ्यास से पता चला है कि वर्तमान परियोजनाओं के लिए ग्रंथों और हाइपरलिंक के भंडारण के लिए एक अतिरिक्त सेवा का आविष्कार करना आसान नहीं है। आर्काइव एक और मामला है, लेकिन मैं इसके बारे में दूसरी बार बताऊंगा।

कैलेंडर दृश्य

RTM में एक महत्वपूर्ण खामी है - कोई कैलेंडर दृश्य नहीं है। समय आदि के आधार पर कार्यों को क्रमबद्ध किया जा सकता है, लेकिन यहां "कैलेंडर" जैसा क्लासिक है, जैसा कि आप यहां देख सकते हैं। इसलिए, पहले से ही वर्णित Google कैलेंडर का उपयोग साक्षात्कार और बैठकों के बारे में जानकारी रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। इस उपकरण की दिशा में एक अतिरिक्त प्रोत्साहन तथ्य यह है कि मेरे कई ग्राहक भी इसका उपयोग करते हैं। मेल के माध्यम से अनुसूचित नियुक्तियों को आसानी से साझा करें।

हाल ही में RTM और Google कैलेंडर के घुमावदार सिंक्रनाइज़ेशन तक एक बड़ा मुद्दा था। डिफ़ॉल्ट रूप से, वे टू-डू सूचियों को आगे और पीछे भेजने के लिए तैयार थे। और हाल ही में, Google आमतौर पर किसी भी फ़ंक्शन का समर्थन करना बंद कर देता है जिसके माध्यम से इस सिंक्रनाइज़ेशन को मुफ्त संस्करण में लागू किया गया था। मुझे आरटीएम (और केवल इस दिशा में) कैलेंडर से नियोजित साक्षात्कार के रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता है। यह पता चला कि यह IFTTT के माध्यम से किया जा सकता है। कैलेंडर पर कोई मामला बनाते या बदलते समय, सेवा मुझे RTM खाते में एक ईमेल भेजती है, इस प्रकार कुछ मापदंडों के साथ एक कार्य जोड़ दिया जाता है। इसलिए जब एक सप्ताह की योजना बना रहा हूं, तो मैं कैलेंडर दृश्य (महीने) में देखता हूं कि किस दिन क्या तय किया गया है। और हर सुबह, आरटीएम खोलते हुए, मैं एक निश्चित समय के लिए नियोजित चीजों के बारे में सूची की जानकारी के शीर्ष पर पहुंच जाता हूं।

एकीकरण जहां कार्य खो जाते हैं

IFTTT का उपयोग विभिन्न खातों से कार्यों को एकत्र करने के लिए भी किया जाता है। मेरे पास ग्राहक हैं जो ट्रेलो और आसन का उपयोग करते हैं। जब कोई कार्य मुझे वहां सौंपा जाता है, तो IFTTT के माध्यम से इसके बारे में जानकारी मेरी एकल-टू-डू सूची में आती है। मैं अपने सिस्टम में परियोजना पर ग्राहक को जवाब देता हूं, लेकिन मैं एक विंडो में अपनी योजना बना सकता हूं। यह बहुत मूल्यवान है।

इसी तरह, मैंने टेलीग्राम बॉट के माध्यम से कार्यों को जोड़ने का निर्माण किया है।

डिक्री के बाद लोड में तेज वृद्धि के समय, मैंने देखा कि जब मैं विभिन्न चैनलों पर बहुत सारे कॉल प्राप्त करता हूं तो मैं आसानी से कार्य खो सकता हूं। लेकिन यह नुकसान केवल अनुप्रयोगों के बीच स्विच करने के समय होता है। उन। उन्होंने मुझे लिखा, उदाहरण के लिए, कार्ट में, कि पाठ को सही किया जाना चाहिए। यदि मैं किसी कार्य को जोड़ने के लिए RTM मोबाइल एप्लिकेशन में मिलता हूं, तो मुझे इसके बारे में भूल जाने की अधिक संभावना है, और उस समय कोई व्यक्ति कॉल करेगा। कॉल के बाद, मुझे RTM इंटरफ़ेस दिखाई देता है, लेकिन मुझे याद नहीं है कि इसकी आवश्यकता क्यों थी ...

जिस तरह से आप एप्लिकेशन को छोड़ने से पहले कार्य के तथ्य को ठीक करना चाहते हैं। इसलिए मेरे कार्यों को टेलीग्राम बॉट (IFTTT से) और जीमेल के माध्यम से जोड़ा गया है (विकल्प "टास्क जोड़ें" और Zapier के माध्यम से RTM के साथ कार्य का एकीकरण) - मेरे मामले में, ये कार्य प्राप्त करने के लिए दो मुख्य चैनल हैं।

परिवार के कार्यों के लिए टरेलो

तीसरे प्रकार के कार्यों के बारे में बताते हुए, मैंने पारिवारिक मामलों का उल्लेख किया। उन्हें हर चीज के साथ भ्रमित न करने के लिए, मैंने एक मौलिक रूप से अलग सेवा - ट्रेलो को चुना। मेरे पति के साथ दो के लिए, हमारे पास एक बोर्ड है जहां मरम्मत, किंडरगार्टन, होम लॉजिस्टिक्स आदि से जुड़ी सभी चीजें डंप हैं। विशेष रूप से कोई स्वचालन नहीं है। RTM या कैलेंडर कार्यों में "होम" बोर्ड से केवल आपातकालीन मामलों में मिलता है। और केवल हाथ से।

आज के लिए इतना ही। अगली बार मैं वक्ताओं के साथ काम करने के बारे में बात करूंगा। इस भाग में, सब कुछ इतना सीधा नहीं है, इसलिए, न केवल इस बारे में चर्चा की जाएगी कि मैं पहले से ही क्या उपयोग करता हूं, बल्कि यह भी कि इस प्रकार की गतिविधि मूल रूप से कैसे दिखती है और इसके लिए मौजूदा उपकरणों का उपयोग करना असंभव क्यों है। शायद सामूहिक मन मुझे यहाँ कुछ बताएगा?